BPM (от англ. business process management — «управление бизнес-процессами») — это система администрирования деятельности организации, обладающая своими уникальными методами в плане стратегии, планирования, внедрения и контроля. В числе главных особенностей концепции — концентрация усилий на пути к достижению коммерческих целей, а не на объективизации, иерархической лестнице и директивах.

Методология помогает в решении как небольших или типовых задач, так и в создании условий для закрытия персонализированных глобальных миссий. Для интеграции соответствующих модулей в жизнь конкретного предприятия необходимо позаботиться о возведении специализированной цифровой инфраструктуры. В нее будут входить узлы для моделирования, исполнения и мониторинга всевозможных бизнес-процессов.

Определение BPM

БПМ — это часть коммерческой сервисно-ориентированной архитектуры, обладающей расширенными средствами подключения и являющейся своеобразным связующим звеном для деталей одного IT-решения. Внедряя такие пакеты, предприятия стремятся повысить исполнительскую дисциплину, создать эффективные алгоритмы работы и начать контролировать деятельность сотрудников на всех уровнях.

В основе концепции лежит идея о непрерывном управленческом цикле. Последний включает в себя несколько ключевых этапов: от уточнения целей развития и моделирования факторов достижения успехов до поэтапного планирования и постоянного мониторинга заранее просчитанных показателей. Впоследствии практика повторяется бесконечно, с учетом полного анализа предыдущих действий и мероприятий.

Отличие БПМ от БПМС

BPMS (от англ. business processes management system — «система для управления бизнес-процессами») — не концептуальный процессный подход, а IT-продукт, построенный на основе соответствующей теории. Играет роль сборника программ и приложений, открывающих доступ к администрированию работы организации.

В комплексное цифровое решение входят пакеты для моделирования разнообразных операций, технологических цепочек и ситуаций, их повсеместного исполнения и наблюдения за результатами труда. Здесь же присутствует аналитический софт, собирающий данные и помогающий оптимизировать действия на всех уровнях.

Цель внедрения информационной системы для управления бизнес-процессами

Характеристика.	Особенности.
Скорость.	Повышается благодаря строгим регламентам, автоматизации рутины и увеличения продуктивности персонала из года в год.
Качество.	Достигается путем соблюдения норм и правил стандартизации и снижения числа ошибок, связанных с человеческим фактором.
Гибкость.	Готовность к оперативным изменениям и масштабированию в условиях постоянно меняющегося рынка.
Менеджмент.	Разработка большого списка показателей, позволяющих мониторить результаты разных решений и повышать эффективность управленческих шагов.

Преимущества архитектуры

В основе всей системы управления бизнес-процессами в компании лежит желание повысить продуктивность коммерческой деятельности. Соответствующая структура представленный запрос удовлетворяет, благодаря таким преимуществам, как:

• Быстрая экономическая выгода — затраты на интеграцию подобных проектов окупаются достаточно быстро.
• Использование умных визуальных схем — большого числа дашбордов, позволяющих лучше понять особенности тех или иных операций.
• Простота в обучении — освоить новые правила работы сумеет практически каждый сотрудник предприятия.
• Стандартизированность результатов — повсеместное снижение риска влияния человеческого фактора на итоги трудов.
• Прозрачный контроль — инфраструктура предполагает наличие различных средств мониторинга.
• Гибкость — внесение корректировок в изначально заданные стратегии без потери времени и ресурсов.

Кроме того, BPM помогает разгрузить исполнителей на местах благодаря четкому распределению ключевых обязанностей. Аналогом подобного решения служат продукты компании «Клеверенс», которые также способны оптимизировать деятельность.

Структура системы управления бизнес-процессами в организации

БПМ — это архитектура, нацеленная на устранение трех основных проблем, среди которых моделирование, исполнение и мониторинг. Все перечисленные этапы применяются для достижения утвержденных показателей.

Проще говоря, прежде, чем перейти к реальной рабочей деятельности, специалисты должны сгенерировать модель собственных действий «на бумаге» (как правило, в электронном виде — с помощью особого программного обеспечения). Затем им следует разработать нормативы и регламенты выполнения предложенных шагов.

Финальный этап — организация повсеместного контроля. За ходом мероприятий нужно наблюдать, анализируя все последующие события и внося необходимые корректировки. На финише составляются отчеты, которые будут проработаны к моменту запуска следующего цикла управленческих процедур.

Моделирование

Может показаться, что смоделировать процесс без знания языков программирования и умения взаимодействовать с платформами типа Bizagi Modeler, не получится. На практике дела обстоят совсем по-другому. Современные BPMS оснащены мощными инструментами соответствующего характера и при этом имеют простой интерфейс.

Проектирование осуществляется посредством блок-схем в редакторе, напоминающем графический. Здесь отстраивается коммерческая логика различных операций, а также подбирается последовательность шагов, которые должны привести предпринимателя (или определенный проект) к коммерческому успеху.

Исполнение

При разборе любого примера BPM-системы у людей, с концепцией не знакомых в принципе, возникает сложности при переходе на этап претворения планов в жизни. О том, как реализовать идеи с помощью того же софта формата Bizagi Modeler, нужно думать заранее. В момент составления схемы, путем оценки целесообразности и возможности совершения тех или иных действий.

Программное обеспечение здесь играет роль своеобразного помощника. Приложение запускает операции, следит за стадиями, фиксирует изменения в состояниях и извещает заинтересованных лиц о трансформациях между разными этапами. Многое варьируется в зависимости от продуктивности инфраструктуры — каналов интеграции со сторонними сервисами, готовности к масштабированию и скорости решения задач.

Мониторинг

Главная особенность всех современных БПМ-концепций — сочетание с корректировками, которые могут быть внесены по ходу действий. При реализации стратегии специалист может оптимизировать те или иные шаги, выявлять проблемные места, получать оперативную информацию об общем вкладе конкретных участников и определять «зависшие» процессы.

Профессиональное программное обеспечение собирает и обрабатывает сведения в непрерывном режиме. Выкладки выводятся на удобные дашборды, которые поддерживают опции конструкторов. Часть данных направляется в разделы с отчетами, отражающими, например, длительность процедур, коэффициенты распределения ресурсов и бюджетов или факты появления критических расхождений.

Элементы технологии управления бизнес-процессами на предприятии

Любая BPMS состоит из нескольких ключевых узлов, позволяющих оптимизировать работу:

• Софт для моделирования — желательно, работающий без учета сложных языков программирования.
• Средства отладки — для организации тестирований и проверок без привлечения конкретных сотрудников.
• Инструменты создания ПО — для разработки представлений, анкет, окон ведения диалогов и их аналогов.
• Модули конфигурирования среды — с возможностью разграничить права доступа и сформировать регламенты управления потоком данных.
• Интерфейсы — таск-менеджер для ознакомления исполнителей с заданиями и приоритизации.
• Workflow — для создания подробной, отражающей реальную ситуацию, отчетности на любых уровнях.

В тот же кластер входят аналитические BI-платформы, сервисы мониторинга и отправки уведомлений, а также шлюзы интеграции с рабочим ПО.

Адаптивные BPM-системы

Сегодня скорость течения и реализации бизнес-процессов увеличилась настолько, что любые неадаптивные участки IT-архитектуры мешают предприятию развиваться. Поэтому специалисты все чаще делают выбор в пользу решений, позволяющих вносить изменения в планы и стратегии путем приложения минимальных усилий.

Желательно, чтобы среда функционировала по схемам и норам, понятным даже людям, не обладающим навыками профессионального программирования. Тогда отклики на все рыночные изменения (или, например, ситуации, связанные с достижением критических значений по ключевым показателям) будут производиться в экспресс-режиме, за счет рядовых пользователей, а не одного-двух экспертов.

Кому подходит автоматизированная система управления бизнес-процессами BPM

На самом деле, практически всем. Однако наибольшую выгоду от использования таких решений получат предприятия среднего и большого сегмента, с большим штатом сотрудников, многочисленными подразделениями и разными каналами коммуникаций. Именно им нужно налаживать эффективное взаимодействие между отделами, делая так, чтобы люди трудились сообща, в рамках единых поставленных руководством миссий.

Впрочем, интегрировать БПМ могут и небольшие компании, но исключительно в частичном формате. Например, только для моделирования бизнес-процессов с целью проработки планов и стратегий. Или, наоборот, в плане создания рабочих интерфейсов (аналогов таск-менеджеров для приоритизации). Вариантов применения соответствующих архитектур по-настоящему много.

Как выбрать BPM-систему

При подборе платформы необходимо обратить внимание на два фактора. Первый — репутация и экспертиза поставщика. Второй — перечень конкретных характеристик:

• удобство инструментария визуального моделирования;
• простота кастомизации, эксплуатации и наладки;
• наличие корпоративных структур;
• присутствие встроенных шаблонов;
• каталог блоков мониторинга заданных параметров;
• корректирование с учетом экспресс-вмешательства;
• высокопроизводительная инфраструктура;
• готовность к интеграции с рабочим ПО.

Предложений на рынке много, и каждое обладает своими ключевыми преимуществами и недостатками. С их ассортиментом лучше разобраться подробнее, существенно снизив риск приобретения принципиально не подходящего компании пакета.

Процесс внедрения

С функциями и задачами BPM-систем мы разобрались, теперь поговорим о том, как именно они внедряются. Работу по внедрению можно разбить на пять ключевых этапов: подготовку, прототипирование, создания шлюзов для подключения к уже имеющемуся софту, тестирование и ввод в эксплуатацию.

Каждый из представленных процессов можно разбить на десяток дополнительных, и чтобы избежать сложностей, лучше всего обратиться к профильным специалистам поставщика программного обеспечения. Как правило, у таких компаний есть целые сервисные отделы с менеджерами, в чьи обязанности входит консультирование клиентов по всем вопросам.

Примеры БПМ

Предприятий, занимающихся разработкой и продажей архитектур рассматриваемого класса, на рынке достаточно много. У каждого фирменного продукта присутствуют свои характерные особенности, поэтому выбирать подходящий нужно очень внимательно. В противном случае увеличивается риск вложений, не способных привести к коммерческой выгоде.

Зарубежные

Концепция business process management system возникла на западе, поэтому иностранные разработчики долгое время находились в преимущественном положении. Отрасль заняли приложения-гиганты, например, американский Pega, британский Bizagi и немецкий NetWeaver. Все представленные решения работают на популярных языках программирования и открывают доступ к огромному количеству инструментов.

Российские

Впрочем, в России также есть достойные аналоги формата BPM. В качестве примера можно привести Comindware Business Application Platform (Москва), ELMA (Ижевск), «ИНТАЛЕВ: Корпоративный менеджмент» и «Первая форма».

Для оптимизации бизнес-процессов за пределами концепции БПМ можно использовать продукты бренда «Клеверенс». Фирменные пакеты «Склад-15» и «Магазин-15» хорошо автоматизируют рутинную деятельность и позволяют наладить череду предельно эффективных рабочих регламентов на предприятиях профильного типа.

Выбирать между разными моделями программного обеспечения следует по показаниям, отталкиваясь от нужд и миссий конкретной организации. Критериев может быть много, но всегда следует понимать, что софт обязан давать реальную коммерческую отдачу, причем в кратчайшие сроки.

Подведем итоги

BPMS (от англ. bpms business process management system) — это определенная цифровая платформа, используемая для оптимизации бизнес-процессов в рамках компаний среднего и крупного типа. От ее внедрения выигрывают все — начиная от сотрудников и руководителей и заканчивая клиентами (например, благодаря повышению качества сервиса). IT-инфраструктур подобной категории на рынке много. При выборе ПО нужно ориентироваться на перечень критериев, таких как удобство и простота кастомизации.

Вопросы и ответы

Из каких компонентов состоит BPM-система?

Ключевых узлов достаточно много. Во-первых, необходим конструктор, с помощью которого будет осуществляться моделирование бизнес-процессов. Во-вторых, нужна среда отладки, позволяющая тестировать гипотезы без привлечения конкретных исполнителей. В-третьих, потребуется встроенный таск-менеджер для приоритизации задач. Мониторинг, уведомления, шлюзы интеграции, инструменты разработки софта, пользовательские интерфейсы — все это должно присутствовать обязательно.

В чем преимущества БПМ?

Возможность увеличить скорость работы, повысить качество труда за счет стандартизации, гибкости, готовности к масштабированию.

Можно ли интегрировать BPM-системы с другими ИТ-системами?

Да, причем — обязательно. Каждая популярная платформа такого типа с легкостью интегрируется с иным профессиональным коммерческим софтом, от товароучетных сервисов до стандартных CRM.