Что такое приемка товара и зачем проводить ее в магазине

17 января Алеся Януш

Приемка товара — это один из самых важных и проблемных этапов работы торговой точки. Часто поставки сопровождаются браком, недостачами и несоответствием данных в документах фактически поставленному товару. Поэтому очень важно знать все нюансы данного процесса и соблюдать правильную последовательность приемки товаров, ведь любые ошибки в этой сфере могут вести к финансовым потерям.

Что такое приемка товара

Приемка товара — это процесс сверки количества и наименований прибывших в торговую точку товарно-материальных ценностей со значениями, указанными в сопроводительной документации, или же пересчет и проверка фактического наличия товара, если он прибыл без документов.

Цель операции — проверка фактического наличия товара в заказе и выявление возможных недостач и несоответствий.

Предварительная подготовка к приемке

Приемка товара является очень важным этапом в работе торгового объекта, от которого зависят все последующие процессы, поэтому очень важно, чтобы приемка товара происходила быстро, отлаженно и без эксцессов. Для этого необходимо провести тщательную подготовительную работу:

Составить последовательность обязательных действий при приемке товара, распечатать ее и повесить на видном месте складского помещения — для того чтобы и опытные, и новые сотрудники могли обратится к ней.
Обустроить зону приемки товара — магазины редко обладают большими складами под продукцию, и принимаемый товар частично хранится в самой зоне приемки, а частично кочует в торговый зал. Поэтому очень важно использовать эту зону максимально эффективно, ничем не захламляя её. Технологическая зона приемки должна быть очищена от посторонних предметов и размечена на «якорные зоны» для разных товаров, а для увеличения её полезной площади можно использовать стеллажи.
Выбрать и внедрить программно-техническую базу — приобрести достаточное количество ТСД, установить на них ПО с функцией приемки товара, связать их с учетной системой для переноса данных и научить сотрудников правильно всем этим пользоваться.

Непосредственно перед самой приемкой желательно держать связь с экспедиторами, чтобы они могли заблаговременно предупредить о времени своего приезда и чтобы сотрудники склада были полностью готовы к работе. Для приемки товара необходимо выделить одного-двух сотрудников, оснастить их терминалами сбора данных и необходимыми документами (в электронном или бумажном виде). Сотрудник, осуществляющий приемку товара, должен быть материально-ответственным лицом.

Основные правила приемки товара

Данные правила не являются официальными, но их соблюдение позволит сократить время приемки товаров и провести ее корректно.

Проверка весового товара осуществляется путем взвешивания.
Определение количества штучного товара происходит с помощью подсчета (или сканирования ШК).
Подсчет объемного товара производится по количеству занятых мест.
При приемке в запечатанной транспортной упаковке допускается приемка товара без проверки содержимого упаковок (с соответствующей пометкой в сопроводительной документации), или же с выборочной проверкой.
Приемка скоропортящейся продукции производится в первую очередь и строго в сроки:
- при иногородней поставке — в течение суток;
- при одногородней поставке — в течение 4 часов.
Указанные сроки могут произвольно изменяться на договорной основе.
При выявлении несоответствия фактического наличия товара указанному в документах обязательно составляется акт несоответствия.

Как правильно производить приемку товара

Ознакомиться с товаросопроводительными документами, в электронном или бумажном виде.
Пересчитать (отсканировать) или взвесить весь принимаемый товар для проверки соответствия фактически прибывшего товара данным, указанным в сопроводительных документах.
Проверить маркировку продукции или упаковки.
При необходимости провести выборочное (или полное) вскрытие упаковок и проверить качество и комплектацию продукции.
При выявлении недостачи приостановить процесс приемки, ещё раз пересчитать товар и при необходимости оформить соответствующий акт.
В случае если все сошлось, подтвердить приемку, указав на товарных накладных ФИО и подпись сотрудника магазина, поставить печать и дату.
Загрузить данные по проведенной операции в учетную систему (или ввести вручную, если данный процесс не автоматизирован).
Передать принятую продукцию в зону хранения.

Приемка товара осуществляется в связке 1С и Клеверенс. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Виды приемки товара

В зависимости от вида принимаемого товара, приемка может быть:

количественная;
качественная;
весовая;
по полноте комплектации.

Количественная приемка товара заключается в проверке массы упаковки и количества товарных мест в ней (если товар поступил в транспортной упаковке) или проверка чистого веса и количества товарных единиц (если без упаковки).

В процессе качественной приемки товара проверяется состояние и целостность упаковки или тары, в том числе пломб и маркировочных знаков, а также сроки годности (особенно для скоропортящихся товаров).

Приемка весового товара производится, когда у весового товара повреждена упаковка или маркировка, на которой указан его номинальный вес. Товар взвешивается и в случае расхождения заявленной массы с фактической составляется акт недостачи.

Проверку комплектности рекомендуется проводить по всем единицам продукции. Оценить качество и комплектность можно по техническим паспортам, инструкциям, сертификатам качества, ГОСТам и прочим аналогичным документам.

Как автоматизировать приемку товара

Мы уже многое написали о том, как правильно подготовиться к процессу приемки и каких основных правил придерживаться при ее выполнении. Но одним из ключевых способов упрощения и оптимизации работы является автоматизация приемки с помощью электронного документооборота и специализированных мобильных устройств в руках у каждого сотрудника.

Процесс внедрения этих технологий может занять некоторое время, так же как и обучение сотрудников всем тонкостям нового рабочего процесса, но полученный результат с лихвой восполнит все затраченные временные и финансовые ресурсы. Автоматизация приемочного процесса позволит избежать ошибок, связанных с невнимательностью сотрудников, позволит быстро отрегулировать отношения покупателя и поставщика в случае выявления брака и недостачи, и сокращает время, затраченное на работу, в несколько раз.

А с помощью терминалов сбора данных с программным обеспечением от «Клеверенса» вы сможете:

выполнять все основные виды приемки: по количеству, по весу, по комплектации;
сверять количество прибывшего товара с сопроводительным документом, или принимать весь товар подряд по факту;
отправлять эти данные в учетную систему и на их основании вести дальнейший учет и контроль или же оформлять возврат поставщику;
кроме приемки товара выполнять все основные товароучетные операции торговой точки (инвентаризация, переоценка и др.).

Подводим итоги

Представьте ситуацию: в магазин привезли коробку гвоздей. Во время приемки сотрудники случайно задвинули её в захламлённый угол и благополучно забыли. Когда во время очередной инвентаризации недостача вскрылась, никто не смог этого вспомнить и найти товар, и гвозди списали, а стоимость данной коробки вычли из зарплаты сотрудников (или списали как брак). В накладе оказались все — ответственный за приемку, у которого выявилась недостача, сотрудники, у которых вычли деньги из зарплаты и бухгалтера, которым придется как-то проводить в документах эту коробку, когда она все-таки найдется. Поэтому не допускайте подобных ситуаций, не усложняйте жизнь целой цепочке сотрудников, ведь этого всего можно избежать, делая приемку товара правильно. И автоматизация вам в этом поможет.

Какое решение для автоматизации выбрать

Протестировать приемку товара с «Магазином 15»