Опись собственности компании требует от руководителя огромного количества времени, рабочей силы, а также денежных средств. Проводиться такая процедура должна минимум раз в год. Программа для инвентаризации муниципального имущества организации и финансовых обязательств позволяет упростить процесс пересчета, сделать его не только более быстрым, но и менее муторным.

Зачем нужна опись материально-технических ценностей

Главным образом ее проводят для того, чтобы убедиться в реальности ситуации, представленной в бухгалтерской документации. Это позволяет избежать появления внезапных проблем с контролирующими службами. Дополнительными задачами можно назвать:

1. Проверку качества, особенно если дело касается оптовых или розничных продаж. Товары должны быть правильно упакованы, иметь привлекательный внешний вид, соответствовать установленным требованиям реализации.

2. Возможность обнаружить недостачу и выявить ее причину.

3. Отслеживание всех активов фирмы с момента поступления в распоряжение и при каждом дальнейшем перемещении.

4. Контроль правильности хранения и использования.

Задачи в каждой конкретной организации могут быть разными. Это связано с ее основной деятельностью и во многом от нее же зависит частота проведения таких проверок.

Виды инвентаризации имущества и обязательств организации

Классификация процедуры определяется разными основаниями. Рассмотрим самые популярные из них:

1. Полная – предполагает методическую проверку абсолютно всех активов и обязательств компании. Чаще всего проводится в период годовой отчетности.
2. Частичная – касается определенных материально-технических средств. Может быть связана с выявленной недостачей или другими проблемами.
3. Плановая – проводится в заранее установленный срок, указанный во внутреннем приказе предприятия.
4. Внеплановая – назначается внезапно, а потому подготовиться к ней заранее невозможно.
5. Натуральная – производит подсчет реально существующих объектов собственности непосредственно в месте их хранения или использования.
6. Документальная – сверяются данные с имеющимися документами.

Регулярно проводимые мероприятия по учету ценностей относятся к полным плановым проверкам. Именно они отличаются особой масштабностью и сложностью реализации.

Цели инвентаризации имущества

Кроме уже указанных выше задач, которые позволяет решить данная процедура, существуют и другие причины ее проведения. Вот главные из них:

1. Подготовка бухгалтерского отчета для контролирующих служб, в том числе налоговой.
2. Необходимость сдать собственность в аренду или продать.
3. При обнаружении фактов краж, намеренной или случайной порчи.
4. Реорганизационные мероприятия в компании.
5. Чрезвычайные происшествия или стихийные бедствия, которые привели к потере значительной части материально-технических средств.
6. Назначение нового ответственного лица.

Указание о том, в каком виде будет проводиться опись и каких именно ценностей она коснется, дает руководитель фирмы или лицо, исполняющее обязанности директора.

Правила реализации процедуры

Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств организации фактически определяется нормативными документами и установленными требованиями. Поэтому до начала мероприятия, во время его реализации и даже после окончания должны быть выполнены конкретные шаги. Выделим 5 основных этапов:

1. Формирование группы из числа сотрудников фирмы, которые будут отвечать за процесс.
2. Подготовка и сбор необходимой документации.
3. Непосредственно опись имеющейся собственности.
4. Сверка полученных данных и бухгалтерских отчетов.
5. Ознакомление руководства с результатами.

Решение о том, на что повлияет процедура, будут ли приняты какие-то меры, принимаются только после прохождения всех шагов, даже если недостача становится очевидна гораздо раньше. Рассмотрим все этапы проведения инвентаризации имущества более подробно.

Приказ о ревизии

В первую очередь должен быть подготовлен внутренний документ компании, в котором указываются где, когда и в отношении каких материально-технических средств проводится проверка. Он может быть подготовлен в форме письменного распоряжения, постановления или другого нормативно-правового акта.

Частные предприятия обычно обходятся простым приказом, тогда как государственные – руководствуются иными бумагами. Кроме уже указанных выше сведений, сюда включается информация о лицах, ответственных за мероприятие.

Инвентаризационная служебная комиссия

Состав группы служащих, на которых возлагается обязанность по инвентаризации имущества предприятия, всегда однороден, поскольку регулируется установленными государством нормами и требованиями. В нее включаются:

1. Представители администрации, к примеру, заместитель директора.
2. Главный бухгалтер или человек, исполняющий его обязанности.
3. Руководители структурных подразделений, в которых будет проводиться опись.
4. Специалисты, работающие в организации. Они должны обладать достаточной квалификацией, чтобы подтвердить качество той или иной собственности, определить разницу между двумя схожими типами товаров.
5. Независимые эксперты или приглашенные аудиторы.

Каждый член комиссии прописывается в приказе еще до начала процедуры. Выполнять ревизию в отсутствии хоть одного из них недопустимо, а замена возможна только с оформлением новой документации.

Лица, официально несущие ответственность за сохранность материально-технических средств, не допускаются до участия. Это исключает возможность подтасовки результатов, утаивания важной информации.

Подготовка к описи материально-технических ценностей

Поскольку инвентаризация имущества проводится учреждением в соответствии с имеющимися документами, еще на подготовительном этапе должны быть подготовлены приходно-расходные акты, предыдущие отчеты и прочие бумаги, позволяющие в полной мере представить картину имеющейся собственности, денежных средств, обязательств. Их передают членам комиссии для ознакомления.

После получения перечисленных выше бумаг с ответственных лиц берется расписка о том, что необходимая документация предоставлена своевременно и в полном объеме. Это позволяет определить наличие всей собственности, в отношении которой проводится проверка.

Таким образом, группа ответственных сотрудников определяет список активов, которые должны быть проверены, поскольку в отношении них был издан приказ о ревизии, а документы подтвердили, что вещи исправны, находятся в конкретном месте или используются по назначению.

Проведение инвентаризации имущества

Процедура реализуется только в присутствии всех причастных к ней людей. Если кто-то из них не может присутствовать на проверке, она переносится на другое время. Это обусловлено тем, что каждый из членов комиссии обладает уникальными знаниями и навыками, без которых невозможно составить правильный отчет.

Сама же процедура выполняется вручную, из-за чего тратится много сил, а целый ряд ведущих специалистов в это время не может заниматься непосредственными обязанностями. Ускорить процесс позволяют программы для инвентаризации собственного имущества, приобрести которые можно в компании «Клеверенс».

«Учет имущества» — система, подходящая для того, чтобы полностью  автоматизировать управленческий учета имущества в компаниях и организациях (конфигурация для «1С:Предприятия» 8.3). Подходит для:

• компании с большим количеством кабинетов и филиалов
• инжиниринговые организации
• учебные заведения
• крупные холдинги
• больницы и клиники
• банки

«Драйвер инвентаризации основных средств»  — драйвер позволяет проводить быструю инвентаризацию, учитывать штрихкоды и RFID, выдачу, возврат, внутренние перемещения имущества, а также вести учет уникальных единиц (ОС) и материалов, МОЛ, организаций, складов, помещений.

Эти продукты позволяют учитывать как уникальные объекты собственности, так и большое число однотипных. Современные технологии делают процесс максимально простым и быстрым, что сокращает время ревизии. Это позволяет оперативно получить итоговый отчет и предпринять необходимые меры при обнаружении проблем.

Инвентаризация с ТСД в 1С

Для больших объемов имущества удобно использовать терминалы сбора данных. В таком случае предстоит изменить процесс управления имуществом компании следующим образом. 

1. Выберите вид метки для имущества: простые штрихкоды или RFID-метки. Часто удобнои использовать именно RFID-метки, так как имущество может находиться в недоступных локациях, подвергаться эксплуатации в среде, где обычная наклейка со штрихкодом будет утрачена. RFID-метки могут считываться на дистанции даже если они не видны. Также существуют очень надежные метки, подходящие для крепления на самые разные поверхности.

2. При вводе имущества в эксплуатацию наклеивайте на него метки. Также метками необходимо оклеить все имущество, подлежащее инвентаризации.

3. Для проведения инвентаризации подключите ТСД к 1С с помощью программы от Клеверенс. 

Процесс инвентаризации с ТСД в офисе Туту.ру на видео:

Оформление результатов

Фиксация данных, полученных в ходе описи, проводится в соответствии с установленными нормами и требованиями, как и все прочие этапы работы. Унифицированные образцы актов инвентаризации имущества могут касаться разных групп собственности:

1. Основных средств.
2. Товарно-материальных ценностей, в том числе принятых на ответственное хранение.
3. Активов, еще находящихся в пути к месту использования.
4. Денежных средств.

Некоторые компании предпочитают разрабатывать свои нормативные акты, но большинство пользуются теми, что подготовил Госкомстат, поскольку в них указываются все требующиеся реквизиты.

Итоговые ведомости

После того как получены окончательные результаты проверки, они приводятся в документальный вид для дальнейшего использования. Формируются бумаги, в которых указываются выявленные расхождения между тем имуществом, которое реально было зафиксировано в ходе ревизии, и активами, о которых говорилось в бухгалтерских отчетах.

Результат сравнения может быть как положительным, когда обнаружен излишек, так и отрицательным – недостача. В ведомости определяется не только наименование и количество материально-технических средств, но и их цена. Руководитель, ознакомившись с полученными сведениями, принимает решение о том, каким образом список должен быть приведен в соответствии с официальными данными.

Если никаких проблем не обнаружено, составляется простой итоговый отчет, который позднее используется бухгалтерами при оформлении акта по итогам годовой деятельности. На этом этапе проверка завершается до нового приказа или постановления.

Какие формы документов используются при описи

Для проведения процедуры предусмотрено несколько унифицированных нормативных актов. Они идентифицируются разными наименованиями и номерами:

1. ИНВ-1 – используется при ревизии основных материально-технических средств компании. Составляется в двух экземплярах на каждое место складирования собственности. Готовится отдельно для разных видов имущества: производственного и непроизводственного, собственного и взятого в аренду.
2. ИНВ-3 – хранит информацию о материальных ценностях, запасах, ресурсах, которыми располагает конкретный объект.
3. ИНВ-5 – во многом схожа с предыдущим нормативным актом, но оформляется для имущества, взятого на ответственное хранение.
4. ИНВ-6 – заполняется в отношении собственности, которая уже была закуплена, но еще находится на стадии перевозки к месту складирования или использования.
5. ИНВ-11 – здесь фиксируются данные о финансах, которые будут затрачены в течение следующих нескольких лет или месяцев.
6. ИНВ-15 – прописывается при учете наличных денежных средств.

Все перечисленные выше бланки заполняются комиссией в ходе описи.

Собственная или независимая инвентаризация: что лучше

Плюсы и минусы есть у обоих вариантов. Если говорить об организации процедуры собственными силами фирмы, необходимо учесть, что важные специалисты, которые займут место в комиссии, вынуждены будут тратить свое рабочее время именно на это мероприятие, оставив прочие обязанности. Если предполагается, что процесс будет длительным, гораздо проще позаботиться о привлечении группы проверяющих со стороны.

Заинтересованные лица гарантированно проведут объективную оценку, не утаив каких-либо проблем, фактов хищения и так далее. Однако мнение некоторых компаний гласит, что посторонние лица не смогут разобраться в тонкостях оцениваемого имущества, например, на строительном производстве.

Оптимально было бы совместить оба варианта, пригласив как своих сотрудников, вызывающих полное доверие, так и аудиторов из других фирм. Упростить их работу поможет автоматизация описи с использованием современных технических средств.

Что делать, если выявлены ошибки при проведении ревизии

Исправление некорректных данных возможно, но только после установления факта совершения нарушений в соответствии с законодательством. Сведения передаются председателю служебной комиссии и на время склад с ценностями закрывается.

После того как недочеты были подтверждены, их корректируют непосредственно в заполненной ранее документации. В подтверждение, что новым сведениям можно доверять, все члены группы, ответственной за опись материально-технических средств, ставят свои подписи. Затем работа продолжается.

Как провести инвентаризацию имущества организации

Вся процедура должна выглядеть следующим образом:

1. Подготовка к процессу. В это время руководитель компании издает приказ, постановление или другой нормативно-правовой акт, в котором указывается как, кем и в отношении чего будет проведена проверка. Здесь же устанавливаются ее сроки.
2. Проведение ревизии. Группа, ответственная за опись, фиксирует наличие или отсутствие в указанных местах конкретных материально-технических средств.
3. Заполнение унифицированных бумаг. Их количество зависит от того, что именно описывается, обычно достаточно двух экземпляров.
4. Полученные и зафиксированные сведения сравниваются с тем, что было указано в более ранних бухгалтерских отчетах. Если выявляются недостачи или излишки, назначаются процедуры по приведению документации в норму.
5. Составляется итоговый отчет. Излишки списываются, недостачи оформляются в соответствии со списанием или с помощью других механизмов.

Заключение

Мы рассказали все об инвентаризации имущества и подробно описали, что это такое. Процедура позволяет всегда быть в курсе того, в каком состоянии находятся важные активы. Ускорить и упростить процесс достаточно просто. Необходимо только модернизировать его, применяя современные технические средства и программы. Помощь в выборе оборудования и софта окажут специалисты и менеджеры компании «Клеверенс».