Важно заранее знать виды инвентаризации в аптеке и порядок ее проведения. Такой подход поможет не ошибиться в процессе и сделать все в соответствии с требованиями законодательства. Каждая организация, в том числе фармакология, должна раз в определенный промежуток времени пересчитывать все имущество. Это позволит своевременно узнавать о недоимках или излишках изделий, выявлять испорченную партию или воровство среди продавцов. В связи с введением новых систем для продажи регулярная проверка соответствия факта и плана помогает корректно управлять активами и не допускать зависания ценностей на остатках при их реальном отсутствии.

Инвентаризация товаров в аптеке: что это, основные аспекты

Это процесс, в ходе которого изучается состояние и наличие ТМЦ, денежных средств и других активов. За последние годы порядок не изменился, он полностью описан в Методических указаниях и является общим для всех групп продовольственной и хозяйственной продукции.

Пересчету подлежит все имущество, от лекарств и финансов на счету и в кассе до кредитных обязательств и мебели.

Каждый работник участвует в проведении, так как все они являются материально ответственными лицами.

Подходить к инвентаризации нужно крайне ответственно. Важно правильно посчитать все остатки, чтобы не пришлось искать, кто виноват в потере упаковок с дорогостоящими препаратами. Особенно если потом выяснится, что эта коробка стояла в подсобке и теперь нужно заново оформлять множество бумаг, чтобы поставить на учет то, что недавно было снято.

Когда это мероприятие необходимо:

• имущество будут передавать в аренду или продавать;
• предприятие принадлежало государству, а станет частным;
• каждый год перед составлением ежегодной отчетности;
• сменятся материально ответственные лица;
• произошел пожар или стихийное бедствие, следует подсчитать убытки;
• установлено, что кто-то из сотрудников занимался воровством или порчей, а также злоупотреблял положением;
• компания будет ликвидироваться или реорганизоваться;
• иные причины, закрепленные законодательно.

Также этот процесс целесообразно организовать в момент наименьшего количества остатков. В этом случае достаточно приказа руководителя. Это оптимальный способ регулярно отслеживать изменения в структуре и объемах ЛС (лекарственных средств).

Основные цели

Пересчет не заводят просто так. Для этого нужен серьезный повод — конец года, потеря доверия к сотрудникам или продажа фирмы другим лицам.

Независимо от причин образования, есть несколько задач, которые закрывают во время каждой описи продукции, мебели и финансовых средств.

Что обязательно делают:

• определяют фактическое наличие ТМЦ;
• сопоставляют полученные данные с учтенными;
• проверяют, насколько полно отражены все хозяйственные операции в документах;
• изучают, в каких условиях содержатся ЛС, их СГ, определить непопулярные и невостребованные подвиды.

Своевременное мероприятие помогает руководству следить за реальным объемом имущества, а также своевременно выявлять недостачи, списывать их и находить виновных. Это хороший способ узнать реальное состояние дел.

Виды и сроки проведения инвентаризации ТМЦ в аптеке

Условно выделяют 3 разновидности пересчета:

• Полный. Проводят не чаще, чем раз в три года. В этом случае обязательно учитывают все товарно-материальные ценности, основные средства и активы, сверяют кассу и сейф, а также всю мебель и помещения, находящиеся в собственности или аренде.
• Годовой. Логично, что его выполняют каждые 12 месяцев, в ноябре, перед ежегодным отчетом. Ее необходимо проводить, чтобы корректно заполнить декабрьскую документацию и закрыть год. В этом подвиде достаточно выполнить опись продукции и наличности.
• Промежуточный. Это самый важный тип. Помогает руководству владеть реальной информацией, а не «бумажными» вариантами, ведь часто то, что происходит на самом деле, отличается от фактических данных.

Также инвентаризационная опись в аптеке проводится в день увольнения сотрудника и трудоустройства нового члена коллектива, если передаются товарно-материальные ценности. Человек за них отвечает до последнего дня работы, поэтому обязан их сдать в целости и сохранности пришедшему на его место работнику.

Также они проводятся, если выявили порчу продукции, хищения, халатное отношение к службе. В этом случае необходимо произвести пересчет, чтобы выявить размеры потерь и объем ущерба. Кроме того, стоит сразу определить, сколько было вынесено и испорчено, чтобы потом наказать виновного. Это лучше, чем ждать очередную опись через несколько месяцев. За это время ситуация может серьезно ухудшиться, а виртуальные остатки будут мешать эффективно трудиться.

А теперь предлагаем изучить отдельные виды немного подробнее.

Обязательная или инициативная

В первом случае это процесс, который проходит в соответствии с одним из оснований по Методическим указаниям. Во втором — потому что так предписал директор.

Она проводится после приказа руководителя или следственного органа, который должен выявить отклонения и правонарушения.

Спланированная или внеплановая

В законодательстве нет таких понятий, но их активно применяют в организациях. Разделить их легко, порядок тоже ничем не отличается.

Запланированная проходит по заранее составленному графику, с которым ознакомят всех сотрудников. Например, перед составлением годовой отчетности или подошел день пересчета основных средств.

Незапланированная эта та, которую организовали в короткие сроки по серьезной причине — из-за паводка, землетрясения, хищений или выявлении больших недоимок.

Полная или частичная

Первая подразумевает перепись всего, что есть в организации — денег, мебели, помещений, лекарств, бланков, даже кредитных обязательств.

Частичная обычно зависит от причины ее создания. Например, выявили излишки определенного товара, тогда сначала пересчитывать всю группу. Если в ней не был обнаружен пересорт, то считают все ЛС в компании.

Нормативная база

Сроки, в которые должна проводиться инвентаризация, записаны во внутренней документации каждого отдельного пункта. Законодательно прописаны только основания для начала мероприятия.

Также допускается заказать проведение в сторонней организации, которая специализируется на подобных услугах. Такой вид помогает не только установить факт обмана и хищения сотрудниками, но и сэкономит время и силы людей.

Регулируется такими актами:

• 25 глава НК;
• Приказ Минфина №49;
• ФЗ №129;
• внутренние распоряжения руководства.

Особенности пересчета лекарственных средств

У этого процесса есть свои нюансы. Описывать все препараты необходимо по:

• дозировкам;
• формам;
• наименованиям;
• фасовкам.

Все лекарства, которые включаются в ведомость, учитываются в денежном выражении, а затем разделяются по группам. Все ЛС подлежат количественному учету.

Приказ, говорящий о проведении инвентаризации в аптеке

Это основной документ, который требуется, чтобы инициировать перепись ТМЦ. В нем прописывается, что подлежит описи, в какие сроки. Созывается комиссия, которая будет этим заниматься. Ее председатель расписывается в бумагах и контролирует качество выполнения.

Обязательно вписывают:

• форму по ОКУД и ОКПО;
• наименование полностью;
• Ф. И. О. и должности членов комиссионной команды, их председателя;
• даты начала и конца;
• причина — без этого нельзя считаться;
• обязательство сдать материалы в бухгалтерию не позднее первого рабочего дня после окончания описи.

Образец

Инвентаризация товарно-материальных ценностей в аптеке, аптечных организациях проводится на основании документа с такими полями (сверху вниз, слева направо):

• коды по ОКУД и ОКПО;
• полное наименование с формой ответственности (ООО, АО и другие);
• структура — полная или в каком-то определенном отделе;
• наименование бумаги — приказ;
• порядковый номер, затем буквенное обозначение (инв.);
• дата, когда составляется распоряжение.

После шапки пишется, что для проведения процедуры начинает работу специальная комиссия. В первом же предложении перечисляется, в каких подразделениях будет произведен пересчет.

Ниже указывается председатель, его должность и ФИО. Под ним — аналогично расписываются все члены команды, которая будет трудиться.

Затем вписывается, что подлежит инвентаризации — например, активы, денежные обязательства, ТМЦ и так далее.

Ниже — сроки. Обязательна дата начала и предполагаемая — окончания процедуры. Важно уложиться в эти рамки, не выходить за них.

Также необходима причина. Довольно часто указывается как «обеспечение достоверности данных бухучета». Это может быть перед составлением отчетности или если планируется сдача в аренду, а также продажа имущества.

Следующим абзацем расписывают, когда официально сдают материалы бухгалтеру. Как мы уже говорили выше — обычно это следующий рабочий день после завершения мероприятия.

Последняя строка — ФИО и должность директора/руководителя конкретного пункта.

Основной порядок

Инвентаризацию товаров в аптечной организации рекомендуется проводить в определенной последовательности. Его нельзя нарушать. Необходимо все делать по правилам и в соответствии с указанным ниже перечнем, чтобы избежать проблем с налоговой, которая в любой момент может попросить предоставить документы. Пересчет — отличный способ снять виртуальные остатки, учесть реальные излишки и законно убрать пересорт.

Алгоритм

Порядковый номер действия	Что выполняется в этот момент
1	Создается комиссия или собирается постоянно действующая
2	Оформляется соответствующий приказ
3	Вписываются данные в ведомости учета контроля за выполнением
4	Команде выдаются все приходные и расходные бумаги, а также отчетность по движению ТМЦ
5	МОЛ пишут расписки, что вся необходимая документация была своевременно сдана
6	Проверяется, есть ли фактически все, что числится на остатках, путем пересчета, взвешивания, сверки размера
7	Все выявленное опытным путем фиксируется в ведомости, составляется 2 экземпляра, один отдается МОЛ, второй — в бухгалтерию
8	Документация подписывается всеми участниками
9	МОЛ пишут расписку, что все было пересчитано в их присутствии и что они не имеют претензий
10	Сравниваются фактические данные с теми, которые есть в бухучете, оформляются сличительные ведомости
11	Оформятся акты с результатами по ф. №АП-48 в 2 экземплярах
12	В журнал учета и контроля вписывают приказы
13	Принимаются соответствующие меры по результатам

Еще до начала первого действия необходимо прекратить все кассовые операции и посчитать денежные средства.

Когда проверяют сроки годности препаратов

По истечении указанной даты реализовывать и хранить лекарства запрещено, так как он считается непригодным и опасным для потребителей. Ревизия — отличный момент для сверки СГ.

Дата должна быть читаемой и дублироваться в товароучетной программе. Если однозначно определить число или месяц невозможно, то такой продукт подлежит списанию, изъятию и уничтожению. Продавать его нельзя.

Если проставлено конкретное число, то с продажи снимается за день до этого. Если четкой даты нет, то подразумеваются последние сутки месяца.

В случаях, когда производство и выпуск произошли, например, 30.05.2020 года, а СГ составляет 12 мес., то уничтожать их нужно будет 29.05.2021. Когда изготавливают и выпускают в продажу в разные дни, то СГ считается от числа, когда товар был создан.

Наркосодержащие и психотропные вещества

Это отдельный пункт ревизии. Их учет ведет специальная комиссия, которая утверждается отдельно от основной или же все процедуры будет вести только одна команда — все зависит от руководителя.

Проводят пересчет обязательно каждый месяц, в последний день. Регулируется это мероприятие Письмом от Минздрава, созданным 27.02.2018 года.

Необходимо, чтобы в аптечном пункте был специальный журнал регистрации операций, связанных с этими лекарствами, а также бланки строгой отчетности и рецепты, в соответствии с которыми осуществлялись продажи.

Как пересчитывают сильнодействующие и ядовитые вещества

По ним также ведется предметно-количественный учет. Все препараты, которые подлежат особому контролю, указаны в перечне из приказа Минздрава.

Считают их также в последний день месяца, в рабочие часы персонала. Важно установить фактические остатки и разобраться во всех причинах отклонений. В случае если выявится отсутствие некоторых упаковок, с виновных МОЛ берется объяснительная и применяются дисциплинарные меры вплоть до уголовной ответственности.

Ключевые правила инвентаризации ЛС

Несколько указаний, которые следует всегда соблюдать:

• ТМЦ подготавливаются и сортируются по названиям, формам, сериям, цене, чтобы их было удобно подсчитывать;
• наличие любого изделия проверяется по факту;
• запрещено вносить количество любого средства без проверки его реального нахождения в стенах заведения или со слов МОЛ;
• рекомендуется взвешивать, обмерять, проверять другими методами каждую коробочку и штуку;
• если упаковка от поставщика не была повреждена, то можно оценивать его число на основе маркировки и документации от него;
• следует выборочно проверить даже запакованные наименования;
• не допускается беспорядочный подсчет, бессвязный переход между группами;
• после того как все будет посчитано, помещение пломбируется до момента, когда бухгалтерия внесет все данные, а группа проверяющих переходит в другую комнату для продолжения счета;
• пломбир хранится у председателя комиссии.

Документы, всегда оформляемые во время любого вида инвентаризации в аптеке

Обязательно заполняются такие формы:

• ИНВ-22 — приказ, с которого все начинается.
• ИНВ-23 — журнал для учета.
• ИНВ-3 — названия всех ценностей, которые необходимо учесть.
• ИНВ-18,19 — специальные сличительные ведомости.
• Акт по форме АП-48 — заполняется по результатам.

Если вы находитесь в поисках товароучетного программного обеспечения или интересуетесь работой «Честного знака» — обращайтесь в «Клеверенс». Наши сотрудники подробно расскажут, какие сервисы оптимизируют и автоматизируют рутинную часть работы. Они объяснят, что подойдет для использования в аптеке и подберут лучшее ПО.

Нормы естественной убыли: нюансы, связанные с лекарствами

Эти показатели разработаны, чтобы возместить потери в пределах допустимых значений. Но при условии, что все недоимки и излишки будут зачтены в момент пересчета. Списание при отсутствии потерь не допускается.

Производить это допустимо только по тем наименованиям, формам и количествам ЛС, по которым были предоставлены подобные возможности.

Как списать просроченные вещества

Все медицинские препараты имеют ограниченные сроки годности, после которых их нельзя продавать и применять, поэтому их списывают и уничтожают. Иногда это количество выходит на внушительные суммы, но избежать этого нельзя.

Собственник или директор обязан передать все такие ЛС в компанию, которая имеет лицензию на ликвидацию. Обычно такие процедуры проходят на договорной основе.

За реализацию этого требования законодательства несут ответственность в равной степени ИП, ООО и АО, поэтому важно иметь в аптечном пункте бумаги, подтверждающие своевременную отправку испорченных коробок.

Списание просроченных лекарств и налог на прибыль

Сначала составляется инвентаризационная опись и акт об уничтожении, которые подписываются всеми членами комиссии и их председателем.

Для того чтобы учесть затраты, необходимо доказать их обоснованность и документальное подтверждение. В главе 25 НК прямо не предусмотрено такое содержание учтенных расходов, но по мнению большинства налоговых органов и работников бухгалтерских отделов, организация имеет на это право в полном объеме.

Установленные сроки для ревизии и основания

Как часто нужно пересчитываться:

• ОС — каждые 1-3 года;
• товары и тара — раз в полгода;
• деньги, бланки строгой отчетности — раз в месяц;
• операции с банком — ежемесячно;
• расчеты с дебиторами и кредиторами — каждые 6 месяцев;
• медикаменты, которые проходят предметно-количественный учет — ежемесячно.

Об основаниях мы говорили в начале статьи. Это приказ от руководителя или проверяющего органа, в отдельных случаях — от полиции или службы контроля реализации наркотических средств.

Схема работы с Честным знаком

Этот процесс начался еще в 2019 году, а с 1.07 он обязателен для всех групп лекарств. Все препараты необходимо промаркировать в соответствии с требованиями нормативных документов.

Компания регистрируется в качестве «Аптеки», затем создает усиленную ЭЦП на имя своего руководителя, если это ИП, то на имя владельца. Сделать такой сертификат можно в любом из аккредитованных центров.

Затем устанавливается специальное ПО, которое будет отслеживать путь каждой пачки от производителя до конечного потребителя. Также приобретается ПО, которое позволит взаимодействовать с ЭЦП.

Покупается:

• сканер 2D;
• ТСД, если предполагается работа с большими объемами;
• соответствующая прошивка кассы.

На каждой пачке любого препарата ставится индивидуальный знак Data Matrix. Его сканируют в момент продажи конечному потребителю или списания. Данные будут передаваться в систему.

Мы разобрались, как проводится инвентаризация основных средств (ревизия) аптеки, в каком порядке ее требуется выполнять и какие документы для этого нужны. Изучили, что делать с ревизией наркотических и психотропных ЛС, как провести списание и что для этого потребуется. Чтобы оптимизировать большую часть процессов и соответствовать требованиям «Честного знака», следует иметь последнее ПО и подходящую прошивку кассы. Обращайтесь в «Клеверенс», мы поможем подобрать необходимое программное обеспечение.