Содержание

• Общее представление
• Какие организации обязаны подключиться к СЭДО
• Как работает СЭДО в «1C»
• Что нужно для подключения
• Подключение и настройка СЭДО ФСС в «1С:ЗУП»
• Цифровой обмен документами с СФР по больничным и пособиям
• Цифровой обмен документами с СФР для назначения пособия при рождении ребенка
• Социальный ЭДО по пособию по уходу за детьми до 1,5 лет
• ЭДО с СФР по нетрудоспособности вследствие НС на работе или ПЗ
• Типичные ошибки при подключении и настройке сдачи отчетности в ФСС в «1С:ЗУП» и их решение
• Согласие сотрудника на получение сообщений от ФСС
• Получение сообщений о статусе ЭЛ
• Как убедиться в корректной работе СЭДО
• Как отключить СЭДО, если он больше не нужен
• Подведем итоги
• Вопросы – ответы

Сертификат ФСС в программе «1С:ЗУП» необходим для работы с СЭДО, и в данной статье мы разберем, для чего он нужен, как его подключить и настроить, а также другие ключевые нюансы.

Общее представление

Фонд социального страхования России (с 2023 года – СФР) разработал систему электронного документооборота (СЭДО) для взаимодействия с медицинскими учреждениями, ИП, ФНС и другими структурами. Платформа позволяет обмениваться информацией и документами, включая сведения о статусе больничных листов сотрудников. Для подключения к ней организация должна заключить соглашение с фондом. Если в сервисе «1С-Отчетность» уже активирован электронный документооборот, дополнительная установка сертификата не требуется. В противном случае его необходимо подключить вручную.

С 2022 года справки нетрудоспособности оформляются только в цифровом формате и хранятся в базе соцстраха. Система автоматически уведомляет работодателей об открытии и закрытии больничного. После получения уведомления компания обязана в течение трех дней рассчитать и направить пособие работнику за счет средств фонда.

Какие организации обязаны подключиться к СЭДО

К системе в обязательном порядке нужно присоединиться ряду фирм и ИП, которые попадают под критерии, установленные ФНС:

• все юридические лица, независимо от формы собственности, ведущие хозяйственную деятельность и стоящие на учете в налоговой службе;
• индивидуальные предприниматели со штатом наемных рабочих;
• участники системы «Честный ЗНАК»;
• организации и ИП, уплачивающие налоги за третьих лиц;
• все компании, взаимодействующие с налоговыми органами, использующие цифровые документы.

Как работает СЭДО в «1C»

Электронная отчетность легко подключается в «1С:ЗУП», обеспечивая автоматизацию кадрового учета и расчетов заработной платы. В СФР действует единая информационная система (ЕИСС), где фиксируются все больничные. Как только медицинское учреждение открывает электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), данные сразу вносятся в базу. После закрытия его статус автоматически обновляется.

При использовании сервиса «1С-Отчетность» схема взаимодействия выглядит так:

• При открытии ЭЛН он автоматически регистрируется в программе компании.
• Информация о начисленных выплатах передается в СФР.
• После завершения больничного данные автоматически обновляются в системе.

Первые три дня пособие по болезни оплачивает работодатель, а оставшуюся сумму компенсирует Социальный фонд. Также через электронный документооборот фонд может запрашивать у компании сведения о сотруднике, включая реквизиты для перевода средств и учетные данные за требуемый период.

Что нужно для подключения

Чтобы подключиться к сервису, необходимо выполнить несколько действий.

• Получить в аккредитованном удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (КЭП).
• Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор на обслуживание.
• При работе с «1C» необходимо задействовать модуль «1С-ЭДО».
• Если не используется система, можно использовать любую платформу, которая интегрируется с ФНС.
• Провести конфигурацию обмена данными с налоговой службой для получения уведомлений, требований и передачи документов.
• Необходимо назначить ответственных лиц и обучить их работе с сервисом.

Подключение и настройка СЭДО ФСС в «1С:ЗУП»

Если система уже подключена в приложении, никаких дополнительных корректировок не требуется. В остальных случаях необходимо скачать и установить сертификаты с сайта фонда, а затем выполнить их интеграцию в программу «1С:Зарплата и управление персоналом». Подключение можно осуществлять из справочника организации в закладке ЭДО, используя следующие шаги:

• Напротив строки «Электронный документооборот с СФР» активировать гиперссылку «Не используется».
• Открыть форму, в которой настраиваются обменные данные.
• Отметить меткой «Использовать электронный документооборот с органами социального фонда» и указать сертификационную документацию страхователя. Закрепить действие кнопкой «Записать и закрыть».
• После этого статус строки изменится на включенный.

Проделав эти действия в программе «1С:ЗУП 8» (3 ред) настройки сертификата ФСС подключение СЭДО считается завершенным.

Цифровой обмен документами с СФР по больничным и пособиям

Сервис работает следующим образом:

• При открытии ЭЛН соцфонд идентифицирует работника и подтверждает факт его трудоустройства. Организация автоматически извещается о том, что сотруднику оформляется больничный лист. Самому работнику также приходит оповещение в личном кабинете СФР или на платформе «Госуслуги». В компанию или ИП также будут поступать сведения обо всех статусах ЭЛН (продление, закрытие и др.).
• При оформлении отпуска по беременности и родам листок нетрудоспособности выдается сразу на 140 дней и автоматически закрывается. После завершения этого периода медицинское учреждение передает информацию в Социальный фонд, который в первые 3 дня направляет работодателю запрос на уточнение данных, необходимых для начисления пособия. Поскольку этот случай относится к категории страховых, выплаты осуществляются СФР, а в строках документа «Больничный лист» суммы начислений не указываются.
• После получения информации от него организация обязана в течение трех дней после закрытия ЭЛН проверить правильность сведений и отправить их обратно для назначения выплат, закрепляя электронной подписью. Первые 3 дня больничного оплачивает компания из своих средств. Поэтому если работник болел менее 4-х дней, то соцстрах пришлет только сообщение об открытии и закрытии ЭЛН без запроса дополнительной информации.

Цифровой обмен документами с СФР для назначения пособия при рождении ребенка

Рассмотрим, как работает сервис:

• Социальный фонд назначает материальную поддержку детям на основании данных, полученных из ЗАГСа.
• Если требуется дополнительная информация, работодателю может поступить запрос на уточнение сведений, который необходимо обработать в течение двух дней.
• Организации, в которых работают родители, фонд определяет самостоятельно.
• Если оба родителя трудоустроены, запрос направляется по месту занятости матери.
• Если работает только один родитель, пособие назначается ему, и данные запрашиваются у его работодателя.
• В случае безработицы обоих родителей выплату осуществляют органы социальной защиты.

Ответ на запрос Социального фонда для расчета пособия автоматически формируется на основе его обращения с использованием функции «Создать на основании». После заполнения всех необходимых полей данные отправляются в соцстрах. Выплаты перечисляются в течение 10 дней с момента регистрации ребенка в ЗАГСе.

Социальный ЭДО по пособию по уходу за детьми до 1,5 лет

Для его получения родитель должен самостоятельно обратиться к месту работы и заполнить два заявления:

• о назначении материальной помощи;
• о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.

Работодатель должен в срок 3-х дней предоставить в фонд соцстраха сведения о работнике и подтвердить их УКЭП. В них должна быть указана информация:

• о сроке отпуска (начало и конец);
• о замене календарных лет в расчетном периоде на базе заявления обладателя полиса;
• если сотрудник трудится неполный день, необходимо указать количество рабочих часов.

Далее рассмотрим, как работает СЭДО и как отправить сведения в ФСС через «1С»:

• Зарегистрировать в программе предоставление отпускного периода в разделе «Зарплата» – «Отпуск по уходу за ребенком».
• После заполнения всех граф и проверки правильности внесения информации документ необходимо направить в соцстрах.
• Получив сведения, фонд запросит расширенные данные. Дальнейшие действия такие же, как в предыдущих разделах.

Если сотрудник теряет право на начисления, компания должна уведомить СФР в течение трех дней. В «1С:ЗУП 8» электронная отчетность настраивается для автоматического оповещения фонда о прекращении выплат. Для этого необходимо указать причину приостановки и отправить данные в Госфонд соцзащиты.

ЭДО с СФР по нетрудоспособности вследствие НС на работе или ПЗ

Размер выплачиваемого пособия при травмах и профзаболеваниях не зависит от трудового стажа и составляют 100%. Но действует ограничение: не более 4-х кратной максимальной ежемесячной страховой выплаты. Каждый год устанавливаются новые пороги. Так, например, в 2024 году он составлял 400 тыс. руб.

Для того чтобы случай был признан несчастным, а заболевание — профессиональным, работодатель должен предоставить в фонд пакет документации.

Порядок действий и настройки обмена с ФСС в «1С:ЗУП 3.1» по больничным, связанным с несчастными случаями, зависит от сроков завершения расследования:

• Если случай признан до закрытия ЭЛН (что бывает крайне редко) и подтверждающие этот факт документы поданы в фонд, то от него поступит запрос с указанием вида пособия. После этого работодателем формируется ответ, который направляется в СФР. Выплаты, назначенные сотруднику за все дни, произведет соцфонд.
• Когда НС или ПЗ признаны после закрытия ЭЛН, то до установления этих критериев пособие выплачивается такое, как в случае с обычным больничным. Первые 3 дня работодатель оплачивает сам. После документального признания создается исправляющий документ для перерасчета. С целью инициирования исправлений в фонд направляется сообщение о страховом случае.
• Затем дождаться запроса от соцфонда. Ответить на него нужно в срок не более трех дней.

Типичные ошибки при подключении и настройке сдачи отчетности в ФСС в «1С:ЗУП» и их решение

При подсоединении к СЭДО могут возникать трудности. Рассмотрим самые распространенные из них и как их устранить:

• Если у компании или ИП отсутствует квалифицированная электронная подпись или она работает некорректно, это может затруднить подписание документов. Решить проблему можно, оформив КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС, проверив срок ее действия или обновив необходимое ПО. Использование программных решений от Клеверенс обеспечивает бесперебойную работу с электронными документами, повышает эффективность бизнес-процессов и гарантирует их надежную автоматизацию.
• Подбор оператора ЭДО, который не поддерживает обмен с налоговой службой. Перед тем как заключить договор, необходимо проверить интеграцию с ФНС.
• В «1С» не настроен электронный модуль или он несовместим с бухгалтерской программой, поэтому документы не проходят. Нужно проверить правильность параметров подключения, реквизиты компании и учетные данные, а также интеграцию с выбранным оператором.
• Сведения об организации или ответственного лица не соответствуют тем, что указаны в ФНС. Подать заявление на внесение изменений.
• При подключении к СЭДО не направлено согласие на получение оповещений от ФНС. Открыть личный кабинет налогоплательщика и подтвердить присоединение.
• Налоговая служба или ЭДО не распознает формат документации. Проверить рекомендованные конфигурации и корректно заполнить поля.
• Из-за сбоев оператора электронного ДО отчетность не доходит до ФНС. Необходимо с ним связаться и уточнить статус отправки. При необходимости повторить ее.
• Если ответственный сотрудник допускает ошибки при обработке документов или не проверяет вовремя уведомления от налоговой службы, следует провести для него обучение по работе с сервисом, чтобы избежать возможных нарушений и задержек.

Своевременное выявление и предотвращение ошибок позволяет правильно настроить цифровой документооборот в «1С:ЗУП».

Согласие сотрудника на получение сообщений от ФСС

Так как СФР будет обрабатывать персональные данные работников, то в соответствии с законодательством, работодатель должен получить от него письменное подтверждение. Кроме того, сведения о состоянии здоровья относятся к специальной категории данных и могут обрабатываться только с согласия сотрудника. Это можно сделать в бухгалтерской программе, зайдя в раздел «Кадры» → «Пособия» → «Согласия на уведомление об ЭЛН». Оттуда можно распечатать персонифицированный бланк заявления и передать на подпись работнику.

В свою очередь, ФСС гарантирует защиту информации и конфиденциальность. Работодатель не получает информации о диагнозе сотрудника — передается только код заболевания.

Получение сообщений о статусе ЭЛН

Для получения уведомлений в карточке организации перейти в «Настройки социального электронного документооборота» на вкладке ЭДО и отметить флажком опцию приема оповещений об изменении состояний листа нетрудоспособности.

Сообщения будут загружаться по тем сотрудникам, которые согласились на обработку личных данных. В программе необходимо обрабатывать новые извещения, о закрытых больничных листах и аннулированных.

Как убедиться в корректной работе СЭДО

После подключения к системе необходимо проверить корректность документообмена с ФНС:

• На портале налоговой службы необходимо проверить, что компания отображается как присоединенная к сервису.
• Необходимо создать тестовый отчет в системе электронного документооборота и отправить его в ФНС. Статус можно посмотреть в журнале исходящей документации. Затем следует дождаться от налоговой подтверждения о принятии файла.
• Подписать тестовый документ КЭП и убедиться, что она в системе распознается без ошибок.
• Проверить корректность отображения входящей и исходящей корреспонденции в журнале сообщений.
• Убедиться в отправке уведомлений и требований через ФСС от ФНС.

Как отключить СЭДО, если он больше не нужен

При отказе от работы с системой важно правильно выполнить отключение, чтобы избежать возможных проблем с ФНС:

• Важно удостовериться в том, что компания или ИП не обязана использовать сервис. Это возможно в случаях прекращения деятельности или при отсутствии работников.
• Подать заявление на расторжение договора с оператором ЭДО и отключение платформы, а также дождаться от него подтверждения о завершении обслуживания.
• В ЛК налогоплательщика на сайте ФНС проверить отключение от СЭДО.
• Убедиться в том, что все документы и ответы на требования переданы в налоговую.
• Отключить в «1C» модуль социального ЭДО.
• В ЭДО деактивировать интеграцию с оператором, сертификаты и настройки обмена.

После выполнения этих действий требования и уведомления от налоговой перестанут поступать через сервис. При необходимости восстановить подключение можно, проделав все шаги активации.

Подведем итоги

В этой статье разобрали, что такое СЭДО в «1С» и отчетность в ФСС, а также рассмотрели, как настроить его работу. Дополнительно был проведен обзор наиболее распространенных случаев его использования в «1С:ЗУП». Система обеспечивает электронный документооборот между медицинскими учреждениями, компаниями, ИП и СФР, исключая бумажную волокиту. Благодаря сервису работодатели защищены от поддельных больничных, а сотрудники получают пособия быстрее.

Вопросы-ответы

Как проверить корректность подключения и работоспособность обмена с соцфондом через «1С»?

Необходимо убедиться в действительности сертификатов СФР, а также проверить, активирована ли автоматическая настройка обмена с ФНС. Важно убедиться, что документооборот с фондом настроен через операторов и все переданные данные по застрахованным лицам корректны. Если после выполнения этих шагов проблема остается, рекомендуется обратиться к системному администратору.

Какую документацию можно передавать через СЭДО ФСС в «1C»?

Система предоставляет работодателям возможность получать уведомления об открытии новых ЭЛН, запрашивать дополнительные документы для начисления пособий, а также отслеживать требования и обновленные статусы больничных листов от СФР. Весь процесс обработки информации автоматизирован и выполняется через «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия».

Как настроить получение уведомлений и сообщений от фонда в «1C»?

Для настройки необходимо в меню «Кадры» выбрать раздел «Извещения СФР», затем в поле «Организация» указать компанию, если инфобаза используется для нескольких предприятий. В графе «Извещения в работе» следует отметить опцию скрытия уже обработанных сообщений, после чего нажать кнопку «Получить из ФСС».