Любая идея, перед тем как будет претворена в жизнь, требует систематизации и составления плана пошаговых действий. На производстве для этого составляются карты бизнес-процессов (БП) предприятия. В статье будет дана информация о том, что они из себя представляют, как их создавать, какие приемы существуют.

Общее представление

Это своего рода схематичный маршрут, который помогает визуально представить все шаги по реализации поставленных целей. Такой инструмент позволяет проиллюстрировать все этапы рабочих операций с применением разных подходов, таких как блок-схемы, диаграммы и т. д. В них также закладывается информация о каждом действии, разбивающем сложные процессы на более простые элементы.

Целью создания наглядных иллюстраций является четкое понимание исполнителями принципов работы без продолжительных словесных объяснений. Схемы помогают анализировать, обучать, интегрировать и совершенствовать осуществление действий. Они разъясняют, из каких этапов состоит производственная деятельность, как происходит координирование обязанностей сотрудников.

При правильном картировании можно видеть области с проблемными местами, которые необходимо устранить, тем самым улучшая ход действий. Схематично они могут быть выполнены на бумаге или доске. Но когда речь идет о цифровых моделях и их автоматизации, нужны специальное программное обеспечение, которое будет отображать последовательность событий, ведущих к реализации поставленных целей.

Этапы создания

Карта производственных бизнес-процессов организации – это шаблон, и составить его несложно, если придерживаться пошаговых действий.

Для решения каких задач составляется схема

В самом начале следует сформулировать, что именно необходимо представить наглядно. Ответ на этот вопрос будет служить названием документа. Это может быть модернизация какого-либо процесса, разъяснение сложных задач, периодически возникающих в коллективе, повышение рабочей эффективности, получение дополнительной прибыли и т. д.

Создание перечня работ

На этой стадии следует составить список действий от начала и до завершения (приведем пример карты бизнес-процесса: «оставлена заявка» — это начальная точка, а «отправлена на обработку в службу доставки» — конец). Неважно, в какой последовательности они будут составлены — главное, детализировать их, указать исполнителей и ответственных лиц или отделов за выполнение и сроки окончания. Необходимо наладить взаимодействие между заинтересованными лицами, участвующими в процессе.

Пошаговые действия

После составления списка работ следует определиться с очередностью их выполнения от самого начала и до конца. Описание каждого этапа удобнее всего начинать с глагола действий. Также нужно проверить, все ли было предусмотрено в предыдущем шаге.

Создание схем с помощью символов

Нужно выбрать формат карты текущего состояния бизнес-процесса и представить его схематично с помощью графических изображений, стандартизированных международным языком моделирования UML. Они подразделяются на категории: операции или действия, управление направлениями потоков, хранилище файлов, точки решений и обработки информации, ввод и вывод данных. О схематических изображениях этих действий будет отдельный заголовок.

Завершение работы

После составления схемы для получения согласия с разработанным вариантом необходимо ее проанализировать вместе со всеми участниками производственной деятельности. На этой стадии обсуждается правильность создания процесса: нет ли лишних сведений в схематическом изображении, учтены ли все этапы. Иллюстрация должна сопровождаться важной информацией, в том числе названием и датой создания.

Аналитика

В завершение можно проанализировать план работы в целях усовершенствования. Совместно с участниками следует определить недочеты, лишние элементы и при необходимости переделать схему, учитывая все замечания.

Зачем нужно картирование

Карта бизнес-процессов компании не только создает наглядное представление о проведении операций. В ней отражаются все необходимые данные, которые определяют все, что имеет отношение к деталям и проблемам процесса, и направление к возможным решениям.

Вот еще ряд оснований для визуального составления плана действий:

• Упрощается алгоритм работы от начала пути до конца.
• Обеспечивается согласованность между членами команды, а также координация и распределение обязанностей среди исполнителей.
• Улучшается коммуникация между отделами, члены которых незнакомы друг с другом.
• Выявляется неэффективность некоторых операций, узкие места, пробелы и прочие проблемы бизнеса.
• Сложные идеи разбиваются на мелкие фрагменты для упрощения понимания идеи, что в свою очередь обеспечивает четкий разбор всех стадий процессов.
• Появляется понимание, что необходимо предпринимать в случае возникновения нештатных ситуаций, для чего создаются инструкции по их решению.
• Стандартизируются все рабочие функции предприятия.
• Планируются и организуются все этапы проектов. Наглядная визуализация последовательных действий способствует убеждению сотрудников в том, что для успешного выполнения проекта в наличии есть вся необходимая информация и ресурсы.

Схемы могут быть использованы для обучения новых сотрудников компаний. Они помогают снижать затраты на разработку новых продуктов и услуг.

Символы процессов и операций

Как уже было сказано выше, в описаниях к картам бизнес-процессов предприятия используются специальные стандартизированные и унифицированные языком моделирования UML-знаки. Среди них самыми распространенными и часто используемыми являются следующие обозначения:

• Овальные схематические изображения указывают на начало реализации проекта и его завершение.
• Прямоугольники обозначают необходимые действия или задачи, которые следует проводить. Если существуют альтернативные варианты, то они связываются с основным пунктиром.
• Стрелки отображают взаимосвязь этапов и направление, куда следовать далее.
• Ромбы очерчивают точки принятия решений, которые обычно состоят из пометок «да» или «нет», «истина» или «ложь». Это подготовительный этап для продвижения к следующей операции.
• Параллелограммы обозначают необходимость ввода или вывода данных, во время которых объекты поступают в БП или покидают его.

• D-образный схематический символ указывает на задержку или режим ожидания на определенном этапе.
• Прямоугольники с волнистыми линиями в нижней их части означают, что на этой стадии процесса нужно составить документ или отчет, а также то, что присутствует информация или документ, которые следует прочитать. Если таковых несколько, то они отображаются наложенными друг на друга символами.
• Встречаются также прямоугольники со скошенным верхним краем. Это значит, что на данном этапе необходимо ввести сведения вручную.
• Присутствие на прямоугольнике двух вертикальных линий по краям свидетельствует о том, что в этом месте находится операция, входящая в состав более крупного мероприятия. В таком случае составляется отдельная блок-схема с пояснением дополнительной информации.
• Трапеция с базой в верхней части означает последовательность повторяющихся команд до тех пор, пока они не будут остановлены вручную.
• Треугольник указывает на разветвление двух разных параллельных направлений.

Пример карты процесса производства продукции

Кроме умения создавать наглядные схемы, нужно знать, как использовать этот инструмент к своей команде. Для более четкого представления, как он может выглядеть и как его применять, можно воспользоваться следующими образцами:

1. Визуальное описание плана. Для такого рода создания представления используются BPMN-диаграммы. Их создают для подробного понимания всех действий, происходящих на предприятии. В результате картирования упорядочивается коммуникация и повышается производительность компании.
2. Многофункциональная блок-схема карты рабочего процесса (диаграмма плавательных дорожек) является самым распространенным способом отображения сложных БП, в которых принимает участие большое количество участников. «Дорожки» указывают на распределение обязанностей всех участников команды или отдела в течение длительности всей процедуры. Фигуры, расположенные на них, раскрывают действия, ответственность сотрудников за выполнение функций, движение ресурсов. Стрелки указывают на направление развития бизнес-процессов после окончания предыдущих шагов.
3. Картирование потоков создания ценности проводится для проведения анализа БП. Оно помогает понять, как за счет оптимизации процессов получить конкурентное преимущество. Соединенные между собой блоки представляют собой упрощенную версию, которая наглядно демонстрирует предпринимаемые действия компании по повышению потребительской ценности.
4. Схемы «сущность-связь» (ERD-диаграмма) являются разновидностью блок-схемы, указывающей на то, как разные концепции, объекты или люди связаны между собой внутри системы.
5. Диаграмма потока данных организует материалы, собранные на начальном этапе. Они демонстрируют связь с использованием информации и то, как они могут подключаться к потребителям и внешним обстоятельствам.
6. Блок для SIPOC-R представляет собой простое изображение, сконцентрированное на общем отображении процессов и работы команды. Она используется для определения самых важных компонентов перед тем, как начать разработку комплексной схемы.

Приемы составления

Несмотря на то что карточку бизнес-процесса можно составлять с учетом своих предпочтений и потребностей, существуют общие рекомендации и руководство, которым следует придерживаться, особенно на начальном этапе.

Советы при созданию карты БП

Прежде всего, нужно выбрать подходящий шаблон и настроить предложенный макет, отображающий именно те процессы, которые необходимы в конкретной отрасли.

Например, компания Клеверенс создала разработку БП «Склад-15» и «Магазин-15», которые интегрируются с различными конфигурациями 1С, не требуя доработок. В них учтены разнообразные варианты работы компаний. Возможно, на каких-то предприятиях потребуются дополнительные настройки, но их легко выполнить. Отметим, что схема настраивается в Клеверенс, а в 1С отправляется стандартный документ.

Бизнес-процессы в этой программе применяются при автоматизации товарноучетных операций – приход на склад, перемещения, инвентаризация и др. Существуют также процессы, которыми удобно управлять через мобильные устройства. Они нужны для работы линейного персонала в магазине, курьеров, водителей, торговых представителей и т.д.

С шаблонами БП для типовых продуктов, разработанными Клеверенс можно создавать новые типы операций, редактировать существующие или удалять их. Компания позволяет интегрировать их с учетной системой и управлять ими (собирать отчеты, отправлять задания, измерять эффективность работы).

Можно также создавать нестандартные пользовательские БП, настраивать их под себя, добавляя новые схемы (или копируя и редактируя типовые). Для этого следует указать в них все нужные данные и настройки. План работы выглядит следующим образом:

• Необходимо определиться с составлением карты самого процесса (продаж, пути клиентов, внутренняя деятельность и т. д.). Это является основой, которая помогает понять команде ключевую цель.
• Проведение мозгового штурма для определения основных этапов БП.
• После этого следует определиться с графическими символами, которые будут использоваться. Это позволит каждому участнику понять, что они означают и как между собой связываются.
• Завершая работу, нужно проанализировать ход реализации проекта: все ли этапы учтены, нет ли лишней информации. Это позволит создать максимально точную бизнес-схему.

Ниже представлены некоторые советы для различных этапов.

При планировании:

• Следует определить границы действий (начальную и конечную точку) чтобы в них присутствовала лишь необходимая и понятная для всех информация.
• Должны быть поставлены четкие задания.
• На схеме отражаются процессы только с определенными задачами и конкретным результатом.

Составляя карты БП необходимо:

• Проработать каждый этап в обратном направлении начиная от конечного результата до стартовой точки.
• Позаботиться об обеспечении простоты подпроцессов.
• Собрать по максимуму все сведения.
• Использовать стандартные символы обозначений, чтобы они были понятны всем участникам БП. 

Анализируя картирование, следует:

• Получить отзывы каждого, кто участвует в проекте.
• Разработать оптимальные и альтернативные (при необходимости) пути выполнения задач и решения проблем.

Этих пунктов следует придерживаться на каждом из этапов составления бизнес-схемы БП.

Подведем итоги

Процессная карта — это инструмент, помогающий визуализировать поставленные перед собой задачи. Они вносят ясность, помогают при мозговых штурмах для повышения общей рабочей эффективности. С их помощью улучшаются коммуникационные связи внутри компании и облегчается документирование процессов.

Созданные схемы не статичны. В ходе работы всегда будут возникать ситуации, которые потребуют проведение изменений, будь то в структуре бизнеса или в потребностях клиентов. Для поддержания актуальности плана БП необходимо его периодически пересматривать и вносить соответствующие изменения.

Вопросы-ответы

Как использование карт бизнес-процессов может повысить эффективность и прозрачность управления на предприятии?

Картирование способствует пониманию всех организационных функций и их влиянию на цели и другие аспекты. Использование бизнес-схем предоставляет обширное представление обо всех структурах и потенциальных проблемах, позволяет компаниям стать более успешными. Они повышают прозрачность бизнеса, в результате чего у инвесторов, собственников и сотрудников возникает меньше вопросов о работе компании.

Какие примеры карт БП наиболее часто встречаются на предприятиях?

Как правило, используются основные направления, лежащие в основе классификации бизнес-процессов:

• основные, благодаря которым создается конечный продукт и создается прибыль;
• управление системой, которые осуществляют планирование, контроль и мониторинг;
• обеспечение основных БП (кадровое, бухгалтерский учет, юридическая деятельность, информационное обслуживание и т. д.);
• вспомогательные, которые добавляют ценность не напрямую, но помогают функционировать основным процессам (обслуживание и технологический ремонт оборудования, помещений, закупка нового софта и др.).

Как поэтапно создать карту бизнес-процесса?

Следует придерживаться следующих этапов:

• Определить действия, которые необходимо отобразить.
• Собрать информацию о задачах, которые нужно выполнить, составить шаги БП (кто вовлечен в проект, сроки выполнения шагов и т. д).
• Упорядочить действия.
• Визуализировать процесс с помощью символов.
• Документировать результат.
• Провести анализ с целью доработки и усовершенствования действий.
• Определиться с ПО, которое обеспечит автоматическое выполнение алгоритма.