В этой статье рассмотрим, что такое заказ покупателя в «1С: Управление торговлей» (УТ), какие этапы включает его обработка, а также как создать заявку клиента и оформить продажу товаров. Кроме того, поможем понять, как провести безналичную и наличную оплату и закрыть запрос, а также другие моменты.

Содержание

• Общее представление
• Как включить функцию работы с заказчиком
• Как сделать заявку в «1С» и оформить ее
• Подбор наименований продукции в документ
• Оплата
• Реализация
• Закрытие заказа клиента в «1С: Управление торговлей»
• Анализ и отчетность
• Частые ошибки и их решение
• Интеграция с внешними системами
• Заключение
• Вопросы – ответы

Общее представление

Программное решение для управления торговыми процессами «1C» позволяет отследить всю цепочку операций по реализации товаров — от первоначального взаимодействия с контрагентом и размещения его запроса до завершения продажи. Оформляя заказ, покупатель выражает свое намерение приобрести тот или иной продукт, что становится отправной точкой для дальнейшей работы по удовлетворению его потребностей.

Конфигурация «1С: Управление торговлей» включает следующие функциональные возможности:

• Справочники. Содержат всю необходимую для работы информацию, связанную с клиентами и товарами.
• Партнеры. Раздел включает три категории — партнеры (все заказчики), контрагенты (физические и юридические лица с заключенными договорами), поставщики.
• Организации. Информационная база, где собраны данные о фирме, включая банковские счета, кассы, филиалы и другие сведения, необходимые для учета.
• Номенклатура. Содержит перечень всех товаров с их параметрами и характеристиками.
• Документы. Отображает операции, связанные с товарно-денежным оборотом (заявки контрагентов, оплаты поставщикам, счета-фактуры, расходные накладные, инвентаризацию, пересортицу, списание подотчетных средств и др.).

Разберемся поэтапно, как создать заказ клиента в «1С: УТ». Логика программы понятна любому человеку, знакомому с подобными технологиями, но освоить функционал без помощи непросто. Поэтому рекомендуется пройти обучение. Несмотря на теоретическую часть, настоящие преимущества программного продукта становятся очевидными только при практическом использовании.

Как включить функцию работы с заказчиком

Для начала нужно зайти в раздел нормативно-справочной информации и администрирования. В открытом окне выбрать настройку НСИ и активировать функцию «Продажи». В развернутой вкладке отметить флажком «Заказ клиента».

Как сделать заявку в «1С» и оформить ее

Для совершения этой операции необходимо открыть список заданий. В этом разделе хранятся данные о выполнении предыдущих запросов, дате отгрузок, суммах. Чтобы оформить новую, следует нажать на кнопку «Создать», после чего откроется окно. В нем необходимо заполнить поля с данными контрагента, организации, склада, с которого будет отгружаться товар и соглашение по расчетам. Менеджер по продажам может указать, на какой стадии находится сделка: на согласовании, в резерве или в статусе отгрузки. Тут же устанавливается приоритетность, т. е. насколько срочно нужно выполнить заявку. Она может быть низкой, средней или высокой.

Для прописывания условий по расчетам, при оформлении заказа в «1С», можно перейти по гиперссылке «Оплата не требуется». Здесь указывается форма платежа, количество дней, которые дается на перечисление, и с какого момента сроки начнут отсчитываться (от даты согласования, отгрузки и т.д.). После этого необходимо указать дату расчета, процент или сумму, которую предстоит оплатить. Ее можно разбить на несколько этапов и установить статус «В работе». В этом случае во вкладке платежного календаря отмечается опция запланированного платежа, после чего появится возможность указания % предстоящего погашения, даты, когда должны поступить средства, варианта расчета и банковский счет.

Подбор наименований продукции в документ

Заказ клиента — это ассортимент, указанный им при подаче заявки. Он формируется во вкладке «Товары». Таблица заполняется с помощью кнопок: «Добавить» (для добавления наименований по одной строке), «Заполнить» (с использованием подбора или загрузки из внешнего файла) или с помощью сканера штрихкодов. В форму необходимо внести количество каждой позиции, а суммы будут автоматически рассчитываться на основе выбранных цен в соглашении. После того как все наименования номенклатуры, которые заказал покупатель, будут добавлены, необходимо нажать кнопку «Провести и закрыть».

Оплата

После того как заявка будет согласована, контрагент обязан совершить оплату наличными или безналичным расчетом в соответствии с разделом договора, указывающим на условия платежа. Оплатить можно различными способами:

• путем предоплаты;
• после выполнения отгрузки;
• разбивкой на несколько частей.

Все эти моменты фиксируются при создании заказа покупателя в «1С: Торговля». Факт платежа отображается на основании зачисления средств на счет или по приходному кассовому ордеру.

Расчет по безналу

После нажатия на зеленую стрелку в открывшемся окне нужно выбрать команду «Поступление безналичных ДС». Во вкладке «Расшифровка платежа» требуется указать банковский номер прихода и дату. Операция заканчивается нажатием на «Провести и закрыть». После этого статус оплаты будет изменен на 100%.

Расчет наличными

Поступление платежа в кассу отмечается также на основании создания заявки в «1С: Управление торговлей». В появившемся списке следует выбрать «Приходный кассовый ордер». После указания кассы перейти во вкладку «Расшифровка платежа» и в поле «Статья ДДС» отметить поступление денег от покупателя. Завершить операцию следует нажатием кнопки «Провести и закрыть». После этого появится строка о совершении платежа с указанием суммы и процентным значением ее погашения.

Реализация

Следующим шагом является изменение статуса продажи на основе поданной заявки контрагента. Для этого в журнале нужно выбрать «Действие» и затем «К отгрузке», что осуществляется с помощью команды «Реализация товаров и услуг». Документ будет автоматически заполнен в соответствии с ранее введенными данными. Если отгрузка производится не в полном объеме, то необходимо внести корректировки вручную.

Закрытие заказа клиента в «1С: Управление торговлей»

В системе предусмотрены два варианта для завершения работы:

• Полностью отработанные операции. Это заявки, по которым были отгружены все позиции. После выполнения всех действий нужно нажать кнопку «Провести и закрыть».
• С удалением неподтвержденных позиций. В данном случае программа автоматически снимает с учета те товары, для которых не были оформлены соответствующие документы. Оператору необходимо указать причину, по которой отгрузка не была выполнена полностью. Причины можно прописать индивидуально для каждой позиции или задать одну общую для всех строк.

В разделе «НСИ и администрирование» отметить опцию «Не закрывать частично отгруженные заказы и заявки».

Анализ и отчетность

Просмотреть отчет можно в «Карточке клиента». Здесь можно получить всю нужную информацию, которая позволит произвести тщательный анализ всех введенных ранее данных. Просмотр цепочки документации доступен по команде «Связные документы». Двойной щелчок поможет открыть любой необходимый из них. Аналитика распределяется на несколько блоков, в которых создаются схемы по отображению всех сведений.

Обработка заказов в «1С» позволяет получить широкий спектр отчетов для проведения анализа разных аспектов торговли: закупки, запасов, продажи, Дт и Кт задолженности, финансов. Для их настройки необходимо подобрать соответствующие параметры:

• установить временной интервал, за который требуется сформировать отчет;
• отметить в фильтре нужные критерии и сгруппировать данные по контрагентам, товарам, складам и т.д.

В зависимости от типа отчета можно также настроить дополнительные опции. После нажатия кнопки «Сформировать» программа в автоматическом режиме обработает информацию и предоставит ее в том виде, который был запрошен: в таблице или графике.

Вот некоторые примеры отчетов для анализа на основе документов заказа клиента «1С»:

• «Продажи по товарам». В отчетности по данной категории можно определить самые популярные товарные единицы, анализировать их динамику роста в разные сезоны.
• «Остатки товаров на складах». Дает возможность вести контроль за стоками, выявлять дефицитные позиции и излишки.
• «Дебиторская задолженность». Отражает расчеты с покупателями, устанавливает просроченные обязательства.
• «Кредиторская задолженность». Позволяет отслеживать расчетные операции с поставщиками.
• «Продажи по клиентам». Такой отчет помогает выявить особо ценных заказчиков, их покупательскую активность. Благодаря этому появляется возможность разработать персональные предложения.
• «Закупки по поставщикам». С помощью такого отчета можно оценивать объемы закупочных операций у разных контрагентов, их надежность.

Частые ошибки и их решение

В процессе закрытия месяца в программе «1С: Управление заказами» могут возникать различные ошибки. Рассмотрим две из них, которые встречаются чаще всего, а также варианты их исправления.

• Недостаток товарных остатков на складе. Такая ситуация может возникнуть, если документы были оформлены задним числом или контроль за запасами товаров не был активирован. Для решения проблемы необходимо выполнить массовое устранение ошибок. Для этого в окне закрытия месяца нажмите на «Исправить», перейдите к четвертому шагу и выберите «Запустить исправление».
• Несоответствие остатков (суммы указаны, но количество отсутствует в регистре себестоимости). Для устранения проблемы необходимо повторно выполнить закрытие месяца.

В том случае, когда ошибки не удается устранить, рекомендуется обратиться к техническому специалисту.

При закрытии месяца в функции программы «1С: управление заказами» могут встречаться погрешности. Рассмотрим две из них, а также то, как их устранить:

1. Отрицательные остатки по товарам организаций. Эта ошибка может возникнуть при датировании документов задним числом. Она может произойти также вследствие неактивированного контроля товарных остатков. Решить данные проблемы можно путем массового исправления ошибок. Необходимо в окне закрытия месяца нажать на «Исправить». В открытом окне пройти к «Запустить исправление».
2. Ненулевые остатки по суммам при нулевых стоках по количеству в регистре себестоимости. В этой ситуации, скорее всего, был сделан расход только по количеству, но не суммарный. Решение проблемы осуществляется путем повторного выполнения закрытия месяца.

В тех случаях, когда не получается устранить ошибки, рекомендуется обратиться к техническому специалисту.

Интеграция с внешними системами

В программе управления торговлей заказами покупателя «1С:УТ», можно самостоятельно создавать пользовательские отчеты и настраивать их под требования своего бизнеса. Для автоматизации товарно-учетных операций удобно использовать программное обеспечение от «Клеверенс» — Mobile SMARTS Склад 15. Работая на рынке мобильной автоматизации более 20 лет, компания имеет опыт интеграции с разными торговыми и учетными системами. Благодаря гибкости и универсальности можно самостоятельно делать и настраивать пользовательские отчеты, адаптируя их под потребности и требования конкретного бизнеса.

В этой версии можно реализовать обмен данными с сайтами интернет-магазинов. Для этого необходимо в номенклатурный справочник подгрузить сведения о товарах и скопировать их на веб-ресурс. Информационная справка, которую покупатель оформил через интернет, передается в программу. Здесь формируется документ, в котором указывается вся клиентская информация.

Заключение

В статье представлена пошаговая инструкция, как можно делать оформление заявки клиента и каким образом обработать заказ в «1С: УТ 11». Использование этого программного продукта облегчает ведение бизнеса, дает возможность вести учет операций, планировать их и проводить анализ проведенных бизнес-процессов. Софт позволяет интегрировать и получать информацию обо всех процессах, которые происходят внутри организации. Версия комплексно и эффективно решает поставленные задачи, на которые раньше уходило много времени и усилий.

Вопросы - ответы

Можно ли вносить изменения в заявленный запрос после его сохранения, и как это сделать?

Для этого необходимо отменить проведение операции. Затем следует внести корректировки и сохранить снова. Изменения проводятся также в таблице при нажатии опции «Изменить в табличной части документов». При открытии окна можно выбрать нужные строки и исправить их. После сохранения изменений закрыть обработку и отредактированную таблицу перенести в основную базу. Для этого достаточно нажать кнопку «ОК». Если введенные корректировки приведут к тому, что форма не будет работать, потребуется обратиться за помощью технического специалиста.

Какие данные необходимо внести перед тем, как создать заявку в «1С» клиента?

Сведения вносятся в разные вкладки:

• В разделе «Основное» следует указать название контрагента, соглашение, организацию (в случае, когда их несколько), склад и договор.
• Во вкладке «Товары» вносятся позиции, которые были заказаны.
• Функция «Дополнительно» включает в себя прочие данные, которые необходимы для оформления покупки: валюта, налогообложение, менеджер, подразделение и т. д.

Какие статусы могут иметь заказы покупателей и что они означают?

Вот некоторые из них:

• «Согласован». Устанавливается после утверждения всех договоренностей.
• «Не согласован». Когда установленные условия не соответствуют тем, которые указаны в соглашении, запрос отправляется на согласование с установленным соответствующим статусом.
• «К обеспечению». Это распоряжение для логистики, согласно которому заявка должна быть обеспечена товаром.
• «К отгрузке». Статус присваивается тогда, когда продукция готова к отправке.
• «Закрыт». Данная позиция устанавливается после полного завершения работы с заказом.