В этой статье мы разберем, что это такое — отгрузка товара и продукции со склада. Вообще транспортировка — это довольно кропотливый процесс, в который включается сразу несколько этапов. Одним из них становятся погрузочные работы, которые необходимо производить согласно законодательным актам и правилам, принятым на конкретном производстве. Давайте рассмотрим, как все сделать правильно, в нужном порядке и в соответствии с требованиями приказов.

Что говорит закон

Гражданский кодекс в ст. 506 разъясняет, что по договору, продавец обязуется доставить в указанный срок заказ гражданину или компании.

В ст. 509 прописывается, что поставку осуществляют путем передачи продукции покупающей стороне или любому другому лицу, указанному в качестве конечной точки.

Отгрузка товара со склада: что это значит

Из самого названия следует, что это процесс по отправке подготовленных изделий покупателю или перевозчику. Завершение этой процедуры — момент, когда право собственности переходит от продающего к приобретателю.

Это становится понятно из ст. 223 Гражданского кодекса. В ней утверждается, что стороны вольны договариваться так, как им удобно. Переход может происходить в момент:

• передачи от поставщика лично в руки покупателю;
• подвоза к определенной точке, откуда потом выгодоприобретатель будет забирать своим транспортом;
• доставки к самому складу покупающего.

Собственник может измениться в любой из этих моментов в зависимости от того, что будет вписано в договор.

Можно сделать вывод, что это процесс, во время которого передается продукция и меняется владелец партии.

Вместе с товаром получателю доставляется акт приема-передачи. В нем всегда указано место отгрузки — это юридический адрес, на который необходимо прибыть курьеру или автомобилю, чтобы вручить проданное. Помимо этого, в документе прописываются все основные характеристики груза:

• вес;
• цвет;
• маркировка;
• количество;
• качество;
• другие признаки, которые были признаны важными.

Также в акте всегда есть артикул, список всего, что везут, способ упаковки и масса без тары. Оформляют его в 3 экземплярах, каждый подписывают обе стороны. Один везет водитель как сопроводительную документацию, остальные вкладывают в коробку.

Почему следует контролировать этот момент

День, когда право на собственность переходит от одной компании к другой, определяющий при реализации любых видов товаров.

Во время перевозки может произойти порча, кража, появиться дефекты. Эти риски тоже необходимо указывать в документах. Когда груз транспортируется, некоторые детали способны потеряться, сломаться, выйти из строя или утратить первоначальный внешний вид.

Это негативно сказывается на общей стоимости продукции, поэтому важно заранее оговорить это и прописать в бумагах. Так будет понятно, кто за это отвечает и кому придется оплачивать.

Следите, чтобы все было оформлено правильно. Если появятся разногласия со второй стороной договора, то можно отправиться в суд и предоставить документацию там. Корректно составленная и подписанная, она станет неопровержимым доказательством правоты и невиновности. Это реальный способ возместить понесенный ущерб.

Виды отгрузки товара

Обычно используются 3 основных разновидности:

• Помарочный. Сканируется штрих-код на каждом изделии.
• Отправка остатков по агрегированным коробам. Снимаются ШК, которые есть на транспортных коробках. При этом каждый экземпляр проверять не приходится.
• По коду маркировки (КМ) с агрегацией в короба. В данном случае берется пустая тара и в нее складывается продукция, сканируют КМ на всех пачках.

Каждый из подвидов может быть достаточно быстрым, если пользоваться специальной техникой.

Чтобы оптимизировать этот процесс, стоит обратиться к специалистам нашей компании «Клеверенс». Мы поможем подобрать ПО, которое обеспечит высокую скорость обработки заказов, в том числе и на отгрузку, учет хранящихся в складских помещениях продуктов и многое другое. Среди них — «Склад 15», в рамках которого доступны все 3 перечисленных выше типа.

Соглашение, предмет его заключения и нюансы

Это первый документ, с которого начинаются отношения между продающей и покупающей сторонами. Называться он может:

• договором поставки;
• реализации товара.

Разница между этими двумя видами заключается в том, что первый создают, если контрагент сам отправляет готовую продукцию, а второй в случае, если лишь перепродает изделия. По факту это разновидность купли-продажи.

Чтобы все прошло успешно, важно предусмотреть:

• сам продукт — вписан корректно, со всеми опознавательными знаками;
• прописаны вес, габариты, количество мест, комплектность, цена и срок, в который все должно быть перевезено;
• к договору поставки прикладывается спецификация — бумага, в которой пишут все характеристики партии;
• условия доставки — как, когда и кем будет перевозиться товар.

В упрощенном варианте обязательно указано:

• дата и место заключения;
• предмет сделки;
• обязанности и права обеих сторон;
• цена за единицу и общего объема;
• реквизиты и юридические адреса продавца и покупателя.

Это универсальная бумага, в которую при необходимости можно добавлять разные нюансы, если они есть.

Ниже обычно пишут дополнительные условия:

• когда и как будет переходить право собственности;
• подробную информацию о доставке;
• возможные риски и другие факторы.

Отдельным файлом создается спецификация, в которой указываются все количественные и качественные характеристики. Это проще, чем пытаться вместить все в договор. Особенно если фирмы сотрудничают постоянно, и каждый раз меняется размер партии, количество и наименования ассортимента.

Как производится описание товара перед отгрузкой продукции

Необходимо, чтобы продукт соответствовал:

• всем ГОСТам, к которым он относится;
• каталогам поставщиков, в которых числится;
• общероссийскому классификатору;
• ТУ или иным регламентам, по которым производился;
• техническому паспорту;
• сертификатам соответствия.

Также ключевое условие — указать количество. Оно должно быть определено в денежном выражении или в количественном. Причем согласовывается по каждому названию.

Отгрузка маркированного товара осуществляется в связке 1С и Клеверенс. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Иные параметры

Их наличие необязательно, без них договор не станет недействительным. Но если возникнут споры, то прописанные пункты в отличие от сказанных слов станут хорошими доказательствами в арбитражном суде.

К ним относятся:

• наличие ассортимент;
• комплект;
• сроки, в которые необходимо все завершить;
• стоимость единицы;
• кем будет осуществляться доставка — транспортной компанией или продавцом.

Таким вкладышем может стать спецификация. Это отдельная бумага, в которой легко расписать все позиции, их особенности, сумма и прочее.

Порядок и правила процесса отгрузки товара со склада, документооборот

Чтобы создать все условия и обеспечить сохранность груза, организовать своевременную качественную приемку, следует:

• строго соблюдать правила, которые предъявляются производителем к упаковке и маркировке;
• проверять или проставлять пломбировку всех мест;
• точно определять количество мешков, пакетов, коробок или иной тары;
• передавать требуемый объем продукции, по комплектности и качеству соответствующий требованиям;
• оформлять документы, по которым можно проверить отгружаемые изделия;
• назначать руководителя, который будет осуществлять контроль отгрузки товара со склада;
• проверять, насколько фактические данные соответствуют тем, которые указаны в бумажных;
• передавать документацию принимающей стороне способом, который заранее был оговорен;
• соблюдать условия, предъявляемые к погрузке и креплениям.

Нет ничего сложного в работе, которая будет производиться перед отправкой партии. Главное — предупредить сотрудников о том, что все следует выполнять в соответствии с нормами безопасности и договором, а также снабдить их современным оборудованием. Это поможет ускорить и упростить задачу.

Инструкция по отгрузке готовой продукции, товара со склада, образец

На каких правилах будет производиться погрузка и отправление, должно быть понятно всем участникам сделки — грузоотправителю, перевозчику и получателю.

Вот несколько требований, которые необходимо соблюдать:

• промаркировать каждую единицу и партию, которые находятся в складских помещениях;
• обязательно проверить характер перевозки и ее объем;
• продумать, сколько единиц техники потребуется для выполнения задачи;
• отправитель или транспортная компания обязуется в строго определенный день предоставить нужный тип ТС для осуществления перевозки;
• изучить, соответствует ли предоставленное ТС всем санитарно-гигиеническим нормам;
• процесс погрузки-разгрузки может контролировать не только перевозчик, но и заказчик;
• перед отправкой проверяют подвижность состава;
• каждый элемент обязательно сканируют, взвешивают и измеряют при необходимости;
• заполняют бумаги, передают их по почте или в электронном виде.

Если на склад был принят товар ненадлежащего качества или не в том количестве, в котором должен быть, то возникает вопрос, что делать. Здесь важно правильно оформить сопроводительные документы:

• Если во время приемки было выявлено, что вместо 30 экземпляров поступило всего 20 или 15, то ответственный сотрудник обязан сделать соответствующую отметку. Необходимо зачеркнуть напечатанный объем и вписать реальный. Если позиции вообще не пришли, то строчка просто вычеркивается. Кроме того, работник ставит свою подпись. То же самое дублируется в счет-фактуру. Когда принимается с участием водителя, то желательно, чтобы он тоже расписался.
• Если это указано в приказе, то можно поступить иным образом. Когда специалист принимающей стороны понимает, что реальное количество расходится с указанным в бумагах, он может отказаться от принятия всей партии. В этом случае составляется акт по форме ТОРГ-2 и весь приход возвращается отправителю до выяснения причин происшествия и исправления недобора.

Важно, чтобы все коробки были правильно промаркированы и упакованы. Если получатель увидит вскрытую упаковку, то может не захотеть принимать весь объем. Причем необязательно, чтобы это было дефектом или прямо влияло на свойства товара. Просто это будет поводом предъявить претензию, ведь покупателю проще составить акт и не брать на себя ответственность за сохранность груза. Это правильнее, чем доказывать потом, что в таре не хватало определенного количества деталей или комплектующих, а пачка не была надежно опломбирована.

Также перед отправкой необходимо проверить, как соблюдались правила погрузки и надежность креплений. Это поможет обезопасить от лишних повреждений ассортимент.

Ошибок и помарок в сопроводительных документах тоже быть не должно. Все оформляется читаемым, а также собирается по накладной. Сотрудник, собирающий заказ, внимательно проверяет комплектность, число и качество отгружаемых изделий. Чтобы упростить задачу и избежать пересорта, ему стоит выдать ТСД, который поможет сканировать промаркированную продукцию и собирать ее согласно листу.

Образец регламента и оформление отгрузки товара со склада

Если процесс проходит без разногласий с договором поставки и его создавал сам производитель, то первым составляют акт приема-передачи. В нем отмечают качество и характеристики, объем, соответствие показателям, прописанным в документации. Его подписывают обе стороны.

После этого готовится упаковочный лист. Он описывает упаковку продукта, в нем есть информация:

• о номере в каталоге;
• касающаяся веса нетто и брутто;
• место;
• перечень изделий;
• артикул, если есть.

Его вкладывают в коробку или ящик, оформляют сразу 2 экземпляра. А третий вариант прилагают к сопроводительным бумагам.

После этого все делается стандартно. Необходимо собрать такие документы:

• накладная ТОРГ-12 — нужна, чтобы получить продукцию;
• счет-фактура или УПД — потребуется, чтобы со стороны покупателя смогли сверить наименования и другие характеристики;
• ТТН №1-Т — обязательна для водителя, без нее не получится перевезти груз;
• чек — в нем содержится подтверждение оплаты покупки;
• документация, подтверждающая качество и комплектность — в отдельных случаях это может быть спецификация, но иногда просто сертификат или технический паспорт.

Особенности, которые следует учесть в оформлении документов

Отгрузили — это не просто переместили новому владельцу и вытащили из машины. Это длительный процесс, в который входят составление договора, сборка изделий по списку, укладывание их в соответствии с актом. Рекомендуем проверить маркировку, не допустить пересорта и отправить покупателю то, что он заказал.

Вот еще несколько ключевых моментов, о которых стоит знать:

• Бухгалтерия обычно использует унифицированные бумаги, которые были официально утверждены Росстатом. Но иногда из этого правила есть исключения. Если владелец предприятия приказом утвердит собственные формы, то можно будет задействовать их. Главное — чтобы в них присутствовали реквизиты, которые соответствуют требованиям законов о Бухучете. В этом случае нет никакого нарушения в использовании частных документов.
• Оплата товара может происходить безналичным или наличным путем. Во втором случае допускается только проведение операции с обязательным использованием кассового аппарата, в противном случае это будет нарушение законодательства.
• В договор поставки необходимо включить условия, которые касаются перевозчика. Важно вписать, кто, когда и как будет производить отправку груза. Нанимать транспорт допускается не только продающей, но и приобретающей стороне. Кроме того, это могут делать они сами, силами сотрудников фирмы. Все зависит от того, о чем договорились компании.
• Если ТС обеспечивает продавец, то он составляет ТТН и подписывает соответствующий документ. Он же выдает доверенность водителю или экспедитору, чтобы он мог получить и доставить изделия по нужному адресу.

Мы рассмотрели, как происходит отгрузка товара со склада, разобрали условия и основные нюансы оформления документации. Главное — заранее составить бланки или формы, которые будут использоваться всегда при реализации продукта покупателю. Когда процесс повторяется часто, то сложности возникают только при появлении неожиданных изменений объема, факторов или момента перехода права собственности. Чтобы не допустить пересорта или нарушения отправки определенной партии — стоит своевременно внедрить автоматизацию складского отдела.