Что такое поступление товара

Поступление товара на склад (приход, приемка) — это процесс сверки количества и наименований прибывших на склад товарно-материальных ценностей со значениями, указанными в сопроводительной документации, или же пересчет и проверка фактического наличия товара, если он прибыл без документов.

Цель операции: проверка фактического наличия товара в заказе и выявление возможных недостач и несоответствий.

Приемка товара — это обязательная операция в работе практически всех складов:

• 3PL склады, т.к. используются в качестве временного хранения заказа клиента;
• склады ответственного хранения. На таких складах хранится товар, который не был принят заказчиком, и находится там в ожидании отправки обратно поставщику;
• распределительные склады;
• оптово-торговые склады.

Как происходит приемка товара на склад

Подготовка к этому процессу начинается заранее, еще до того как к воротам склада прибудет машина с грузом. Сначала следует определиться с датой и временем приемки, чтобы правильно скоординировать дальнейшие действия. Далее необходимо выбрать оптимальное место отгрузки (как можно ближе к самому складу), назначить сотрудников на разгрузку транспортного средства, распределить работы между сотрудниками склада. После этого нужно определить будущее место хранения товара (возможно, разметить его). И только после всех этих приготовлений можно начинать оформление прибывшего товара, в процессе которого:

• Проверяются сопроводительные документы.
• Товар визуально осматривается, пересчитывается, взвешивается.
• Вывозится на место хранения.
• Сверяются и оформляются сопроводительные письма.
• Регистрируются акты по бракованному или недостающему товару.
• Письменно вносятся данные о получении груза в реестр.

В процессе приемки товара кладовщик обязан удостовериться, что все характеристики товара (цена, количество, наименование), указанные в сопроводительных документах, соответствуют реальному положению вещей. Поэтому процесс приемки товара имеет несколько этапов:

1. Проверка количества.

• Если товар поступает в транспортной упаковке, проверяется масса упаковки и количество товарных мест в ней.
• Если товар поступил без упаковки, проверяется его чистый вес и количество товарных единиц.

2. Проверка качества.

• Проверяется состояние и целостность упаковки или тары, в том числе пломб и маркировочных знаков;
• Сроки годности (особенно для скоропортящихся товаров).

Сроки приемки товара на склад строго ограничены: не позднее 20 дней после получения для обычного товара, не позднее 24 часов — для скоропортящегося.

В процессе приемки сотрудник склада сверяет привезенный товар с сертификатом, техническим паспортом, накладной, счет-фактурой. При этом качество изделий оценивается по консистенции, внешнему виду, запаху (для скоропортящихся продуктов) и базовой комплектации. Если в процессе проверки был выявлен некондиционный или бракованный товар, материально ответственное лицо склада должно составить акт о несоответствии. Кладовщик несет обязательства перед поставщиком о сохранности бракованного груза.

Успешные кейсы с внедрением Клеверенс

• Без автоматизации не обойтись: «СушиВёсла» выбирает «Клеверенс»
• Сократили время приёмки контейнера с автошинами до 15 минут: опыт компании «ПинАвто» по автоматизации склада с помощью софта «Клеверенс»
• Опыт «Кипень-Моторс» в снижении нагрузки на сотрудников при пересчете и приёмке товаров в магазине автозапчастей
• ЛЕДОХОД: инвентаризации на объектах Придорожного комплекса

Как проводить приемку товара правильно

Для того чтобы в дальнейшем вести учет и контроль товара правильно и избежать проблем с поставщиками, в процессе приемки товара необходимо придерживаться некоторых специальных правил:

• Проверять реквизиты поставщика.
• Проверять соответствие цен.
• Осматривать тару и коробки и выборочно вскрывать их для визуального осмотра.
• Знать температурный режим, при котором перевозились скоропортящиеся продукты.
• Проверять правильность маркировки товара.

Если обнаруживаются недостачи, кладовщик имеет право остановить процесс получения товара, пересчитать и взвесить все повторно.

В конце приемки кладовщик ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах. После этого он отмечает в базе склада на ПК факт поступления продукции, вносит в учетную систему штрихкоды товаров и распределяет груз по зонам хранения.

Автоматизация приемки товара с помощью технических и программных средств

Пока технический прогресс еще не достиг нынешних результатов, все операции на складе проводились вручную. Кладовщики пересчитывали товар, искали в многостраничных накладных нужную строку, проверяли артикулы штрихкодов и занимались иной рутинной работой. Это вело к ошибкам и неточностям, которые сотрудники допускали банально из-за усталости и невнимательности, также на это тратилось много ресурсов и времени.

Сейчас все стало намного проще. С помощью специализированного устройства (терминала сбора данных) с установленным на нем ПО (например, «Склад 15») процесс приемки товара на склад упростился в разы. Допустить ошибку стало сложнее, так как в процессе работы кладовщик избавлен от необходимости что-то записывать и искать самостоятельно. Необходимо просто отсканировать штрихкод товара, и на ТСД появится вся информация о нём — номенклатура, количество и др. Соответственно, сам процесс тоже происходит быстрее и на это нужны силы одного-двух сотрудников с ТСД в руках.

А после того как результаты поступления товара на склад оказались собраны в один документ на ТСД, его можно перенести в учетную систему на ПК для дальнейшего учета и контроля. Все больше и больше складов переходят на ведение электронного документооборота и имеют одну общую базу товаров по складу (складам).

По сравнению с устаревшими методами ручного учета товара, ведение электронного учета имеет следующие преимущества:

• легко систематизировать данные и находить статистику;
• ошибки работников сводятся к минимуму;
• ускоряется процесс заполнения документов.
• автоматизируется подсчет и контроль.
• всегда есть оперативная связь между сторонами (поставщик/заказчик).

Как показала практика внедрения терминалов сбора данных в «Торговой Сети Технониколь», решение быстро окупает себя и существенно повышает эффективность выполнения бизнес-процессов.

Итоги

От того, правильно ли была проведена приемка товара на склад, зависит дальнейший процесс движения товара на складе. Если были допущены ошибки в процессе приемки, то во время инвентаризации могут быть выявлены излишки или недостачи товаров, которые не будут иметь реальных причин. Также неверно проведенная приемка товара может отразиться на процессе отгрузки товара поставщику, если окажется, что принят был один товар, а фактически присутствует другой. И многие другие ситуации, которые могут вести к неприятным последствиям, и которых можно избежать, проводя приемку товара с помощью автоматизированных средств и по всем правилам.