Утро, склад, десятки заказов ждут отгрузки, а сотрудники в панике — то товар не нашли, то перепутали адрес, то не проверили сроки годности. Узнаёте себя? Если да, значит, ваш склад работает по принципу «надеемся на лучшее».

К нам ежедневно обращаются владельцы различных складов — от крошечных кладовых до гигантских логистических центров. И везде одна и та же проблема: сборка заказов превращается в кошмар наяву, если нет чёткой системы. Но хорошая новость в том, что навести порядок можно даже на самом «творческом» складе.

Сначала разберитесь, что не так

Перед тем как что-то менять, нужно понять, где именно спотыкается процесс. Обычно ошибки возникают в трёх местах:

1. Товар «потерялся» — сотрудник тратит полчаса на поиски коробки, которая лежит не там, где надо.
2. Перепутали заказ — вместо детского питания отгрузили гусиный паштет (клиенты не в восторге).
3. Задержки из-за рутины — пока один печатает накладные, второй бегает по складу, а третий перепроверяет, не ошибся ли первый.

Чтобы это исправить, рекомендуем первым делом замерить:

• Сколько времени уходит на сборку одного заказа?
• Какой процент ошибок уже есть? (Если больше 1% — это тревожный звоночек.)
• Где чаще всего «тормозит» процесс?

Один из наших клиентов — компания «Весна» — обнаружил, что 20% времени сборщики на складе тратили на поиск товара. Просто потому, что молоко и творог хранились в разных зонах. Перераспределили — и сразу выиграли в скорости.

Теперь переходите к организации хранения — чтобы не искать, а брать

Если на складе бардак, даже самый быстрый сборщик будет работать как черепаха. Поэтому первое правило: популярные товары должны быть под рукой.

Как это сделать?

• ABC-анализ — делим товары на группы:

• А — самые ходовые (их кладем ближе к зоне сборки).
• В — средний спрос.
• С — «редкие гости» (можно отправить подальше).

• Маркировка мест хранения — если на каждой полке есть чёткий адрес (например, «А-12-4»), сборщик не будет гадать, где искать товар.

• Штрихкоды и DataMatrix — сканер за секунду подскажет, что перед вами именно тот йогурт, который нужен, а не его «близнец» с другим сроком годности.

Всё тот же клиент — «Весна» — после внедрения маркировки DataMatrix вообще забыл про ошибки с молочкой. Раньше сборщики вручную вводили артикулы и путали похожие упаковки. Теперь сканер сам проверяет код — и если что-то не так, сразу сигнализирует.

Время выбирать стратегию сборки — чтобы не бегать туда-сюда

Есть несколько способов собирать заказы, и каждый подходит для разных ситуаций:

• Дискретная сборка (один человек — один заказ) — хорошо для мелких складов, но неэффективно, если заказов много.
• Зонированная сборка — склад делится на участки, и каждый сборщик отвечает за свою зону. Быстро, но требует чёткой координации.
• Партионная сборка — группируем похожие заказы и собираем их «оптом». Например, если пять клиентов заказали один и тот же кофе, нет смысла пять раз ходить к стеллажу — подбирайте одинаковый товар сразу на все заказы.

Но самый мощный вариант — Wave picking («волновая» сборка). Это когда заказы разбиваются на «волны», и команда обрабатывает их партиями. Например, утром собираем все срочные заказы, днём — стандартные, вечером — крупные оптовые.

В компании Sweet Dreams после внедрения Wave picking и терминалов сбора данных с мобильным приложением Клеверенс скорость сборки выросла в 2 раза. Раньше сборщики бегали по всему складу, а теперь система сама подсказывает оптимальный маршрут.

Автоматизируйтесь — чтобы люди меньше ошибались

Чем больше ручной работы, тем выше шанс накосячить. Поэтому лучший способ снизить ошибки — переложить часть задач на технологии.

Что помогает?

• ТСД — с его помощью сотрудник сканирует штрихкод, и система сразу показывает, где лежит товар, сколько нужно взять, в какую коробку положить и какой следующий пункт в маршруте.
  Например, ПО «Склад 15» от Клеверенс интегрируется с 1С и превращает обычный терминал сбора данных в мощный инструмент. Больше не нужно вручную сверять накладные — система сама ведёт учёт и сразу видит расхождения.

• Pick-by-Light (подсветка ячеек) — лампочки загораются над нужными полками.
  Ошибки? Практически нулевые.

• Голосовая сборка (Pick-by-Voice) — работник получает команды через наушники и подтверждает действия голосом.
  Руки свободны — можно сразу брать товар.

В уже знакомой вам оптовой компании «Весна» процент ошибок упал с 5% до 0,2%. А еще сотрудники перестали тратить время на бумажные документы — все данные сразу уходят в 1С.

Учиться и мотивировать сотрудников — важно!

Технологии — это круто, но без людей никуда. Если сборщики не понимают, как работать с новой системой, даже самый продвинутый ТСД станет дорогой игрушкой.

Что делать?

• Обучение — не просто «вот вам инструкция», а тренировки с реальными заказами.
• Чек-листы — простые алгоритмы. Например: сканируй товар, сверяй количество, подтверждай упаковку.
• Мотивация — бонусы за скорость и отсутствие ошибок.

Один предприниматель (ИП Студнев А.А.) внедрил «Склад 15» и сначала боялся, что сотрудники не освоят работу с программным обеспечением. Но через неделю они уже сами предлагали улучшения — потому что система реально упростила им жизнь.

Контролируйте и продолжайте двигаться вперёд

Автоматизация — не разовое мероприятие, а постоянный процесс. Нужно регулярно смотреть:

• где еще есть задержки,
• какие ошибки повторяются
• можно ли еще что-то оптимизировать.

Например, в том же «Складе 15» есть аналитика — можно увидеть, какие товары чаще всего сканируют неправильно, и разобраться, почему.

Вывод: как сделать сборку идеальной?

Если коротко:

1. Упорядочить хранение — чтобы товары было легко найти.
2. Выбрать подходящую стратегию сборки — чтобы не метаться по складу.
3. Автоматизировать рутину — сканеры, ТСД, ПО вроде «Склада 15» снизят ошибки до минимума.
4. Обучить команду — технологии работают только тогда, когда люди умеют ими пользоваться.

Начинайте с малого. Не обязательно сразу внедрять всё и сразу. Можно взять один участок, протестировать, отладить — и потом масштабировать.

Как говорит один наш клиент: «Мне кажется, отними у меня сейчас Клеверенс и ТСД, я даже не смогу без ошибок пересчитать товар».

Попробуйте и вы. А если нужна помощь — пишите, расскажем, как избежать типичных ошибок.