Шаблоны для 1С Документооборот 3 0 для комплексных бизнес-процессов: как создать для организации – создание, настройка, использование макета

25 июня Олег Почепский

В программе «1С: Документооборот» возможна настройка шаблонов бизнес-процессов. То есть можно создать схему последовательного выполнения поставленных задач в соответствии с установленным маршрутом. Это необходимо для автоматизации рутинных рабочих процессов. К примеру, при подаче заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск. Оно будет поочередно направлено на рассмотрение и согласование всем ответственным лицам. Таким образом, правильно настроенная ECM-система предоставляет широкие возможности для управления документацией, деловыми операциями, слаженного и быстрого взаимодействия между сотрудниками. При этом конфигурация сертифицирована в соответствии с требованиями и стандартами российского законодательства, регулярно подлежит обновлению. В статье подробно расскажем о создании шаблонов документов в программе «1С: Документооборот», разберемся, как сделать их эффективным рабочим инструментом.

Для чего это нужно

Каждая организация сталкивается с необходимостью обработки большого объема бумаг, будь то контракты, счета, заявки, договоры или отчеты. Без унифицированного подхода данная процедура может стать хаотичной, что приводит к ошибкам, задержкам и нерациональному использованию ресурсов компании. Применение шаблонного механизма в ECM-системе дает возможность упорядочить и систематизировать операции, предоставляя сотрудникам готовые формы, которые легко заполнять и обрабатывать. Это обеспечивает налаженное взаимодействие между различными отделами и подразделениями.

Автоматизация также гарантирует соблюдение стандартов, что особенно важно для крупных организаций с жестким регламентом. Стандартные шаблоны процессов в «1С: Документооборот» (3.0 или иных версиях) могут быть разработаны в строгом соответствии с корпоративными требованиями и правилами деловой практики, обеспечивая юридическую и финансовую точность документов.

Причем они позволяют не только автоматизировать рутинные процедуры, но и освобождают время и ресурсы для иных стратегически важных задач. Вместо того чтобы много часов тратить на ведение документации и ее согласование, сотрудники могут сосредоточиться на развитии бизнеса, улучшении качества обслуживания клиентов и инновациях.

Таким образом, шаблоны комплексных процессов в «1С:Документооборот» являются важным инструментом для автоматизации и оптимизации деятельности организации. Они способствуют уменьшению издержек, повышению точности и эффективности, а также создают основу для стабильного роста компании в условиях конкуренции и динамических изменений на рынке.

Основные типы бизнес-операций в системе

Программное обеспечение имеет стандартный шаблонный набор для работы с документацией:

Исполнение. Документы отправляются одному или сразу группе сотрудников, а также контролирующему лицу, чтобы оно проверило выполнение поставленных задач, соблюдение сроков и прочих регламентов.
Ознакомление. Все файлы направляются работникам, чтобы они ознакомились с ними.
Рассмотрение. Данный процесс требуется для того, чтобы руководящее звено дало разрешение или отказало в принятии решения, прописанного в бумагах.
Регистрация. Направляется секретарю для постановки регистрационного номера и приобретения официального статуса.
Согласование. Это отправка договоров, актов указанным респондентам для достижения предварительной договоренности между ними, согласия между заинтересованными лицами.
Утверждение/Подписание. Документация утверждается и подписывается ответственными лицами.
Обработка. Нужна для создания более сложных схем анализа документов, которые состоят из соединенных последовательно базовых операций.
Комплексный процесс. Необходим для автоматизации произвольного маршрута работы с бумагами. Включает в себя цепочку заранее спланированных стандартных процедур, которые инициируются в заданной последовательности или по заранее определенным условиям. Все этапы могут быть созданы как на основе шаблонов в «1С: Документооборот», так и индивидуально с нуля.

Также существует четыре типа маршрутизации (последовательности шагов), которые необходимо выполнить для воплощения бизнес-процесса:

Жесткая – происходит строго в соответствии с конкретным маршрутом.
Условная – реализация зависит от выполнения условий (их может быть несколько, и у каждого несколько вариантов выбора – это и влияет на выстраивание цепочки).
Параллельная – операция разделяется и идет сразу по нескольким веткам до конца, либо соединиться на каком-то этапе.
Свободная – не имеет определенной цепи, цели реализуются в зависимости от поставленных задач в автоматическом или ручном режиме.

За счет такого автоматизированного подхода гарантируется соблюдение утвержденной рабочей последовательности и значительно снижается риск ошибок. Кроме того, все держится под постоянным контролем. Видно, что и на какой стадии находится. Также появляется возможность дать оценку общего состояния выполняемого рабочего сегмента. Если какие-то схемы функционируют неэффективно, вы их сразу выявите и сможете своевременно оптимизировать.

Как настроить шаблоны бизнес-процессов 1С

Чтобы программа могла эффективно взаимодействовать с автозаполняемыми шаблонными формами, необходимо задать соответствующие установки:

Зайдите во вкладку «Настройка и администрирование».
В крайнем левом столбце выберите самую первую строчку.
Кликните на «Работа с файлами».

Чтобы задействовать функцию автоматического заполнения документов, следует активировать опцию «Использовать автозаполнение». Также нужно зайти в подраздел «Процессы и задачи» и выполнить надстройку там. Здесь следует проставить галочку во всех пунктах первых двух разделов.

Как добавить

Последовательность действий для добавления образца будет следующей:

Перейти в «Управление».
Выбрать последний пункт в среднем столбце.
В левом верхнем углу нажать на «Создать».
В появившемся списке кликнуть на «Комплексный процесс».
Для запуска бизнес-операции необходимо создать маршрут в виде схемы или таблицы (выбрать в открывшемся окошке). Обратите внимание, что перед настройкой обязательно надо указать имя документа и предмет алгоритма (например, «Договор поставки»).
Указывает этапы процедуры («Исполнение», «Согласование» и другие) через кнопку «Добавить действие». На каждой стадии возможно выбрать исполнителя, поставить временные рамки и варианты направления.
Проделываем путь «Записать» и «Закрыть» – «Проверить и закрыть».

В самом конце система проверит корректность. После этого шаблонная форма станет доступной.

Управление через мобильные устройства

Существуют процессы, которыми удобнее управлять именно таким способом. Например:

складскими;
операциями, осуществляемыми линейным персоналом на торговых точках, курьерами, водителями, торговыми представителями и так далее.

Для этого компания «Клеверенс» предлагает готовые решения «Склад 15» и «Магазин 15». Они интегрируются в 1С, не требуют никаких доработок. Программное обеспечение разработано с учетом большого разнообразия возможных вариантов деятельности организации. Некоторым предприятиям могут потребоваться незначительные дополнительные настройки, но они легко выполняются штатными средствами ПО. Оно обеспечивает гибкое управление. Позволяет отправлять нужные задачи, собирать отчетную документацию, анализировать эффективность работы.

Обратите внимание, что все бизнес-процессы настраиваются в программном продукте «Клеверенс», а в 1C отправляется стандартный для программы документ.

Отправка заданий и сбор отчетов

Одной из главных возможностей ECM-системы считается автоматизация рабочих процессов и последующее формирование отчетности. Использование шаблонов 1С предоставляет возможность с легкостью настроить распределение целей с учетом ролей сотрудников. Для этого нужно создать шаблонную форму, указать требуемые параметры и задать время отправки. Программный продукт информирует персонал о новых поручениях и собирает информацию об их выполнении, что значительно повышает продуктивность работы, позволяет полностью контролировать ее на каждом этапе.

Измерение эффективности выполняемых бизнес-операций

Оценка производительности работников играет ключевую роль в управлении любой компанией, а в 1С можно создать различные виды шаблонов процессов для этого. Они автоматически собирают и анализируют данные по KPI. Это дает возможность руководству быстро оценивать результаты персонала и выявлять направления для повышения показателей. Благодаря этому становится возможным более точное планирование ресурсов и принятие обоснованных управленческих решений.

Примеры интеграции с учетной системой

1C обладает обширным функционалом для подключения к разнообразным сторонним сервисам. В частности, можно настроить автоматизированный обмен данными между этой программой и бухгалтерскими инструментами. Это существенно уменьшает вероятность ошибок при вводе сведений и улучшает точность учета. Кроме того, интегрирование способствует оптимизации работы различных отделов, предоставляя им доступ к актуальной информации в режиме реального времени.

Настройка складских операций

Предусматривает автоматизирование процессов по принятию, хранению и выдаче продукции. Используя шаблоны, можно разработать последовательность действий для работников склада, которая охватывает проверку наличия товара, оформление приходных и расходных документов, а также проведение инвентаризации. Это способствует сложному функционированию терминала, минимизации потерь и увеличению точности учета товарных запасов.

Управление задачами курьеров и водителей

В 1С возможно настроить шаблонные формы, учитывающие маршрут, время в дороге, загруженность и прочие параметры. Это позволяет не только уменьшить временной отрезок между получением заказа и его вручением заказчику, но и снижает расходы на топливо. Помимо этого, система автоматически поручает задания на основании текущей занятости и состояния транспорта.

Регулирование работы торговых представителей

Использование программного обеспечения для управления данным персоналом делает возможной автоматизацию планирования и мониторинга его деятельности. Настройка шаблонных форм для агентов включает задачи по посещению клиентов, проведению презентаций, сбору заказов и предоставлению отчетов. Такой подход обеспечивает упорядоченность в функционировании сотрудников, повышает их продуктивность и помогает достижению целей организации.

Подведем итоги

Теперь вы знаете, как добавить новые шаблоны в 1С и использовать их правильно в компании. Данная система является эффективным средством для автоматизирования и совершенствования работы различных отделов предприятия. Ее настройки позволяют значительно облегчить выполнение рутинных задач, повысить точность учетных операций и улучшить распределение ресурсов. Взаимодействие с программами учета, автоматизированных складских процедур, а также управление курьерами и торговыми представителями — все эти функции делают программное обеспечение незаменимым в современной деловой среде.

Вопрос-ответ

Какие основные виды шаблонов бизнес-операций существуют в системе 1С?

Их несколько: исполнение, ознакомление, рассмотрение, регистрация, согласование, утверждение/подписание, обработка, комплексный процесс. Вне зависимости от их типа, они дают возможность ускорить и облегчить деятельность многих сотрудников.

Какие инструменты и функции доступны для настройки?

Их достаточно много, но наиболее востребованными считаются роли исполнителей, правила эскалации поручений, условия маршрутизации, подключение повтора действий, автоматический запуск задач и направлением одному или нескольким исполнителям.

Как шаблоны в 1С могут улучшить эффективность бизнес-процессов?

Все они позволяют значительно упростить запуск новых операций, так как представляют собой готовые модели, включающие шаги, правила и роли. Используя их, можно быстро адаптировать и настраивать последовательность действий под конкретные потребности компании, что сокращает временные и финансовые затраты.