В статье расскажем, какие документы нужны для торговли на маркетплейсах (МП). Эта информация будет полезна тем, кто задумывается открыть магазин на «Озоне», «Вайлдберризе» или «МегаМаркете». Сегодня запустить свой бизнес в интернет-пространстве намного проще, чем офлайн. На первом этапе начинающему предпринимателю потребуется зарегистрироваться на платформе электронной коммерции. Как правило, это не вызывает больших сложностей, ведь каждый из популярных сервисов стремится упростить новичкам оформление.

Кто такой селлер и чем он отличается от продавца

Речь идет о двух типах предпринимателей — цифровых и физических. Первые торгуют в интернете, работают дистанционно, размещают продукцию в электронных карточках и не общаются с покупателями напрямую. Вторые осуществляют коммерческую деятельность на реальных торговых точках.

Какие документы необходимо оформлять для регистрации на маркетплейсах

Для создания собственного магазина на МП пользователю нужно создать учетную запись, предоставить определенные сведения, а также заключить соглашение о сотрудничестве — договор или оферту.

Бизнес-документы

Для оформления на МП требуется загрузить отсканированную копию паспорта ИП или директора предприятия, выписку из ЕГРИП или ЕГРЮЛ, в зависимости от статуса владельца аккаунта. С помощью предоставленных сведений (в частности, ИНН) сотрудники сервиса проверят пользователя через базу данных Налоговой службы.

Договор с маркетплейсом

В российских МП оферта подписывается путем нажатия кнопки, подтверждающей действие соглашения. На иностранных онлайн-площадках, например, Aliexpress соглашение подписывается ЭЦП, тем самым между сервисом и предпринимателем заключается контракт.

Документы для продажи

Товарную документацию можно условно поделить на две группы — обязательную и необязательную. К первой относится сертификат, подтверждающий качество продукции для покупателей, при этом на товарах, подлежащих маркировке, должны быть штрих-коды Data Matrix. Во вторую группу входит свидетельство, подтверждающее регистрацию собственного товарного знака.

С нюансами товароучетного документооборота лучше разбираться заранее, задолго до оформления первой карточки. Опытные селлеры рекомендуют обращать внимание на облачные программы-помощники, так как они не требуют больших затрат на внедрение и предоставляют услуги техподдержки. Одним из лучших решений такого типа становится ПО Cleverence и Scloud, которое позволяет перейти на автоматизированный учет и ЭДО по без капитальных вложений.

Документы о безопасности товаров

Согласно актуальному федеральному законодательству, вся продукция, реализуемая на территории разных городов и регионов страны, должна быть безвредной для здоровья и жизни покупателей. Подтвердить, что ТМЦ указанному свойству соответствуют, можно с помощью декларации и сертификата, а также отказного письма.

Маркировка

Разрешительная документация для маркетплейсов существенно усложняется, если предприниматель собирается торговать подотчетными изделиями. Они связаны с системой «Честный Знак» и кодификаторами Data Matrix. Перечень контролируемых государством товаров постоянно расширяется — в 2024 году в него стали входить БАДы, медицинские препараты, бутыли с чистой водой, шубы и комплекты постельного белья.

Нюансы взаимодействия конкретного МП с сервисами ЧЗ лучше искать в оферте. Как правило, электронные торговые площадки требуют от селлеров УПД, но только в рамках схемы с фулфилментом. Если человек хранит продукцию у себя, передавать коды – не нужно.

Документы на бренд

Необязательная документация, наличие которой дает предпринимателю доступ к определенным бонусам. Предприниматель может, например, зарегистрировать торговую марку, тем самым запретив другим людям продавать свои товары без разрешения. Еще один интересный вариант — начать реализацию ТМЦ чужого лейбла, на основании лицензии, письма-разрешения или соглашения о дистрибуции. Главное преимущество такого подхода — у продавца появляется возможность заявить о себе.

Обмен документами, необходимыми для маркетплейсов

Отчитываясь за проданные товарные позиции, МП отправляет предпринимателям отчеты о проданной продукции, счета-фактуры, акты о завершенных работах. Продавцы, в свою очередь, направляют сведения в налоговые структуры, тем самым предоставляя отчет о доходах и расходах по нормам выбранной системы налогообложения. Способ обмена варьируется в зависимости от конкретной онлайн-платформы.

Как правило, все процессы ведутся с задействованием основных операторов ЭДО. В качестве программ-помощников бизнесмены используют стандартные решения, например, от «1С». Такой софт настроен на взаимодействие с торговыми площадками.

Как МП работают с документацией

Каждая платформа выдвигает свои стандарты документооборота, которые прописываются в первичной оферте.

Wildberries

Документы на товар для маркетплейса «Вайлдберриз» не загружаются в ЛК, а только показываются по запросу администрации или прямых покупателей. Регистрация производится по номеру телефона и ИНН. Также нет необходимости подтверждать бренд – за исключением тех ситуаций, когда селлер торгует изделиями с лейблами конкретных фирм. Передачи маркировочных кодов меняется в зависимости от схемы сотрудничества. При FBW пользователь сам формирует УПД, в других случаях указывает идентификаторы в ЛК.

Ozon

Для оформления на «Озоне» необходимо заполнить вступительную анкету. В числе основных полей — ИНН и прочая информация о предприятии. Затем следует загрузить в ЛК выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. В качестве разрешительной товарной документации выступают сертификаты — они есть только в разделах, посвященных БАДам, детскому питанию и пиротехнике.

Категория брендирования бюрократизирована больше, чем на ВБ. Компания проверяет наличие лицензионных договоров, писем-разрешений и соглашений о дистрибуции, требуя подгружать их в отдельные вкладки ЛК. Метод передачи маркировочных кодов тот же — формируется УПД при FBO и указываются коды при FBS.

Яндекс.Маркет

Разрешительные письма для продажи на маркетплейсе не потребуются, если вынести за скобки отдельные категории товаров, описанных в местном справочнике. В момент регистрации понадобится предоставить ИНН и заполнить анкетные данные, для каждого типа бизнеса — свои. Продавцы-перекупщики предоставляют документы на бренд по желанию, а компании, которые сами производят товар, должны отправить сведения в обязательном порядке.

С «Честным Знаком» дела обстоят по-другому. Селлер обязан упаковывать изделия и маркировать их сам в соответствии со всеми регламентами ГИС МТ. Администрация сервиса отвечает исключительно за проверку корректности сведений и сверку кодификаторов в момент отгрузки на складе. Вместо ЭДО, можно применять обычную или электронную почту.

Aliexpress

Регистрируясь на платформе, продавец заполняет анкету, включающую в себя множество пунктов. Он указывает ИНН, но не загружает сканы. Подпись проставляется удаленно только при наличии подключения к электронному документообороту. Во всех остальных случаях понадобится распечатать договор-оферту, расписаться и отправить его отсканированную версию обратно.

Большая часть ТМЦ на площадке — обычная, без требований в плане документации. Однако есть и специальная продукция, которая требует предоставления сертификатов. Они подгружаются в личный кабинет, а также при формировании товарных карточек. Отправление кодов маркировки осуществляется формированием УПД при FBO.

Какие разрешительные документы на товар нужны для продажи на маркетплейсе «Мегамаркет»

Торговая площадка позволяет торговать без сертификации качества и соответствия. Однако процедура оформления слегка затруднена. Например, от ИП потребуют сканы с реквизитами контрагента, сведениями из паспорта, ИНН и ЕГРИП. Еще один важный пункт — справка от ФНС о применяемой системе налогообложения.

В брендировании бюрократии нет — подтверждение регистрации торговой марки никто запрашивать не будет. С сервисами «Честного Знака» селлер взаимодействует сам, маркируя ТМЦ, ведя их учет и периодически выводя коды из товарооборота. Цифровая платформа к соответствующим процессам отношения не имеет. За подключение к фирменной ЭДО придется платить 1 500 рублей в рамках одного периода.

Требования маркетплейсов к селлерам

МП стремятся работать только с ответственными и результативными продавцами, способными соблюдать все внутренние правила онлайн-площадки. Именно поэтому помимо основных запросов бюрократического характера, сервисы выдвигают и чисто коммерческие условия. Они касаются, например, процентов возвратов и упаковки.

Чтобы соблюдать представленные регламенты, индивидуальный предприниматель может использовать инструменты автоматизации. Рекомендуем обратить внимание на пакет Склад-15 от компании Cleverence, применяемый для оптимизации большинства стандартных бизнес-процессов.

Скорость отгрузки

С письмами-разрешениями на продажу товаров от правообладателей и другими документами мы разобрались. Пора переходить к требованиям, касающимся реальных коммерческих показателей. Например, большинство маркетплейсов вынуждают тех селлеров, что работают по схеме FBS, отгружать позиции в определенном временном режиме:

1. Wildberries — от 48 до 96 часов. Чем больше, тем выше комиссия, которая может составлять от 1 до 15%.
2. Ozon — для большинства ТМЦ от 1 до 24 ч. Для категорий, которые не могут собрать за сутки, от 1 до 7 дней включительно.
3. Яндекс.Маркет — уникальная система, для подключения к ФБС склад должен функционировать от 5 дней в неделю и собирать от 10 позиций ежедневно.

На «МегаМаркете» и Aliexpress стандарты свои — ознакомиться с ними можно на порталах местных справок, а также в договоре оферты.

Процент отмен

Оформлением возвратов занимаются все селлеры. Уменьшить их количество можно, повышая качество продукции или снижая цены (влияя на соотношение между стоимостью и той выгодой, которую приносит изделие покупателям). Важно прилагать все усилия, чтобы минимизировать процент отмен, чтобы исключить санкции от МП.

Упаковка изделий

О том, какие разрешительные документы нужны для перепродажи товаров на крупных МП, может рассказать любой опытный селлер. Эти нормы, в отличие от требований по упаковочным материалам, не меняются годами. С коробами, тарами и контейнерами дела обстоят по-другому. Проблем доставляет не столько показатель их качества и соответствия должному внешнему виду, сколько размер:

1. Wildberries — габариты любые, но вписывающиеся в стандартный европейский паллет 1200х800 мм.
2. Ozon — от минимального 150х100х10 мм до максимального 2500х2200х1200 мм.
3. «МегаМаркет» — не менее, чем трехслойные гофрокороба с суммой сторон до 1 500 мм.
4. Яндекс.Маркет — на крупноформат до 3000х2420х2450 мм, для постаматов порядка 380х450х400 мм.

Кроме того, упаковка должна быть надежной, пригодной для нанесения маркировки и согласованной с правилами контроля вскрытия.

Автоматизация с помощью «Склад-15»

Об эффективности программного обеспечения от Cleverence говорят многочисленные кейсы:

1. COSMO.CITY — внедрение софта позволило автоматизировать процесс подбора товаров, избавить кладовщиков от нужды в ручном вводе данных через 1С и обеспечить менеджеров возможностью проведения детальных анализов.
2. GetFaster — интернет-магазин доставки продуктов внедрил «1С: УТ 11.4», настроил обмен данными между порталом и товароучетной средой и адаптировал ПО от 1С к своей специфике. В итоге — заказы собираются и отправляются за 30 минут.
3. KRAINEV GROUP — пакеты «Клеверенс» ускорили сборку и отрегулировали процедуры групповых отгрузок, параллельно оптимизировав документооборот и наладив трудовые режимы линейных сотрудников.

Без грамотной автоматизации успеха на МП сегодня не добиться — как минимум из-за того, что современные технологии ведения бизнеса применяют успешные конкуренты.

Подведем итоги

Мы рассказали, какая документация нужна для продажи на маркетплейсах, а также какие документы запрашивают бухгалтерия для отчетности. Важно понимать, что для ведения бизнеса через Wildberries, Ozon, Яндекс.Маркет или «СберМегаМаркет» предусмотрен низкий порог входа. Площадки не стремятся отпугивать потенциальных селлеров жесткими требованиями и строгими условиями. Наоборот, сервисы создают новые возможности для совместного роста и надежного долгосрочного сотрудничества.

Вопросы и ответы

Кто может торговать на электронных площадках?

Индивидуальные предприниматели и юридические лица, способные предоставить справки из ЕГРИП или ЕГРЮЛ.

Какая система налогообложения лучше?

Каждый решает сам, но опытные владельцы товарных карточек рекомендуют выбирать между ОСНО, УСН и НПД.

С чего начинать торговлю на МП?

С регистрации и чтения правил выбранного маркетплейса. Незнание регламентов не освобождает от ответственности, поэтому ко всем нормативам стоит относиться очень внимательно.