С 1 июля 2017 ФС РАР начнет тестировать новую версию системы ЕГАИС, в которой оптовики и розница смогут фиксировать каждую бутылку, а не только партии, как это происходит сейчас. Пока что это будет дело добровольное, но в какой-то момент станет обязательным для всех участников.

Вопрос так называемой побутылочной приемки очень спорный. Ресурсы на сканирование каждой единицы алкоголя на воротах приемки нужны колоссальные. Мнений ИТ-директоров и других руководителей от розницы множество. Нужно это делать или не нужно – пока остается вопросом выбора каждого конкретного магазина.

В этой статье я хотел бы рассмотреть такой вопрос: если вдруг кто-то решится выполнять побутылочную приемку – зачем бы это ему понадобилось? Какие могут быть резоны тратить столько времени и сил? 

У вопроса три стороны: ворота приемки, касса и система ЕГАИС. Чем быстрее мы отпустим машину, тем меньше будет расходов на логистику. С другой стороны, проблемы с пробитием товара на кассе удлиняют очереди и ведут к падению продаж. Наконец, сама система ЕГАИС пока что вносит еще один элемент торможения.

Для начала следует сказать пару слов об архитектуре системы ЕГАИС. Т.к. её работа существенно отличается от того, как привыкли работать имеющиеся торговые и учетные системы магазина.  

Во-первых, в ЕГАИС отражается не факт хозяйственных операций (счета, оплаты, торг12), а факт физических перемещений товара. Не имеет значения, оплачен товар или нет. Не имеет значения, что это какие-то взаимозачеты.  Не имеют значения никакие подарочные упаковки и комплекты. Имеет значение только стандартизованная номенклатура товара в системе ЕГАИС, её количество, откуда и куда приехала.

Это означает, что раньше можно было хоть целый квартал исправлять задним числом документы, креативно подгоняя наличие и бой для того, чтобы все взаимозачеты сошлись. А теперь, с внедрением ЕГАИС, необходимо сразу же отражать в документах ЕГАИС только то, что реально приехало в машине.

Почему это так: на этапе постановки остатков на баланс в систему ЕГАИС были загружены штрихкоды каждой бутылки.  При отгрузке с производства в формах А фиксируются диапазоны номеров марок всех бутылок.  На этапе продажи также будет сканироваться каждая бутылка.  Поэтому слепой обмен документами ТТН ЕГАИС по первым попавшимся формам А и Б, без привязки к реальным бутылкам, очень быстро приведет к тому, что магазин продаст через кассу такую единицу, которая по всем документам ТТН ЕГАИС либо уже была «возвращена» поставщику, либо никогда и не приезжала (отмененные ТТН).

Во-вторых, в системе есть свой номенклатурный справочник, который отличается и от номенклатуры магазина, и от «номенклатуры поставщика». Это совершенно особенный справочник. Алкогольная номенклатура в этом справочнике имеет свои артикулы, так называемые коды алкогольной продукции (например, «АП-0017854000001190447»).

Код алкогольной продукции «зашит» в акцизной марке. У этих кодов есть интересное свойство: совершенно одинаковые бутылки с абсолютно идентичными этикетками могут иметь совершенно разные коды алкогольной продукции.  Как так?  

Это причуда производителей и импортеров.  У них есть своя программа ЕГАИС («большой ЕГАИС»), в которой они заводят свою продукцию, факт производства, отгрузки и т.п.  Разные заводы, разные линии одного и того же завода или просто даже разные розливы могут иметь разные коды алкогольной продукции, чтобы производитель или дистрибутор мог отслеживать движение своего товара по стране.

Или такой пример: дистрибутор пакует продукцию в более крупную тару (по 6, по 20) и продает их со скидкой. Переупаковка налажена прямо на складе дистрибутора.  Кладовщик на автопогрузчике хватает первые попавшиеся палеты нужной номенклатуры и подвозит на переупаковку. При этом смешиваются палеты с разных заводов. По документам ЕГАИС продукция получается одна, а по факту другая, хоть и выглядит похоже.

Теперь представим: магазин пробивает по кассе бутылку с кодом алкогольной продукции, которая согласно ЕГАИС никогда к нему не поступала. Например, по документам принимал продукцию московского завода, а продал питерского. Вопрос: в каком углу подвала этот магазин разливает паленый питерский алкоголь?

Хорошо, допустим проверка показала, что нигде в подвале магазин ничего не разливает. Откуда же взялась продукция? Ну так это поставщик виноват. Магазин поверил на слово, не проверил, выставил на продажу. Считать ли это нарушением требования «должен проверять легальность алкогольной продукции» или не считать? Наверное, это тоже вопрос для дискуссии. С инспектором.

Теперь допустим, что мы тяжело выдохнули и решили сканировать на входе каждую бутылку. Как это можно сделать? Самый папский способ – это использовать мобильные терминалы сбора данных со встроенным сканером 2D кодов. Это такое специальное индустриальное оборудование, которое создано специально под задачи сканирования товара где-то в не самом чистом месте склада не самыми умными сотрудниками.

Т.е. человечество пробовало разные варианты решения: работать с обычным кассовым сканером, с беспроводным сканером, с какими-то дешевыми смартфонами, роняли их, заматывали изолентой, чинили, варили какую-то кашу из топора в духе «возьмем смартфон или сканер, засунем в чехол, зальем эпоксидной смолой, тут подпилим там приделаем», и в итоге пришли к тому, что под это нужна специальная индустриальная железка.

Итак, мы рассмотрели, как полностью легальные настоящие читаемые марки могут привести в торговую организацию инспекторов, если учет ЕГАИС ведется по принципу «лишь бы система приняла документы» и оторван от реальности.

В самом строгом смысле защититься от таких ситуаций на 100% может только побутылочная приемка.

Самое главное, что нам нужно проверить:

1. Сканируется ли вообще марка?
2. Те ли это коды алкогольной продукции, что указаны в ТТН ЕГАИС?
3. Те ли это производители и импортеры, что указаны в ТТН ЕГАИС?
4. Верны ли представленные формы А и Б?  Упомянуты ли в них именно эти акцизные марки?

Конечно, побутылочное сканирование – это неизбежный, но пока что ещё экстремальный случай. Пока что на практике можно найти способы срезать углы и сканировать выборочно. Например, проверять по 2-3 бутылки из ящика. Проверять одних поставщиков тщательнее других. Или какую-то номенклатуру сканировать тотально, другую выборочно, а третью вообще по бутылке на палету.

В заключение осталось сказать, что существует такой замечательный софт «Mobile SMARTS: ЕГАИС» от Клеверенс, в котором такая проверка выполняется и поддержано множество других интересных сценариев работы.

Как работать с ТСД и инструкция по сканированию.