Автоматизация склада и учет имущества

Чек-лист для проверки склада — виды аудитов

Характеристики аудиторской проверки во многом зависят от особенностей и специфики конкретного бизнеса. Одним организациям приходится обращать максимальное количество внимания на логистические процессы, другим — на операции, связанные с непосредственной обработкой заказов. Именно поэтому человек, берущийся за выполнение подобной работы, должен вникнуть во все внутренние мероприятия на предельном уровне.

Благо, что на помощь экспертам такого профиля приходит специализированное программное обеспечение. Пакет Склад-15, разработанный сотрудниками российского бренда Cleverence, существенно облегчает процесс инспекции разнокалиберных складских предприятий. Основным преимуществом представленного софта становится его совместимость с другими отраслевыми цифровыми решениями — от стандартных вроде Excel и 1С до продвинутых формата SQL Server и Microsoft Dynamics.

Базовый

Аудит на складе проходит, как правило, по определенному алгоритму, включающему:

1. Изучение топологии — способа деления площади на зоны в соответствии с особенностями разных процедур, типов товарно-материальных ценностей и параметрами расчетной нагрузки на каждом участке.
2. Анализ бизнес-процессов — сравнение текущих характеристик мероприятий с эталонными значениями, поиск мест для внедрения повальной автоматизации или передачи части задач на аутсорс.
3. Проверка производительности — исследование заданных нормативов по всем видам работ и сотрудникам. Проведение объективных сравнений данных со сведениями за прошлые и позапрошлые периоды.
4. Диагностика компетентности руководства и мотивации персонала — это невероятно важные факторы, просадка которых приведет к значительному снижению общих параметров эффективности.

Последний этап — осмотр на предмет поиска эксцессов, связанных с чистотой и порядком: дисциплиной, клинингом, аккуратностью, соблюдением требований и пр.

Расширенный

Чек-лист по аудиту склада может быть более масштабным, если требуется:

• Провести АБС-тесты — с ранжированием товарно-материальных ценностей по категориям для их последующего удачного распределения.
• Настроить документооборот — с устранением разногласий между бумажными показателями и фактическими данными;
• Опросить сотрудников — с откликом на выдвинутые ими предложения.
• Исследовать неликвид — с диагностикой всего, что касается возвратов, браков и списаний.
• Проанализировать техническое состояние — провести экспертизу оборудования и помещений.

Фактически, для успешной реализации каждого из представленных пунктов, понадобится привлечь к работе своего, отдельного специалиста. Один эксперт будет проверять документы, второй — смотреть на неликвидные позиции, третий — исследовать способы ранжирования товаров и пр.

Что включает в себя аудит

Аудиторская деятельность носит комплексный характер и состоит из нескольких основополагающих мероприятий. Во-первых, профессионалам придется проанализировать текущее состояние локации и всех присутствующих в ней внутренних систем. Во-вторых, им нужно выполнить расчет основных показателей и сравнить их со сведениями за прошлые и позапрошлые коммерческие периоды. В-третьих, им стоит сделать серию фотографий рабочего дня. В-четвертых, мастерам необходимо уточнить потребность в оборудовании и ресурсах. В общем, работы по-настоящему много, и относиться к ней следует с максимальной ответственностью.

Финансовая составляющая аудита складской логистики

Проверять склады необходимо не только в плане технических процессов, но и по так называемой экономике. Здесь пригодится анализ:

• стоимости оказываемых услуг;
• бюджета и организуемых закупок;
• штата и потребности в людских ресурсах;
• результатов по ИНВ-19.

Специалисту понадобятся различные документы, отражающие эффективность деятельности компании на протяжении определенных временных промежутков.

Все значения нужно сравнить с эталонными — только так получится выявить проблемные места, для их дальнейшей локализации и устранения типовых эксцессов.

Инструменты аудита

Инструментарий аудитора целиком зависит от специфики деятельности конкретного предприятия. В одних случаях (например, если проводится базовая проверка), можно обойтись фотофиксацией, опросниками и программами для работы с цифровыми документами. В других — эксперту придется подключить тяжелую артиллерию, включая системы анализа технического состояния оборудования и профессиональный бухгалтерский софт.

Каждый случай уникален — подходить к процессу инспектирования необходимо по-разному, в зависимости от целей и задач определенной организации. Наблюдение, интервьюирование, изучение бумаг — все эти методы могут привести к хорошим результатам.

Распространенные проблемы

В числе типовых неисправностей, присутствующих в каждом третьем складском хозяйстве, зарегистрированном на территории разных городов и регионов страны:

• внешняя перегруженность, появляющаяся благодаря нерациональному распределению продукции;
• расходы, превышающие доходы, из-за неграмотных растрат и неэффективного менеджмента;
• протяженные очереди на разгрузку и загрузку товарно-материальных ценностей без систем автоматизации;
• огромный объем ручной работы, требующий приложения внушительных сил, нервов и времени;
• неравномерное распределение обязанностей между персоналом на всех актуальных уровнях.

Справиться с перечисленными эксцессами можно исключительно путем их пошагового выявления.

Результаты аудита складского хозяйства

Итогом деятельности аудитора станет документация, в которой зафиксировано, что, где и в каких объемах нужно улучшать для достижения максимально качественных коммерческих показателей. В своих выкладках специалист должен предоставить четкие рекомендации по модернизации различных бизнес-процессов.

Причем руководства и советы могут касаться разных тем — как финансов, так и технического состояния оборудования. Все предложенные решения следует принять к сведению и постараться внедрить их в системном и ускоренном темпе. Вполне возможно, что по мере их интеграции обнаружится целый набор дополнительных проблем, также нуждающихся в аккуратном устранении.

Заключение

В статье мы привели примеры того, что нужно делать, чтобы составить отчет по аудиту склада. Также мы подчеркнули важность этого мероприятия для позитивного развития бизнеса независимо от его направленности. Отметили, что деятельность аудиторов станет значительно легче, если использовать приложения от компании Cleverence, предназначенные для автоматизации рутинных бизнес-процессов.

Вопросы и ответы

В каких ситуациях нужно проводить аудит склада?

Заботиться об организации аудиторской работы необходимо заранее — задолго до появления ярко выраженных неприятностей. Желательно приглашать экспертов как минимум раз в год, хотя бы для базовых проверок. Во всех остальных случаях инспектированиям стоит подвергать предприятия, которые отклоняются от статистических показателей в плане эффективности, прибыльности, скорости и пр.

Что будет, если не инициировать инспекции?

В этом случае компания потеряет конкурентоспособность и скорее всего не сможет предложить клиентам или потенциальным партнерам услуги, выглядящие привлекательно.

Каковы преимущества аудита склада?

Достоинств у мероприятий такого характера несколько, и заключаются они в оценке продуктивности системы и ее составляющих, поиске области, где требуется провести оптимизацию, а также проанализировать показатели товарооборота и документооборота.