Обратим внимание на те активы, которые придут на баланс компании, и на особенности их получения. Рассмотрим, что значит «дебиторская задолженность»: что это такое простыми словами, какой она бывает, куда относится, как появляется и так далее.

Начнем с самого термина. По сути, это те деньги, которые покупатели, реализаторы, контрагенты в будущем заплатят ИП или фирме. Также это неисполненные обязательства, подлежащие инвентаризации, в случае непогашения которых возможно взыскание.

В условиях современной практики это явление, совершенно обычное для финансовых взаиморасчетов с партнерами всех масштабов и уровней, и его следует учитывать при составлении и подаче отчетных документов. Но также это инструмент, который можно эффективно использовать для развития бизнеса и построения деловых отношений.

Когда и как образовывается дебиторская задолженность

Она возникает в тех случаях, когда участники сделки не способны одновременно выполнить предусмотренные контрактом обязательства. Допустим, фирма-поставщик отгружает какую-то продукцию, а компания-покупатель оплачивает ее только после получения.

По времени она может наблюдаться несколько часов, дней, месяцев или даже лет, в зависимости от следующих факторов:

• добросовестность второй стороны;
• финансовая стабильность юридических лиц, заключивших контракт;
• общая ситуация на рынке;
• ошибки, допущенные бизнесменами или банком при осуществлении транзакции.

Идеальный вариант для продавца – это предоплата, но ее вносить согласны (или могут) далеко не всегда. Потому тот, кто предлагает товар, зачастую предоставляет его с отсрочкой. Благодаря такой покладистости он приобретает и/или удерживает клиента, наращивая рынок сбыта. Ну а покупатель получает время на перепродажу с выгодой для себя, и оба остаются в плюсе.

Виды дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Их сразу несколько – можно выделить как минимум 4 группы, по ключевым признакам.

По срокам погашения

Самая распространенная классификация – есть два варианта:

• Краткосрочная (быстрая) – рассчитаться необходимо в течение 1 года со дня подписания договора. На практике, при условии добросовестности сторон, контракты исполняются за 2-3 месяца.
• Долгосрочная (длительная) – на оплату отводится больше 1 года. Такая лояльность обычно наблюдается в отношении тех, кто уже успел заслужить доверие, допустим, при выдаче ссуды для ценного сотрудника или при сотрудничестве с проверенным и стратегически важным партнером.

По характеру погашения обязательств

Здесь тоже есть 2 типа:

• Нормальная дебиторская задолженность по расходам – это закрытая вовремя, до дедлайна. Когда договор предусматривает 10 дней, а контрагент перечисляет деньги уже через неделю, и тому подобные ситуации.
• Просроченная – возникает в случаях истечения времени, отведенного контрактом на исполнение обязательств. Когда предполагается, что клиент рассчитается за месяц, а он делает перевод только через полтора.

По основаниям появления

Интересный вариант классификации – по тем, кто несет финансовые обязательства перед фирмой. Выделяют следующих лиц:

• покупатели – в соответствии с заключенными договорами;
• поставщики – не привезшие товар, несмотря на предоплату;
• учредители, которые не внесли оговоренную долю для формирования уставного капитала;
• сотрудники – получившие ссуду (на личные нужды) от компании;
• государство – при налоговых отчислениях сверх необходимого.

По вероятности погашения

Понятно, что и краткосрочная, и долгосрочная дебиторская задолженность предприятия – это долги, но вот какой шанс того, что их отдадут? По данному показателю их подразделяют на:

• Сомнительные – заключаются без залога, банковской гарантии или даже поручительства, по сути, на свой страх и риск, без имущества, которое можно забрать в счет уплаты.
• Безнадежные – сюда относят как те обязательства, срок исковой давности которых уже истек, так и те, что несут ликвидированные компании (или исключенные налоговой из ЕГРЮЛ).

Последний тип недаром носит такое название, ведь на практике в одной из этих ситуаций получить положенные деньги крайне затруднительно. Бесполезными зачастую оказываются и судебные приставы – их процедуры взыскания, даже грамотно проведенные, не дают результата.

Мы рассмотрели, какая бывает и когда возникает дебиторская задолженность, а сейчас давайте разберемся, как с нею работать в самых сложных случаях.

Управление

Компания теряет доход и оборотные средства именно при безнадежных обязательствах. Если их накапливается слишком много, фирма уже не в состоянии выплачивать зарплату, отчислять налоги, закупать сырье и производить товары, что грозит банкротством.

Потому менеджеры обязаны добиваться исполнения контрактов и предотвращать ситуации невыплат. Для этого они могут применять следующие методы:

• Инвентаризировать – проверять сделки на предмет рисков; делать это можно по своей инициативе и любое время, а при кражах, недоимках, принятии решения о ликвидации, составлении годовой отчетности проводить данную процедуру уже необходимо. Результаты оформляются как специальный акт и подтверждаются справкой.
• Сопоставлять трудозатраты – возможно, сумма дебиторской задолженности меньше, придется потратить на судебные издержки и адвокатов. Чтобы сэкономить время, полезно устанавливать минимумы и рассматривать только те сделки, в которых фигурируют цифры выше определенной отметки.
• Определять делайны и регулярно напоминать контрагентам о том, к каким датам они обязаны рассчитаться по договорам. Естественно, отделу учета понадобится сверить всю информацию, в том числе и об отгрузках, а после – рассылать соответствующие уведомления ответственным лицам партнеров и/или клиентов.
• Проверять вторую сторону на предмет платежеспособности – если она уже проходит через процедуру банкротства, необходимо в спешном порядке предпринимать все действия, позволяющие оказаться в реестре кредиторов. Допустимо обращаться в картотеку арбитражных дел, а также узнавать, открыто ли дело о ликвидации, и если да, то на каком оно этапе, используя для этого Единый федеральный реестр и «Прозрачный бизнес» от ФНС.

Ключевые задачи процесса управления

Дебиторская задолженность относится к средствам предприятия, поэтому перед менеджерами стоит четкая цель – сделать так, чтобы партнеры рассчитались в срок. Для ее достижения нужно проверять благонадежность второй стороны до заключения договора и составлять контракт таким образом, чтобы она была финансово заинтересована в выполнении своей части сделки, допустим, прописывать конкретные и серьезные штрафы.

Важно вести четкий контроль объема накапливающихся обязательств, своевременно направлять претензии, и не бояться обращаться в суд для принудительного взыскания в случаях особо злостных нарушений.

Участники управления

Это не только финансовый отдел фирмы, но и другие ее структурные подразделения:

• бухгалтерия – отслеживает неплатежи;
• служба безопасности – рассматривает кандидатуры контрагентов;
• юристы – составляют и направляют иски;
• руководство – контролирует труд всех вышеперечисленных специалистов.

Процесс управления

Раз долгосрочная и краткосрочная дебиторская задолженность – это сравнительно сложное явление, то и работать с нею необходимо правильно, то есть по определенной схеме, насчитывающей четыре шага:

1. Планирование – топ-менеджеры задают корпоративную политику и согласовывают порядок действий.
2. Координация – назначаются сотрудники, ответственные за проверку платежеспособности, оценку объема обязательств, контакты со второй стороной.
3. Мотивация – подчиненных, непосредственно занятых решением вопроса.
4. Контроль – эффективности достижения всех поставленных целей.

Данный алгоритм также подразумевает, что персонал будет регулярно отчитываться руководству, анализировать все произошедшие обстоятельства, осуществлять непосредственный возврат средств и препятствовать накоплению обязательств сверх определенной ранее нормы.

Инвентаризация

Проводится как минимум единожды в год – чтобы бухгалтерия понимала, что дебиторская задолженность представляет собой на данный момент: какой суммы она достигает, сколько партнеров ее формируют и тому подобное.

В ее рамках специалисты также обнаруживают сомнительные сделки. Результаты, содержащие сведения о взаимодействии с поставщиками, покупателями, контрагентами, заносятся в специальный акт. На основании данного документа составляется справка, в которой указывается причина неисполнения обязательств, а также количество денег к выплате и адрес второй стороны. В качестве приложений выступают всевозможные свидетельства: о попытках взыскания, о наличии просрочек и так далее.

Когда случай признается безнадежным, кредитор вправе оформить списание.

Расчет

А вот несколько другой взгляд на то, что такое дебетовая задолженность – это те деньги, которые необходимо отразить в бухгалтерском балансе. Какой-то единой формулы для ее калькуляции нет, ведь и структура ее меняется в зависимости от случая. Потому каждая компания разрабатывает собственный алгоритм ее вычисления: на основе состояния банковских счетов, количества деловых партнеров, установленных сроков погашения и других важных моментов. Сверки с контрагентами обязательны.

Оборачиваемость

Это отношение полученного дохода (за отчетный период) к среднему объему обязательств. Ее коэффициент говорит о том, сколько раз за год фирме перечислили деньги, равные стандартному остатку.

Чтобы рассчитать усредненную величину, нужно сложить показатели начала и конца года и разделить их надвое.

Взыскание

Учитывайте, что к дебиторской задолженности относятся и всевозможные санкции, допустим, еще и штраф или неустойка. Даже если они не прописаны в договоре, кредитор вправе требовать стяжание пени согласно ставке Центрального банка.

Процедура начинается с составления предварительной претензии: юрист фирмы направляет второй стороне официальное письмо с требованием погасить обязательства. В случае отказа или игнорирования данного уведомления дело переходит в суд.

Когда речь идет о 400 000 рублей и меньше, допустимо сразу инициировать выдачу исполнительного листа. Если требуется выплатить больше, иск передается в арбитраж, вместе с копией претензии, ответом и свидетельствами неисполнения контракта – счетами, актами и тому подобными документами.

При удовлетворении заявки за взыскание отвечают приставы. И даже при банкротстве ответчика оно все еще возможно: если компания окажется в реестре (очереди) кредиторов, она получит деньги после реализации имущества ликвидированного лица на аукционе.

Период исковой давности

• минимальный – 3 года;
• максимальный – 10 лет, при условии приостановки.

Эти временные рамки помогают понять, что такое долгосрочная дебиторская задолженность в бухгалтерском учете. Конечно, есть исключения: так, претензии по контрактам, связанным с транспортными экспедициями, разрешено направлять в течение 12 месяцев.

Наступление дедлайна, после которого можно обращаться в суд, зависит от обстоятельств:

• при четко установленных сроках – сразу после завершающего суток выплат, указанных в договоре;
• при отсутствии строгой даты кредитор вправе назначить день отсчета;
• если конкретных границ не было, но требование уже направлено, период давности стартует с момента выставления претензии.

Упомянутая приостановка возможна, если за ближайшие 6 месяцев в суд не получалось обратиться из-за непреодолимых факторов, допустим, введения военного положения или стихийного бедствия. Если же вторая сторона погасит часть обязательств или инициирует переговоры касательно реструктуризации, дедлайн будет сброшен.

Сроки погашения

Является ли дебиторская задолженность имуществом? Да, а значит время, необходимое на ее закрытие, – это маркер финансовой устойчивости фирмы. Его находят для определения ликвидности компании. Он отражает средний период от поставки до полной оплаты товара.

Равен длительности, умноженной на отношение объема обязательств к выручке от продаж.

Показывает, сколько рабочих дней (в среднем) понадобится для взыскания. Чем он ниже, тем скорее на практике удается получать деньги. Если же его уровень стабильно высок, это тревожный звоночек.

Списание

Осуществляется в связи с истечением срока давности подачи иска или при нереальности возврата. Последнюю определяет кредитор, исходя из своих соображений. Рассуждая о том, что это такое – дебиторка (простыми словами), важно помнить, что проводить данную процедуру следует должным образом, без нарушений, то есть по результатам инвентаризации, подкрепленным приказом руководства и письменным обоснованием принятого решения.

Даже если обязательства посчитаны невозможными к взысканию и представлены как убыток, их нельзя просто аннулировать в балансной ведомости. Их необходимо отражать еще в течение 5 лет – на тот случай, что у второй стороны появятся средства, чтобы рассчитаться.

Подтвердить нереальность возврата можно с помощью постановления суда, выписки из ЕГРЮЛ, акта пристава.

Как ее снизить

Для этого нужно контролировать процесс погашения: внедрить эффективную систему индивидуальной предоплаты, заранее проверять контрагентов на благонадежность, фиксировать серьезные штрафы в договорах, незамедлительно рассылать претензии и тому подобное.

Страхование

Под дебиторской понимается задолженность, от невозврата которой можно защититься оформлением специального полиса. После этого, если вторая сторона обанкротится, нарушит график платежей или проигнорирует свою часть сделки, можно претендовать на компенсацию.

Для активации договора, предотвращающего риски, необходимо подать страховщику список кредитуемых клиентов и реестр старения. Оформление проходит по одной из двух схем:

• генеральное – общее соглашение, которое регламентирует все случаи;
• по полису – отдельный документ на каждую сделку, с номером накладной, датой отгрузки, лимитом, конкретной суммой.

С таким подходом все заботы по проверке благонадежности партнеров перекладываются на компанию-регулятора, которая становится своеобразной службой безопасности. Но важно помнить, что она фактически не заинтересована выплачивать какие-либо деньги, поэтому контракт с ней нужно составлять очень внимательно.

Продажа

Внешняя дебиторская задолженность – это обязательства контрагентов, и право на ее взыскание можно переуступить третьим лицам за какую-то плату, избавив себя от различных разбирательств и тяжб. Подобная сделка оформляется одним из следующих способов:

• Через цессию – на безвозмездной основе, с вознаграждением или по трехстороннему договору; в обязательном порядке регистрируется в Росреестре, если дело касается недвижимости.
• Через факторинг – в этом случае продавец при отгрузке товара выставляет счет третьей фирме, она переводит ему сначала основную часть денег, потом – остаток, а непосредственный покупатель рассчитывается с ней уже по итогам реализации заказанной продукции.
• Через вексель – эту ценную бумагу можно получить в качестве оплаты, а затем передать кому-нибудь еще. Удобно, что она же выступит в роли доказательства наличия обязательств.

Что плохого и хорошего в такой задолженности

Мы рассмотрели, какой бывает дебиторка, что это такое простыми словами тоже описали, теперь пора обратить внимание на ее достоинства и недостатки.

Ее плюс в том, что она выгодна для всех участников сделки. Производитель расширяет собственное присутствие, клиент получает товар и пользуется не своими деньгами.

Минус в том, что большой объем обязательств ухудшает финансовое состояние фирмы. В ее распоряжении остается все меньше оборотных средств, что провоцирует стагнацию; повышаются риски невозврата, становится все сложнее развиваться и даже удерживаться на плаву.

Какая задолженность относится к дебиторской и чем она отличается от кредиторской

Если утрировать, первая – это то, что обязаны вам, а вторая – долги. И последняя появляется практически всегда, даже при самой осторожной стратегии развития, ведь деловые связи постепенно расширяются, на горизонте маячат потенциально выгодные договоры лишь с частичной предоплатой или займами, да и фонд зарплат и дивидендов тоже растет. Поэтому правильнее не беспокоиться о ее наличии, а добиваться того, чтобы она не выходила за разумные рамки. Тогда у компании будут и возможности к расширению бизнеса, и все предпосылки для финансовой стабильности.

Сомнительные и безнадежные обязательства

Они несколько расширяют понятие и состав дебиторской задолженности:

Первые – это те, в отношении которых возникают подозрения, что они не будут закрыты, допустим, из-за появившейся информации о денежных затруднениях контрагента. Получают такой статус после окончания оговоренного срока оплаты.

Вторые – это те, что уже совершенно точно не погасят, из-за фактической невозможности исполнения в силу банкротства или истечения периода исковой давности. Обычно вырастают из предыдущих, а потому у кредитора есть время оценить угрозу и принять меры по возврату средств.

Способы снижения сомнительных и безнадежных обязательств

Что же делать, подстраховаться и не выделять столько финансов или гнаться за потенциальными прибылями? Теперь, когда вы уже познакомились с тем, что означает дебиторская задолженность организации в бухгалтерском учете, а также узнали определение, что это такое, вам все полностью понятно, воспользуйтесь на практике следующими инструментами:

Название	Описание
Авансовые расчеты	Стопроцентная предоплата минимизирует риски, но не все клиенты способны или согласны ее вносить. Это вариант, удобный для рынков с низкой конкуренцией или даже для монополистов.
Обеспечение сделки	Застраховаться от потерь можно с помощью поручительства, залога, гарантии от банка. В случае неисполнения договора в счет оплаты будет изъято ценное имущество или обязательства возьмет на себя другое лицо.
Аккредитив	Деньги от клиента направятся на специальный счет, а не напрямую к поставщику. Продавец будет уведомлен об этом, осуществит отгрузку, подтвердит, что выполнил свою часть, и только тогда получит оговоренные средства. Интересы всех сторон защищены от обмана.

Еще один способ снижения рисков – проверка контрагента: нужно отыскать информацию о нем, убедиться, что он есть в госреестре и в его отношении не открыто исполнительных производств на сайте ФССП, а также узнать уровень его фактической платежеспособности.

Как поступать с проблемной дебиторкой

Даже если долг уже считается сомнительным, его все еще можно получить – нужно правильно провести взыскание, последовательно применив следующие инструменты:

1. Подать жалобу в налоговую – тогда госслужба обратит более пристальное внимание на кредитуемого и пригрозит ему банкротством, что, возможно, заставит его поскорее рассчитаться.
2. Переуступить права на получение денег коллекторам – выручить удастся лишь 30-50% денежных средств, но зато не придется тратить время и силы на разбирательства с клиентом.
3. Направить иск в суд – если с момента дедлайна по выплатам еще не прошло 3 года – и настроиться на рассмотрение дела в течение 2-6 месяцев.
4. Тесно сотрудничать с приставами на стадии исполнительного производства.
5. Обратиться в банк контрагента – он обязан выполнить постановление государственных органов, то есть выдать средства.

Мы максимально подробно рассмотрели, что входит в состав дебиторской задолженности, примеры ее появления тоже привели, особенности и нюансы разобрали – у вас есть все, чтобы правильно ею пользоваться. А сопутствующие программные продукты для упрощения бухучета вы всегда сможете найти в каталоге «Клеверенс» – обращайтесь для заказа качественного софта.