Поступление средств в субъект хозяйствования может быть осуществлено двумя отличными друг от друга способами: безналичным и наличным. В первом случае они просто переводятся на расчетный счет без каких-либо манипуляций с физическими банкнотами, а во втором – кто-то передает конкретно купюры.

Официальный документ, согласно которому касса организации или предприятия имеет право принять деньги, подписывается человеком, занимающим в ООО, ЗАО, АО и прочих должность главного бухгалтера. Давайте разберемся, как заполнить приходно-кассовый ордер (форма КО 1), рассмотрим образец заполнения и пример, где все будет подробно описано и наглядно показано, что вы могли избежать опечаток и досадных ошибок. Ведь они чреваты наложением санкций, чаще всего в виде штрафа.

Что это такое и кому нужно

По сути, это унифицированный стандартный бланк, используемый для расчетов повсеместно в нашей стране. То есть он официально принят и является правомочным и полноценным документом, который принимают повсюду. Составляется обычно в одном экземпляре, копирование не требуется и не допускается.

Полностью запрещено позже, уже после визирования ответственным лицом (главный бухгалтер), вносить какие-либо правки, корректировки или изменения. Если что-то пошло не так сразу, а в тексте обнаружились неточности или несоответствия, стоит не править их, а заполнить все заново, создав новую бумагу с тем же номером.

Когда необходим

Фирма, компания или любой иной субъект, обязан выписывать подобную документацию при наступлении определенных условий:

• Поступление денег со счета самой организации или формирования.
• Внесение основной или дополнительных сумм в уставной капитал.
• Приход или возвращение разных кредитных (заемных) средств.
• Возмещение ущерба, например, сотрудникам по болезни, ввиду несчастных случаев, при компенсировании затрат и пр.
• Возврат подотчетной наличности, заранее выданной, но не полностью использованной в процессе работы.
• Продажа объектов, товаров, продуктов или любого иного имущества, принадлежащих вышеозначенной компании.
• Приход выручки от эффективного хозяйствования, торговли и пр.

Для последнего пункта имеется оговорка. Заполняется всего один листок ордера в конце дня, в нем указывается вся сумма, добытая за время рабочих часов. Например, не следует выписывать ПКО при каждой покупке в продуктовом магазине, надо внести все позиции в единый прайс вечером после закрытия.

Кто заполняет

Оформляется все это преимущественно крупными или мелкими фирмами, корпорациями, компаниями, организациями, имеющими статус юридических лиц, у которых в штате предусмотрены соответствующие должности. Частные предприниматели, выписывать документы подобного порядка (кассовые книги и пр.) не обязаны, но при желании могут — для собственных нужд. В действующем законодательстве нашей страны говорится, что они имеют право делать это для учета своих средств, контроля за их количеством и/или перемещением.

Рассматривая образец и выясняя, как правильно заполнять приходный кассовый ордер (приходник), стоит узнать, что согласно пункту 4 (подпункт 4.6) Указания за номером 3210-У Центробанка России, ведет кассовую книгу необязательно только лицо, имеющее полномочия кассира. Заполнить нужные бумаги, при наличии времени, может практически любой сотрудник. К примеру, это бывает секретарь, директор или какой-либо его заместитель. Однако завизировать (подписать) их должен главный бухгалтер.

Бланк ПКО (форма КО-1)

Документ разделен на две части при помощи специальной пунктирной черты, которая считается линией отрыва. С левой стороны находится та часть, которая остается в бюджетном отделе для отчетности. Ее подписывает кассир и ответственный человек. Действующий на данное время вариант можно скачать совершенно бесплатно:

• Документ Word;
• Таблица Excel.

С правой – размещена квитанция. Она также должна быть подписана, но еще дополнительно заверена печатью юридического лица, ее выдавшего. На руки ее получает тот, кто перед этим внес средства, там она и будет храниться в дальнейшем. Срок правомочности составляет не менее трех лет.

Как заполнить

Обе части (до пунктира и после него) должны быть заполнены сразу, то есть в одно и то же время. Более поздние исправления недопустимы. Поэтому, если возникла ошибка, лучше переписать все заново, чтобы избежать проблем и долгих разбирательств в будущем. Вносить данные можно любым способом:

• от руки;
• онлайн;
• печатной машиной;
• посредством подходящей компьютерной программы и пр.

Распечатку впоследствии тоже допустимо производить наиболее удобными для пользователя методами. Например, создают форму в специальных онлайн-редакторах, табличке, а потом оттуда и отправляют в печать. Цифровой вариант обязательно заверять такой же подписью. При ее отсутствии документ считается недействительным и неправомочным, ни в какой отчетности он фигурировать не может.

Квитанцию, как уже упоминалось, нужно официально заверить. Для произведения оттиска обычно применяются следующие варианты:

• Главная круглая печать организации, компании, фирмы. После вступления в силу законодательного акта за номером 82-ФЗ, вышедшего в апреле 2015 года, юридические лица могут официально отказаться от ее использования без наложения на них каких-либо санкций.
• Любые вспомогательные (простые) штампы, имеющиеся у сотрудников, что и отвечают за их соответствие, использование по назначению, обеспечивающих их сохранность, конфиденциальность и пр.

Ставят оттиск таким образом, чтобы он полностью был размещен на квитанции, но не заходил на тело ПКО. Все надписи на нем должны быть полностью различимы и читаемы, смазанные или расплывшиеся недопустимы, потому проверкой будут забракованы.

Для удобства проведения, а также автоматизации любых манипуляций по классификации и учету прихода/отгрузки товаров, оптимально воспользоваться качественным продуктом от компании «Клеверенс» под названием «Склад 15», который значительно упростит, а главное — значительно ускорит множество рутинных процессов.

Инструкция: как правильно оформить и заполнить приходный кассовый ордер (ПКО) – образец заполнения и пример

Как это выглядит, легко узнать, рассмотрев бланки, которые размещены выше. Осталось выяснить, каким образом верно внести всю необходимую информацию в нужные поля, не наделав при этом ошибок.

Шаг 1. Шапка

Сперва следует вписать полное название организации, которая выдает бумагу. Если сама касса находится в каком-либо структурном подразделении, его тоже обязательно указать подробно, если же нет – можно просто поставить прочерк в этой графе. Органами статистического учета любому юр. лицу присваивается специальный код ОКПО и ОКУД, которые тоже записывают в специально выделенные для этого поля.

Шаг 2. «Дебет» и «Кредит»

Согласно особой форме КО-3, порядковый номер бланка должен полностью соответствовать тому, что внесен в журнал регистрации. Нумерация начинается от начала года, а дата — совпадает с моментом фактического поступления денежных ресурсов. Сами же вышеуказанные строки заполняются по плану утвержденных счетов учета. Занимается ведением обычно кассир, но может и любое иное уполномоченное лицо.

Шаг 3. Кто и зачем внес средства

Фамилию, имя и отчество человека записывают в строку, под названием «Принято». При этом следует также обозначить причину, то есть хозяйственную операцию, согласно которой были внесены деньги. К примеру: «Оплата медицинских счетов», «Аренда помещения», «Плата за образовательные услуги», «Работа электрика» и так далее.

Шаг 4. Сумма

Она всегда указывается прописью, и только так. Стоит уточнить, что в пределах одного договора наличные расчеты могут производиться не более, чем на сотню тысяч рублей, вне зависимости одним чеком они проведены или несколькими. Более крупные таким образом делать незаконно, поэтому может последовать ответственность при проверке и обнаружении несоответствий. Обязательно записывается также НДС (в некоторых случаях присутствует гриф «Без НДС»), которую уже можно давать цифрами.

Шаг 5. Квитанция

Точно по тому же принципу вносят все данные во вторую часть бланка. Не помешает хорошо запомнить, что печать ставится только здесь, больше нигде никакие оттиски не требуются.

Для полного завершения операции кассирам рекомендовано очень тщательно и внимательно проверять заготовленный документ, сверять все данные (Ф.И.О., даты, суммы, названия услуг, коды и прочее). Только после этого он направляется в печать, разделяется, часть остается в кассе, а другая со штампом передается лицу, внесшему средства, если таковое имеется.

Заполненные образцы приходного кассового ордера (ПКО) в 2021 году

Чтобы лучше представлять себе, как именно должны быть соблюдены все формальности, не помешает рассмотреть наглядные примеры, размещенные ниже.

Поступление от покупателей и заказчиков

Это наиболее простой вариант, который не вызовет никаких затруднений при оформлении.

• Розничная торговая выручка у индивидуального предпринимателя.

Возврат от подотчетных лиц

Чтобы вернуть деньги, нужно несколько изменить всего лишь некоторые поля.

• Возвращение средств.

Для выплаты зарплаты

Чтобы оплатить наличные деньги людям за проделанную работу, бумага составляется несколько по-другому.

• ПКО для внесения финансов на заработную плату.

От учредителей в уставной капитал

Оформлять тоже несложно, изменения будет лишь в нескольких полях.

• Взнос.

Возврат подотчетных сумм

Пример заполнения:

Возмещение ущерба виновным

Образец:

Получение денег из банка на выплату зарплаты

Бланк:

Заем ООО от учредителя

Пример:

Оплата по договору

Образец заполнения:

Розничная выручка у ИП

Пример:

Торговая выручка ООО

Образец бланка:

Штрафы за отсутствие и сроки хранения

Мы разобрались, как заполнять приходно-кассовый ордер (ПКО), увидели не один образец и пример заполнения, не повредит поговорить также о мере ответственности за неправильное его оформление. Такое нарушение считается грубым, потому за него назначаются специальные санкции в виде снятия денежных средств. После проверки инспектор имеет право наложить штраф, согласно статье за номером 120 НК Российской Федерации.

• В размере 20% от невыплаченной суммы. При искусственном занижении налоговой базы, но не меньше, чем 40 тыс. руб. единовременно.
• На сумму до 10 000 налагается выплата в 30 тыс. руб.

Неверное заполнение полей, указание дат, Ф.И.О., а также прочие несоответствия, обычно никаких мер не подразумевают. Но если там совершенно ничего не понятно, много странных ошибок и опечаток, то такие нарушения квалифицируются как полное отсутствие КО. За это уже могут затребовать оплату. Следует понимать, что все данные в первичном бланке и квитанции обязательно нужно унифицировать, иначе это сочтется за непорядок, тогда они зачастую отклоняются проверяющим органом.

Любая организация, выдающая подобные формы, обязана сохранять свою часть не менее 60 месяцев (5 лет) со дня выдачи квитка. После этого они утрачивают законную силу и могут быть утилизированы, вместе с иными неактуальными архивами. Чаще всего они предаются сжиганию по истечении обозначенного времени, что делается под расписку доверенным человеком. В любом случае просроченные документы ни в каких целях уже применить не получится, в том числе и в мошеннических.

Нужно ли указывать код назначения

Если фирма не поддерживает возможность кодирования, то в этой графе можно смело ставить прочерк при заполнении от руки. При печати на компьютере поле просто остается пустым. Если же такая структура подразумевается, тогда вписывать цифровой и/или буквенный идентификатор при целевом финансировании следует обязательно.

В каком виде лучше скачать

Никакой разницы, будет ли текст в формате Word или в виде таблицы Excel, нет и быть не может. Оба варианта одинаково хороши, во всех случаях все будет законно при верном заполнении полей правильной информацией. Здесь скорее дело удобства и привычки, чем официальных требований, которых относительно данного момента не существует.

Можно ли распечатать бланк приходного или расходного ордера из МоегоСклада

Ответ на этот вопрос положительный. Проделать такую операцию не составит никакого труда, достаточно просто ввести данные о соответствующем, интересующем вас, платеже, а остальное программа сделает за вас.

Однако не стоит спешить отдавать предпочтение именно этому, ведь существуют еще более продвинутые варианты, которые помогут вывести работу с документаций, автоматизированный учет и прочие функции совершенно на новый уровень. Приобрести и установить инфопродукты «Склады» от компании «Клеверенс» очень просто, зато эффективность работы сразу же увеличится более, чем в десять раз. Среди выгодного и удобного функционала:

• Все приходные и расходные операции.
• Адресное сбережение товаров.
• Сбор заказов на отгрузку/погрузку.
• Упрощенная комплектация и прочее.

Модуль с коллективной работой подразумевает реальную возможность нескольким сотрудникам обрабатывать один и тот же документ. Он с самого начала полностью пригоден для использования, не потребует никаких дополнительных установок или скачивания каких-либо файлов. Простота и функциональность нравится большинству пользователей, которые уже успели попробовать работать с ними и другими ресурсами компании.

Единая форма или разработка своей

Нет никаких сомнений в том, что собственное программное обеспечение создавать и внедрять в жизнь не рекомендуется тому, кто желает вести официальный бизнес, как и изменять специально для этого предназначенные и общепринятые в законном обороте бланки. Указание Банка России за номером № 3210-У от 11 марта 2011 года четко отвечает на этот вопрос и абсолютно ясно очерчивает ситуацию. Актуальны исключительно стандартные варианты также в 2021 году, а как будет в будущем, можно будет разобраться уже в дальнейшем.

Итоги

Разобравшись, как правильно производить оформление приходного кассового ордера (ПКО) на взнос в уставный капитал, образец и пример заполнения квитанций для которых можно рассмотреть выше, легко избежать множества досадных оплошностей и ошибок. Если соблюдать все нормы и правила, внимательно следить за тем, что вписывается в специальные поля, все отчетность без проблем будет проходить любые проверки. Никаких штрафных санкций при верном внесении данных следовать не будет, а бизнес заработает как часы. Да и разобраться впоследствии с расходами и доходами станет гораздо проще, изучая формы за какой-либо период.