Онлайн-кассы для магазина стали современной страшилкой для многих предпринимателей, мол, они усложняют процесс ведения бизнеса, слишком дорогие и вообще бесполезные. Однако они обязательны, и это уже закреплено на законодательном уровне. О приобретении, использовании и регистрации мы и поговорим в этой статье.

Что указано в законе

В 54-ФЗ прописано, что все ИП должны купить, зарегистрировать и использовать кассовую технику с 1.07.2019 года. Период, когда такое решение можно отсрочить, уже истек. Если вы собираете заняться торговлей, то аппарат вам точно потребуется.

Исключение предусмотрели для:

1. Продавцов, реализующих продукцию, сделанную своими руками.
2. Области, где оказываются услуги для населения. Здесь достаточно будет выдавать бланки строгой отчетности.

В обоих случаях говорится об индивидуальных предпринимателях, которые не привлекают к своей деятельности труд наемных работников.

Остальным же необходимо:

• купить онлайн-кассу, какая будет соответствовать всем требованиям;
• зарегистрировать;
• заключить договор с ОФД;
• отправлять данные в налоговую;
• пробивать и отдавать чеки нового образца.

Что это за оборудование и зачем оно нужно

Если вы представляете себе габаритный агрегат с кнопками и денежным ящиком, то мы вас разочаруем. Технологии уже сделали огромный шаг вперед, а особенно это касается сферы e-commerce. Поэтому во многих вариантах аппарат будет располагаться на сервере.

Отметим также, что закон устанавливает виды онлайн-касс для ИП и малого бизнеса, которые уже числятся в базе налоговой службы. Другие модели использовать нельзя.

Основные отличия от старых образцов

1. Подключение к сети Интернет. Это сделано для того, чтобы устройство всегда было связано с ФНС.
2. Подключение к «облаку», что позволяет удаленно управлять базой продуктов, ее стоимостью и самой техникой.
3. Аналитика и составление отчетов о проведенных торговых сделках.
4. В смарт-терминалах есть магазин приложений.
5. Внедренные фискальный регистратор и накопитель. Они могут регистрировать все операции, проводимые через аппарат, сохранять и пересылать в налоговую.
6. Возможность распечатать QR-коды.
7. Предоставление покупателям электронных чеков в СМС-сообщении или письме на е-мейл.

Кто обязательно должен применять

В список входят предприятия:

• на общей (традиционной) или упрощенной системе налогообложения;
• на Едином налоге на вмененный доход или ПСН;
• продающие алкогольную продукцию — в этом случае действует требование фиксировать продажу в ЕГАИС;
• реализующие подакцизные товары.

Если магазин находится в месте с плохим соединением с интернетом или вовсе с его отсутствием, то технику можно использовать в автономном режиме. Это означает, что подключать терминал к сети не потребуется, так же как и заключать договорные отношения с ОФД. Однако необходимо обратиться в администрацию, чтобы та включила вас в список таких областей по указу Минкомсвязи РФ.

Как работает оборудование

Отличительная черта этих приборов от прошлых образцов в том, что они отправляют информацию в ФНС по сети. До этого она сохранялась во внутренней памяти.

Передача не происходит напрямую, данные попадают в ОФД — к так называемому посреднику. На этих серверах лежат кассовые чеки, отчетность о сменах и другая документация. Первые можно отправить также и покупателю. Для интернет-магазинов без собственных пунктов самовывоза, это довольно полезная функция.

В кассе тоже присутствует запоминающий механизм — накопитель. Помимо хранения, он отмечает документы с помощью электронной подписи.

Польза новых ККТ

Такой принцип работы выгоден обеим сторонам — как службам, так и предпринимателям. И вот почему:

1. Уменьшение количества бумажных отчетов и проверок от налоговой. Налоговикам станет проще следить за корректностью платежей, ведь данные в этом случае подделать невозможно.
2. Проще наблюдать за продажами и сотрудниками. Ведь в приборах доступна аналитика и создание отчетности по торговым сделкам.

Причем подключить терминал тоже стало гораздо легче. Больше не нужно ездить в ФНС, а можно оформить заявку через интернет.

Кому разрешено не использовать кассовые приборы

В список входят:

1. Точки, находящиеся в труднодоступной местности, где плохо ловит или вообще отсутствует сеть. Перечень магазинов указан на веб-ресурсе местной администрации. В таком случае необходимо выдавать покупателям чеки или БСО.
2. Рынки и ярмарки — т. е. те, кто не занимается торговлей в помещениях.

Какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина: лучшие варианты

Есть несколько моделей со своими особенностями, плюсами и минусами. Давайте их рассмотрим.

Облачные

Пожалуй, это лучший выбор на сегодняшний день. Они не имеют материальной составляющей, а просто подключаются к порталу, как SaaS-услуга. Все это компьютерная программа, установленная в дата-центре производителя. Ее достаточно интегрировать в ваш веб-ресурс, банковский счет, систему оплаты и можно начинать торговлю.

Преимущество: он отправляет электронную документацию в ФНС и клиентам при каждой сделке. Но это и ее недостаток: в пункте выдачи не получится пробить бумажный чек.

Единый терминал

Еще один вид онлайн кассовых аппаратов, являющийся универсальным. Облачный агрегат установлен на сайте, а сама ККТ — в оффлайн-точке. Но при этом оборудование может принимать оплату товара в интернет-магазине и отправлять чековые документы в виде СМС или на e-mail.

На рынке представлены системы, позволяющие завести один прибор на несколько веб-ресурсов и пункт самовывоза. К ним относится, например, сервис ЕКАМ. Его можно легко интегрировать практически со всеми известными движками, такими как 1С-Битрикс, Вордпресс, Опенкарт и другими.

Обычный терминал

Это материальный носитель, предоставляющий возможность подключения к сайту. Его предлагают приобрести такие производители, как Меркурий или Атол. После установки ККТ необходимо интегрировать в портал, систему оплаты и счет. Так же, как и его «коллеги», он умеет выдавать электронные чеки и принимать транзакции. Но есть в нем и недостатки:

• трудности в подключении. Системы для создания веб-ресурсов настолько разнообразны, что касса подходит ни для всех. В некоторых случаях она может глючить или давать сбои;
• дороговизна;
• прибор работает в одном канале, поэтому подсоединить его к нескольким сайтам не получится.

Характеристики онлайн-кассы позволяют установить ее для торговых точек, делающих ставку на оффлайн-торговлю. Если же у вас только интернет-бизнес с несколькими порталами, то лучше подобрать другой способ.

Как можно осуществить покупку

Здесь тоже есть несколько вариантов. Посмотрим на их плюсы и минусы.

Приобретение

Такой метод подойдет для долгосрочных перспектив. Его преимущества:

• нет ограничений по арендным договорам;
• возможность совершить обмен или продажу терминала;
• ККТ можно установить в пункте самовывоза и пробивать чеки на бумаге;
• оплата единоразовая и только за покупку.

Но есть и недостатки:

• дороговизна оборудования;
• ответственность за техсостояние лежит на предпринимателе;
• при закрытии бизнеса кассу нужно продавать, а иногда это лишние заморочки.

Аренда

Хороший вариант для стартапов или краткосрочных проектов. Но и на постоянной основе многие его используют, ведь среди плюсов:

• небольшой бюджет в начале предпринимательской деятельности. Средняя цена — 1500 рублей в месяц, тогда как новый прибор обойдется приблизительно в 17 тысяч;
• ККТ можно всегда вернуть собственнику, если дело не принесло ожидаемых результатов или изменилась бизнес-модель;
• техническое обслуживание — это забота арендодателя.

Все выглядит неплохо, но минусы у такого решения тоже есть:

• в некоторых случаях выходит дороже, особенно это касается долгосрочных проектов, ведь собственный терминал рано или поздно окупится, а арендованный требует ежемесячных расходов;
• так как вы не хозяин устройства, то и передавать его в руки третьих лиц не можете;
• если не увидеть подводные камни в договоре, то вносить платежи придется даже после закрытия предприятия.

Покупка и регистрация пошагово

Итак, мы узнали какие бывают онлайн-кассы, но что делать дальше? Алгоритм действий для всех типов универсален.

Приобретение

Пожалуй, это самый простой этап: необходимо найти модель, подходящую под требования и бюджет, оплатить и забрать у поставщика.

Но есть некоторые нюансы, на какие стоит обратить внимание:

• соответствие специфическим особенностям предпринимательского дела;
• число сайтов;
• совместимость со всеми распространенными платформами;
• модули для внедрения дополнительных систем, например, сканеров для штрих-кодов;
• выбранный прибор входит в официальный перечень ККТ.

Создание ЭЦП

Она пригодится для ФНС. Помимо этого, электронная подпись ставится на всей фискальной документации.

Получить ее можно в местах из списка Минкомсвязи, стоимость такой услуги составляет около 1500 руб., а период выдачи — 105 дней. Важно, что для работы с кассовым оборудованием понадобится именно квалифицированная ЭП, представленная на USB-носителе в виде криптографического ключа.

Регистрирование

Здесь два способа: самим прийти к налоговикам, либо пройти процедуру на сайте ФНС. Второй вариант намного удобнее и быстрее, к тому же облачные системы можно оформить только таким путем.

Договор с ОФД

Заключается платно и через интернет. Годовое обслуживание будет стоить 3 тысячи руб., при этом оператор обязательно должен входить в базу налоговой. Проверить список можно на официальном портале.

Кому не нужны терминалы

Конечно, в ближайшее время фискальные накопители придется поставить всем бизнесменам, но пока для некоторых есть обходные пути.

Отсрочки

В 2019 году они закончились для ИП, находящихся на патенте или ЕНВД и имеющих наемных работников. Но для индивидуальных предпринимателей, функционирующих без сотрудников или продающих продукцию собственного производства, приобретение ККТ отложили еще на 2 года.

Льготы

Согласно закону без приборов могут работать некоторые предприятия. Например, в торговле овощами и фруктами, точки по ремонту обуви. К этому списку относятся библиотеки, культурные центры, ТСЖ, образовательные или спортивные компании при условии, если они получают банковские переводы от ООО или ИП.

Полный перечень исключений можно посмотреть в 54-ФЗ. Однако даже если вы в него входите, нужно следить за обновлениями, так как правки в документ вносятся на регулярной основе.

Разновидности устройств

Прежде чем решать, какой кассовый аппарат выбрать для магазина, разберемся в их типах. Из всего разнообразия моделей можно выделить 3 категории. Каждая из них имеет свои особенности, и их стоит учитывать при выборе.

Автономные

Их не нужно подключать к компьютеру, так как они функционируют с помощью аккумуляторов, а также оснащены встроенным модемом. Это делает их мобильными, так как оборудование не зависит от наличия вайфая или «симки».

Такой вариант довольно удобен для торговых точек, находящихся в отдаленной местности, где есть проблемы с электричеством или связью. Также это станет лучшей кассой для интернет-магазина, небольшого по габаритам и имеющего стабильный ассортимент. Так как в терминале нельзя изменить настройки или внедрить новые функции.

Фискальные

Их можно привязать к любому устройству, где уже установлен необходимый софт: смартфону или ноутбуку. Они не работают от модема, поэтому зависимы от внешнего доступа в сеть.

Стационарные моноблоки

В них сочетаются свойства компьютера и накопителя, поэтому привязывать их к дополнительным системам не требуется. Плюс в том, что оборудование помогает оптимизировать процессы. К нему можно подключить бухгалтерское ПО, следить за товаром и деятельностью работников.

От чего зависит на выбор

Перед покупкой необходимо учитывать несколько факторов.

Тип бизнеса

Если вы думаете, какую онлайн-кассу выбрать для небольшого магазина, выбирайте ту, которая не подключается к сети. Например, автономную: она имеет аккумулятор. А для ресторана хорошим вариантом будет стационарное оборудование с большим экраном.

Автоматизация

Перед приобретением нужно понять, должен ли терминал помогать в оптимизации бизнеса. Ведь некоторым организациям ККТ необходимо исключительно для выбивания чеков, поэтому терпеть расходы за ненужные функции для них бессмысленно.

Для оптимизации рабочих процессов можно также рассмотреть специальное ПО, предлагаемое «Клеревенс». Например, «Магазин 15» совместно с ТСД поможет в приемке товара и проведении инвентаризации прямо в торговом зале.

Поток покупателей

От этого зависит количество чековых документов, выдаваемых ежедневно. Поэтому при выборе следует обратить внимание на скорость печати и внедрение автоотреза. Это довольно важно, если в день приходит внушительное число клиентов.

Программное обеспечение

ПО должно быть совместимо с софтом, установленном на другом оборудовании. Иначе печатать документацию о транзакциях с корректными данными и передавать информацию в налоговую будет проблематично.

Выбираем терминал для розницы

Для начала нужно учитывать, какие характеристики у вас в приоритете: мобильность, габариты, интегрированность и т. д. Также выбор зависит и от дальнейших планов бизнесмена: собирается ли он расширять разнообразие товаров или улучшать системы. Но вид предпринимательства тоже играет немалую роль.

Какой кассовый аппарат (ККТ) лучше выбрать и купить для малого розничного бизнеса

Для ларьков, торговых павильонов и небольших магазинчиков с невысокой проходимостью отлично подойдут автономные приборы. Важное условие для удобства их использования: маленький ассортимент и отсутствие в продаже подакцизной продукции.

В рейтинг моделей здесь входят:

• Элвес МФ;
• Меркурий 185Ф.

Для супермаркетов

В этом случае важным критерием является скорость. Поэтому стоит задуматься о приобретении фискальных накопителей, печатающих порядка 30 см чека в секунду и имеющих автоотрез. Это такие приборы, как Атол 77Ф с широкой лентой или Штрих-Лайт-01Ф — с узкой.

Для точек «у дома»

Здесь поток клиентов средний, поэтому для такого малого бизнеса лучше выбрать ККТ, какая имеет меньшую мощность, чем в предыдущем варианте: Атол-20Ф или 11Ф.

Для бутиков

Это узкоспециализированные пункты с ограниченным количеством покупателей, поэтому для них подойдут автономные терминалы с кнопками. Однако с 2021 года все ИП обязаны будут вписывать в чеки названия продуктов. В этом типе аппаратов вносить изменения довольно проблематично, поэтому если вы планируете предпринимательскую деятельность на будущее, то можно рассмотреть смарт-решения.

Для курьеров и выездной торговли

Здесь важна функция редактировать заказ на месте, поэтому оптимальными станут фискальные регистраторы, связанные с кассовым ПО на смартфоне или планшете. Это могут быть Атол 15Ф или Эвотор 7.3.

Что выгоднее для розницы: покупка или аренда

Чтобы не решать вопрос, где лучше купить онлайн-кассу, а также не выделять большой бюджет, на старте можно воспользоваться арендованными устройствами. Однако это хорошо для стартапов или краткосрочных предприятий. А вот для бизнеса в долгосрочной перспективе лучше приобрести терминал в собственность.

Заключение

Итак, все организации и торговые точки за редким исключением должны использовать в своей деятельности кассовые агрегаты, поэтому перед бизнесменами встает вопрос, какую онлайн-кассу лучше купить для ИП, розничной торговли, интернет-магазина или другого малого бизнеса. Следует ориентироваться на потребности дела, а также особенности отдельной модели, чтобы подобрать для себя самый подходящий вариант.