Любой предприниматель, независимо от масштаба его дела, регулярно вынужден сталкиваться с необходимостью решения различных проблем. Где взять деньги, чтобы в срок отправить платежи контрагентам и налоговой, как увеличить поступления и снизить расход денежного потока, какие еще ограничения и проверки ожидать в предстоящем периоде — все это можно отнести к систематическим вопросам, важность которых меняется в зависимости от текущих обстоятельств. Нередко случается, что при номинальной прибыльности компания и вовсе оказывается без необходимых финансовых средств, поскольку выходит так, что банковские счета опустели. Что такое кассовый разрыв в бюджете на предприятии, как возникает эта ситуация, и когда можно выйти из нее без ощутимых потерь? Давайте разбираться.

Общее представление

Для начала стоит определиться с формулировками. Рассматриваемое понятие используется для обозначения положения, при котором у организации не хватает денег, чтобы покрыть имеющуюся кредиторскую задолженность. Причины могут быть разными, однако последствия, как правило, одинаковы:

• Применение штрафных санкций и начисление пеней по договорам.
• Расторжение коммерческих соглашений о сотрудничестве.
• Ухудшение деловой репутации компании.
• Невозможность обеспечить обязательства по выплате заработной платы.

Парадокс в том, что фактически предприятие остается прибыльным — потенциальный доход с одного или нескольких контрактов достаточен для того, чтобы полностью удовлетворить все запросы по платежам. Однако в конкретный момент времени, из-за неграмотного управления финансами и некорректного планирования, а также влияния внешних или внутренних факторов, возникает проблема со взаиморасчетами, на фоне которой генерируются существенные убытки — как имиджевого, так и материального характера.

Как посчитать кассовый разрыв

Подобные финансовые провалы временны и устраняются по мере поступления на счета организации денежных средств, основанием для перевода которых являются ранее выполненные работы или оказанные услуги, а также реализация товарной продукции. Расчет вероятности наступления основывается на простой модели, и реализуется в рамках любой отрасли или сферы. Одна из ключевых задач в грамотном управлении бизнесом — предупреждение локальных дефолтов, и оперативное решение вопросов, связанных с поиском ресурсов для критически важных выплат.

Важно отметить, что определение кассового разрыва не является тождественным ситуациям, при которых отсутствие денег на расчетных счетах становится следствием убыточной деятельности. Если причина невозможности погашения долгов на конкретный момент времени кроется в этом — речь идет уже о потенциальном банкротстве, либо о радикальном пересмотре ключевых бизнес-процессов, выявлении недостатков и их оперативном устранении.

Основные причины

Практика показывает, что вероятность наступления рассматриваемых обстоятельств никак не зависит от масштабов и оборотов бизнеса. Нерасчетливое планирование вполне может привести к тому, что у многомиллионной компании с несколькими филиалами окажется недостаточно денег для закрытия самых простых и рутинных операций. Причина — в нарушении синхронности циклов поступления и расходования.

Кассовые разрывы в деятельности предприятия — это когда денежные средства приходят уже после того, как в них возникла явная необходимость. В качестве обусловливающих факторов обычно рассматривают:

• Сотрудничество с поставщиками по предварительной оплате. На ранних этапах становления немногие предприниматели способны позволить себе заключать договора отсрочки. В итоге каждая новая закупка выбирает имеющийся бюджет практически под ноль, тогда как текущие расходы по-прежнему требуют погашения.
• Взаимодействие с покупателями на принципах отложенного платежа. Подобный формат позволяет привлечь клиентов, заинтересованных более выгодными условиями сотрудничества, однако на деле оказывается весьма тяжелой нагрузкой для организации. Практика постоплаты характерна для всех крупных федеральных компаний, включая торговые сети, а также для государственных ведомств и учреждений, которые вправе закрывать задолженности раз в месяц или квартал, а иногда и раз в год — в конце календарного периода.
• Специфика или сезонность выбранного направления. Анализ кассовых разрывов показывает, что в бизнесе такое положение чаще всего возникает у компаний, не имеющих стабильного денежного потока. К их числу относятся участники госзакупок, монопольные поставщики у крупных заказчиков, а также организации, специализирующиеся на продукции сезонного характера. В отсутствие регулярных поступлений распределять средства на все нужды становится намного сложнее, что в конечном счете может стать причиной накопления долговых обязательств.

Самая критическая комбинация — совпадение всех трех ситуаций, когда нужно закупиться сырьем, дождаться перечисления денег от предыдущих покупателей, и уплатить налоговые сборы для сохранения доступа к банковским счетам. Это может пошатнуть позиции даже уверенных в себе компаний, поэтому важно внимательно и планомерно отслеживать факторы, сигнализирующие о подобных рисках.

Признаки кассового разрыва

Для предпринимателей, в арсенале которых имеется такой инструмент, как отчет по движению денежных средств, не составит труда обнаружить тревожные симптомы. Они проявляются в виде минусовых показателей очередного периода, в отношении которого осуществляется планирование. Чем дольше рассчитываемый отрезок, и чем больше в нем отрицательных значений — тем выше вероятность кризисной ситуации, к которой лучше всего подготовиться заблаговременно.

Превентивные меры

Минимизировать последствия, или вовсе предотвратить наступление локального дефолта, можно различными способами. Услуги, предоставляемые банковскими организациями, ведущими расчетно-кассовое обслуживание корпоративных клиентов, предусматривают возможность использования овердрафта, факторинга или получения займа. Кроме того, в современных реалиях небольшая просрочка по платежам — при условии налаженной коммуникации между контрагентами — обычно не считается критичным поводом для применения штрафных санкций и расторжения контрактов.

Однако все перечисленные варианты так или иначе создают дополнительные сложности, снижают маржу и уменьшают прибыль. Говоря о том, как избежать покрытия временных кассовых разрывов на предприятии, отметим, что это следует делать до их наступления, а не после. Среди актуальных инструментов:

• Организация грамотного финансового планирования.
• Контроль за кредиторской и дебиторской задолженностью.
• Обеспечение запаса наиболее востребованной продукции.
• Поддержание стабильного денежного потока.
• Формирование резервного фонда.

В теории также рекомендуется заранее согласовывать с клиентами размер неустойки — суммы штрафа, которую контрагент должен будет выплатить за каждый день просрочки. Однако на практике подобные меры применяются не столь часто.

Что делать в преддверии кассового разрыва

Если в перспективе отчетливо вырисовываются перебои с деньгами — стоит позаботиться о некоторых мерах, способных минимизировать негативные последствия:

• Проанализируйте расходные статьи и сократите на время все, что не имеет прямого отношения к основной деятельности.
• Заручитесь банковской поддержкой, позволяющей в любой нужный момент воспользоваться предлагаемыми услугами финансового сопровождения.
• Проведите переговоры с клиентами на предмет оплаты уже выполненных работ или поставленных товарных отгрузок.
• Уведомите персонал, арендодателей, а также поставщиков и других контрагентов о том, что в ближайшее время возможны проблемы с выплатами. В качестве альтернативного решения предложите обновленный график платежей, а также составьте гарантийные письма, подтверждающие обязательства его исполнения.

Указанные действия как минимум позволят избежать паники со стороны партнеров по бизнесу и сотрудников компании, и способствуют созданию условий для адекватного выхода из кризисной ситуации.

Что не надо делать

К числу нежелательных реакций со стороны организаций эксперты относят:

• Резкое повышение или снижение отпускных цен. Подобная практика не идет на пользу продажам ни в короткой, ни в долгосрочной перспективе, поскольку в конечном счете разрушает всю бизнес-модель позиционирования товаров или услуг.
• Продажу имущества, необходимого для обеспечения основной деятельности, будь то оборудование, транспорт или недвижимость.
• Оформлять сторонние кредиты в банках, чтобы погасить кассовый разрыв. Для этого есть практичные и проверенные инструменты, такие как овердрафт или факторинг.

Формула расчета для прогноза

Стандартный алгоритм, используемый при составлении модели, выглядит так:

Остаток денежных средств = Баланс на начало периода + Поступления — Расходы.

Достаточно прописать формулу в табличный документ, и периодически обновлять расчетные значения (вручную, либо автоматически), чтобы своевременно увидеть вероятность формирования временного дефицита денег на предприятии.

Способы ликвидации

Фактическое наступление локального дефолта не оставляет времени на разбирательства, и требует от бизнеса оперативных решений. Существуют разные по масштабам кассовые разрывы и способы их финансирования, так что выбор конкретного перечня действий зависит от специфики отдельно взятой ситуации. Общий алгоритм выглядит следующим образом:

1. Дифференциация платежей и исключение транзакций с низким приоритетом. Чем серьезнее санкции за просрочку — тем важнее постараться как можно быстрее закрыть задолженность. В первую категорию обычно относят выплаты по налогам, кредитам и арендным обязательствам, а также закупку сырья или материалов, необходимых для продолжения основной деятельности организации.
2. Запрос досрочного погашения клиентами дебиторской задолженности. Тщательная проработка должников обычно позволяет высвободить часть финансовых средств даже в тех случаях, когда до истечения отсрочки платежа еще остается часть согласованного срока. В отношении тех, кто не платит уже давно, и нарушает договорные положения, следует направить мотивированную претензию, а также применить альтернативные меры, вплоть до подачи судебного иска.
3. Провести переговоры по увеличению сроков на оплату поставщикам. Разрыв, возникающий на фоне аккумулирования кредиторской задолженности, в теории можно предотвратить своевременной переговорной работой. Как вариант — договориться о временной отсрочке, либо о дроблении долга на несколько частичных платежей, с которыми доходы компании позволят справиться. Рекомендуется платить на постоянной основе, пусть и небольшими суммами — это демонстрирует интерес к исполнению обязательств, и может помочь в сохранении позитивных отношений с партнерами.
4. Стимулирование продаж. Если свободных финансов нет, но есть складские запасы, в которых заморожена определенная сумма денег — стоит задуматься о проведении мероприятий, направленных на оперативную реализацию товаров. Акции, скидки, распродажи, специальные предложения — все это позволяет быстро избавиться от продукции, а также сделать выводы о необходимости пересмотра политики закупок.
5. Финансирование за счет собственных средств организации. Перенаправление дивидендов от собственников, извлечение прибыли от несвязанного с основной деятельностью оборудования, сдача в аренду свободных недвижимых площадей — варианты получения дополнительной прибыли достаточно разнообразны. Допускается даже внесение владельцем бизнеса личных финансов, позволяющее устранить дефицит максимально оперативно.
6. Привлечение заемных ресурсов. Кредиты — очевидное, но нежелательное решение, поскольку условия, предлагаемые банками, заведомо снижают будущую прибыльность. В итоге создается риск, что даже после закрытия текущего разрыва недостаток образуется снова, и теперь еще и увеличится на величину займа. Лучше воспользоваться другими финансовыми инструментами: овердрафтом или факторингом. Первая опция позволяет получить деньги сразу после подписания акта — за вычетом комиссии фактора. Вторая, применяемая к расчетному счету, позволяет уходить в минус при нехватке средств на согласованный лимит. При этом на погашение в дальнейшем будут направляться все входящие поступления.

Как избежать повторения в будущем

Оптимальный вариант — разработка и внедрение локальной системы мер, направленных на предотвращение разрывов, а также консолидация потенциальных источников их покрытия. С этой целью проводятся комплексное распределение бюджета доходных и расходных статей, включая обязательные выплаты и поступления с отсрочкой платежа. Кроме того, ответственные исполнители должны контролировать формирование заявок, использовать актуальные инструменты планирования, а также структурировать иерархию приоритетности транзакций по категориям.




Кассовый план

Формируется в трех перспективах — на короткий, средний и продолжительный срок. В сочетании с четко работающей системой ДДС позволяет оперативно принимать решения, касающиеся привлечения сторонних финансовых источников в периоды, когда требуется покрытие образовавшихся разрывов.

Платежный календарь

Сводная таблица, отражающая все предполагаемые доходы и расходы, с обязательным ранжированием по приоритету и контролем исполнения. Помогает отслеживать текущие показатели, оценивать возможность погашения обязательств первой, второй и последующих категорий, а также реализовывать плановые и внеплановые выплаты. Разработка и внедрение подобного инструмента, вкупе с грамотно составленными планами, обеспечивает условия для свободного распоряжения денежными активами, поступающими в результате осуществления организацией основной деятельности — и, как следствие, повышения эффективности бизнеса в целом.

Заключение

Итак, теперь вы знаете, как рассчитать баланс и спрогнозировать кассовый разрыв по формуле — это расчет, который позволяет предотвратить наступление более негативных последствий для предприятия. Грамотное финансовое управление предполагает своевременное принятие ключевых решений, поэтому особенно важной становится экономия времени, расходуемого на рутинные операции. Мобильная автоматизация от компании «Клеверенс» — это возможность свести к минимуму вероятность ошибок в товарном учете, и всегда иметь полное представление о положении дел.