В этой статье мы разберемся в порядке создания и открытия филиала любого юридического лица — ООО, ИП и других. Ведь если бизнес хорошо развивается, то очень скоро понадобится открывать к нему представительства, чтобы расширяться, увеличивать прибыль и пробовать достигнуть новых горизонтов. Это не сложно, если уметь открывать обособленные отделы. Чтобы это получилось, нужно выполнить небольшой комплекс мероприятий по порядку. Мы предлагаем рассмотреть нюансы формирования пакета документов, поговорить о сроках и способах подачи. И начинается все с того, что директора принимают решение сформировать еще один офис.

Как создать филиал ООО: пошаговая инструкция

Чтобы правильно выполнить задачу и без отказов открыться еще на одном месте, стоит иметь перед глазами примерный план действий. Законодательно количество возможных отделений никак не ограничено, главное — все корректно зарегистрировать. Каждый следующий формировать проще, чем предыдущие. Мы предлагаем рассмотреть все предстоящие операции. Это поможет избежать ошибок, разбирательств с проверяющими органами и временных задержек. Существует последовательность, которой нужно придерживаться. Давайте изучим ее подробнее.

Решение о создании филиала ООО

Обычно это принимается общим собранием всех участников. Если же в составе только один член, то он имеет право самостоятельно определиться и записать это в протокол.

Важно правильно подготовиться к началу заседания. Сначала следует грамотно подобрать место расположения — это тоже будет указываться в документах, поэтому стоит определиться заранее. То же касается наименования будущего представительства. Не обязательно использовать основное название организации, оно может отличаться и быть совершенно другим. Решение принимают всем составом.

Еще до проведения сбора предстоит составить и распечатать Положение. В нем будет содержаться все главное. Если планируется вносить изменения в существующий Устав компании, то рекомендуется заблаговременно составить предположительные пункты, оформить проект новой редакции. Также необходимо определиться с руководителем.

Все необходимо принимать по принципу большинства. То есть важно, чтобы проголосовало не менее ⅔ от всего числа присутствующих. Все значимые моменты регистрируются в протоколе. Это официальная бумага, которую следует предъявлять при подаче в налоговую.

Что нужно для открытия филиалов и представительств: кто принимает решение

Согласно имеющемуся законодательству, составлять протокол можно только на основании большинства. Самостоятельно владелец бизнеса имеет право это делать лишь в случае, если он единственный член общества руководителей.

Кроме того, уставом может быть закреплен иной порядок. Например, в соответствии с ним способность открывать обособленные подразделения может быть делегирована совету директоров или иному органу, если он коллегиальный и исполнительный.

Особенности процедуры

Чтобы успешно пройти регистрацию, нужно выполнить несколько последовательных этапов:

• Принять решение. Мы уже говорили об этом выше. Для этого собираются все учредители с правом голоса. Считается, что филиал будет открыт, если за него проголосовало минимум ⅔ от всех участников.
• Подготовить положение. В нем прописывается адрес, по которому будет зарегистрирован новый офис, его наименование, нюансы, виды деятельности и география, источники, из которых он будет финансироваться, обязанности сотрудников и их права. Отдельно указывается, будет ли у подразделения собственный расчетный счет.
• Выбрать руководителя. Важно заранее определиться с вакансией будущего начальства, продумать его полномочия и указать их в генеральной доверенности.
• Зафиксировать изменения в Уставе, если они есть. Об этом мы тоже уже упомянули. Желательно подготовить проект обновленной редакции документа, обсудить все возможные перемены, выяснить, как к ним относятся участники собрания.
• Заполнить заявление. Когда все предыдущие пункты выполнены, необходимо составить соответствующую бумагу. Она расскажет о предстоящих переменах проверяющим органам.
• Подготовить пакет документации. Их можно отправить как лично в ФНС, так и через специалистов других фирм. Существует множество предприятий, в которых предлагают услугу по сбору и доставке информации до налоговой. Это удобно для тех, у кого нет времени самостоятельно туда обращаться.

Документы для открытия филиала юридического лица в своем и другом регионе

Список требуемых бумаг может меняться в зависимости от того, будут ли вноситься изменения в Устав. На данный момент необязательно видоизменять его каждый раз при регистрации нового отделения.

Если в нем ничего не меняют, то перечень будет выглядеть так:

• заявление по форме Р14001;
• протокол собрания сообщества или определение единственного участника;
• доверенность и нотариально заверенная копия, если документы несет представитель или адвокат.

В случае, если сообщество решит, что необходимо изменить Устав, то список будет немного длиннее. В дополнение к указанным выше бланкам следует подготовить:

• новая редакция в двух экземплярах;
• чек об оплате госпошлины — квитанция легко формируется прямо на сайте (если все подписывалось электронной подписью, то оплачивать не придется).

Все файлы должны быть удостоверены нотариусом. Сделать это может только генеральный директор головной организации сам.

Кроме того, в некоторых регионах дополнительно спрашивают гарантийное письмо, если предприятие будет открываться по адресу заявителя. Или договор аренды (субаренды), если планируется просто снимать офис. Еще один вопрос часто возникает у специалиста ФНС, если владелец бизнеса соберется открываться в жилом доме. Иногда компания может оказаться слишком шумной, поэтому потребуется согласие всех жильцов.

Как зарегистрировать филиал юридического лица: подаем документы

Есть минимум 4 способа отправить пакет на проверку. Каждая организация может выбрать любой, который ей подходит.

Основные способы:

• лично подать заявителем;
• доверенный с нотариальным заверением;
• отправить по обычной почте;
• электронная подача — пригодится квалифицированная цифровая подпись, ее рекомендуется получить заранее.

Важно отнести бумаги в отделение не позднее, чем через 3 рабочих дня после принятия такого решения. Следует подавать их по месту нахождения головного офиса. После того как владелец или участник сдаст пакет, ему выдадут расписку с полным списком того, что было принято, а также дата, когда все будет готово.

Если все будет высылаться обычным почтовым отправлением, то нужно не забыть составить опись вложений. Орган обязуется занести изменения в ЕГРЮЛ за 5 рабочих дней с момента, когда ему предоставили все необходимое.

Подача в ИФНС

Руководитель организации должен подать полный перечень в налоговую. Проверяющий решает, согласен ли он на новое подразделение и сообщает об этом. Как мы уже говорили, все это делается там, где находится головной офис.

В зависимости от региона, ФНС может попросить предоставить и другие файлы:

• положение о филиале;
• бумаги, которые подтвердят использование адреса.

Чтобы использовать конкретный дом или территорию, у собственников бизнеса должны быть соответствующие разрешения. Если площадь арендуется, то потребуется договор, в том случае, когда это частная собственность, то понадобится согласие владельца, что он готов предоставить место для работы.

Чтобы регистрация была успешной, мы рекомендуем заранее проконсультироваться на приеме у специалиста налоговой. Иногда оказывается, что нужны и другие документы, поэтому лучше сразу узнать, что необходимо для официального открытия.

Внесение данных в ЕГРЮЛ

Спустя 5 дней с момента, когда участник общества принес бумаги в проверяющий орган, работник обязан вынести решение. Он перепроверяет все, что ему принесли, изучает правомерность и определяется. Если все хорошо, то выдает:

• лист записи в единый госреестр юрлиц;
• устав с отметкой от ФНС, если в него вносились изменения и он сдавался на проверку.

Регистрация в Пенсионном и в социальном страховании

Когда собственники думают, как открыть филиал фирмы или ООО в другом регионе, им не приходится решать, как обратиться в ПФР. На данный момент специально отправляться туда и записываться на прием нет нужды.

Сейчас сотрудники пенсионного получают сообщение и в порядке информационного обмена самостоятельно ставят на учет новые представительства. Идти туда или обращаться не придется, все происходит автоматически.

В ФСС требуется подать документы в течение 30 дней по месту открытия обособленного подразделения. То есть обратиться надо в фонд по адресу, который рядом с производством. Особенно это важно, если работать там будет много людей или если условия труда не самые безопасные.

Как зарегистрировать филиал ООО в налоговой в другом городе

Если планируется открытие заведения в ином регионе, то нужно руководствоваться статьей 5 из 14 Закона об ООО. В соответствии с ней допускается открывать отдельные участки, если они выполняют те же функции или их часть. Оно не становится самостоятельным юридическим лицом, вся его деятельность будет строиться на положениях, которые установлены для всего общества в целом. Руководить им будет назначенный начальник. Все свои действия он согласовывает с головным офисом, либо действует по инструкции и доверенности.

Согласно этой статьи также важно своевременно отразить обновление в ЕГРЮЛ. Для этого оформляется государственная регистрация.

Нюансы отчетности

Мы рассмотрели, как открыть филиал компании, предприятия или иной организации в другом городе, а теперь давайте остановимся подробнее на конкретных моментах.

Если предприятие до этого пользовалось особым налоговым режимом и относилось к УСН, то продолжать оно не сможет. Придется переходить на ОСНО или иную систему.

Со стороны бухгалтерского учета у фирмы есть выбор. Они могут оставить баланс общим или выделить личный специально для подразделения. Когда работников мало и производственная активность невысокая, то вести их отдельно нет смысла. В этом случае головной офис определяет специальные дополнительные счета для них.

Если же в планах большое дочернее предприятие, то стоит задуматься о разделении. Тогда понадобится создать собственную бухгалтерию. Это рациональный шаг, если деятельность будет масштабной, а количество сотрудников более 10-50. Но и тогда придется передавать финансовую отчетность в главное отделение, чтобы сформировать годовую итоговую документацию и отправить ее в налоговую для проверки.

Общее собрание участников

Его организуют, чтобы внести любые изменения или обсудить текущие дела. Например, если необходимо переписать отдельные положения Устава или открыть новый офис, придется собирать всех. Здесь же могут выбрать или переизбрать руководителя, заявить что-то. После него директор относит зафиксированные предложения в проверяющий орган.

Это мероприятие необязательно только в случае если собственник бизнеса — единственный сотрудник. Но даже тогда ему придется создать протокол и подписать его.

Открываем счет и отделяем баланс

В законе не было указано, в каком порядке должна выглядеть работа организации. Поэтому все остается на усмотрение компании. Но стоит отметить, что судебная практика обычно признает эти признаки обязательными. Поэтому для любого подразделения, в котором планируется реальная деятельность, придется открывать счет.

Что делать с внебюджетными фондами

Это последний шаг, который предстоит совершить перед тем, как новая часть компании начнет активную работу. Следует пройти регистрацию по месту, где находится представительство. Важно помнить, что это необходимо только для отделений, в которых будет свой расчетный счет и баланс. Еще одна причина прохождения процедуры — начальство здесь самостоятельно начисляет и выдает заработную плату своим работникам.

Чтобы завершить регистрацию, придется подготовить такие документы:

• заявление — его готовят по образцу, который можно взять в проверяющем органе, также стоит помнить, что каждый фонд может иметь свой собственный бланк;
• уведомление, по которому все мероприятия уже пройдены для главной фирмы в привязке к юрлицу;
• бумаги, которые были нужны для создания нового филиала, а также заверенные нотариусом копии.

Так как каждый такой частный или государственный фонд способен работать по собственным правилам, советуем обратиться и взять у них список того, что им потребуется для постановки на учет. Когда все мероприятия будут пройдены, отделению выдадут свидетельство. В нем прописано, что открытое представительство является частью большой компании, но платить страховые платежи оно будет самостоятельно по месту нахождения.

Назначение директора

Руководить отделом будет назначенное руководством головного офиса или общим сбором лицо. Все действия, которые ему необходимо выполнять, основываются на должностных инструкциях и указаниях от вышестоящих начальников. Также у него должна иметься доверенность, в соответствии с которой он начинает свою деятельность.

Сменить его можно на всеобщем собрании. Причина может быть любой — желание уволиться у работника, потеря доверия, не справляется с обязанностями. Главное — чтобы на совете было большинство участников, которые примут нужное решение.

Важно определиться с личностью, которая займет этот пост, до начала работы отделения. Ему следует вручить нотариальную доверенность и рассказать, в чем заключается его деятельность. Сведения о том, кто может ставить нового директора, снимать его и менять его полномочия, содержатся в Уставе. Подписывается трудовой договор между руководителем представительства и лично директором ООО.

Если все сделать по правилам, то получится избежать большинства проблем и недопониманий, не допустить конфликтных ситуаций и финансовых потерь из-за недополученной прибыли.

Организация может начинать работать, если у нее есть торговое оборудование, без которого все процессы становятся слишком длинными и тяжелыми. Чтобы автоматизировать и оптимизировать рутинные операции, можно воспользоваться предложениями от «Клеверенс». В каталоге вы найдете различные варианты софта, который поможет решить ваши бизнес-задачи быстрее и эффективнее.

Если нужно внести изменения в Устав по форме Р13001

В этом случае в заявлении необходимо заполнить первую страницу и лист К. Требуется подробно указать адрес представительства и его наименование. А также следует предоставить такие бумаги:

• протокол или вывод коллегиального органа об учреждении нового отделения;
• обновленный Устав в 2 экземплярах;
• госпошлина в размере 800 рублей.

Если никаких замен вносить не будут

Важно корректно заполнить форму Р13001 и не допустить в ней ошибок, корректировок или описок. Это официальный документ, который обязательно выглядит правомерным и чистым. В соответствии с законодательством в нем заполняется первый лист и данные о заявителе. В пункте 2, где рекомендуется указать причину внесения обновления сведений, можно поставить цифру 1.

В этом случае пакет в разы меньше:

• форма Р13001;
• протокол с решением.

Итоги

Мы рассмотрели срок учетной государственной регистрации филиала и представительства юридического лица — ООО, ОАО, ИП и других в налоговой. Привели пошаговую инструкцию, изучили, в каком порядке нужно выполнить все мероприятия и что может потребоваться в процессе. Создание отделения предприятия в своем или другом городе, регионе, районе это несложно, если делать все постепенно, не нарушая очередность.