Порядок приемки продукции и товаров по количеству и качеству — предмет самого пристального интереса новых производств и только что открытых компаний соответственно. Конечно, большая часть регламентов будет прописана в договоре о поставке, но документ составляется согласно законодательству и не терпит ошибок.

В этой статье:

• Правила приемки, требования законодательства
• Оформление в 1С 
• Складской процесс приемки 
• Документирование и порядок действий при расхождениях

Сама процедура основана на обязательной проверке, особенности которой подробно раскрыты в Гражданском кодексе. Проведя детальную инспекцию, специалист, отвечающий за проведение мероприятия, может определить бракованную партию, выявить недостачу и выяснить, что стало причиной материальных убытков.

Приемка товара по количеству и качеству — что это такое и каковы правила для заказчиков и поставщиков

Суть операции — обеспечение своего предприятия нужным объемом ТМЦ и установка фактов брака, недопоставок, пересортицы или, наоборот, образования излишков. Все стандарты для обеих сторон процесса описаны в п. 3 гл. 30 ГК РФ:

Принимающий	Поставляющий
Убеждается в соответствии изделий условиям соглашения	Осуществляет отгрузку на основании договоренностей
Поручает работу ответственному лицу, называемому кладовщиком	Проверяет полномочия экспертов, забирающих груз
При необходимости составляет акт о расхождениях	Выполняет замену некачественных отправлений
Хранит лишнюю или забракованную продукцию до момента изъятия	Проверяет, что ход мероприятий фиксируется документально

Договор поставки

Основной документ, которым будут пользоваться обе стороны. Включает в себя множество полезных сведений, касающихся ТМЦ:

• наименование и объемы;
• свойства и адрес транзита;
• сроки;
• права и обязанности в обращении;
• период проведения оплаты;
• принцип разрешения споров.

Разрабатывать бумагу самостоятельно не нужно — типовой бланк ТОРГ-1 представлен в Постановлении Государственного комитета статистики № 132 от 1998 года.

Мы подготовили памятку по приемке товара на склад, чтобы ничего не упустить. 

Получить памятку

Памятка по приемке товара на склад

Я согласен на обработку моих персональных данных

Спасибо!
Мы отправили памятку на указанный email
Продолжить

Требования законодательства

Регламент приемки товаров и продукции на складах по количеству и качеству описан в Гражданском кодексе. Сборник нормативных и правовых актов обязывает:

• подписывать соглашение о материальной ответственности с кладовщиком;
• устанавливать точный вес каждой транспортной единицы;
• открывать коробки и контейнера для проведения выборочной инспекции;
• проставлять отметки об отсутствии повреждений упаковочного материала;
• выполнять доставку в соответствии с четким графиком;
• заполнять претензионные бланки в случае обнаружения расхождений.

Перечисленные правила защищают предпринимателей от любых недопониманий и заранее задают вектор протекции интересов для потенциально возможного суда.

Кто может принимать ТМЦ

Исключительно человек со статусом материально ответственного лица — как правило, это кладовщик. Их полномочия необходимо подтверждать с помощью нотариальных доверенностей. Сотрудник сможет поставить свою печать в приходной накладной только при предъявлении подобного документа.

Инструкция по приему товара на склад: документальное оформление операций в 1С

Избежать любых неприятностей, связанных с неверно разработанными бумагами, можно двумя способами. Во-первых, применяя унифицированных шаблонов (обычно речь идет о ТОРГ-1 и ТОРГ-14), представленных Госкомстатом России. Во-вторых, используя ТСД и складское программное обеспечение, в базах которого уже есть все типовые бланки.\

Приемка по штрих кодам проходит из 1С следующим образом:

1. Установите Клеверенс в 1С, например, из магазина расширений для 1С Фреш, либо скачав дистрибутив обработки.

2. Зайдите в документы закупок. Выберите те документы, по которым нужно принять товар, выделите их. Нажмите "Еще" справа вверху и прокрутите до пункта меню "Выгрузить в Mobile SMARTS" и отправьте документ на ТСД. 

ТН и ТТН

Самые распространенные стандартные накладные. Используются по ситуации, в зависимости от того, какую именно операцию хочет реализовать получатель разного груза. Первая подходит для предприятий, функционирующих без УПД. Вторая — для фирм, заказывающих перевозку ТМЦ с одного хранилища на другое (от поставщика к покупателю), здесь будет прописан специализированный транспортный раздел.

Счет-фактура

Любые инструкции по организации приемки товаров на склад по количеству и качеству подробно раскрывают вопрос о налогах. Если компания платит НДС, ей необходим документ с ценами на все приобретенные продукты. Без них бухгалтерам не удастся зачесть добавленную стоимость, из-за чего бренд переплатит государству. При возврате важно запросить корректировку СФ — чтобы снять пошлины с брака.

УПД

Универсальный передаточный документ, появившийся совсем недавно, но уже успевший стать хорошей альтернативой для ведения первички. Представляет собой комбинацию стандартной накладной и счета-фактуры. Существенно ускоряет бюрократическую работу.

Алгоритмы и технологии приемки товаров по количеству и качеству — кратко

Сама операция кажется достаточно простой, особенно если проводить ее в рамках установленных регламентов. Покупатель забирает груз, инспектирует комплектность и качество, заполняет акты, а также по необходимости уведомляет продавца о выявленных нарушениях.

Приемка товара — процесс небыстрый, требует внимательности. К тому же ручной учет не исключает ошибки человеческого фактора. Поэтому его автоматизация является оптимальным решением. По отзывам наших клиентов издержки сокращаются до 70%. Посмотреть решение >>

Подготовка склада

Прежде чем приступить к отгрузке товарно-материальных ценностей, следует поработать со складским помещением:

• удостовериться в наличии свободного пространства;
• разделить зоны посредством маркеров и индикаторов;
• составить памятку для сотрудников.

Столь простые действия уберегут предпринимателей и материально ответственных лиц от многочисленных неприятностей.

Первичный осмотр

О том, как принимать товары и что необходимо проверить при его приемке, знает любой кладовщик. Кроме того, работники со стажем способны определять несоответствия путем визуального знакомства с партией. На старте стоит уделить внимание состоянию транспортного средства, температуре внутри кузова автомобиля, сохранности упаковок и всевозможным пломбам.

Сверка поступления товара по количеству

Ответственный сотрудник обязан выяснить, совпадает ли фактическое число продуктов поступления с цифрами, прописанными в сопроводительной документации:

• проверив тары, контейнеры и коробки;
• ознакомившись с маркировками;
• проанализировав реквизиты, цены и наименования ТМЦ.

Если речь идет об алкоголе — потребуется дополнительная операция. Специалисту придется подтвердить свои действия в системе ЕГАИС.

Ставить печать и подпись сотрудник должен исключительно в том случае, если все будет в полном порядке. Любые расхождения — повод для приостановки процесса.

Сверка по качеству и комплектности

Проверка качественных составляющих товарно-материальных ценностей также выполняется по регламенту. Необходимо провести:

• знакомство с техническим паспортом, сертификатом, накладной и счетом-фактурой;
• визуальный осмотр, инспекция на предмет наличия повреждений, корректности консистенции и верной комплектации;
• оценку скоропортящихся продуктов по органолептическим свойствам — например, по запаху.

Все операции выполняются либо в выборочном, либо в сплошном порядке, в зависимости от внутренней политики компании-покупателя.

Подписание соглашения или составление акта о расхождениях

Мероприятие будет считаться завершенным, когда стороны распишутся в бумагах, после проставления всех необходимых печатей. В бланке должны присутствовать:

• дата и место составления;
• идентификационный номер;
• названия товарно-материальных ценностей;
• сведения о комплектности и ценах;
• фамилии и имена ответственных лиц.

При выявлении недостачи сотрудники должны заполнить другой документ, причем в условиях ограниченного временного периода. Законодательство допускает отправку претензий в течение пяти дней с момента произведения поставки.

Транспортировка на склад

Как только акт приема товара по качеству и количеству окажется заполненным и завизированным, специалисты компании-покупателя могут приступать к процессу перевозки изделий на собственную складскую локацию. Тут вся продукция будет распределена по зонам хранения — в соответствии с заранее установленными маркерами, отдельно от тех ТМЦ, которые присутствовали ранее.

Оформление приходной накладной

На основании ТН, предоставленной поставщиком, составляется ПН, необходимая для ведения внутреннего учета. Она подтверждает факт совершения приема-передачи определенного объема товаров между сторонами договора. Формировать подобную документацию вручную или с помощью таблиц Excel удается только фирмам с малыми показателями товарооборота. Более или менее крупные предприятия применяют специализированный софт и инструменты отраслевых приложений.

Все эти действия помогут без спешки выполнить разгрузочные работы, сократить время, лучше осмотреть продукцию для выявления недостачи и брака. Подробнее >>

Оборудование и ПО для автоматизации

Облегчить процедуру приема можно с помощью разных программных и аппаратных комплексов:

• терминалов сбора данных;
• сканеров штрихкодов;
• принтеров для печати этикеток;
• товароучетных экосистем.

В качестве приложения для ТУ лучше использовать решения, поставляемые на рынок российской компанией «Клеверенс». Например, пакет «Склад-15» позволяет сильно ускорять и оптимизировать многие рутинные бизнес-процессы.

В какие сроки и как осуществляется приемка товаров по качеству и количеству

Любые процессы, связанные с приобретением и выгрузкой товарно-материальных ценностей в коммерческих объемах, хорошо изучены. Вся информация, касающаяся времени, отводимого на совершение подобных операций, прописана в инструкциях П-6 и П-7, утвержденных Постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 15.06.1965 года. Регламенты, действовавшие в тот период, к сегодняшнему дню практически не изменились.

По количеству

Здесь сроки зависят от тары. Если речь идет об открытых или поврежденных емкостях, то все работы выполняются тут же. Контейнеры, принимаемые по брутто или числу занимаемых ими мест, также инспектируются в момент получения. Если вес меняется на нетто, мероприятие можно организовать в течение 10 дней. Скоропортящиеся ТМЦ должны пройти через документальное оформление ровно за 24 часа.

По качественным характеристикам и комплектности

Правила и схемы приемки товара на складе от поставщиков по качеству и количеству немного разнятся. Здесь покупатель обязан справиться со своими задачами либо за сутки, в случае с продукцией с ограниченным сроком годности, либо за 10, в ситуации, когда продавец расположен в том же самом городе. Для местностей с труднодоступными условиями границы раздвигаются. Например, на Крайнем Севере временные рамки по скоропортящимся ТМЦ достигают до 40 дней (с учетом организации надлежащего длительного хранения).

Приемка товара осуществляется в связке 1С и Клеверенс. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Документирование расхождений и пересорта

Любые обнаруженные материально ответственным лицом проблемы должны быть зафиксированы на бумаге. Только так компания сможет защитить себя и свои интересы, как при стартовом взаимодействии, так и в рамках возможного судебного слушания.

Также можно использовать электронный документооборот и приемку с помощью терминалов сбора данных. Ниже пример приемки с расхождениям на ТСД.

Акт

Составляется в произвольной форме либо в соответствии с шаблонами, уже представленными в унифицированных бланках ТОРГ-2 и ТОРГ-3. Как правило, за его разработку отвечает кладовщик, а заполнение производится при присутствии представителя предприятия, играющего роль продавца.

Претензионное письмо

Правила и порядки приема товара от поставщиков на складе по количеству и качеству существуют для того, чтобы защитить обе стороны от всевозможных подлогов и мошеннических действий. При появлении неприятностей (недостачи, недопоставки, пересортицы), покупатель обязан сформировать претензию и направить ее предприятию, отвечающему за реализацию товарно-материальных ценностей. Здесь, в соответствии со статьей 521 ГК РФ, прописывается и сумма неустойки.

Исправления в ТН

При обнаружении фактов несоответствия нужно поменять данные товарной накладной, с учетом новой информации. Если ТМЦ не привезли — его наименование из бумаги вычеркивается. Каждое подобное действие должно сопровождаться росписью материально ответственного лица. Затем необходимо скорректировать и счет-фактуру.

Порядок действий при расхождениях и пересортице

Выявленная проблема.	Что нужно требовать.
Недостача.	Возврат аванса, оплату расходов и другие условия по договору.
Недопоставка.
Пересортица.	Можно принять груз полностью, не брать его вообще или взять часть ТМЦ.
Излишки.	Возможности для возвращения либо только лишнего, либо всей партии.

Ошибочные элементы приемки товаров по количеству и качеству

Нарушения стоит рассматривать с точки зрения законодательства. В соответствии с нормами, прописанными в ГК РФ, они могут быть существенными или нет. О первых идет речь, если:

• недостатки нельзя подвергнуть устранению в рамках приемлемых сроков;
• трудности обнаруживаются неоднократно и носят характер рецидива;
• покупатель отказывается от своевременного проведения оплаты;
• кладовщик выполняет невыборку ТМЦ на регулярной основе.

Все перечисленные ситуации подробно описаны в п. 2 ст. 450 Гражданского кодекса — с последствиями и особенностями процесса защиты собственных коммерческих интересов пострадавшей компанией.

Одностороннее расторжение договора

Возможно, если партнер систематически нарушает условия, прописанные в первоначальном соглашении о предпринимательском взаимодействии. Все подобные ситуации рассмотрены в ст. 95 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ.

Алгоритм выглядит так:

1. В течение трех дней с даты принятия решений сторона, не удовлетворенная работой контрагента, уведомляет его об отказе от исполнения контракта с объяснением актуальных причин.
2. На протяжении 10 суток нарушитель обязан исправить допущенные нарушения и предоставить доказательства факта нормализации различных операционных процессов и мероприятий.
3. Если все исправлено — одностороннее расторжение договора отменяется. В противном случае операция продолжается, а любые коммерческие контакты и взаимодействия подходят к концу.

Разобраться с особенностями представленного регламента можно с помощью юриста.

Подведем итоги

Отыскать образец акта приемки товаров по количеству и качеству можно не только на профильных порталах, но и в базах специализированного софта. Такие программные решения обладают широкими спектрами возможностей, связанных с оптимизацией и автоматизацией рутинных бизнес-процессов. Кроме того, с их помощью можно организовать предельно эффективный товароучет и повысить производительность труда отдельных специалистов.

Существует отработанная практикой схема и определенный алгоритм приемки товаров по количеству и качеству. В большинстве случаев это отлично подходит для складской работы и розничной торговли. При больших объемах целесообразно и выгодно автоматизировать процесс с помощью компьютеризации. Программное обеспечение можно выбрать и купить на сайте компании Клеверенс

Вопросы и ответы

Чем отличается прием продовольственных товаров?

При работе с фруктами, мясом или овощами специалистам придется соблюдать дополнительные правила. Например, сотрудники должны обращать пристальное внимание на сроки хранения, выполнять визуальную оценку свежести, а также соблюдать стандарты как транспортировки, так и организации сохранности.

Что делать, если обнаружен недовес?

Составить специализированный акт и уведомить поставщика о возникновении проблемы. Далее возможны варианты — довоз, возврат аванса, оплата понесенных расходов и другие схемы действия в согласии с регламентами, прописанными в заключенном ранее соглашении.

Как быть, если брак обнаружили во время продажи в магазине?

Вернуть товарно-материальные ценности продавцу можно исключительно в рамках их заявленных сроков годности. Если таковых у изделия нет, процесс оформления возврата растягивается до двух лет, в соответствии с нормами и положениями, прописанными в Гражданском кодексе.

Как подписать накладную и УПД в электронном виде?

С помощью усиленной квалифицированной цифровой подписи. Для этого понадобится обратиться к сертифицированной и аккредитованной государством организации, оказывающей подобные услуги.