Случается, что компания сталкивается с тем, что текущая деятельность уже не приносит желаемого результата, что может выражаться, к примеру, в снижении доходов. В этом контексте стоит рассмотреть возможность реинжиниринга бизнес-процессов предприятия, или business-process reengineering (BPR).

Общее представление

Сущность РБП представляет собой глубокий анализ и коренную переработку методов ведения дел с целью получения значительных улучшений в основных показателях эффективности работы, включая снижение издержек, повышение качества, улучшение сервиса и операционной деятельности.

К перепроектированию прибегают, если текущие рабочие алгоритмы становятся нерентабельными, организация теряет свои рыночные позиции. Причин для этого может быть много. Например, поставляемая на рынок продукция морально устарела, не пользуется спросом. Либо все процедуры слишком бюрократизированные. Чтобы внести даже минимальное изменение в технологию, необходимо пройти множество согласований на самых разных уровнях.

Кому нужен реинжиниринг производственных процессов, какие задачи позволяет решить бизнесу

Ответить однозначно на этот вопрос невозможно. Многое здесь зависит от планов руководства и собственников. Но в основном радикальное переформатирование запускают в следующих ситуациях:

• Существенно повышается себестоимость продукции, прибыль падает.
• Клиенты уходят к конкурентам, не желая долго ждать поставок заказов.
• Сотрудники стремятся переложить свои обязанности на коллег или третьих лиц.
• Имеющиеся ресурсы (программные, технические) не позволяют корпорации полноценно развиваться и т. д.

Кратко о видах реинжиниринга бизнес-процессов

В данном пункте стоит рассмотреть несколько возможных классификаций проводимых обновлений.

По уровню влияния на продуктивность компании

Применительно к данному пункту выделяют два типа изменения:

• Эволюционный. Ничего не меняется непосредственно в сфере деятельности, но организация добавляет какие-либо деловые процедуры или совершенствует имеющиеся. Например, пиццерия вводит в меню пиццу, приготовленную по новому рецепту, в том числе с возможностью заказать ее доставку на дом.
• Революционный. Изменения затрагивают и сферу деятельности, и бизнес-процессы. Например, в свое время Nokia лидировала в вопросах производства сотовых телефонов. Но через несколько лет в руководстве концерна пришли к выводу, что лучше не конкурировать с корпорациями из Южной Кореи, Китая, Японии, а наладить выпуск телекоммуникационного оборудования.

В зависимости от состояния предприятия

В данном случае выделяют следующие подвиды оптимизации методов ведения бизнеса:

• Кризисное перепроектирование. Руководство предприятия приходит к выводу, что без радикальных изменений организация может прекратить свое существование в течение ближайших 1-2 лет, в том числе через процедуру банкротства.
• Реинжиниринг развития. В этом случае компания формально функционирует стабильно, но ключевые показатели эффективности (например, прибыль) стагнируют или растут незначительно. Для улучшения ситуации и стимулирования роста требуется обновление процессов бизнес-деятельности.

Частичный

Различают несколько вариантов подобных изменений:

• Текущая оптимизация. Основные рабочие процедуры остаются неизменными, но руководство стремится устранить выявленные недостатки и повысить эффективность в рамках существующей структуры.
• Процессный реинжиниринг. Полной перестройке подвергается отдельная производственная цепочка или группа взаимосвязанных операций.
• Системная переоптимизация. Изменения в той или иной степени затрагивают все ключевые операционные и управленческие процессы организации, что приводит к комплексной трансформации деятельности компании.

Причины РБП

У каждого предприятия могут быть свои основания для проведения изменений. Рассмотрим наиболее часто встречающиеся причины.

Низкая конкурентоспособность

Бизнес не может на равных соперничать с аналогичными игроками рынка. Это может проявляться в различных аспектах деятельности, таких как:

• более высокая себестоимость продукции;
• недостаточный уровень качества;
• сокращение занимаемой доли рынка.

Экономический кризис

В такие периоды доходы и покупательская способность обычно снижаются. Это относится как к физическим, так и к юридическим лицам. Чтобы сохранить конкурентоспособность, многие компании прибегают к обновлению структуры деятельности.

Потребность в увеличении доли рынка

Руководство организации осознает, что имеющихся ресурсов достаточно для увеличения объема производства продукции или расширения спектра услуг. Однако для достижения этой цели необходимо, например, пересмотреть маркетинговую стратегию.

Технология проведения реинжиниринга бизнес-процессов: ключевые этапы

Одного решения о необходимости преобразований недостаточно. Для успешного переформатирования важно последовательно выполнить ряд действий.

Анализ текущей ситуации

Анализируя, необходимо учитывать ряд ключевых факторов: текущее состояние рынка, внутренние возможности организации, инновационные разработки конкурентов и другие релевантные аспекты. Важно не ограничиваться поверхностным изучением ситуации, чтобы не упустить значимые детали, способные кардинально повлиять на общую картину.

На основе итогов комплексного обследования принимается решение о том, какие именно процессы требуют оптимизации и в каком объеме следует проводить изменения.

Определение целей реинжиниринга бизнес-процессов

Обновление не должно быть самоцелью. Его ключевая задача – достижение конкретных результатов, таких как:

• Увеличение прибыли.
• Снижение операционных издержек.
• Расширение клиентской базы.
• Повышение эффективности производства.
• Улучшение качества продукции или услуг.

Каждое преобразование должно быть направлено на решение стратегических задач компании и усиление её конкурентных преимуществ.

Стратегии реализации поставленных задач

На этом этапе необходимо определить конкретные методы устранения выявленных проблем. Среди возможных подходов может быть:

• Оптимизация цепочки поставок и смена поставщиков.
• Расширение ассортимента продукции или услуг.
• Модернизация производственного оборудования.
• Внедрение новых технологий.

Выбор конкретных мер зависит от специфики бизнеса и выводов предварительного анализа.

Подведение итогов работы

Критически важно, чтобы в организации проводился анализ не только конечных результатов РБП, но и промежуточных показателей. Это позволяет своевременно выявлять отклонения от намеченного плана, идентифицировать новые возможности для развития и оперативно вносить корректировки в процесс преобразований.

Способы и принципы реинжиниринга бизнес-процессов

Ниже представлены ключевые методы оптимизации операционной деятельности, направленные на повышение эффективности работы:

• Делегирование полномочий. Расширение компетенций исполнителей позволяет ускорить принятие решений и заключение сделок с клиентами, минимизируя необходимость многоуровневых согласований.
• Гибкость при выполнении задач. Предоставление исполнителям возможности адаптировать рабочие алгоритмы в зависимости от ситуации, что повышает эффективность и оперативность работы.
• Оптимизация контрольных процедур. Сокращение избыточных проверок, не добавляющих ценности продукту, но потребляющих ресурсы. Фокус на наиболее критичных точках контроля.
• Рационализация процесса согласований. Исключение из цепочки принятия решений лиц, чье участие не является обязательным как при закупке сырья, так и при реализации готовой продукции.
• Оптимизация клиентского взаимодействия. Назначение одного ответственного менеджера для взаимодействия с клиентом, который при необходимости координирует работу с другими отделами (юридическим, бухгалтерией и т.д.).

Применение этих методов способствует совершенствованию рабочих операций, сокращению времени на принятие решений и улучшению качества обслуживания клиентов.

Как запустить реинжиниринг

Чтобы инициировать процесс, необходимо использовать собственные ресурсы компании или привлечь внешних экспертов. В любом случае важно создать структуру управления изменениями: сформировать проектную команду или назначить ответственного руководителя. Выбор подхода зависит от масштаба перемен и ресурсов организации, но ключевым фактором успеха остается четкое распределение ответственности и эффективная коммуникация.

Оптимизацию можно проводить децентрализовано, то есть на уровне отдельных подразделений. Ответственные за изменения назначаются внутри этих структурных единиц, без создания централизованной комиссии. Это обеспечивает учет специфики каждого отдела и более гибкий подход к нововведениям.

Нередко оптимальным вариантом для проведения оптимизации становится привлечение сторонних консультантов, специализирующихся в этой области. Такой подход обеспечивает независимую оценку ситуации и профессиональное устранение выявленных проблем.

Обращение в Клеверенс

Cleverence предлагает эффективные решения для автоматизации складских, производственных и торговых операций. Программное обеспечение компании-разработчика включает готовые, проверенные временем бизнес-процессы, что позволяет клиентам быстро оптимизировать свою работу без необходимости разработки методик с нуля.

Решения Клеверенс основаны на лучших практиках рынка и могут быть быстро внедрены, обеспечивая видимые результаты в короткие сроки. Это особенно эффективно для управления товарами на складах и в магазинах.

Ошибки при реинжиниринге организации

Модернизация деятельности часто сопряжена со следующими проблемами:

• Фокус на людях, а не на сути работы. Руководители могут ошибочно считать, что обновление кадров решит проблемы, игнорируя необходимость перераспределения обязанностей или поиска внешних решений. Например, новый магазин с широким ассортиментом не привлекает клиентов из-за отсутствия рекламы, а не из-за персонала.
• Чрезмерный контроль вместо изменения методов работы. Усиление надзора редко влияет на результат без корректировки основных процедур. Например, в службе доставки кафе жалуются на холодную пиццу. Вместо обеспечения термосумками и оптимизации маршрутов, руководство усиливает контроль над сотрудниками.
• Отсутствие мотивации у персонала к переменам. Формальный подход к нововведениям без реальных результатов. Например, руководитель отдела продаж составляет инструкции, не анализируя эффективность сделок.
• Тотальные изменения без решения ключевых проблем. Рекомендуется начинать с наиболее критичных аспектов. Например, директор настаивает на том, что все подразделения нужно подключить к единой системе электронного документооборота при отсутствии службы доставки, что позволила бы быстрее выполнять заявки клиентов.
• Игнорирование сотрудниками новых правил. Важно обеспечить понимание целей нововведений на всех уровнях.
• Недостаток ресурсов для полномасштабных изменений. В таких случаях лучше отложить или скорректировать план модернизации.

Успешные примеры реинжиниринга бизнес-процессов компании

История мирового бизнеса богата примерами успешной трансформации предприятий. Среди наиболее впечатляющих кейсов:

• Procter & Gamble. Оптимизация глобальных цепочек поставок привела к повышению операционной эффективности и ускорению вывода новых продуктов на мировые рынки, что существенно увеличило присутствие производителя в отрасли.
• General Electric. В 80-90-е годы бренд провел масштабную реструктуризацию в ответ на растущую конкуренцию. Результатом стало значительное снижение производственных затрат и рост прибыли на несколько десятилетий вперед.
• Taco Bell. В 80-х сеть ресторанов внедрила новую модель обслуживания клиентов и продажи продукции. Это позволило не только сократить расходы, но и предложить инновационный формат фаст-фуда.
• British Airways. В конце XX века компания стала пионером в автоматизации бронирования билетов и регистрации на рейсы, отказавшись от эксклюзивных продаж через кассы аэропортов. Это привело к росту объема перевозок и прибыли.
• IBM. Даже будучи лидером рынка ПК, концерн провел ряд инноваций. Например, его подразделение IBM Credits сократило время выдачи кредитов на покупку техники с 7 дней до 4 часов.

Эти примеры демонстрируют, как своевременная и грамотная трансформация бизнес-модели может обеспечить долгосрочный успех предприятия.

Подведем итоги

В статье мы разобрали понятие реинжиниринга бизнес-процессов, дали его определение, простыми словами объяснили, что это такое на практике, и описали основные инструменты, используемые при его проведении. Чтобы изменения были успешными, необходимо правильно рассчитать бюджет, изначально проанализировать ситуацию на рынке и в компании. Далее можно выбирать методы решения проблем. И обязательно нужно проверить результаты, в том числе промежуточные, на соответствие ожиданиям.

Вопрос-ответ

В чем разница между кардинальной перестройкой и оптимизацией бизнес-операций?

В первом случае предполагается полное переосмысление и радикальное изменение существующих методов работы. Простая оптимизация, в свою очередь, нацелена на постепенное совершенствование имеющихся бизнес-процессов. Несмотря на различия в подходах, обе стратегии направлены на улучшение ключевых показателей эффективности, включая повышение прибыльности предприятия.

Как реинжиниринг может повлиять на корпоративную культуру и мотивацию сотрудников?

Здесь возможны разные варианты. Работники могут саботировать процессы изменения, опасаясь потерять свои должности. В оптимальном же случае коллектив начинает работать более слаженно, стараясь выйти на новый уровень эффективности.

Какова роль информационных технологий в РБП?

Чаще всего компании начинают работать с новым ПО, в том числе для ведения учета на складах, производстве, торговле. В более сложных ситуациях организации вводят системы бронирования, подачи заявок и т. д.