Организации и частные предприниматели, специализирующиеся на экспорте или импорте продукции, законодательно относятся к категории участников внешнеэкономической деятельности — ВЭД. Глобализация рынка заметно расширила возможности для ведения торговли — сегодня перевозки между странами осуществляется различными транспортными средствами, а сроки поступления существенно сократились, что позволяет быстрее осуществлять все сопутствующие бизнес-процессы, и получать желаемый результат в виде дохода. Однако в рамках коммерческой или производственной активности подобного рода взаимодействовать приходится не только с зарубежными контрагентами, но и с уполномоченными лицами, контролирующими порядок пересечения товарами территориальных границ РФ. Таможенные документы, перечень которых определяется в зависимости от специфики грузов, являются обязательными к заполнению и предоставлению — и от качества выполнения данной процедуры нередко зависит финансовый успех всего предприятия. Как избежать ошибок в ходе подготовки к подаче декларации, и какие сведения запрашивает таможня у предпринимателей и организаций? Давайте разбираться.

Общее представление

Для начала стоит уточнить, что обязанность юридических и физических лиц, являющихся участниками ВЭД, предоставлять данные и материалы, определенные регламентом, закреплена не только в Кодексе, но и в рамках Федерального закона. Разрешительные документы, необходимые для таможенного оформления, подаются в электронном или оригинальном виде, при этом сама форма зависит от различных факторов — начиная со специфики рабочих задач, стоящих перед конкретной службой и заканчивая характеристиками товара, в отношении которого осуществляется процедура.

Стандартный перечень документации, необходимой во время декларирования, включает в себя следующие позиции.

• Контракт, подтверждающий внешнеторговую деятельность, то есть деловые отношения с зарубежным контрагентом. Предоставляется в формате заверенной копии, в полной версии — со всеми дополнительными соглашениями и приложениями, позволяющими составить представление о возникших контрактных обязательствах: условиях, стоимости и сроках реализации сделки, правах и обязанностях сторон, мерах ответственности за допускаемые нарушения, и т. д. Коммерческие документы в таможенном деле, как правило, оформляются на двух языках (например, русском и английском), изготавливаются не менее чем в двух экземплярах, и подписываются лицами, наделенными соответствующими полномочиями. Ранее законодателем также предусматривалось заполнение специальных бланков — паспортов внешнеторговых операций — однако данная норма была отменена в 2018 году.
• Инвойс — одна из главных международных форм документации, по своей сути выступающая аналогом принятых на территории России счетов и счет-фактур, в которых указывается стоимость реализуемой продукции или оказываемых услуг. Включенный в перечень документов, необходимых для контроля таможенных органов и оформления товаров на таможне, оригинал оформляется непосредственным продавцом и входит в состав сопроводительного пакета на протяжении всего цикла транспортировки. В соответствии с правилами, в содержании коммерческого инвойса указываются все ключевые аспекты, характеризующие груз: наименование, номенклатурная кодификация, общее описание, место изготовления, количество и стоимость (как за одну единицу, так и всей партии). Кроме того, в форму вносятся реквизиты международного контракта, его базовые условия, а также информация об участниках и посредниках, оказывающих логистические услуги. Таможенная документация предоставляется в русскоязычной версии либо переведенной на русский язык с заверением подлинности и соответствия одной из участвующих сторон. Стоит также отметить, что инвойс используется только в рамках поставок ВЭД, и сведения, указанные в нем, должны совпадать с данными, зафиксированными в международном контракте. Наличие расхождений является недопустимым и выступает основанием для отказа в оформлении поставки.

• Платежки, подтверждающие проведение взаиморасчетов в отношении конкретной партии — требуются в ситуациях, когда подобные условия предусмотрены договорными обязательствами сторон. В качестве возможных вариантов используются поручения, заверенные отметкой банка, либо выписки, отражающие движение средств на лицевом счете организации.
• Оригинал упаковочного листа, оформленный отправителем груза. По сути, является одним из типовых таможенных документов, содержащим список сведений о транспортируемом товаре: вес, количество мест, единицы измерения, адрес назначения и т. д. Предусматривает указание реквизитов, соответствующих номерам контракта и инвойса, предоставляется в русскоязычном заполнении, либо с заверенным переводом.
• Транспортировочная документация, также заполняемая стороной продавца. Формат в данном случае напрямую зависит от выбранного логистического канала — среди существующих вариантов встречаются авиационные и железнодорожные накладные, ЦМР (CMR) для автомобильных перевозок, а также коносамент, оформляемый при доставке морским транспортом. При этом вне зависимости от того, какой именно метод используется, в содержании должна присутствовать информация об отправителе и получателе, специфике перевозимого груза (включая наименование, метод упаковки, кодовую классификацию, вес и количество мест), непосредственном перевозчике и используемом транспортном средстве. Также может понадобиться соглашение, подтверждающее обоснованность оказания логистических услуг, и счет, выставленный для их оплаты.

• Различные виды разрешительных документов для таможни, оформляемых в государственных ведомствах и специализированных структурах. В данный перечень входят сертификаты качества и соответствия регламентирующим нормам, экспертные заключения, а также иные подтверждения легального статуса. Конкретные стандарты определяются спецификой, а также требованиями, предъявляемыми с точки зрения безопасности. Так, к примеру, при импорте или экспорте фруктов, овощей и растений условием является фитосанитарная сертификация, за проведение которой отвечает уполномоченный орган, а транспортировка через границу животных, кормов или мясопродуктов требует наличия ветеринарной справки. Подобные разрешения рекомендуется оформлять заблаговременно, поскольку в большинстве случаев речь идет о скоропортящейся продукции, для которой задержка из-за таможенной документации может оказаться причиной утраты качественных характеристик.
• Технические материалы, включая паспортные книжки, схемы и инструкции по эксплуатации, сопровождающие отгрузки сложных товаров, включая технику, производственное оборудование, транспортные средства и т.д. Обязательное наличие как оригинального документа, составленного на языке производителя, так и русскоязычной версии.
• Платежные квитанции, подтверждающие уплату сборов. Ответственность за своевременное перечисление пошлин возлагается на плательщика: порядок и список документов для таможенного оформления определяется как его юридическим статусом, так и разновидностью платежа. Отдельные подтверждения предоставляются для ввозных сборов, авансовых платежей по НДС, а также других налоговых обязательств. Уточнить действующие требования можно у банка, либо у сотрудников органа, осуществляющего процедуру проверки товара и сопроводительной документации.

Стоит также отметить, что в рамках декларирования допускается не только использование оригиналов и копий. Существует протокол ЭД-2, при котором все основные документы, необходимые для проведения таможенного контроля и достижения его целей, предоставляются в электронной версии, соответствующей цифровому стандарту. Однако в этом случае важно учитывать, что допущенные ошибки заполнения платежных поручений, будь то некорректно указанный код, или предоставление не тех реквизитов, приводят к «потере» совершаемой транзакции на возврат денег, по которой уходит до трех месяцев.

Документальное оформление импорта

Коммерческая деятельность, связанная с ввозом продукции из-за рубежа, предусматривает обязательную уплату пошлины, а также требует предоставления большего числа сопроводительной документации, удостоверяющей разрешение на ввоз. В ходе подготовки к декларированию импортируемых товаров понадобится составить типовой пакет, содержащий:

• Заверенную копию действующего контракта, с дополнительными соглашениями, приложениями и спецификациями.
• Инвойс, то есть счет на оплату поставки.
• Платежные поручения, подтверждающие внесение предоплаты — если подобное требование содержится в условиях сделки.
• Логистические таможенные документы — это различные виды товарных накладных, договора оказания транспортных услуг и страхования, квитанции по оплате перевозки.
• Документацию, содержащую основные сведения о транспортируемом грузе, включая наименование, описание, качественные и технические характеристики.
• Финансовую отчетность, свидетельствующую о своевременной оплате сборов и пошлин.
• Упаковочный пакет, оформляемый на складе отгрузки для каждого перевозимого места.
• Документальное подтверждение разрешения, выданного на ввоз продукции.

В тех случаях, когда по умолчанию для составления был выбран язык зарубежного контрагента, также потребуется приложить заверенные переводы. Кроме того, приведенный перечень может быть расширен — если это обусловлено спецификой импортируемого товара или особенностями заключенной сделки. Законодательные положения определяют право таможни истребовать любые материалы, связанные с реализацией контракта, посредническими операциями (логистика), или же непосредственно с грузом.

Организации, впервые импортирующие любые виды изделий на территорию РФ, также должны предоставить пакет учредительных и банковских документов, включая отчеты о финансовой деятельности. Кроме того, стоит уделить внимание нормативным положениям, носящим не ограничительный, а, скорее, мотивационный характер. Так, к примеру, в необязательный перечень входит сертификат происхождения, позволяющий определить страну, в которой был изготовлен или произведен рассматриваемый груз. Несмотря на свой второстепенный статус, он позволяет получить определенные льготы, уменьшающие размер вычетов.

Оформление экспорта

Декларирование экспортируемой продукции предусматривает сбор определенной документации, в том числе:

1. Подтверждения заключения внешнеэкономической сделки, в роли которых выступают контракты, приложения и дополнительные соглашения, исполненные платежные поручения на предоплату, а также оригинал и перевод коммерческого инвойса.
2. Документы, связанные с транспортировкой и перемещением грузов, включая накладные, соглашения об оказании логистических услуг, страховку, упаковочные листы и свидетельства, удостоверяющие право собственности.
3. Документальную характеристику — инструкции, технические паспорта, сертификаты происхождения, соответствия и качества, и официальное разрешение на вывоз за пределы территориальных границ РФ.
4. Платежные квитанции, подтверждающие своевременную оплату пошлин и сборов, в том числе отдельные чеки для авансовых платежей и таможенного оформления.

Указанный перечень не является исчерпывающим, поскольку контролирующие органы имеют право запросить у участников дополнительные материалы, связанные с совершаемой операцией. Стоит также отметить, что реализация поставок, осуществляемых в адрес контрагентов из стран ЕАЭС, предусматривает упрощенный порядок, что обуславливается действием единых нормативных положений, а также лояльным отношением со стороны государства, заинтересованного в увеличении торговых оборотов с экономическими партнерами.

Какие дополнительные документы нужны для прохождения таможни

Помимо уже перечисленных стандартных требований, таможенные службы наделяются законной возможностью запрашивать уточняющие сведения и документальные подтверждения, которые, по мнению ответственных сотрудников, необходимы для прояснения спорных моментов. Так, к примеру, чтобы подтвердить заявленную стоимость декларируемого товара, могут понадобиться:

• Коммерческие прайс-листы и спецификации от продающей стороны.
• Расчет себестоимости и имеющиеся официальные предложения.
• Договора, обуславливающие возможность реализации на территории РФ.
• Бухгалтерская отчетность, подтверждающая приемку и постановку на баланс.
• Выписки, накладные, финансовая документация.

В ситуациях, когда к участию в торговой операции ВЭД привлекается таможенный брокер, либо иная специализированная служба, принимающая на себя обязательства по оперативному составлению декларации, также должно быть предоставлено подтверждение заключенных с представителем договорных отношений.

От чего зависит список документов

Тот факт, что в законодательных нормах не приводится единый стандартный перечень, который определял бы все обязательные к представлению формы и бланки, обуславливается влиянием на комплектность целого ряда факторов:

• формат международной сделки;
• режим, действующий в отношении груза;
• вид выбранной процедуры;
• определенный договором способ взаиморасчетов;
• номенклатурная кодификация;
• наличие особых требований или ограничений;
• специфика коммерческой деятельности организации.

Перед тем как поставка окажется на границе, следует уточнить существующие нормы. Это можно сделать как через службы, выступающие в качестве посредников, так и у представителей контролирующих органов.

Возможные проблемы: как подготовиться к декларированию

Документация, предоставляемая в рамках процедуры, должна быть составлена надлежащим образом: копии заверены, печати на оригиналах проставлены четко, подписи разборчивы, и принадлежат лицам, обладающим соответствующими полномочиями. Лучше всего заранее узнать, какие документы нужны для таможенного оформления груза — тогда подготовка пакета займет меньше времени, а вероятность совершения ошибки окажется ниже. Кроме того, важно регулярно отслеживать актуальные законодательные изменения, затрагивающие порядок ведения внешнеэкономической деятельности. Сэкономить время, необходимое для ознакомления с нужной информацией, помогут решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс».