Полноценная работа компании в любой сфере предполагает ведение управленческого учета в 1С или программе с аналогичным функционалом от другого разработчика. В противном случае руководство юридического лица или даже ИП не сможет на должном уровне анализировать текущую ситуацию, проводить сравнение показателей в динамике и строить прогнозы. Это необходимо для того, чтобы иметь полную картину финансового состояния компании, контролировать затраты и оптимизировать их, а также принимать обоснованные стратегические решения. О том, что и как необходимо делать для получения точной и полной информации о прибыли, убытках и себестоимости продукции или услуг, будет рассказано далее.

Управленческий учет в 1С или ином ПО: что это такое простыми словами

Стоит подчеркнуть, что такое понятие существует только в России. В европейских странах подобного строгого разделения на налоговый, бухгалтерский и другие виды финансового контроля над ресурсами не существует.

В контексте российской экономики под этим термином понимают сбор и анализ информации о деятельности компании или индивидуального предпринимателя для нужд руководства, учредителей/владельцев и других заинтересованных лиц. Отчетность готовится с учетом различных аспектов: финансовые показатели, движение материальных ценностей, кредиторская и дебиторская задолженности. Этот процесс регламентирует постоянный мониторинг изменений в бизнесе, а также понимание воздействия на него внешних и внутренних факторов.

Отчетность обычно не имеет строгой формализации. Это означает, что она может кардинально отличаться от традиционного бухгалтерского баланса и его приложений. Форма представления таких отчетов определяется индивидуально для каждой организации.

Цели управленческого учета

Зависят от потребностей руководства или учредителей предприятия. Важной функцией является анализ текущей ситуации и снабжение заинтересованных сторон информацией, которая способствует принятию обоснованных решений, направленных на достижение как краткосрочных, так и долгосрочных планов.

Также важно учитывать, как проанализированные сведения повлияют на операции компании в будущем. Именно поэтому важно, чтобы анализ ситуации был всесторонним и систематическим. Пренебрежение этим может привести к упущению критически важных деталей, которые могут существенно влиять на эффективность принимаемых административных решений.

Задачи управленческого учета

Их трудно разграничить с целями, поскольку они часто являются взаимосвязанными. В качестве примеров таких задач можно указать:

• Определение реальной себестоимости товаров и услуг.
• Исследование производственных мощностей, рабочей силы и эффективности их использования.
• Мониторинг затрат и разработка мероприятий для их оптимизации.
• Оценка общего экономического состояния компании и анализ его изменений в течение времени.

Следует помнить, что задачи могут варьироваться и зависят от конкретных целей организации. Ключевым является осуществление контроля в режиме реального времени, в отличие от бухгалтерского баланса, который фиксирует результаты прошлых периодов и не позволяет принимать оперативные решения, основанные на текущей ситуации.

Объекты управленческого учета

Часто к ним причисляют любые факторы, события или причины, способные влиять на работу юридического лица или индивидуального предпринимателя, как из внешнего окружения, так и внутри самой организации.

Специфика элементов отчетности зависит от сферы деятельности: то, что актуально для торговой фирмы, может не подходить производственным компаниям. Определить перечень необходимых для анализа объектов можно исходя из особенностей конкретного юридического лица — будь то бюджетная или коммерческая организация.

В контексте промышленных предприятий особое внимание уделяют:

• Производственным ресурсам – к данной категории относится широкий спектр — от промышленного оборудования до автотранспорта.
• Нематериальным активам, таким как лицензии, программное обеспечение, патенты, договоры аренды.
• Товарно-материальным запасам, включая всевозможные расходные материалы.
• Процессам, осуществляемым для производства товаров или оказания услуг, а также дополнительным операциям, таким как хранение, закупки, отгрузка и исследование рынка.
• Планированию и прогнозированию деятельности на ближайшую и дальнюю перспективу, стратегиям развития, включая рекламные кампании, открытие филиалов и пр.

Таким образом, объем и структура учитываемых объектов определяются спецификой деятельности и стратегическими задачами организации.

Требования к управленческому учету на базе 1С: Бухгалтерия 8.3 или иного ПО

Необходимо придерживаться следующих правил:

• Единство показателей для контроля. Не должно быть ситуаций, когда, например, в одном месяце сведения о расходах на закупку материалов учитываются, а в следующем их относят к незначительным и исключают из отчета.
• Постоянство. Данные необходимо регистрировать постоянно и непрерывно. Пользователи получают информацию, актуальную на любой момент времени.
• Периодичность. На практике это означает, что сведения должны предоставляться в строго определенные даты/часы, например, на утро понедельника или пятницы, на первое число каждого месяца и т. д.
• Сопоставимость. Не должно быть ситуаций, когда данные из одного подразделения невозможно сравнить с информацией из другого, так как каждое из них ориентируется на разные показатели.

Остается еще одно важное правило. Нельзя забывать о финансовой целесообразности. Нельзя допускать ситуаций, когда на сбор и систематизацию тратятся ресурсы, сопоставимые с прибылью, которую можно получить от ее использования.

Пользователи информации управленческого учета

Относительно этого аспекта делается различие между внутренними и внешними адресатами. Первые, как правило, имеют прямой доступ к данным и возможность наблюдения и управления процессами внутри компании. В то время как информация для внешних пользователей зачастую предоставляется в более ограниченном объеме. Степень доступности сведений зависит от задач информирования и конкретных предпочтений руководства.

Внутренние пользователи

К этой категории относятся владельцы и управленцы компаний. Они обладают правом быть информированными обо всех аспектах бизнеса, включая себестоимость производства, привлеченные и выплаченные кредиты, текущие обязательства, дебиторскую задолженность, наличие сырья и готовой продукции. Именно эти решающие лица принимают ключевые меры по развитию производства, возможной смене направлений деятельности и прочим стратегическим изменениям. Следовательно, они могут запросить информацию в любом нужном им формате и требовать аналитику на её основе.

К внутренним пользователям также относятся руководители различных подразделений компании, которым предоставляются сведения в ограниченных объемах. Например, они могут получать данные о рабочих планах на предстоящую неделю или месяц. Работники отдела сбыта осведомлены о дебиторской задолженности и суммах, подлежащих оплате за поставленную продукцию, снабженцы знают о предстоящих закупках, а маркетологи располагают информацией о товарах или услугах, продвигаемых на рынке.

Внешние пользователи

К этой категории принадлежат:

• Инвесторы, которым важно знать потенциальную доходность вложений в выбранный бизнес.
• Банки и другие кредитные организации, заинтересованные в оценке платежеспособности заемщика и его способности выполнять обязательства по возврату ссуд и процентов.
• Акционеры, возможно, не участвующие в управлении компанией, но желающие быть информированными о ее финансовой эффективности и ожидаемой прибыли.
• Налоговые службы и другие регулирующие и надзорные органы, которым важно проверить полноту данных, заявленных в налоговой отчетности, на предмет недостоверности или уклонения от налогов. Доступ к внутренним отчетам компании часто позволяет разрешить такие вопросы.

Требования к данным для управленческого и бухгалтерского учета в 1С

Сбор и обработка сведений регулируются следующими критериями к данным:

• Достоверность – собираемая информация должна точно отражать действительное положение вещей.
• Непредвзятость – зафиксировать фактическое состояние без внесения личных суждений и предубеждений.
• Достаточность – объем данных должен быть таков, чтобы обеспечивать основу для качественного принятия решений без избыточности, предотвращающей ненужное повторение.
• Оперативность и актуальность – информация должна предоставляться вовремя, ибо запоздалые сведения могут потерять свою значимость.
• Адресность – сведения обязаны направляться тем лицам, для которых они предназначены, при этом важно учитывать соблюдение коммерческой тайны, доступ к которой разрешен только высшему руководству и владельцам, но не руководителям отдельных подразделений.

Автоматизация управленческого учета в 1С или ином ПО

Собирать и систематизировать данные вручную сложно и нецелесообразно. Упростить процессы можно за счет внедрения и последующего использования специального программного обеспечения. Это позволяет контролировать финансы и материальные потоки, вести обработку как в количественных, так и в качественных характеристиках.

Главное — правильно подобрать программное обеспечение. При этом важно учесть и вид деятельности организации, и расходы на покупку, и последующее обслуживание ПО.

Стратегический и текущий управленческий учет

Эти два типа учетной деятельности связаны между собой, но имеют свои специфические особенности. Для наглядности вся информация представлена в таблице ниже.

Преимущества, которые дает управленческий учет в 1 С

В этом контексте актуальны следующие аспекты:

• Быстрота получения данных.
• Актуальность информации в момент ее получения и дальнейшего использования.
• Четкость и точность сведений. Пользователи получают специализированные, а не обобщенные данные.
• Целенаправленность. Информация предоставляется в индивидуальном порядке, при этом учитываются нужды разных категорий пользователей, таких как инвесторы и управленцы отдельных подразделений.
• Гибкость в представлении сведений. Формат данных выбирается организацией самостоятельно, без строгой нормативно-правовой регламентации.

Ограничения управленческого учета

Относительно этого пункта стоит учитывать некоторые важные аспекты:

• Информация, получаемая из внешних источников, может оказаться ненадежной или приходить с задержкой.
• Существует риск, что сотрудники могут пренебрегать ключевыми данными, фокусируясь на менее значимых деталях.
• Пользователи, получая информацию, могут проигнорировать ее или отнестись к ней скептически из-за сомнений в достоверности источников и прочего.

Такие ограничения, без должного внимания к ним, могут привести к принятию опоздавших или некорректных решений, мешающих эффективной работе компании.

Какие отчеты входят в управленческий учет

Хотя формальных ограничений или стандартов предоставления отчетности нет, инвесторы и топ-менеджмент обычно ожидают получение следующих сведений:

• О движении финансов, отражающий как операции с собственными, так и с заемными средствами.
• О прибыли и убытках, показывающий результаты деятельности за определенный период.
• О прибыли и убытках, фиксирующий результаты работы за некоторый период.

Дополнительно могут предоставляться сведения о дебиторской и кредиторской задолженности, аналитика по капиталу, плановые и фактические доходы, затраты на оплату труда и т.д. Формат и детализация предоставляемой информации определяются внутренними правилами каждой организации, что касается как объема, так и содержания данных.

Как предприятию вести управленческий учет в 1С

Пользователям 1C доступны платформы для контроля деятельности как производственных, так и торговых предприятий. Есть и варианты, предназначенные для отдельных отраслей.

1C:Управление нашей фирмой (УНФ)

Это программное обеспечение чаще всего используют малые предприятия. В нем реализованы функции, которые позволяют осуществлять:

• - приходные и расходные операции;
• мониторинг финансового состояния организации;
• управление договорами с поставщиками и покупателями;
• анализ себестоимости, включая расчет по партиям товаров;
• ведение взаиморасчетов со всеми контрагентами.

Пользователи могут группировать данные по различным критериям, применять фильтры и настраивать разнообразные параметры для удобства использования информации.

1C:Управление торговлей

Название ПО говорит само за себя. Оно предназначено для ритейлеров, отдельных магазинов, оптовых и розничных продавцов. Позволяет держать под контролем закупочные и отгрузочные операции. Но базовая версия УТ не предназначена для расчета заработной платы персонала. К тому же из-за особенностей структуры здесь практически невозможно вести управленческий учет.

1C:Комплексная автоматизация

Основными пользователями этого ПО становятся субъекты малого и среднего бизнеса. Сфера деятельности — производство или торговля. По функционалу КА — это промежуточное звено между УТ и ERP.

Здесь можно подготовить полноценный баланс, в том числе сразу по нескольким компаниям и в одной параллели с бухгалтерским. При этом пользователи могут самостоятельно решать, по каким показателям нужны данные.

1С:ERP Управление предприятием 2

Это решение среди всех продуктов разработчика считается наиболее масштабным, с возможностью настройки практически под любые потребности. Здесь можно создать собственную учетную систему с использованием данных самого разного характера. Для ведения учета в 1С:ERP предусмотрены:

• подготовка планов работы и контроль их исполнения;
• составление платежных календарей;
• работа в соответствии с требованиями МСФО;
• контроль затрат всех видов, себестоимости, в том числе по отдельным проектам и в разных валютах;
• возможность подготовки аналитических отчетов.

Но нужно понимать, что на полноценное внедрение ERP, обучение персонала зачастую требуются месяцы и годы.

1C:Управление холдингом

Это ПО предназначено уже не для отдельных компаний, а для крупных объединений, их управляющих структур. Здесь предусмотрена возможность проводить бюджетирование, объединять данные из отчетов по подразделениям, контролировать проекты, работать согласно требованиям российского законодательства, МСФО и Balanced Scorecard. При необходимости сведения из УХ можно выгружать в другие учетные системы, в том числе от других разработчиков. Это же относится к загрузке информации из внешних источников.

1С:ERP Управление холдингом

Это ПО позволяет автоматизировать все процессы, связанные с ведением учета на всех уровнях: от оперативного до стратегического. Здесь объединены возможности УХ и ERP в части планирования и ведения любых операций на предприятии вне зависимости от объемов деятельности.

Бит.Финанс

Пользователям доступны сразу 6 разновидностей программного обеспечения. Свой вариант может выбрать как небольшая, так и очень крупная компания. Имеющиеся модули позволяют не только вести контроль затрат, но и выполнять планирование, анализировать ситуацию на каждый момент времени. При этом в единой базе можно работать в соответствии со стандартами РСБУ, НУ, МСФО, US/UK GAAP, в том числе по нескольким обособленным подразделениям в единой базе.

Как настроить управленческий учет в 1С

Ниже приведена инструкция, которая будет полезной при работе с любым программным обеспечением:

• Анализ деятельности компании и формулирование ее перспективных целей.
• Уточнение, какой информацией и с кем необходимо делиться.
• Определение периодов для отчетности.
• Разработка механизмов учетной политики.
• Внедрение выбранного программного обеспечения.
• Проведение обучающих сессий для сотрудников.
• Мониторинг функционирования ПО и внесение изменений при необходимости, включая дополнение новыми отчетами и функциями.

Применение Клеверенс

Компания предлагает оптимальное решение, позволяющее быстро и с высокой точностью интегрировать данные в учетную систему. Это особенно важно при рассмотрении различий между управленческим и бухгалтерским учетом товаров. В то время как первый фокусируется на финансовой отчетности для внешних пользователей, второй направлен на предоставление информации для внутренних нужд организации, уделяя особое внимание товарному контролю. Это позволяет руководству компании принимать обоснованные решения на основе актуальной информации о запасах товаров.

В качестве примера использования системы могут служить организации, работающие с SAP для целей международного аудита, который функционирует как инструмент для представления сводных финансовых сведений, в то время как подробный контроль товаров ведется в 1C:ERP или 1C:Управление Торговлей. Таким образом, компании могут эффективно сочетать строгий международный аудит с максимально полным и оперативным управлением товарными потоками внутри структуры.

Подведем итоги

Из статьи вы узнали, что внедрение управленческого учета в 1С или иной системе с аналогичным функционалом позволяет заинтересованным лицам (инвесторам, собственникам, топ-менеджерам) получать необходимую информацию о работе компании, расходах и доходах, себестоимости продукции и прочих показателях.

Вопросы – ответы

Какие инструменты в 1C помогают анализировать финансовую деятельность предприятия с точки зрения административного контроля?

Во многих конфигурациях предусмотрен, например, такой инструмент, как платежный календарь. Он позволяет не только планировать платежи, но и контролировать исполнение плана.

Как ведение управленческого учета в 1С:ЕГР может автоматизировать процессы бюджетирования и планирования?

Это происходит благодаря централизации данных, детализированному бюджетированию, автоматизации расчетов, усовершенствованной аналитики и точной отчетности. Такой интегрированный подход позволяет более точно прогнозировать финансовые показатели и улучшать процесс принятия решений, облегчая адаптацию к изменениям в бизнес-среде и повышая оперативность управления. Это становится особенно важным для компаний, стремящихся оптимизировать свои ресурсы и повысить свою конкурентоспособность.

Какие механизмы интеграции управленческого учета с бухгалтерским и налоговым предусмотрены в 1C?

В 1C можно интегрировать через:

• Единую базу данных для синхронизации учетных операций.
• Унифицированные проводки, автоматически формирующиеся из административных операций в бухгалтерские и налоговые записи.
• Встроенные отчеты и аналитика, поддерживающие требования бухгалтерского и налогового законодательства.
• Конфигурационные настройки для корректировки правил ведения учета согласно специфике компании.