Компания постоянно функционирует в режиме движения финансов. Но как только у этого виртуального массива денег пропадает баланс, нормальное функционирование и устойчивость организации оказывается под угрозой. В этом обзоре мы рассмотрим, что такое система, инструменты, стратегия, политика и современные методы управления дебиторской задолженностью предприятия.

Цели

Основной задачей подобного менеджмента является минимизация разрыва между текущими средствами компания, и задолженностью в ее пользу. Ведь дебиторка – это, по сути, как раз долг, которым облагаются клиенты и контрагенты проекта. Возникает он по различным причинам, предоплата за товар, продажа ТМЦ с отсроченным платежом, обязательное возмещение ущерба, которое затягивается и другие факторы.

Допустим, предприятие реализует лакокрасочные изделия, продавая их оптом магазинам, которые платят в рассрочку. А своим поставщикам сырья проект при этом выдает деньги сразу же. Какая получается ситуация? Если клиентов мало, то разницу во времени между оплатой вполне получится погасить за счет оборотного капитала. Но с ростом количества участников цепочки, разрыв будет все сильнее увеличиваться. Возникает парадокс, чем больше клиентов – тем меньше денег. И приемы управления дебиторской задолженностью организации – это возможность не допустить критического разрыва, сохраняя финансовую устойчивость компании, а также нормальное функционирование всех отделов. В этом и заключается главная цель менеджмента.

Виды

Условно дебиторку делят на несколько групп. В первую очередь популярно разделение на коммерческую и некоммерческую. Первая группа – это стандартный долг в денежной форме, например, когда товар уже отправлен, а оплата за него пока еще не поступала. А некоммерческая – это задолженность, сформировавшийся из-за неоформленной отчетности. Деньги уже поступили, но использовать их невозможно, ведь в базе их просто нет. Также дебиторку делят на денежную и документную. Первая – обычный финансовый долг, а вторая – это незакрытые первичной отчетностью расходы.

Цели управления дебиторской задолженностью в балансе всех обозначенных видов.

Жизненный цикл дебиторки

Часто все существование долга от начала организация до закрытия в любой форме делят на 4 этапов. Причем далеко не каждый вариант происходит все 4 стадии, многие закрываются раньше – на 2, 3 этапе. И чем длиннее цикл отдельного взятого обязательства, тем больше ущерба он нанесет предприятию. Разумеется, для выявления конечного вреда понадобится глубокий анализ, основанный на сумме. Но все же лучше избавляться от дебиторок до 6 стадии, пока они не стали реальной проблемой.

Итак, как преобразуется дебиторка в течение этого цикла.

Виртуальная

Фактически обязательства уже существуют, товары отгружены, но оплаты нет. Правда, в этом случае, это прогнозируемая задержка. Возможно, сотрудничество происходит посредством отсроченных платежей или конкретно обозначенный случай учитывает отложенное внесение денежных средств. Главный нюанс – это прогнозируемость невыплат до определенного срока.

Текущая

Она наступает с момента окончательного расчета или погашения части долга. Все подходы к управлению дебиторской задолженностью начинают применяться именно с этого этапа. Ведь деньги уже должны быть на счету компании, но их нет. Значит, наносится финансовый ущерб. Для приобретения новой партии сырья придется воспользоваться уже кредиторской задолженностью, а это уже в любом случае переплата по процентной ставке. Или придется упустить выгоду, потерять значимый актив, который можно было бы приобрести, но просто не хватает свободных финансов в оборотном капитале.

Проблемная

Начинается после недельного срока от даты погашения или внесения первичного платежа. Это основная часть долгов в пользу предприятия, которые и наносят ущерб. Редко какие сделки доходят до следующей стадии, но если дата платежа прошла, то почти все обязательства переходят на этот этап.

Если это нестандартная ситуация и раньше подобным контрагент не грешил, то имеет смысл просто отправиться с ним на переговоры, выяснить причину. Также к проблемному виду относятся все обязательства, которые были реструктурированы. Да, на длительной дистанции подобный процесс даже принесет выгоду, но конкретно сейчас – это отсрочка, которая точно нанесет ущерб оборотному капиталу.

Просроченная

Возникает по традиции с момента просрочки третьего платежа. То есть, обычно подразумевается три месяца, если действует система ежемесячного погашения. Также отправной точкой становится полный квартал. Если грамотно изучить основы управления дебиторской задолженностью, как управлять массивом долгов – то допускать подобную просроченную дебиторку по крупным долговым обязательствам компания не будет. Ведь в этом случае возникает масса неприятных факторов. Как минимум возвратность долга уже находится под вопросом. Также придется обращаться в суд за юридической защитой своих интересов. И прискорбнее всего, что временной фактор в этом варианте настолько длительный, что в любом случае поток финансовых средств уже исключается из текущего оборота, поэтому для квартала считается утерянным. А это может сказаться на объеме закупок.

Механизм управления дебиторской задолженностью, основные группы дебиторки

Система менеджмента основана прежде всего на глубоком и вдумчивом анализе. И для его качественного проведения все финансовые потоки лучше заблаговременно разделить на группы по основным признакам. Тогда легче будет выявить закономерности, а также выбрать корректный комплекс оздоровительных мероприятий. Посмотрим, на какие группы и как предстоит делить общий объем просрочек.

По договорам

Практически вся дебиторка – это отношения с контрагентами. Возникновение задержек связано с отгрузкой неоплаченных товаров, предоплатой за ценности, которые пока еще не поступили. Поэтому правильно будет выделить несколько групп, заключив в них самых крупных контрагентов. Также допустимо градировать по договорам. Этот способ актуален, если с одной компанией вы сотрудничаете сразу по нескольким линиям, где на определенные группы ТМЦ устанавливается свой вид договоров.

По срокам погашения

В данном случае градация еще проще. Разумеется, почти нереально разбить все варианты по отдельным частям на основе дня погашения, ведь сроков может быть огромное количество. Поэтому принято разделять на месяцы. Реже используются целые кварталы, но этот способ подходит, если компания сотрудничает в долгосрочной временной перспективе.

По менеджерам и локациям

За определенных контрагентов чаще всего отвечают какие-то конкретные сотрудники на предприятии. А также часто менеджеры берут на себя целые регионы, занимаясь всеми денежными отношениями внутри филиалов, отчитываясь перед центром. Если используется эффективное управление дебиторской задолженностью, финансовый менеджмент отлично разделяется как раз по региональным сотрудникам. Каждый из них берется за работу и анализ конкретно со своей частью.

По значимости

В данном варианте зачастую подразумевается размер долга. Крупные группируются в один пакет, средние – в другой и так далее. Но нередко используется деление не ввиду размера, а как раз ввиду значимости в прямом смысле. Отношения с конкретным контрагентом могут иметь больший вес, потому что они перспективнее, несмотря на скудный первоначальный объем поставок.

Как проводить анализ

Теперь перейдем к непосредственным расчетам, посредством которых мы сможем не только выявить проблемные моменты, но также и выработать стратегию борьбы с ними. И что не менее важно, прогнозировать дальнейшую устойчивость предприятия в целом, возможности будущих закупок и схожих аспектов.

Оборачиваемость

Высчитывается по простой формуле: ОДЗ = Т / (ОП / СДЗ).

Где:

• Т – общий временной диапазон, используемый для анализа. Измеряется в календарных днях. Обычно берется месячный или квартальный период. Реже используется годовой.
• ОП – это оборотный показатель. Выделяется как объем закупок или размер уплаченных денежных средств. Все зависит от того, анализируете ли вы задолженности клиентов или поставщиков.
• СДЗ – это средний долг за конкретный период.

Относительные показатели

Разумеется, просто посчитав договую сумму, каких-то важных сведений вы не получите. Ведь ключевые особенности управления и администрирования дебиторской задолженностью предприятия в том, чтобы грамотно сравнивать общую сумму с определенными показателями. Это может быть объем закупок, доход, маржа и иные факторы. Каких-то норм сейчас не выявляется. Ведь каждая компания индивидуальна, и если для одной высокие цифры коэффициентов – вполне нормальная ситуация, то для другой – это катастрофа, которая приведет к ликвидации проекта в качестве банкрота. Поэтому в этом варианте выявляется интенсивность снижения. Если каждый период коэффициент неуклонно падает, то вы все делает правильно. И выбранная модель управления дебиторской задолженностью себя оправдывает на все 100%. А вот если коэффициент, напротив, возрастает, то систему нужно срочно менять.

Основы менеджмента дебиторки

Начать следует с трех главных «китов». Первый – это электронный документооборот. Он помогает оптимизировать все процессы на предприятии. Второй – это анализ, о котором мы как раз говорили. И третий – это выявление ответственных лиц, которые лично будут исполнять оздоровительные мероприятия, а также вести отчетность.

Аналитика структуры

На первой стадии нам важно провести глубинный анализ, чтобы выявить основные показатели. Какие именно, мы уже пояснили. Нам важно узнать и общий размер долгов, и конкретную долю в финансовом портфеле на текущий момент, и разбить все обязательства по размеру и срокам. Тогда мы будем знать, в какие периоды у нас возникает просадка по оборотному капиталу. Сделать это проще всего посредством специального программного обеспечения от проекта Клеверенс.

Наше ПО поможет:

• Без проблем и ошибок провести полный анализ.
• Сформировать отчетность и выявить ключевые показатели.
• Зафиксировать данные и обработать их.
• Интегрировать результаты анализа в любую форму отчетности.

С эффективным ПО от «Клеверенс» основные этапы управления дебиторской задолженностью можно практически полностью автоматизировать.

Выбор ответственных

Если речь идет о небольших объемах работы, передать компетенции специально назначенному сотруднику бухгалтерии или даже главному бухгалтеру, если он имеет достаточно свободного времени. При крупных масштабах логично будет сформировать целый отдел, направив его силы в основном на анализ и финансовое оздоровление.

Методика работы

Следует заранее определить метод. Обычно это два варианта – агрессивный, основанный на штрафах, претензиях и обращении в суд. И неагрессивный, где главным инструментом становятся переговоры, реструктуризация и мировые соглашения.

Анализ

Следующим этапом идет расчет показателей. Это уже не выявление общих объемов долга, а лишь коэффициенты в разных регионах, участках, отделах и филиалах.

Показатель ликвидности

То есть, возможность быстро покрывать долговые обязательства без падения стоимости. Соответственно, оперативно закрываемые долги, а также те, что без проблем рефинансируются, считаются ликвидными.

Методы

Исходя из общей стратегии необходимо спланировать конкретную методику. А также выявить основные принципы управления дебиторской задолженностью, статья доходов ли будет ключевым показателям для расчета относительных показателей или маржи, будут ли назначать санкции за просрочки или сразу поступать предложения о реструктуризации. От выбранного метода зависят все комплексы мероприятий. Многие компании в принцип не реагируют на рост дебиторки, просто через 3 месяца обращаются в суд. Но это явно нерезультативная стратегия. Логично будет на каждом этапе просрочки разработать свой план действий.

Соответственно, должен существовать регламент на 4 шага задержки оплаты, виртуальной, текущей, проблемной и просроченной.

Особенности финансовых методов управления дебиторской задолженностью организации

Разберем ключевые факторы предстоящей работы в нюансах. А также посмотрим на алгоритм действий.

Определяем правила игры

Под этим названием скрывается регламент нашей работы, отлаженный механизм. В общих чертах он выглядит примерно так:

Этап	Действие	Ответственный
Виртуальная	Ведение документооборота, мониторинг ситуации	Менеджер
Текущая	Напоминания, пути для реструктуризации	Менеджер
Проблемная	Поиск путей для рефинансирования, блокировка оплат	Бухгалтер
Просроченная	Судебный иск	Юрист

Планирование показателей

Помните, что, учитывая опыт предыдущих анализов, все относительные факторы по дебиторки должны быть четко прогнозируемы. И если что-то вдруг выбивается из ваших прогнозов, значит, на какой-то стадии была допущена ошибка. Поэтому скрупулезно относитесь к анализу.

Оперативная работа

После прогнозов необходимо переходить к конкретным мероприятиям исходя из установленного регламента. Переговоры, напоминания, заморозка активов должника, судебное обращение. Все зависит от выбранной стратегии и стадии долга.

Аудит

После того как общая стратегия и регламент уже закончены, стоит провести полноценный аудит. Поискать проблемные места, попытаться смоделировать ситуация, при которой схема не будет нормально работать. А также на тестовом этапе запустить ее в работу. Если возникнут моменты, которые не укладываются в представленный алгоритм, его нужно в срочном порядке доработать.

Некоммерческая задолженность

В этом варианте в первую очередь нужно сфокусироваться на собственных сотрудниках. Ведь именно ввиду халатности или ошибок чаще всего и возникает такой долг. Это сумма, которая фактически была переведена, но не оформлена должным образом. В крайнем случае возможен преступный умысел. Для фиксации подобных случаев стоит установить лимит по некоммерческому долгу, и как только он достигается, организовывать полную проверку.

Что включить в регламент

Как планировать дебиторку

Главное – следовать трем важным правилам:

• В первую очередь анализ, а лишь после этого формирование алгоритма действий.
• Учитывать нужно все относительные показатели, в том числе по регионам.
• Ответственных лиц должно быть достаточно для оперативного устранения проблемы.

Заключение

Как видите, мероприятия по управлению дебиторской задолженностью могут быть самыми разными. И конкретный выбор системы зависит от особенностей предприятия, размеров долгов, количества контрагентов, даже репутации компании. Поэтому алгоритм у каждого проекта всегда будет сугубо индивидуальным.