Как покупателю оформить акт возврата некачественного товара поставщику: надлежащее документальное оформление возвратного оборудования

28 июня 2019 Олег Почепский

Из статьи вы узнаете, как правильно оформить возврат товара поставщику на склад, какие для этого существуют основания по Закону о торговле, а также какие документы нужны для оформления.

Все операции, касающиеся закупок и обмена продукции, удобнее проводить через «Магазин-15»: здесь можно вести учет, заполнять необходимую документацию, работать с базой контрагентов и планировать состояние торговой точки.

В каких случаях возвращают купленный продукт

В статьях 475, 466, 480 и 482 Гражданского кодекса прописаны основные причины, которые являются обоснованием для возвращения товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Они основываются на несоответствии изделия по качественным характеристикам, ассортименту, комплектации, упаковке. Рассмотрим подробнее каждое из перечисленных оснований.

Когда качество не соответствует заявленному

Возврат покупателем некачественного товара требует определенного порядка оформления документов для приемки поставщиком. В этом случае можно ссылаться на ст. 469, 470 и 471 ГК. Согласно законодательству, требования к качеству относятся не только к моменту постановки продукта на учет, но и к гарантийному периоду. Важно, чтобы изделие не портилось и не ломалось раньше положенного срока при нормальном хранении и правильной эксплуатации.

Несоответствие каталогу

Споры подобного рода возникают часто. Усугубить их может недостаток верных характеристик ТМЦ в договоре купли-продажи (ДКП). Именно поэтому соглашение нужно заполнять очень внимательно, прописывая абсолютно все значимые параметры — от особенностей типоразмеров до весовых характеристик и расцветок. Когда требования окажутся не соблюденными, удастся вернуть как всю партию, так и ее некоторые части.

Неверное количество или некомплект: как сделать возврат поставщику и какой возвратный документ на товар

Третий распространенный фактор, согласно которому можно вернуть изделия. В его основе — п. 2 ст. 465 и п. 1 ст. 466 ГК. Продавец обязан привезти продукцию в том объеме, который закреплен в ДКП. Люди, по тем или иным причинам получившие не весь заказ, вправе закрыть сделку в одностороннем порядке и отказаться от оплаты.

Нет упаковки

По определению, далеко не все виды товарно-материальных ценностей поставляются в наборе с правильными упаковочными материалами. Однако те из них, что затарены, должны выглядеть соответственно установленным стандартам. Любые нарушения в этих границах ведут к появлению претензий, которые формулируются с отсылками на статьи 481, 482 и 475 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Как вернуть качественный или некачественный товар поставщику: документальное оформление через ТСД

Всю операцию можно оцифровать, если сотрудники предприятия работают с софтом «Магазин-15». Понадобится только терминал сбора данных и навык обращения с программным обеспечением бренда Cleverence. Процесс проходит следующим образом:

Выбираем соответствующую опцию в главном меню и создаем новый документ посредством опции «Добавить».
Указываем склад, а также контрагента. Щелкаем по пункту «Скан».
В появившемся на экране окне отобразятся итоги считывания: сведения о ТМЦ и количестве.
При нажатии на позицию будет выведено окошко, позволяющее изменить количественные параметры или, например, распечатать ценник.
Операция фиксируется кнопкой «Завершить», с дальнейшим отправлением цифровой бумаги на сервис Mobile SMARTS.

Подробнее о том, как протекает представленный процесс, рассказано в видеоролике — инструкция посвящена ПО от компании «1С», но актуальна и для софта Cleverence.

Сроки

Все товарно-материальные ценности делятся на две большие группы с заявленным периодом годности и без. Первые возвращаются до его истечения (важно, чтобы соответствующие цифры и даты были прописаны в договоре). Вторые — отправляются обратно в течение двух лет после совершения передачи, если ДКП не предусматривает иного сценария развития событий.

Как оформить

Документы для возврата продукции составляются с учетом того, стал ли покупатель собственником товара или еще нет. Рассмотрим типичные ситуации.

Некачественный, сразу

Представим, что вы владелец обыкновенного продуктового магазина. На торговую точку приезжает машина, груженная кефиром. Сотрудники обнаруживают, что у части бутылок с кисломолочным напитком истек срок годности, и в этой ситуации они вправе не принять их, предварительно откорректировав приходную накладную. Все позиции с браком из ТОРГ-12 вычеркиваются — главное, чтобы присутствовал представитель контрагента, чтобы поставить подпись.

Бракованный, после приемки

Далее рассмотрим, каким документом оформляется возврат товара поставщику, если продукция уже принята. Покупателю потребуется заверить операцию по ТОРГ-12, зафиксировать расхождение по количеству или качеству. Также понадобится выделить для испорченных продуктов или изделий отдельное место на складе, написать претензию и дождаться мотивированного ответа.

Как правило, на разбор претензионной документации у контрагентов уходит 10-30 дней с момента их поступления. Однако здесь все зависит от системы ЭДО компании.

Некачественный, после оприходования

В этой ситуации потребуется оформить, кроме накладной ТОРГ-12, бланк о выявлении бракованных изделий. Его разрабатывает комиссия, в которую входят специалисты, утвержденные руководителем предприятия. Главным критерием при отборе людей является подходящая квалификация. Как правило, выбирают инженеров, технологов, юристов, бухгалтеров. При необходимости можно пригласить независимого эксперта со стороны.

Пошаговая инструкция по возврату ненадлежащего товара в 2024 году

Отправление продукции назад к поставщику происходит в четыре этапа. Важный момент заключается в том, чтобы продавец пошел навстречу — признал претензию и отказался от продолжительных разбирательств (возможно, с привлечением суда).

Составляем ТОРГ-2

Акт об установленном расхождении. Указывает на наличие несоответствий по качеству и количеству, обнаруженных в момент приема. Составляется на месте и подписывается самим контрагентом либо его официальным представителем (им может стать и сотрудник транспортной компании, если это предусмотрено договором).

Формируем претензию

Излагается в типовой или свободной форме, при этом в обращении важно прописать:

полные юридические названия компаний-сторон сделки;
реквизиты (как адресные, так и банковские);
идентификационные номера сопроводительных бумаг;
характеристики проблемных ТМЦ;
подробности по выявленным расхождениям;
ссылки на НПА или результаты проведенных экспертиз;
конкретные требования.

Если речь идет о проведении обратной транзакции, в претензию включаются те счета, на которые заявителю удобнее получить расчет.

Оформляем ТОРГ‐12

Этот этап начинается после того, как продавец одобрит операцию и признает все выявленные покупателям несоответствия. Также не доставляет никаких трудностей — шаблон акта ТОРГ-12 включает в себя минимальное число полей. Главный нюанс здесь заключается в том, что подписать бланк должны несколько людей: сотрудник, разрешивший отпуск ТМЦ, главбух, работник, отвечающий за отгрузку.

Возвращаем деньги

Реквизиты для совершения перевода при возврате некачественного товара или продукта надлежащего качества между юридическими лицами по договору поставки прописываются в претензии. Ее рассматривают на протяжении 10-30 дней (иногда — быстрее). Если по истечении указанного срока от контрагента нет ответа, можно идти в суд. Конечно, судебные разбирательства отнимают много сил и времени, но иногда только они позволяют восстановить справедливость.

Обратная реализация

У акта ТОРГ-12 есть характерная особенность. Дело в том, что ранее принятые ТМЦ становятся на баланс покупателя. Соответственно, при возвращении продукции продавцу-посреднику или производителю, реализатором считается компания, которая изначально получила пересорт, некомплект и пр.

Бухгалтерские проводки

Варьируются в зависимости от того, была ли выполнена полноценная документальная приемка или нет. Не включают в себя никаких заведомо трудных моментов — все работы осуществляются в рамках строго установленного регламента.

Возврат оприходованного товара

Отражается по шагам инструкции, прописанной в большинстве памяток по торговой бухгалтерии:

Дебет	Кредит	Основания
76,2	41	Списание брака
76,2	68	Восстановление НДС
51	76,2	Получение денег

Если речь идет о качественных товарно-материальных ценностей, в процедуру вмешивается сторнирование:

Дебет	Кредит	Основания
41	60	Сторно — передача ТМЦ
19	60	Сторно — отражение НДС
68	19	Сторно — восстановление НДС
51	60	Получение денег

Обратная реализация выполняется так:

Дебет	Кредит	Основания
62	90,1	Учет суммы выкупа
90,2	41	Отражение стоимости
90,3	68	Регистрация НДС
60	62	Зачет требований

Пример бухгалтерской проводки

Корпорация «ДомСбыта» приобрела у фирмы «Столярная мастерская» 100 столов, обошедшихся в 200 тыс. рублей. НДС составил 40 тыс., а после оприходования эксперты покупателя выявили дефекты у 50 товаров. Записи будут выглядеть так:

Дебет	Кредит	Сумма, тыс. р	Основания
41	60	100	Сторно за 50 ед
19	60	20	Входной НДС
68	19	20	Возмещение НДС
51	60	120	Поступление денег

Работа с неоприходованными ТМЦ

Практика такова, что заказчикам часто приходится хранить продукцию на своих складах месяцами. Соответственно, их стоимости нужно отражать — на с. 002, с дальнейшей передачей продавцу-посреднику или прямому производителю по нормам:

Дебет	Кредит	Основания
—	002	Списание брака
51	60	Получение денежных средств

Какие документы выписываются при возврате некачественного товара поставщику: образцы актов

Отдельного внимания заслуживает документация, сопровождающие процесс в рамках всех этапов.

ТОРГ‐2

Разрабатывается в присутствии контрагента или его официального представителя. Указывает на найденные расхождения в количестве или качестве. Подпись может поставить, в том числе человек из транспортной компании, если подобное предусмотрено договором купли-продажи.

Претензия

Позволяет уведомить партнера в наличии пересорта, брака и других проблемных факторов. Отправляется в не только в цифровом, но и в физическом виде — ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

ТОРГ‐12

Об этом акте речь заходит после того, как вторая сторона признает проблему и даст согласие на передачу денежных средств. Он используется для проведения взаимных расчетов и формирования бухгалтерской документации. Бланк подписывают несколько квалифицированных сотрудников.

Подведем итоги

Мы рассказали, как и какими документами оформляется возврат качественных и некачественных товаров или оборудования поставщику, а также правила, по которым следует покупателю делать оформление. Все процессы становятся намного проще, если компания работает с правильной системой ЭДО и программным обеспечением для автоматизации. Предлагаем приобрести софт от Cleverence. В частности, пакет «Магазин-15», работающий на базе платформы Mobile SMARTS, существенно облегчает коммерческие операции вроде закупок. ПО подключается за считаные дни и начинает приносить пользу сразу после установки.

Вопросы и ответы

В каком случае можно вернуть товар поставщику?

Основания прописаны в Гражданском кодексе РФ. В их число входит качественное несоответствие, пересортица, неверное количество или комплектность, а также отсутствие и повреждение упаковочного материала.

Какие документы понадобятся при отправке продукции?

Акты — ТОРГ-2 и ТОРГ-12, а также официальная претензия, направленная как в цифровом, так и в физическом виде (ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении). Все бланки унифицированы и заполняются по стандартным шаблонам.

Кто оформляет возвратную накладную — поставщик или покупатель?

За разработку соответствующей документации отвечают сотрудники компании, которые приобрели ТМЦ. Контрагент может только соглашаться с ними или нет, подтверждая подписью или отказываясь от визирования.