Грамотная организация деятельности предприятия связана в том числе с обеспечением наличия материальных ресурсов, необходимых для производства или торговли. Понятие эффективного снабжения подразумевает поставленные на поток поступления материалов, товаров или сырья, характеризующиеся минимально доступными ценами, надлежащим качеством и точностью соблюдения временного графика, выстроенного в рамках циклов. Сформированная и отлаженная система, разработанная в соответствии с ключевыми положениями, облегчает управление рабочими процессами, и способствует повышению общей рентабельности. Каковы основные цели, функции, механизмы и задачи закупочной логистики, какие методы и схемы относятся к основам данной сферы, и как оптимизировать уже существующие подходы в рамках отдельно взятой организации? Давайте разбираться.

Общие принципы

Для начала рассмотрим критерии, в соответствии с которыми выстраивается логистический цикл:

• Планомерность — обеспечение поступлений товаров соответственно заданному графику.
• Ритмичность — соблюдение определенных временных промежутков, позволяющее выстроить торговые, производственные и складские процессы.
• Оперативность — отслеживание динамики изменений спроса и внесение соответствующих корректировок в планы.
• Экономичность — последовательное сокращение временных и финансовых издержек.
• Централизация — организация контроля за выполняемыми операциями, подразумевающая применение современных технических средств.

Этапы закупочной логистики

Последовательный подход основывается на следующем алгоритме действий.

Выявление потребности

Первичная задача отдела снабжения — работа с остальными подразделениями предприятия, нацеленная на определение позиций, необходимых для обеспечения основных и сопутствующих процессов.

Исследование рынка

Анализ существующих предложений, перечня доступных поставщиков, имеющихся в их распоряжении мощностей и ресурсов.

Выбор контрагентов

Основывается на предлагаемых коммерческих условиях, репутации, имеющемся опыте взаимодействия, а также иных факторах, которые могут быть использованы в качестве сравнительных критериев.

Закупка

Согласование договорных условий, документальное оформление правоотношений, формирование заявки и реализация цикла поставки.

Учет претензий и брака

Проверка качественных характеристик, соблюдения заявленных сроков, а также процента продукции, подлежащей возврату или замене.

Распределение ресурсов

Передача полученных товаров исходя из производственной необходимости, с сопутствующей организацией складского хранения, образующегося переходящего остатка.

Управление закупочной логистикой

Координация основных процессов реализуется одним из следующих способов:

• Децентрализованный подход — допускает самостоятельную закупку подразделениями нужных ТМЦ, без дополнительного согласования, и в рамках выделенного бюджета. Позволяет максимально точно закрыть потребности на конкретный период, и сэкономить время на согласование бюрократических моментов.
• Централизованная концепция — реализуется преимущественно крупными предприятиями, где функционирует специальный отдел, либо назначается ответственный менеджер. Упрощает стандартизацию, сводит к минимуму вероятность некорректных заявок, и позволяет сократить издержки за счет увеличения объемов поставок.

Какие задачи решает закупочная логистика

Основные цели построения системы снабжения можно представить в виде следующего перечня.

Закупка необходимого товара

Приоритетный вопрос, важность которого обуславливается необходимостью наличия актуального ассортимента, удовлетворяющего производственным запросам или покупательским интересам. Закупщики должны отслеживать рыночные тенденции, ориентироваться в новых продуктах, управлять матрицей и своевременно вносить корректировки, повышая общую эффективность работы предприятия.

Обеспечение своевременных поступлений

Универсальной цикличности не существует — все зависит от объема спроса в конкретный период времени. Задача снабжения — грамотно управлять товарным запасом, обеспечивая достаточное количество продукции или сырья и удовлетворяя потребности ритейла или производства.

Поддержание складских остатков

Цель, коррелирующая с предыдущей, и подразумевающая, что на любом промежуточном этапе количество ТМЦ, имеющихся в распоряжении организации, соответствует ее потребностям. Отсутствие нужной позиции в торговой точке формирует негативную реакцию покупателей, а перебои с поставками на производственной линии ведут к полной или частичной остановке всего рабочего процесса. При этом важно не выходить за определенные лимиты, превышение которых превращает актуальный запас в неликвид, и фактически замораживает оборотные средства компании.

Грамотное распределение товаров

Для крупных торговых сетей характерно наличие магазинов разного формата, расположенных в разных регионах. Каждый объект имеет свои особенности, что обусловливает необходимость дополнительной «настройки» ассортиментной матрицы. В связи с этим особенно важно не только правильно составить номенклатуру, но и обеспечить своевременное пополнение запасов — с учетом логистических и иных аспектов.

Поиск лучших ценовых предложений

Рентабельность бизнеса определяется разницей между выручкой и издержками, необходимыми для ее формирования. Стоимость продукции, предлагаемая поставщиками — один из ключевых факторов управления, работа с которым должна вестись непрерывно. Низкие розничные цены — веское конкурентное преимущество, однако использовать его можно только при сохранении достаточной величины маржинальности. Используемая модель ценообразования должна учитывать потребительский спрос, оборачиваемость товаров и сроки их хранения, а также отталкиваться от расходов, связанных с закупкой.

Основной функционал отдела снабжения

Роль закупочной логистики в работе современных компаний, сталкивающихся с серьезной рыночной конкуренцией, сложно переоценить. В число функциональных задач, реализуемых ответственными менеджерами, входят следующие операции.

Определение точной потребности

Уточняя, что именно и в каких количествах нужно закупить, чтобы обеспечить работу компании, важно идентифицировать внутренних и внешних потребителей. При составлении ассортиментного перечня учитываются качественные характеристики товаров, включая их вес, габариты, а также иные критерии, влияющие на специфику транспортировки и хранения. Обязательное условие — создание четких план-графиков и спецификаций, позволяющих отсеять предложения, не соответствующие заявленным в рамках конкретных задач потребностям.

Формирование аналитической базы

Отчетность — неотъемлемый спутник закупок, позволяющий систематизировать и упорядочить всю найденную информацию. Даже в тех случаях, когда вся номенклатура закрыта действующими контрактами, важно иметь в запасе дополнительные варианты, к которым можно будет прибегнуть как в случае форс-мажора, так и при проведении новых торгов, нацеленных на улучшение коммерческих условий.

Исследование рынка поставщиков

Поиск контрагентов, удовлетворяющих запросам организации, предусматривает не только оценку юридического лица на предмет добросовестности и благонадежности, но и изучение существующих каналов сбыта и доставки, актуальных коммерческих и логистических условий. Необходимо охватить как можно больше потенциальных партнеров, в том числе предлагающих альтернативные решения, способные оптимизировать ключевые процессы, или принципиально новые продукты, обладающие сходными характеристиками и потенциалом развития.

Организация транспортировки

Покупка и продажа любой продукции предполагает перемещение запасов между складами, реализуемое либо собственными силами одной из сторон, либо с помощью посредника. Сопутствующие издержки также относятся к себестоимости товаров и влияют на рентабельность, что обуславливает необходимость тщательной проработки вариантов.

Контроль процессов поставки

Основными задачами, решаемыми закупочной логистикой, являются заключение договоров и сопровождение операций, основанием для которых становится подача заявки. Детальная проработка контрактов на предварительной стадии сводит к минимуму возможные издержки, связанные с нарушением обязательств. Менеджмент организации должен контролировать сроки и качество товаров, решать вопросы, связанные с несоответствием заявленных и фактических поступлений, а также добиваться компенсации убытков.

Формирование бюджетов

Закупка — многоступенчатый и многофакторный процесс, реализуемый непрерывно, и в большинстве своем связанный с проведением экономических расчетов. Грамотный финансовый анализ позволяет заранее составить представление о затратах. Бюджетная политика предприятия подразумевает выделение определенного объема денежных средств, которые могут быть использованы в предстоящем периоде для обеспечения потребностей отдельно взятого отдела.

Взаимодействие с производственными и сбытовыми структурами

Специфический аспект, актуальный для компаний, специализирующихся на самостоятельном изготовлении конечной продукции. Цикл производства подразумевает достаточность расходных материалов и сырьевых запасов, тогда как активность продаж напрямую связана с корректной оценкой потребительского спроса. Снабжение работает в кооперации с каждым из подразделений, обеспечивая их взаимосвязь и ориентируясь на повышение итоговой рентабельности.

Основные операции закупочной логистики

Говоря о функциональных задачах, решаемых менеджерским составом организации, в первую очередь выделяют следующие аспекты:

• Формирование стратегии закупок на основе прогнозирования потребности.
• Рассмотрение и оценка коммерческих предложений от потенциальных контрагентов.
• Выбор поставщиков, соответствующих установленным критериям.
• Определение объемов, сроков и графиков поставок товаров.
• Контроль за соблюдением намеченного плана.
• Согласование ценовой политики и улучшение имеющихся условий.
• Сопровождение договоров и отслеживание качества продукции.
• Поддержание и распределение складских запасов с учетом оборачиваемости.
• Взаимодействие с другими подразделениями в целях оптимизации рабочих процессов.

Стоит отметить, что в соответствии с принципами закупочной логистики все операции должны быть максимально оптимизированы. Сегодня, благодаря развитию технологий, многие задачи решаются гораздо быстрее. Так, интеграция программного обеспечения для мобильной автоматизации, разработанного компанией «Клеверенс», упрощает ведение учета на складах и в торговых точках, на 70% сокращая издержки, связанные с рутинными процессами.

Основные методы закупок

Существует несколько методик, реализуемых на практике, каждая из которых характеризуется определенными преимуществами и недостатками.

Поставка одной партией

Фактически — оптовая отгрузка, предусматривающая поступление объемного запаса продукции, достаточного для закрытия потребности на продолжительный период. Из преимуществ — простота документального оформления, а также возможность получения дополнительных скидок за выборку объема. Недостатки — сложность организации хранения, а также падение показателей оборачиваемости.

Периодические закупки

Пожалуй, наиболее распространенная практика, при которой снабжение оформляет заявки с определенной частотой, рассчитанной исходя из сроков реализации. Положительные аспекты — эффективность использования денежных средств и экономия на эксплуатации складских помещений. Из минусов — возможные перебои с наличием ассортимента и риск некорректного планирования.

Снабжение по котировочным ведомостям

Вариант, актуальный в сферах бизнеса, предполагающих закупку недорогих и востребованных товаров. Перечни котировок формируются каждую неделю или месяц, и отражают весь номенклатурный ассортимент, с указанием потребности и складских запасов. По сути, это оптимизированный аналог предыдущего метода, позволяющий выстроить оптимизированную систему.

Закупка с немедленной сдачей

Опция, применяемая в тех случаях, когда возникает потребность в материалах, используемых редко, и не предусматривающих возможности поставки по первому требованию. Неразрывно связана с ухудшением оборачиваемости и ростом издержек, что обуславливается спецификой товара или сырья.

Пополнение запасов по мере необходимости

Схема, которая не предусматривает принятия покупателем конкретных обязательств по срокам или объемам, и предполагающая оплату по факту поступления очередной партии ТМЦ.

Способы организации закупки

Теперь перейдем к рассмотрению существующих подходов, чаще всего применяемых на практике.

Традиционный

Создание на постоянной основе переходящего запаса всех требующихся ресурсов. Практичный вариант, который, однако, неизбежно увеличивает расходы на содержание склада и персонала.

Системный

Логистическая концепция предполагает формирование минимальных остатков, а также обеспечение оперативной коммуникации между поставщиком и покупателем. Среди популярных форматов:

• JIT (just in time) — обеспечение наличия продукции в нужное время и в достаточном количестве, гарантирующее бесперебойную работу производства или коммерческую торговлю. При этом переходящие запасы минимальны, а в некоторых случаях — отсутствуют вовсе.
• MRP (material requirement planning) — подход, в рамках которого ключевым фактором выступает уровень потребительского спроса на конкретную позицию.
• LP (lean production) — акцент на максимальном сокращении издержек, генерирующих потери, а также на повышении гибкости производственных процессов, адекватно и оперативно реагирующих на колебания рынка.

Способы транспортировки

Еще один фактор, определяющий величину расходов, связанных с закупками — выбор логистического сопровождения. На практике реализуются:

• Унимодальные перевозки — прямая доставка, без промежуточных стадий и РЦ, с использованием одного типа транспорта.
• Комбинированная и смешанная формы — отправка товара двумя или более транспортными средствами, не предусматривающая продолжительного хранения на перегрузке.
• Мультимодальное сообщение — еще один вариант с несколькими т/с, в рамках которого ответственность за контроль возлагается на одного оператора.

Сущность и содержание закупочной логистики — в оптимизации ключевых бизнес-процессов торгового или производственного предприятия, поэтому при принятии решения важно учитывать все сопутствующие факторы.