Развитие технологий, доступных для использования в современном бизнесе, заметно упрощает рутинные операции, выполняемые на ежедневной основе. Нововведения, закрепляемые на законодательном уровне, могут использоваться компаниями абсолютно официально. Так, в 2022 году получение нового товара уже не требует такого же объема бумажной работы, с каким кладовщикам и бухгалтерам приходилось сталкиваться в начале прошлого десятилетия — достаточно выполнить ряд стандартных требований, позволяющих перейти на цифровой обмен документами в онлайн режиме. Что такое электронная счет-фактура, как правильно создать, заполнить, оформить и выписать ЭСФ, и чем переход на новую систему правил помогает организациям и предприятиям различного масштаба? Давайте разбираться.

Общее представление

Документооборот, осуществляемый в рамках торговых операций между контрагентами, позволяет каждой из сторон получить официальное подтверждение совершенной сделки, необходимое как для ведения внутреннего учета, так и для внешней отчетности. Традиционная практика — выписка сопроводительной физической документации, пакетом которой сопровождается отгрузка продукции или акт выполненных работ — в последние годы все больше отходит на второй план. Ее место занимает выставление электронных счетов-фактур, оформленных и регистрируемых через уполномоченных операторов даже в тех случаях, когда покупатель фактически не относится к категории плательщиков налога на добавленную стоимость.

Общий порядок действий

Для перехода на новый формат взаимодействия с контрагентами потребуется выполнить стандартный набор действий:

• Уточнить у партнера по планируемой сделке о наличии соответствующего технического оборудования, а также возможности следовать требованиям законодательства.
• Оформить ЭЦП квалифицированного статуса, позволяющую подписывать документы в цифровом режиме, без использования физического носителя. Предоставляется удостоверяющими центрами, имеющими соответствующую аккредитацию.
• Заключить соглашение с одним из обслуживающих операторов, предоставляющим данные для входа на официальный сайт портала, в личный кабинет информационной системы с реестром электронных счетов-фактур (ЭСФ) по НДС. Перечень указан на сайте Федеральной налоговой службы.

Завершение всех трех этапов позволяет перейти к ведению официального документооборота в онлайн-формате.

Актуальные правила оформления

В 2021 году, на фоне внесения изменений в законодательные нормы, регламентирующие торговую сферу, были скорректированы и принципы формирования документов рассматриваемой категории. Основной причиной стал запуск в работу национальной системы прослеживания товаров, оказавшей влияние на способы реализации соответствующей продукции. К перечню относятся импортные поставки изделий, включенных в содержание правительственного постановления № 1110 от 1.07.21 — структура схожа с маркировкой, активно практикуемой в ряде сегментов торговли, однако предусматривает не «поштучный», а «партийный» контроль, для осуществления которого были приняты корректировки исходной формы.

Нововведения, общие для всех сфер

Говоря о последних изменениях и требованиях, коснувшихся информации о цифровых счетах-фактурах, порядка их выставления и подписания в электронном виде, стоит отметить следующие нюансы:

• В форме появилась дополнительная строка «5а», при заполнении которой указываются сведения об отгрузочной документации, выступающей основанием. В качестве примера — это могут быть накладные, акты выполненных работ или оказанных услуг, и т. п.
• Отдельной графой фиксируется порядковый номер данных, при этом под название отведен раздел «1а», для кода по Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности — «1б».
• Изменено название одиннадцатой колонки, адаптированной не только для продукции, обязательной к прослеживанию, но и для остальных типов импортируемых изделий.
• В форме электронной счет фактуры (сч/ф) добавились дополнительные столбцы (12, 12а и 13), заполнять которые нужно, когда торговые операции связаны со сбытом прослеживаемой продукции. В первом и втором разделах отмечаются кодовый идентификатор и единица измерения. Для авансовых экземпляров, как и в тех случаях, когда реализовывать планируется товары, не относящиеся к указанной категории, строки прописываются, но не заполняются.

Новая система прослеживаемости

Внедрение очередных правил контроля за рынком стало уже привычным для отечественного бизнеса. Основной целью декларируется сокращение объемов контрафакта и повышение качества продукции, доступной для конечных потребителей. Тестирование началось еще в 2020 году, а с 2021-го в перечень, определенный правительственным постановлением, вошли изделия сразу нескольких групп, включая холодильное и стиральное оборудование, автомобильные детские кресла, офисная мебель из металла, и т. д. Ввод новых обязательных реквизитов в электронные с/ф — следствие указанных изменений.

Дополнительные разделы

К числу маркеров, наличие которых было признано целесообразным по итогам прошедшего тестового периода, отнесены:

• Регистрационные номера деклараций и партий продукции.
• Единицы измерения, соответствующие категории.
• Общее количество, подлежащее прослеживанию.

Формирование бумажной или цифровой счет-фактуры оставалось добровольным до 1.07.21, однако после наступления указанной даты наличие последней версии стало обязательным условием — включая корректировочные экземпляры.

Что требуется от продавца

Чтобы стать участником новой системы документооборота, достаточно обратиться к оператору ТКС с соответствующим заявлением, содержащим информацию об организации или ИП:

• Наименование (либо ФИО).
• Адрес регистрации (или место проживания).
• ИНН, сведения сертификатов ЭЦП, реквизиты.
• Контактные данные.

Также обязательным условием выступает предоставление согласия на обмен сведениями с другими службами, оказывающими идентичные услуги. После положительного рассмотрения заявки претенденту выдается идентификатор ЭДО, а также учетные и иные сведения, требующиеся для авторизации в центре по обмену электронными счет-фактурами. Стоит отметить, что в случае изменения какой-либо информации, контрагент обязан уведомить оператора в течение трех рабочих дней — для последующего внесения корректировок в идентичный срок на основании полученного заявления.

Оформление ЭСФ

Алгоритм действий продавца предусматривает следующую последовательность:

• Составление документа в соответствии с утвержденной инструкцией.
• Подписание с помощью цифровой подписи.
• Отправка через платформу ЭДО.

Использование современных учетных программ позволяет реализовать процедуру автоматически — достаточно ввести данные по планируемой отгрузке, и система самостоятельно сгенерирует всю сопроводительную документацию, выгрузив ее в общую базу после подтверждения пользователем корректности.

Промежуточный этап

Сотрудники компании, выступающей посредником, обеспечивающим стабильность и бесперебойность документооборота, принимают исходящую запросы, фиксируют основные реквизиты, и проверяют соответствие содержания, включая сверку образцов подписания. После этого эл сч/фактуры перенаправляются оператору, с которым сотрудничает покупатель товара, который также отмечает у себя все необходимые данные, подтверждая обоснованность и корректность сделки. Сам контрагент получает извещение после окончания проверки.

Принятие электронной счет-фактуры

Соответствие базовых параметров означает возможность сверки плановых и фактических показателей. Клиент сначала сверяет предложенную версию с заявкой на предмет позиционного и количественного соответствия, после чего проводит сопоставление еще раз — но теперь уже с фактически прибывшим перечнем ассортимента. Наличие расхождений является основанием для отказа от подтверждения операции, либо для оперативного внесения правок, также отражаемых в общей учетной системе. После того как план и факт сходятся с изначально намеченными данными, покупатель подтверждает отгрузку, также подписывая счет-фактуру в электронно-цифровой форме (ЭЦФ), при корректировке формируется новый документ — ИСФ.

Стоит отметить, что в тех случаях, когда продавец и клиент обслуживаются у одного и того же оператора ЭДО, цикл реализуется с меньшими временными затратами, поскольку не требует повторной фиксации на промежуточной стадии.

Решения возможных проблем

Законодательно установленный Порядок содержит не только основные регламентирующие положения, но и своеобразный аналог FAQ, разъясняющий алгоритмы решения потенциальных проблемных ситуаций. Рассмотрим основные моменты содержания пунктов 23—24:

• Один из участников системы документооборота не получил подтверждений в сроки, определенные в качестве нормативных. В подобной роли могут оказаться как покупатель или продавец, так и оператор платформы ЭДО, отвечающий за протоколирование и сопровождение торговых операций. В подобных ситуациях субъект цепочки, столкнувшийся с указанной проблемой, должен уведомить отправителя подтверждающего уведомления, используя для этого любой доступный способ.
• Электронные счета фактуры не были представлены получателю в период, определенный положениями третьего пункта статьи 168 Налогового кодекса (5 календарных дней с даты отгрузки). В этом случае необходимо поставить продавца в известность, указав на увеличение сроков для исполнения плановых мероприятий ЭДО. Если отправитель был уведомлен о том, что оператор со своей стороны получил цифровую версию документации, он также информирует клиента.

Стоит отметить, что внедренная система ориентирована на добросовестное сотрудничество, в рамках которого каждая из сторон должна прикладывать усилия, необходимые для успешного завершения каждого цикла документооборота.

Несмотря на достаточно долгий срок тестирования, на сегодняшний день нельзя с уверенностью говорить о том, что все предприниматели знают, как выглядит электронный счет-фактура (ЕСФ), и как сделать, отправить и выставить документы в цифровом виде. В тех случаях, когда оформление сопроводительной документации подобным образом не представляется возможным, используется обычная бумажная версия. Однако следует учитывать, что эта опция не распространяется на товарную продукцию, относящуюся к прослеживаемым категориям. Параметры, указанные изначально, и подтвержденные оператором ЭДО, копируются продавцом без изменений, распечатываются и закрепляются подписями в надлежащем порядке. Последующее перевыставление подобной ЭСФ, даже когда у второго контрагента появляется возможность принятия, запрещено регламентом.

Особенности работы с электронными счетами-фактурами (СЧФ)

Алгоритм системы обуславливает возможность ее полноценной реализации только при условии, что все три участника — отправитель, получатель, а также оператор платформы, выступающий в роли связующего и контролирующего звена — располагают необходимым набором технических средства, а также доступом к Сети. Общие принципы закреплены в содержании приказа Министерства финансов № 174н.

В целом можно сказать, что механика не слишком отличается от привычной схемы. Спектр обязанностей продавца — формирование, подписание и отправка цифровой с/ф, после чего ему остается только дождаться официального подтверждения от покупателя. Тот, в свою очередь, оформляет не только извещение, но и подтверждение для оператора, отвечающего за доставку документации в установленные сроки, проверку соответствия параметров, а также фиксацию торговых операций в общем реестре.

Важный момент: правила выписки счет фактуры в электронном виде (ИС ЭСФ) для ИП и ООО предусматривают оформление единственного экземпляра, подписать который может только один субъект, обладающий соответствующими полномочиями, и имеющий квалифицированную цифровую подпись.

Где взять образцы заполнения

Потребность в демонстрационных экземплярах, по сути, отсутствует, поскольку речь идет о стандартизированной файловой форме, характеризующейся идентичным набором реквизитов. В плане заполнения документация практически не отличается от бумажного аналога, регламентируемого положениями статьи 169 Налогового кодекса. Физический носитель не требуется, что обуславливает практическую невозможность и нецелесообразность представления наглядных материалов в привычном понимании.

Впрочем, некоторые организации и предприниматели практикуют использование инструкций, представляющих собой визуализацию алгоритма работы. Проще говоря — предоставляют сотрудникам, не имеющим достаточный практический опыт, картинку, на которой отображены поля и характеристики, поясняющие принципы их заполнения. Однако в этом случае нужно учитывать, что использование различных версий программного обеспечения обуславливает разницу интерфейсов, так что найти и скачать универсальный образец заполнения электронной счет-фактуры не представляется возможным.

Преимущества и недостатки системы

Практика показывает, что автоматическая обработка ЭСФ позволяет сократить временные издержки, необходимые для сверки документов и выявления возможных ошибок. Кроме того, снижаются расходы, связанные с организацией печати и доставки бумажных экземпляров. Также стоит отметить упрощенный алгоритм взаимодействия с контролирующими органами — при поступлении запроса достаточно отправить данные по ТКС, не прибегая к стандартной процедуре копирования и заверения.

Что касается минусов, то к их числу в первую очередь стоит отнести проблемы, возникающие у участников торговых операций при отсутствии доступа к Сети, а также при технических неполадках и сбоях, возникающих по независящим от них причинам. Нарушение цикла формирования ЭСФ обуславливает необходимость возврата к обычному формату. При этом выставление документов задним числом исключается, так как в обязанности оператора платформы ЭДО входит фиксация всех дат по совершаемым сделкам.

Итоги

Ответ на вопрос о том, надо ли переходить на электронные счета-фактуры (ESF) для госзакупок, работы с банками, или выполнения торговых операций с продукцией, относящейся к категории прослеживаемой, однозначно будет положительным. Внедрение цифрового документооборота упрощает целый ряд бизнес-процессов, облегчает ведение отчетности и контроля. Сделать бизнес еще более эффективным помогут и программные решения, предлагаемые компанией «Клеверенс», целью которых выступает автоматизация рутинных задач, характерных для большинства современных предприятий.