При пересчете товаров и прочих ТМЦ необходимо оформлять бумаги. Они имеются в виде подготовленных стандартных бланков. В этой статье мы подробно расскажем о ведении инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей с образцом заполнения бланка ведомости. А также раскроем сопутствующие вопросы, которые возникают у работников или у проверяющего органа.

Что это такое

С ревизией сталкиваются все, кто работает с материальными, финансовыми активами предприятия. При поступлении они ставятся на учет. Затем с определенной периодичностью проводится контроль, в ходе которого устанавливается соответствие всех записанных и числящихся документально объектов с фактическим наличием. После проделанной работы устанавливаются такие вердикты — избыток или недостача.

Процесс проводят специальные люди. Они действуют строго по протоколу, внутреннему распорядку компании и рекомендациям Минфина. Обязательно подлежат анализу следующие коммерческие объекты:

• все складские помещения — учитывается основной оборот деятельности, пронумерована техника;
• цеха, заводы — места, где осуществляется производственный цикл, в учет идет все, в том числе сырье и заготовки, детали;
• торговые залы, витрины;
• кассы.

Мы рассмотрели классическое содержание инспектирования, которое включает изготовление и реализацию продуктов производства коммерческого предприятия. Но на других точках все может происходить иначе, например, рестораны, кафе, спортивные комплексы или иные места предоставления услуг. Здесь нет реализуемой продукции или она содержится в небольшом количестве, зато есть другие позиции в смете — посуда, спортинвентарь и пр.

Отдельно стоят государственные учреждения, аптеки. У них этот процесс более сложный, потому что любая ошибка в отчетности или значительная недостача может рассматриваться как халатность, превышение полномочий или вовсе растрата бюджета, за что грозит не только увольнение и штраф, но и уголовное преследование вплоть до заключения.

Чтобы исключить ошибки человеческого фактора в товарном учете, рекомендуем его автоматизировать с помощью программного обеспечения от Клеверенс. Узнать подробнее >>

В процессе указанной деятельности составляется инвентаризационная опись — это бумага, предназначенная для фиксации ТМЦ, их количества, качества. Обычно она оформляется в двух идентичных копиях в присутствии сотрудника, несущего ответственность, и участников комиссии. Все перечисленные лица ставят по окончании проверки свои подписи. В результате один заполненный бланк передается в бухгалтерию на хранение, а второй остается у ответственного лица.

Чтобы осуществить все перечисленные выше вроде бы простые манипуляции, требуется сперва получить подписанный указ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. Эта отчетность не только предупреждает о приближении инспекции и санкционирует ее, но и выступает важным актом, который предоставляется как доказательство. Поэтому она хранится у бухгалтера в течение 5 лет.

Утвержденная форма

Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)

Уже в процессе подсчета ценностей пользуются (заполняют его) специальным унифицированным бланком — ИНВ-3. Он утвержден постановлением Госкомстата России еще в 1998 году и применяется до настоящего времени без изменений для любого предприятия, коммерческого или муниципального объекта. Его можно использовать как пример заполнения инвентаризационной описи.

Это трехстраничный акт, вот его незаполненный и максимально сокращенный образец:

В ходе работы он подвергается предварительному заполнению, в него вносятся от руки следующие сведения:

• Наименование организации и вид деятельности.
• Номер приказа, распоряжения, а также дата.
• Вид ТМЦ, которые находятся в собственности организации, полученные для переработки.

После этого идет классическая формула, согласно которой ответственные лица подтверждают и гарантируют, что соблюдены все формальности при списании в расход и имеются все доказательства, чеки.

Затем представлена большая таблица, в которой указан каждый элемент ТМЦ — его номер, наименование, номенклатурный код, стоимость, количество и прочие таблицы по усмотрению. Чем больше инвентаря, тем обширнее будут списки. В его конце следует строка «Итого» — это сумма, активы организации.

После этого идут уже подписи и подсчеты.

Форма ИНВ-3 — классическая для всех предприятий. Она создается единая к моменту начала деятельности, когда все ценности ставят на баланс в бухгалтерии. Но ежемесячно может что-то меняться — новые торговые позиции появляются, другие полностью списываются и убираются из перечня. Чтобы это подтвердить и составить новые списки, требуется письменное подтверждение от руководителя в форме приказа. Устно такие мероприятия не обосновываются.

Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером

Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После — проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.

Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.

Шапка — это был первый шаг. Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка. Это может распоряжение руководителя. Чаще всего бумага выглядит так:

Таким образом, уже на предварительном этапе известны:

• дата проведения;
• инициалы и должности членов комиссии;
• что именно подлежит инвентаризации.

Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.

Второй шаг — подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны — этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.

Шаг №3: переходим к таблице. Она включает основной смысл проведения сверки, поскольку в ней подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия. Это может быть: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.

В среднем любая фирма имеет множество позиций. И учет практически невозможен без компьютерной программы — вручную это займет много часов. Лучшее ПО для коммерческих объектов, складских помещений предлагает компания «Клеверенс». Это программное обеспечение для проведения инвентаризации оборудования и инструментов, материалов, основных средств с использованием штрихкодов. Таким образом, все первые 9 столбцов уже сразу несут в себе информацию о товарной единице, их количестве, стоимости, серийном номере. Потребуется только вписать «Фактическое наличие». Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего ответственность. Никакого подлога данных быть не может. Запрещено заполнять ведомость, ориентируясь только на слова и заверения МОЛ, надо все точно проверить, посмотреть, удостовериться и запротоколировать.

После перечисления подводится итог. Для удобства подсчета конечные выводы делаются постранично. А затем складываются воедино. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.

Шаг №4: все члены проверочной комиссии ставят свои подписи в знак того, что они подтверждают полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник. Кто может входить в состав проверяющих:

• администраторы;
• бухгалтер;
• люди, занимающие руководящие должности;
• специалисты по соседнему цеху и пр.

Главное, что перечень лиц утвержден заранее приказом.

Как правильно заполнять

Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:

• вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
• в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
• сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).

Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.

Кроме того, необходимо обязательно указывать:

• стоимость товарной единицы — от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
• код продукта — так проще по артикулу проводить все процедуры;
• состояние, качество.

Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.

Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.

Как указывалось ранее, берется бланк по форме ИНВ-3. Но если в корпорации имеются нефинансовые активы, то их следует заносить в формуляр 0504087. Выглядит чистый образец так:

По сути, в нем содержатся те же поля, что и в выше представленном, только не учитывается стоимость учетных единиц.

Детализация описи

Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.

Все колонки пронумерованы, всего их тринадцать. Одна из них, №9, заполняется факультативно, то есть в необязательном порядке. Посмотрим на пример:

Здесь мы видим, что эта графа остается незаполненной. Дело в том, что оформление технических устройств или ювелирных изделий более сложное, так как у них есть паспорт. Именно в таких случаях строка необходима. Также обратите внимание на колонки 10, 11 и 12, 13. Как раз они и зачастую расходятся, так как фактическое наличие бывает больше или меньше, чем заявленное в бухучете. Если это подтвердилось, то следует заполнить форму ИНВ-19:сличительная ведомость по результатам инвентаризации.

Внесение сведений в бумагу на основные средства (ОС)

Этот процесс проводится не реже, чем раз в три года. При этом применяется форма ИНВ-1, которая по содержанию практически не отличима от выше представленного. Его оформление соответствует приведенному выше порядку. Здесь в графах будут указаны следующее:

• недвижимое имущество;
• автомобили и иные ТС, в том числе сельскохозяйственные машины;
• оборудование и электротехника;
• хозинвентарь;
• взрослый рабочий скот;
• специальные инструменты и прочие средства, которые являются основными для обеспечения деятельности предприятия.

Заполненная инвентаризационная (инвентарная) опись ОС

Приведем пример, как может выглядеть ведомость по графе имущества:

Как мы видим, некоторые поля остаются незаполненными.

Когда проводится инвентаризация

Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц — сверка кассы и товаров, а для основных средств — раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:

• меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
• составляется годовой отчет;
• происходит смена материально ответственных лиц — старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое — о получении;
• в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
• ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами — наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
• при реорганизации или ликвидации всей фирмы.

Скачать документы для описи инвентаризации

Так как большинство актов, приказов и прочих бумаг является унифицированными, то есть подходящими под деятельность любой компании, то мы предлагаем вам непосредственно сейчас сохранить образцы:

• ИНВ-3;
• заполненный пример;
• 0504087 чистый бланк;
• образец заполнения;

Ответственность за составление

Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер. Если допущены ошибки, то перечисленные люди, возможно, будут оштрафованы с указанием — причинение материального вреда предприятию. Если один из участников комиссии не пришел на проверку, ее результаты реально признать недействительными.

Срок хранения

Все документы подвергаются складированию в архивах на протяжении 5 лет.

В статье мы объяснили, что такое инвентаризационная опись. Сделайте весь процесс ведения бухгалтерии удобнее и быстрее с программным обеспечением от «Клеверенс».