За цикл выпуска продукции основные материальные запасы могут быть частично потрачены или даже полностью преобразованы. Понять, в каком они состоянии, поможет инвентаризация МПЗ. Поэтому мы хотим подробно рассмотреть, что она из себя представляет, как и зачем проводится.

Сразу отметим, что со стороны руководителя должно быть полное содействие в вопросе ее осуществления: гораздо удобнее, когда первые лица организации сразу назначают ответственных проверяющих, предоставляют весь необходимый инвентарь, технику, приборы, а также ведут контроль и незамедлительно анализируют результаты. При этом важно, чтобы ревизоры были особенно точны в своих оценках и подкрепляли их соответствующей документацией, которую впоследствии можно будет поднять из архива.

Что такое инвентаризация материально-производственных запасов: кратко о главном

В общем случае это процедура проверки тех активов компании, которые можно либо использовать при выпуске собственной продукции, либо продать, либо сдать в аренду. Рассматривает сырье, топливо, тару, спецтехнику, оборудование, готовые материалы — из числа тех, что по документам находятся во владении предприятия.

Проводится как на добровольных началах, так и в обязательной форме. В первой ситуации ее выполняют по инициативе руководства, во втором — при наступлении одного из случаев, описанных в приказе № 119 Минфина РФ от 28 12 01 (их мы укажем ниже).

Всегда необходимо совершать планирование, во время которого учитываются особенности складской структуры организации. А вслед за ним — подготовку: опломбировать склады, убедиться в том, что мерная тара есть в достаточном количестве, а весы максимально точны, собрать отчетность о перемещении активов, посмотреть расписки о сдаче нужных бумаг для бухгалтерского учета и тому подобное. Сделать это должны представители комиссии.

Основные цели инвентаризации производственных запасов

• достоверное установление факта наличия/отсутствия имущества — как принадлежащего компании, так и временно находящегося во владении — для скорейшего принятия мер по его сохранности;
• подсчет текущего количества ресурсов, задействованных в течение единого цикла выпуска продукции;
• сопоставление реальных сведений с теми, что указаны в отчетности — для точного выявления недостач или излишков;
• проверка на предмет того, достаточно ли хорошо выдерживаются условия и соблюдаются ли правила хранения МПЗ;
• выяснение, насколько полно и правильно в учетных документах осуществлено отражение стоимости активов и обязательств по отношению к ним; определение возможности переоценки ресурсов на основании изменения их физического состояния и текущей ситуации на рынке.

Отдельно отметим, что в последнем случае буквально нужно руководствоваться положениями ФЗ № 129, подчеркивающего, что в результате необходимо установить именно достоверные данные, а не те, которые руководитель организации посчитает выгодными или удобными.

Какие особенности проведения инвентаризации материальных запасов стоит выделить

Мы уже упомянули, что возможна как добровольная, так и обязательная ревизия, но здесь же стоит добавить, что по срочности выполнения она бывает как внеплановой, так и запланированной (по графику). Также есть разделение на выборочную проверку, когда рассматривается какое-то конкретное складское помещение, и на полную. При этом активы могут храниться на объектах, считающихся отдельными структурными подразделениями, приписанных к конкретному цеху (отделу, филиалу) или не классифицированных.

Проводить такой аудит вправе одна из следующих комиссий:

• Постоянная — должна являться самостоятельным внутрикорпоративным органом, обладающим всеми функциями, позволяющими оперативно выполнять любые виды ревизий. Обычно работает на больших предприятиях, для которых актуален регулярный пересмотр резервов.
• Постоянная рабочая — своего рода помощница предыдущей, обязанная содействовать той на каком-то определенном объекте. Чаще всего создается на базе филиала или представительства крупного производителя, реже — для оценки части активов (когда общий их объем очень существенен).
• Временная — учреждается под каждый отдельный случай, но с конкретной периодичностью и действует в течение ограниченного срока. Обычно актуальна для средних и малых компаний.

Виды проверок при инвентаризации запасов

Мы выяснили, что они могут быть добровольными и нет, запланированными и нет, но также есть еще один важный классификатор: метод оценки. И по нему выделяют два варианта ревизий.

Натуральная

Под нее подпадают те объекты, которые можно наблюдать непосредственно: их количество подсчитывается, а состояние устанавливается при визуальном осмотре, их геометрические параметры определяются в результате обмера и взвешивания и так далее.

Внимание, фактическое наличие/отсутствие активов определяется только при непосредственном присутствии лиц, несущих материальную ответственность. Данное правило прописано в методических указаниях № 49, п. 2.8.

Если ценности являются весовыми товарами и представлены в большом или даже огромном количестве, при их ревизии следует заполнять ведомости, причем в двух экземплярах и независимо: одну составляет член комиссии, вторую — сотрудник, которому было доверено хранение. По окончании работ данные сличаются и вносятся в опись, к которой прилагаются все сопутствующие акты и отчеты.

Документальная

Возможна в тех случаях, когда товары (сырье, материалы) содержатся в неповрежденной заводской упаковке и нужно оценить только их количество. В такой ситуации допустимо проводить подсчет по бумагам, хотя оговорка все-таки есть.

Следует в обязательном порядке вещественно проверить выборку — небольшую часть МПЗ, — сделав все обмеры. На основании полученной информации должны быть выполнены технические расчеты габаритов, веса и объема.

При выявлении каких-либо ошибок в описях требуется незамедлительно заявить председателю комиссии о фактическом несоответствии данных. Как только глава в этом убедится, он обязан инициировать исправление — в соответствии с МУ № 49 (п. 2.13).

Порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов

Все его положения и особенности регламентированы вышеназванными методическими указаниями, утвержденными 13 07 95 Минфином РФ. В соответствии с ними выделяют такие этапы:

1. Подготовка — опломбирование хранилищ и складов, сбор расписок и отчетов от материально ответственных лиц.

2. Проверка наличия товарных ценностей сплошным методом, то есть путем наружного осмотра и пересчета (причем не делая ни одного исключения).

3. Взвешивание и обмер для определения массы, объема, соответствия нормальным геометрическим характеристикам — с обязательной фиксацией результата.

4. Выяснение полноты пакета сопутствующих деловых бумаг — устанавливается, есть ли все необходимые инструкции по монтажу и эксплуатации, в порядке ли технические паспорта, полна ли заявленная комплектация.

5. Составление актов, описей, сличительных ведомостей — для подтверждения итогов натуральной или другой ревизии, а также при обнаружении расхождений (для их дальнейшего исправления).

Оформление документов

Они заполняются строго по формам, утвержденным Постановлением №88 Госкомстата РФ, выпущенным 18 08 98. Причем:

• ИНВ-3 отражает информацию о фактическом наличии активов, а также обо всех их перемещениях в пределах одного предприятия. В случае обнаружения испорченных или негодных ценностей в дополнение к ней также составляются акты (о ломе, порче, списании, бое). Члены комиссии заполняют главы № 1-9.

  Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)

• ИНВ-4 прозрачно показывает, что за товары отгружены, но еще не оплачены (как в срок, так и нет). При этом сумма сделки, дата отпускания, номер расчетного счета заносятся в акт, составляемый сразу в паре экземпляров: первый отправляется в бухгалтерию, второй — передается ответственному лицу.

  Скачать образец ИНВ-4 (.xlsx)

• ИНВ-5 наглядно отражает, какие активы взяты на хранение. В данном случае ревизия материальных запасов также включает в себя составление описей, каждая из которых дублируется — для передачи копии специалистам по аудиту.

  Скачать образец ИНВ-5 (.xlsx)

• ИНВ-6 предоставляет сведения о том, какие материалы находятся в пути на момент проведения проверки.

  Скачать образец ИНВ-6 (.xlsx)

• ИНВ-8 содержит данные о драгметаллах и об изготовленных из них ценностях, а ИНВ-8а — о тех драгоценных металлах, которые в определенных количествах присутствуют в функциональных узлах, сборочных единицах приборов, оборудования, техники. Здесь же стоит упомянуть и ИНВ-9, посвященную природным алмазам, другим камням и изготовленным из них предметам.
• ИНВ-19 задает правила составления сличительных ведомостей, заполняемых при обнаружении несоответствий между реальными результатами и заявленными в бухучете цифрами. Оформляются в двух экземплярах, и каждый рассматривается отдельно, а выводы и решения по ней подробно протоколируются.
• ИНВ-26 емко отражает данные об итогах проверок за календарный год.

Для минимизации ошибок и общего упрощения инвентаризации МПЗ документы строго стандартизированы.

Можно ли провести переоценку и в каком порядке

Да, но только в случаях, оговоренных законом (а именно пунктом 12 ПБУ 5/01), то есть при реальном устаревании активов или при значительном уменьшении их фактической себестоимости. В каждой из двух этих ситуаций они могут быть уценены, но отражать их удешевление в балансе допустимо только в конце отчетного периода. При этом следует вычесть резерв, предусмотренный специально для этой цели п. 25 все того же Положения по бухучету.

Обратите внимание, дооценку текущие стандарты не предполагают, поэтому стоимость уже хранившихся объектов не увеличивается до актуального рыночного уровня.

Учет недостачи

Ее необходимо разделять на две принципиально разные категории:

• возникшая из-за естественной убыли сырья и материалов или из-за стихийного бедствия;
• появившаяся в результате деятельности человека: как ответственного лица, так и кого-либо другого.

Списание недостачи при ревизии материально-производственных запасов (проводки)

Происходит по состоянию на дату выполнения проверки.

В тех случаях, когда виновных нет (или они не могут быть найдены), в качестве причины принимаются издержки на выпуск и обращение активов. Тогда процедура осуществляется в соответствии с:

Д 94	К 10 (41, 43)	Характер списания
Д 20 (25, 26, 44)	К 94	с учетом естественной убыли

Если же недостача выше нормы, это оборачивается взысканием с ответственного лица, или (если доказано или очевидно, что этот человек ни при чем) проводкой в прочие расходы. Тогда, в зависимости от ситуации, будет использоваться:

Д 94	К 10 (41, 43)	Характер списания
Д 73 (76)	К 94	стоимость отнесена на виновника
Д 50 (51, 70)	К 73 (76)	денежный эквивалент недостачи взыскан
Д 91	К 94	осуществлено списание в прочие расходы

Обратите внимание, когда виновный определен, разница в стоимости определяется по состоянию на тот день, когда человек признал свой проступок, если же он отпирается, то по факту вступления судебного решения в силу. А естественную убыль нужно документально подтвердить — обязательным составлением отчета, подписанного представителями компетентных органов.

Учет излишков

В ряде случаев инвентаризация материально-производственных запасов на всей организации дает неожиданные результаты, например, показывает, что активов на деле больше, чем по документам. Тогда данные товарно-имущественные ценности требуется как можно раньше оприходовать, отразив этот факт при сведении баланса. И отдельно следует выяснить, по какой же причине они появились.

Важно также вписать их в счет 91, объясняющий совокупность прочих доходов и расходов, или в 99, содержащий сведения о прибылях и убытках. Проводка здесь: Д10 — К 91. Согласно ей, учет нужно проводить строго по рыночной цене объекта, что впоследствии повлияет на налоговые показатели.

Составление сличительных ведомостей

• Заполняются по форме ИНВ-19, при обнаружении расхождений в ходе ревизии.
• Результаты любой из них в конце отчетного периода обобщаются в акте, соответствующем ИНВ-26.

К каждому такому документу прилагается выписка из бухгалтерии, в которой специалисты указывают возможные варианты списания недостач: на естественную убыль, порчу при хранении, стихийное бедствие, хищение, действия злоумышленников и так далее.

При оформлении данных бумаг необходимо принимать во внимание пересортицу и образовавшуюся благодаря ей разницу в стоимости товара. Суммы недостач или излишков стоит указывать исходя из того, как они оценены в бухучете.

Если какие-либо объекты не принадлежат компании, но временно находятся у нее на балансе (в аренде, для переработки, на хранении), по ним следует составить отдельные сличительные ведомости и предоставить их владельцам справки-подтверждения и копии описей.

Когда инвентаризация основных средств и материальных запасов обязательна

• Любые сделки, связанные с куплей и продажей МПЗ, а также со сдачей их в аренду.
• При реорганизации ранее государственного либо муниципального юрлица.
• При смене лиц, по документам несущих ответственность за активы (в такой ситуации в жизнь претворяется внеочередная ревизия — непосредственно в день передачи дел).
• При фактической порче ценностей, установлении факта наличия недоимки или хищения, злоупотребления, неправомерного использования МПЗ, поломки.
• При аварии или катастрофе на предприятии, затоплении хранилищ, возгорании, масштабном пожаре, стихийном бедствии или возникновении иного чрезвычайного происшествия.
• Заполнение отчетности сроком за год (не считая те объекты, которые проверялись позже 01 10 текущего года).
• При ликвидации или реорганизации компании, но строго до сведения баланса.

А также другие ситуации, регламентированные актуальными законами РФ.

Исключения из обязательных случаев

• проверка основных средств проводится раз в 3 года;
• ревизия библиотечных фондов — один раз в 5 лет;
• пересмотр выполняется тогда, когда товары, материалы заканчиваются (на Крайнем Севере).

Инновации в области инвентаризации МПЗ

Ее давно уже проводят при помощи специализированных программ, стараясь выбирать такие, которые постоянно поддерживаются и регулярно совершенствуются. Например, определенную популярность в данной сфере завоевала «1С: Бухгалтерия» (самая используемая ее версия — 8я). Она позволяет загружать в качестве шаблонов документы типовой конфигурации. Это решение серьезным образом экономит время на заполнение и позволяет избежать целого ряда распространенных ошибок.

Сейчас появляется все больше ПО, помогающего правильно начислять цену объектов, отражать прямые расходы, грамотно распределять их между готовыми товарами и незавершенной продукцией и так далее.

Чтобы повысить точность оперативного и управленческого учета и получать прямую выгоду для организации — принимать правильные решения о пополнении ассортимента, увеличивать товарооборот и прибыльность бизнеса, рекомендуем задуматься об автоматизации с помощью программного обеспечения. Узнать подробнее >>

Итоги

Мы рассмотрели порядок проведения инвентаризации материально-производственных запасов (МПЗ), и можем сделать вывод, что эта процедура выполняется с использованием стандартных форм и реквизитов, а значит поддается автоматизации. Поэтому мы разработали решения, существенно облегчающие процессы проверки. Обращайтесь в «Клеверенс», заказывайте наши программные продукты и пользуйтесь ими при ревизиях — это удобно.