Многие компании задаются вопросом, как упростить работу большим количеством коробок, ящиков, палет или контейнеров. Ведь упакованный для транспортировки товар уже невозможно идентифицировать визуально при приёмке, отгрузке и перемещениях между складами. Именно поэтому сегодня становится всё популярнее использование сопроводительных документов, содержащих в себе информацию об объёме, размерах, весе и количестве единиц товара. 

Давайте разберёмся, что это за документ, для чего он нужен и как снять с линейного персонала рутинную обязанность по его формированию и заполнению.

Немного терминологии

Упаковочный лист, packing list, отгрузочный лист или PACK — это всё названия одного и того же документа, который помогает получателю узнать всё о содержимом упаковки, не нарушая её целостность, быстро пересчитать товары и проверить соответствие фактического наличия заказанному. А также даёт возможность отслеживать движение грузов на протяжении всей доставки, осуществлять визуальную проверку и определять, какой конкретно товар нужно вернуть отправителю, если возникает такая необходимость.

Бланк упаковочного листа не обязательно оформлять при перемещениях между складами и от продавца к покупателю по России. А вот при поставках за границу без такого документа не обойтись: сотрудники таможни в любом случае потребуют от вас Packing list для ознакомления. Также стоит знать, что УЛ не нужен для сыпучих и товаров «навалом» без внешней упаковки.

Таким образом, можно смело утверждать, что PACK лист нужен и в несколько раз упростит работу с товаром при отгрузке, приёмке или перемещении продукции между складами. Главное — правильно его заполнить.

О чём расскажет упаковочный лист?

Строгих правил к оформлению УЛ нет, но его содержание не сильно отличается в различных организациях. Чаще всего в упаковочном листе указана следующая информация:

• Порядковый номер в системе и дата документа (упаковки товара).
• Названия компании-поставщика и компании-получателя.
• Адреса складов — откуда отправляется груз, и где его будут принимать.
• Номер документа-основания — заказа, накладной, контракта.
• Перечень товаров в упаковке с указанием артикулов, если таковые имеются, и видов самой упаковки с размерами.
• Количество единиц в каждой упаковке, их вес нетто и брутто и вес всей поставки.
• Общее число товарных мест и их номера.
• Подписи ответственных лиц.

Единственным непреложным правилом, применяемым к Packing list, является то, что в нём не указывается стоимость продукции. Этим он и отличается от инвойса.

Способы формирования PACK листа

Обычно сотрудники склада при формировании упаковочного листа заполняют всю информацию вручную. И, как показывает практика, нередко допускают ошибки. 

Однако сегодня ещё не все знают, что уже можно отказаться от работы с товаром вручную, снять с линейного персонала большую часть рутины и оптимизировать выполнение операций отгрузки и приёмки. Речь об автоматизации бизнес-процессов.

Как это работает?

Автоматизированный учёт товаров предполагает работу с мобильным устройством, посредством которого кладовщик будет сканировать штрихкоды продукции при выполнении всех складских операций, а специализированное программное обеспечение будет в автоматическом режиме передавать данные в систему учёта. 

Формирование упаковочного листа тоже можно автоматизировать. Максимум, что должны будут делать сотрудники — считывать ШК продукции и укладывать её на палету.

Так, например, в «Складе 15» — софте для терминалов сбора данных от компании «Клеверенс» — есть 2 варианта работы с упаковочным листом:

Подробнее о том, как создавать упаковочные листы с помощью «Склада 15», читайте в Базе знаний на официальном сайте «Клеверенс», в разделе «Упаковочный лист».

1. Создание нового упаковочного листа прямо на ТСД.

Для этого нужно выполнить несколько простых действий:

• Выберите пункт «Упаковочный лист» в главном меню «Склада 15» и в появившемся окне нажмите кнопку «Добавить».
• Для перехода в режим сканирования нажмите «Скан».
• Приступайте к сканированию товара из упаковки. После того как товар будет добавлен в документ, вы можете отсканировать или ввести руками штрихкод упаковочного листа.
• Завершите документ. Это необходимо для того, чтобы можно было отправить его на сервер «Клеверенса» (либо на ТСД в случае прямого обмена документами).

        

2. Выгрузка готового упаковочного листа из товароучётной программы — например, из 1С — и сборка или проверка товара по упаковочному листу на ТСД.

От предыдущего этот способ отличается тем, что при сканировании можно посмотреть соответствие фактического и реально набранного товара (зелёным — совпадение, красным — расхождение).

      

Работа с упаковочными листами поддерживается в нескольких программных продуктах «Клеверенс». Прилагаем их перечень для вашего удобства:

• «Фабрика 15»
• «Склад 15 ПРОДУКТОВЫЙ»
• «Склад 15 с RFID»
• «Склад 15 ВЕЩЕВОЙ»
• «Склад 15 с МДЛП»
• «Склад 15 + ШИНЫ»

Клиентский опыт

Клиенты «Клеверенса» уже пользуются всеми возможностями мобильного программного обеспечения и работают с упаковочными листами:

• Компания «СОЭМЗ»
• Компания Multipacking
• Компания LEGRAND

Печать упаковочного листа

Мало просто укомплектовать товар и сформировать Packing list перед отгрузкой. Как правило, кладовщик распечатывает УЛ — а иначе зачем бы он вообще был нужен? — и крепит на внешнюю тару (коробку, ящик, палету) товарной партии.

Чтобы распечатать упаковочный лист прямо из мобильного приложения «Клеверенс», настройте офисный принтер в панели управления Mobile SMARTS: 

• первым делом добавьте принтер в список оборудования;
• затем привяжите его к типу документа;
• включите сервер печати.

Подробную инструкцию со скриншотами можно найти в Базе знаний

В заключении

Конечно, Packing list — необязательный документ, но если вы всё же хотите сократить вероятность возникновения ошибок при комплектации грузов, стоит им воспользоваться. Как, собственно, и перейти на автоматизированный учёт, если вы всё ещё этого не сделали.

Хочется ещё раз напомнить о том, что сопроводительную документацию нужно заполнять правильно, без помарок и исправлений. Иначе вполне вероятно, что груз просто не дойдёт до своего получатель и вернётся к отправителю.

Частые вопросы пользователей и ответы на них

Вопрос: У меня «1С: Управление торговлей». Я хочу упаковать мелкий товар и отправить его в зону ожидания отгрузки. При этом чтобы мне не пришлось сканировать заново все позиции при отгрузке, а можно было бы считать только один штрихкод. Подойдёт ли мне работа с упаковочными листами?
Ответ: Да, подойдёт. Алгоритм действий в данном случае прост:

• Открываем в мобильном приложении «Клеверенс» на ТСД упаковочный лист.
• Сканируем весь товар, который кладём в упаковку.
• Завершаем документ на терминале сбора данных, в 1С автоматически сформируется документ, штрихкод которого нужно будет распечатать и наклеить на коробку/палету.
• Относим упаковку в зону отгрузки.
• При отправке груза получателю открываем, например, в «Складе 15» документ отгрузки, сканируем штрихкоды каждой коробки, завершаем документ и отгружаем товар.

Вопрос: Мне нужно работать с транспортными упаковками, какой программный продукт «Клеверенс» мне подойдёт больше — «Склад 15» или «Магазин 15»?
Ответ: Всё, что касается работы с транспортными упаковками, перемещений, комплектации коробов и палет и формирования упаковочного листа, доступно только в «Складе 15». Так как необходимость выполнять эти операции на торговой точке отсутствует.