Надзор за сохранностью имущества объекта экономической деятельности — это основополагающий нюанс системы контроля хозяйственной жизни любого предприятия. Бухгалтерские проводки по недостаче при инвентаризации представляют собой, на первый взгляд, достаточно непростые информационные выкладки, от правильности создания которых зависит наличие тех или иных последствий для всей компании в будущем.

С проблемами ревизионного характера (появлением несанкционированного дефицита любой продукции или производственных средств) придется столкнуться, наверное, абсолютно каждой организации. Именно поэтому индивидуальные предприниматели, а также наемные бухгалтеры, должны уметь обращаться с недобором. Причиной регистрационного расхождения может стать абсолютно все — от неграмотного расчета до мошеннических действий со стороны ответственного персонала. Каждый случай нуждается в подробном разборе, ведь от того, насколько верно будет действовать специалист, зависит в первую очередь фактор процветания конкретной фирмы.

Инвентаризация кассы — виды, сроки, правила

По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:

• ликвидации и реорганизации учреждения;
• передачи имущества компании в аренду;
• подписания договорных бумаг о купле-продаже;
• создания годовой (квартальной) отчетности;
• обнаружения нехватки;
• порчи ценностей.

Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.

Проводка по списанию недостач в кассе: основания для внеплановой инвентаризации

В тех же самых нормативах, представленных в Методических указаниях Минфина РФ, предложен и другой способ бухгалтерского контроля, в роли которого выступает незапланированная проверка. Реализовать набор операций можно ввиду таких оснований:

• необходимость создания эффективной системы текущего контроля качества работы кассиров;
• нужда в проведении профилактических действий, позволяющих снизить риски появления ошибок и нарушений;
• выставление соответствующего требования каким-либо уполномоченным надзорным органом;
• подача жалоб от покупателей, в роли которых могут выступать как прямые клиенты, так и, например, оптовые поставщики;
• поступление в канцелярию докладных записок от сотрудников, обладающих набором сопутствующих полномочий.

Причины недостачи товаров (и проводки, посредством которых документируется вся ситуация) разнятся в зависимости от различных факторов. Иногда к возникновению подобных проблем приводит банальная невнимательность, а в некоторых случаях главным виновником становится обыкновенный мошеннический умысел уполномоченных лиц.

Чтобы избежать всевозможные неприятности этого характера, предприниматель должен в первую очередь создать четкий график ревизий. Естественно, помимо планового надзора, специалистам и владельцам бренда стоит позаботиться и о формировании внесистемных проверок. Внедрение таких мер — это путь, позволяющий минимизировать риски излишков финансовых трат, появляющихся, что называется, на ровном месте.

Кто входит в состав инвентаризационной комиссии

Проводки по недостаче товара за счет виновного лица — это в первую очередь записи в бумажных журналах или компьютерных товарно учетных системах об изменении состояния объектов, находящихся на балансе предприятия. Заниматься созданием таких выкладок (и внесением их в отчеты и документацию) могут исключительно ответственные представители коллектива. Люди, наделенные подобным статусом посредством выпуска приказа, получают ряд особых полномочий, список которых также варьируется в зависимости от политики фирмы.

Данная область бухгалтерских дел контролируется законодательством, однако все предложенные правительством перечни носят рекомендательный характер. По правительственным нормативам предприниматель волен самостоятельно выбирать сотрудников, каждый из которых впоследствии войдет в состав ревизионного совета.

В качестве основных членов комиссии могут выступать не только главные бухгалтеры, но и рядовые кассиры, водители, управленцы любых отделов и так далее. Важным моментом здесь становится приказной бланк — именно он устанавливает список полномочий, присваиваемых определенным работникам.

Понятие и причины возникновения недостачи

Недостаток — это нехватка как денежных, так и материальных средств. Максимально объемное понятие включает в себя целый перечень различных вещей, должных находится на предприятии, но фактически на месте отсутствующих. Выявить недобор какого-либо предмета (производственных деталей, финансов и даже канцелярии) можно посредством контрольной процедуры. В качестве таковой и выступает, например, ревизия.

Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения ситуации, в рамках которой организация, несомненно, понесла экономические потери, может быть несколько. Недоучет возникает не только из-за пресловутого злого умысла, но и вследствие банальной невнимательности, неграмотности и попросту безответственного отношения конкретного сотрудника к рабочим обязанностям.

Инвентаризация и недостача

По нормативам российского законодательства, абсолютно каждая официально зарегистрированная организация должна регулярно проводить ревизионные операции, основной целью которых становится учет активов и обязательств. Главный правовой регламент в области — это ч. 1 ст. 11 Федерального закона № 402-ФЗ от 06.12.2011. В рамках представленного документа приводятся исчерпывающие инструкции по процедурам составления годовой и квартальной бухгалтерской отчетности.

В классическом виде ревизия проводится так: отдельный специалист или группа ответственных лиц выявляет факт текущего наличия вещей на предприятии, впоследствии сопоставляя полученные данные с организационными регистрами. Человек, занимающийся подобной работой, может обнаружить, что де-юре какой-либо предмет на подведомственной территории есть, а вот реальное его наличие подтвердить не удается. Именно при появлении несостыковки появляется разговор о задействовании такого термина как недочет.

Финансовая проводка (если выявлена недостача денежных средств в кассе) — специализированная пометка, указывающая на обнаружение рассматриваемых проблем. Ее созданием и последующим внесением в товарно учетные системы занимается ответственный человек, входящий в состав инвентаризационной комиссии. По результатам надзорных процедур специалисты выносят то или иное решение, основная цель которых практически всегда — это служебное разбирательство.

Нетрудно догадаться, что предприниматели, управленцы и владельцы долей в крупных фирмах, как правило, желают знать, в какую именно сторону были направлены, казалось бы, принадлежащие им активы. Результатом проверок и обсуждений становится четкий вердикт, объясняющий то, почему именно появился факт расхождения в отчетности. К слову, недобор не всегда возникает из-за злого умысла — нередко подобные проблемы формируются ввиду не слишком тщательного отношения членов команды к своим обязанностям.

Оформление недостачи

В п. 4.1 Методических указаний, утв. Приказом Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 приводится четкий регламент действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия, заметившими недочет каких-либо товаров, материалов, деталей или производственных средств. Согласно правительственным утверждениям, первая операция, реализуемая в такой момент — это подготовка сличительной ведомости.

Бумага оформляется в соответствии с редакционно-финансовой политикой компании или печатается в виде стандартизированного бланка. Классические документы этого формата — справки № ИНВ-18 и № ИНВ-19. Аспекты их правоприменения прописаны, например, в Постановлении Госкомстата РФ №-88 от 1998 года.

Как отражать недостачи в бухгалтерском учете

В согласии с пр. Минфина РФ №94Н, для внесения свидетельства о нехватке каких-либо материальных или нематериальных средств и иных финансовых активов применяется счет 94. В дебетовой части бланка приводится конкретная сумма потерь, а в кредитном разделе указывается факт списания расходов.

По закону, к концу года (до 31 декабря включительно) эта строфа должна быть закрыта, при полном отсутствии положительного сальдо. Естественно, что невыполнение данной рекомендации — это полноформатное нарушение, влекущее за собой ряд проблем.

Отражение недостач в налоговом учете

Затраты от недоучета в обязательном порядке включаются в состав МР. Правда, если параметры варьируются с предельными показателями норм естественной убыли, списание оформляется во внереализационные потери. Обозреваемая операция становится возможна, если:

• произведено возмещение ущерба лицом, виновным в утере;
• существует подтверждение случая чрезвычайной ситуации;
• руководящий состав предприятия предоставил в уполномоченные органы повестку о том, что в компании отсутствуют виноватые в возникших проблемах.

Правительственные постановления включают в себя один чрезвычайно важный момент — учреждение, которое отчитается о недоборе, НДС адресовать не будет.

Проводки по недостаче денежных средств в кассе при ревизии: материальная ответственность работника

В нынешнем бухучете есть выкладка, рассказывающая о том, что сохранность активов предприятия обеспечивается, в том числе и за счет персонала. По ст. 232 ТК РФ, человек, причинивший ущерб, отдает его по установленным нормативам. Причем возмещению подлежит лишь сумма прямой порчи, а неполученные доходы и упущенные выгоды реституцией не облагаются.

Подтвердить факт МО человека можно исключительно при наличии определенных сертификатов. В роли документов, на основании которых потом выполняется возврат, выступают всяческие доверенности на получение ценностей, расходные ордера, ТН на внутреннее перемещение и так далее.

Обстоятельства, исключающие материальную ответственность

Получить деньги с персонала организация сможет далеко не во всех возможных случаях. В ст. 239 Трудового кодекса России указано, что обременения в адрес лиц накладываться не могут, если ущерб:

• имел характер непреодолимой силы, нормального хозяйственного риска или нужной в рамках ситуации обороны;
• был нанесен из-за того, что работодатель безответственно отнесся к своим обязанностям по обеспечению условий труда.

Каждая перечисленная обстановка нуждается в максимально полном и подробном разбирательстве. Доказать наличие названных факторов должен сам специалист, получивший повестку о необходимости проведения сопутствующей выплатной транзакции.

Договор о полной материальной ответственности

Стопроцентная МО регламентируется документацией, представленной в пост. Минтруда Российской Федерации №85 от 31.12.2002. По регламентам в перечень специалистов, на должности которых могут быть прописаны бланки о денежных обязательствах, входят:

• директора, заведующие отделами, а также прочие руководители фирм и подразделений;
• продавцы, товарные эксперты, товароведы любых классов, сертификаций, уровней и категорий;
• представители коллектива, ответственные за расчет при продаже (например, обыкновенные кассиры).

Стандартный бланк договора о полной МО предполагает наложение на работника обязательств, в том числе и по участию в квартальных, годовых и внеплановых инвентаризациях. Аналогичным образом постановление включает в себя раздел, определяющий правила определения размера ущерба при появлении тех или иных форс-мажоров.

Как выявляется недостача

Нетрудно догадаться о том, что весь процесс ревизионной деятельности регламентирован соответствующим разделом трудового и бухгалтерского законодательства. Основополагающий документ, устанавливающий правоприменение в данной области — это приказ Министерства финансов России от 13.06.1995. Как уже говорилось ранее, ревизия представляет собой исключительно подведомственный процесс, проводимый со стопроцентным упором на государственные постановления. В том случае, если во время реализации всех надзорных и контрольных операций был обнаружен недоучет, ответственные лица в обязательном порядке составляют следующие бумаги:

• сличительная ведомость;
• акт о расхождении;
• протокол деятельности комиссии;
• объяснительные материалы.

Причем учреждение может задействовать как типовые, унифицированные бланки и сертификаты, так и документацию, оформленную по внутренней бухгалтерской редакционной политике компании.

Нормы естественной убыли

Определение данного показателя (и его последующая корректировка по выставленным трудовым законодательствам правилам) — наверное, наиболее важный процесс во всем вопросе о материальной ответственности работников. Если по проводке недостача отнесена на виновное лицо, взыскать с виновника происшествия деньги получится только при соблюдении перечня условий. Основное руководство, на которое стоит опираться в момент установки влияния стандартного показателя уменьшения количества товаров (деталей, объектов производства, денежных активов и так далее) в силу обыкновенных причин — это приказ Минэкономразвития №95 от 31.03.2003.

В рамках обозначенного документа прописан один непреложный факт, посредством которого удостоверяется сумма возможных потерь, например, при перевозке или хранении изделий в предложенных фирмой условиях. Проще говоря, если недобор не превышает разумных (и заранее исчисленных величин), взыскать средства с персонала работодатель попросту не сможет. Чтобы познакомиться со всеми нюансами рассмотренного процесса, можно также просмотреть и ст. 254 п. 7-2 Налогового кодекса Российской Федерации. В данном акте аналогичным образом затрагиваются обозреваемые тематики.

Списание на виновное лицо: причины недостачи денег по кассе в магазине

Как уже говорилось ранее, поводов для возникновения случаев, в рамках которых бухгалтерские отчетности попросту не бьются, может быть множество. Не всегда основополагающей причиной является злой умысел. Нередко, на первый взгляд, неприятная ситуация, разрешается достаточно просто: обнаруживается какой-либо неучтенный бланк, а разбирательство по установленному порядку вовсе не проводится.

Однако, встречаются и положения, в рамках которых недоучет — действительная прямая вина какого-либо специалиста. Однако работодатель, желающий привлечь подозреваемое лицо к ранее прописанной денежной ответственности, должен помнить как минимум о двух основных вещах:

• договор о наложении МО;
• характер полных или частичных обязательств.

Если договорные, задокументированные отношения с человеком не заключались, получить с него какие-либо материальные средства, наверное, не получится. Конечно, попытаться можно, однако на практике такие процедуры редко заканчиваются успешно.

Недочет у продавца: проводки на списание недостачи за счет виновного лица

Выявить, что у конкретного работника в сфере его денежных обязательств наблюдается финансовый недоучет, можно исключительно после проведения ревизионных операций. Подобные мероприятия, как уже говорилось ранее, в обязательном порядке проводятся с упором на государственные постановления:

• методические указания, утв. приказом Минфина России №49 от 13.06.1995;
• рекомендации по бухгалтерскому учету и сертификации, утвержденные пост. Министерства финансов Российской Федерации № 119Н от 28.12.2001.

Реализовать пакет сопутствующих дел можно в формате плановой или внеплановой проверки, результаты которой должны попасть в годовой отчет. Нетрудно догадаться, что нарушение данной установки — это настоящая проблема, способная повлечь за собой неприятности с действующим законом.

Что делать, если не хватает денег в кассе: проводка погашения недостачи кассиром и взыскание ущерба

На самом деле, получить от продавца (или от другого работника, обладающего аналогичным в плане обязательств статусом) деньги при недочете достаточно трудно. Предприниматель, желающий провести операцию, должен предоставить набор объективных доказательств вины конкретного гражданина. В список предлагаемых управленцем документов в обязательном порядке прикрепляются сертификаты, подтверждающие:

• отсутствие обстоятельств, исключающих МО ответственного лица;
• противоправность поведения виновника;
• степень вины конкретного человека в случившейся ситуации;
• причинную связь между деятельностью члена коллектива и образовавшимися проблемами финансового свойства;
• наличие прямого денежного ущерба в любых его возможных, прописанных в законодательстве вариациях;
• действительную сумму неустойки и пр.

Таким образом, на вопрос о том, что делать, если в кассе недостача, наверное, нельзя ответить однозначно. Каждый случай обладает собственным набором индивидуальных характеристик, нуждаясь в максимально пристальном и подробном рассмотрении.

Ревизия не заменит инвентаризацию

По нормативам, опубликованным в п. 172 разд. 2 «ГОСТ Р 51303-2013», недоучет — это физическое отсутствие денежных и материальных средств, выявленное в результате контрольной процедуры (а в роле этого события могут выступать как инвентаризационная, так и ревизионная деятельность). Однако по тому же регламенту ревизор не наделяется правами на выполнение каких-либо операций по взысканию денег с конкретного перечня лиц, работающих на установленном предприятии. Проще говоря, такой человек сможет исключительно уточнить наличие рассматриваемой проблемы, впоследствии передав его лицам с более внушительными полномочиями.

Возмещение и бухгалтерские проводки (недостача внесена в кассу, опущена в связи с безответственным отношением или удалена из-за невнимательности) — это, на самом деле, чрезвычайно сложный раздел, касающийся не только бухгалтерии, но и всего трудового закона в целом. Чтобы реализовать комплекс всех сопутствующих процедур, специалист должен познакомиться с внушительным числом самых разных регламентов.

Правоприменение документация устанавливает как в сфере ТК, так и в области налогового и торгового учета. Вопрос о получении неустоек со специалистов, нарушивших требования товарно-денежных отношений внутри одной фирмы, как правило, лежит на стыке самых разных отраслей классического современного права и юриспруденции.

Чтобы избежать всевозможных проблем, связанных, в том числе и с недоучетом каких-либо позиций по неосмотрительности, современный предприниматель должен пользоваться самым продвинутым в техническом плане ПО. Если по результатам инвентаризации выявлена недостача материалов — это ошибка не только ответственных лиц, но и руководителей, не заботящихся о создании должных средств информационно-системного контроля.

Избежать подобных неприятностей можно, например, благодаря цифровой продукции компании «Клеверенс». Программы нашего бренда установлены на десятках складов, магазинов, учреждений из сектора e-commerce и крупных инженерных производств. Каждый партнер получил уникальный инструментарий, предназначенный для автоматизации множества бизнес-процессов. Доверив рутинные (но чрезвычайно важные!) действия продуманным алгоритмам, человек практически полностью избавляет себя от рисков, связанных с неграмотным подходом и ошибками, появляющимися при ручном вводе данных.

Ревизия товаров у индивидуального предпринимателя: порядок списания выявленной при инвентаризации недостачи

По нормам законодательства ревизионные операции проводятся в строгом согласии с установленными правительством порядками исключительно у «полноценных» юридических лиц, к числу которых ИП, конечно же, не относятся. Однако регламент для выполнения всех перечисленных работ для граждан с таким статусом все-таки имеется. В соответствии с рекомендациями, предложенными в письме Министерства финансов Российской Федерации от 31.12.2009 №03-11-03/422, уполномоченный орган разъяснил правоприменительные нюансы области.

По информативной выкладке, граждане, занимающиеся свободным предпринимательство, могут руководствоваться ровно теми же актами, которые предопределены для компаний, учреждений, организаций и фирм. Однако в этом случае сертификация носит рекомендательный характер. Индивидуальный предприниматель без особого труда пользуется как государственными свидетельствами, так и документами своего образца (которые, естественно, должны удовлетворять букве закона). В связи с подобным положением дел, например, причина недостачи при инвентаризации в объяснительной по факту будет оформляться не по унифицированному бланку, а с использованием документа собственной отчетности.