Оператор ЭДО — это провайдер электронного документооборота, который выполняет безопасный обмен данными и обеспечивает юридическую значимость соглашений между контрагентами, отчетности для предоставления в ФНС и другие госструктуры.

При подборе подходящей СЭД нужно обращать внимание на важнейшие критерии (интеграцию с другими системами, степень защиты, удобство использования, возможность установки программного обеспечения на смартфон или планшет и др.), и тогда процессы в компании, отнимающие много времени, будут автоматизированы и упрощены. Участие операторов имеет и другие весомые преимущества.

Что такое ЭДО

Это обмен электронной документацией внутри организации, с другими юридическими лицами, предпринимателями и государственными органами, осуществляющими налоговый или иной контроль. В зависимости от субъектов можно выделить 3 вида документооборота:

• внутренний;
• внешний;
• для взаимодействия с госорганами.

Документы, пересылаемые сторонами, обладают правовой силой наряду с бумажными носителями. Это значит, что сделки, заключенные таким образом, а также предоставленная отчетность, цифровые доказательства, в суде являются законными.

Для того чтобы акт стал юридически значимым, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Сертификат понадобится для шифрования или распознавания подписанта. Встречаются следующие его типы:

• простой с невысокой степенью безопасности;
• неквалифицированный (признается в области права, если соответствует госстандартам);
• квалифицированный (оформленные таким образом документы полностью аналогичны письменным бумагам, подписанным вручную).

Для признания юридической значимости обязательно необходимо посредничество организации-оператора электронного документооборота. Выполнять такие задачи может далеко не каждая фирма, нужно соответствовать определенным критериям.

Признаки хорошей СЭД

При выборе системы электронного документооборота в первую очередь важно обращать внимание на следующие характеристики:

• Информационная безопасность. Каналы связи должны быть защищены, при работе требуется цифровая подпись пользователя. Есть возможность установить разные типы доступа для сотрудников тех или иных категорий и должностей. Благодаря таким мерам удастся предупредить утечку данных и стороннее вмешательство.
• Поддержка смартфонов и других мобильных приспособлений. Практически все программы устанавливаются на компьютер либо функционируют через браузер. Большим плюсом является возможность заниматься рабочими вопросами удаленно с мобильного телефона, ноутбука или планшета с помощью приложения.
• Интеграция. Желательно, чтобы СЭД интегрировалась системами учета, например, с 1С. Это поможет автоматизировать регулярную подготовку отчетности, и работникам не придется тратить на ручную обработку много времени.
• Удобный интерфейс. Всем сотрудникам должно быть комфортно, независимо от уровня их владения компьютерной грамотностью. В противном случае не избежать больших финансовых потерь на обучение.
• Круглосуточная техподдержка. Операторы готовы в любой момент оперативно среагировать на запрос пользователя.

Как выбрать систему ЭДО

Выбор зависит от функций, выполняемых компанией. Какие задачи должны разрешаться:

• Оптимизация бизнеса. Образцы документации и порядок процесса согласования можно предусмотреть в программе. В таком случае риск утери внутренних актов сводится к нулю.
• Минимизация денежных затрат. Не нужно тратиться на распечатку бумаг, услуги курьеров, канцелярию. В среднем издержки сокращаются на 80%.
• Документы не теряют свою юридическую силу. Она обеспечена актуальным сертификатом ЭЦП, который своевременно обновляется оператором.
• Упрощение взаимодействия с государственными органами контроля. Отчеты оперативнее формируются в электронном виде, многие контролирующие инстанции требуют именно такую форму.
• Высокая скорость. Согласование и подписание бумаг руководителями занимает очень много времени, даже если это происходит в одном и том же здании. Что уж говорить про нахождение подписантов в разных населенных пунктах.СЭД позволяет отправлять документацию за секунды и следить за статусом.
• Улучшение сервиса, повышение лояльности. Контрагенты и клиенты быстро получают акты и счета, рассчитываются в сжатые сроки. Ошибки можно практически сразу исправить.

В целом большинство систем имеет похожий функционал, однако каждая из них специализируется на выполнении какой-то отдельной ключевой задачи. Некоторые сочетают в себе функции разных программ.

Как обеспечить безопасность использования ЭДО

В любой компании есть секретная документация, содержащая сведения, которые не должны разглашаться посторонним лицам. Например, сюда входит коммерческая тайна. Важно позаботиться о том, чтобы все это не стало достоянием общественности.

Все угрозы делятся на внешние и внутренние. К первым можно отнести хакерское ПО, вредоносные приложения, стихийные бедствия, которые не зависят от персонала организации и поступают извне. Вторая группа — это случайные или умышленные ошибки работников.

Общие рекомендации по обеспечению защиты информации:

• Настройка резервного копирования. Если устройство сломается, то документы можно будет восстановить.
• Установка паролей учетных записей, ноутбуков. Нельзя записывать их и оставлять на виду.
• Приобретение лицензионных антивирусных программ. Сотрудники должны быть осведомлены о цифровой гигиене.
• Создание изолированной внутренней сети и хранение там актов компании. При отсутствии возможности установки собственного сервера стоит обратиться в фирму, которая оказывает такие услуги.
• Различные уровни доступа для персонала. Они должны видеть исключительно свои задачи, которые не касаются остальных.
• Качественное шифрование. Даже если мошенники получат такую информацию, она будет им недоступна.
• Электронная цифровая подпись. Без острой необходимости не стоит передавать ее коллегам.

Кто такие операторы ЭДО

В российском законодательстве закреплено, что это организации, которые обладают достаточными возможностями (как техническими, юридическими, так и кадровыми) для того, чтобы обеспечить цифровой документооборот с применением ЭЦП. Есть и другое понятие, в котором термин раскрывается как перечень фирм, оказывающих поддержку при обмене открытыми и защищенными данными в рамках оборота документов, счетов-фактур посредством телекоммуникации между заказчиками и исполнителями.

Какие требования предъявляются к лицам, оказывающим подобные услуги:

• наличие всех необходимых ресурсов для постоянного совершенствования и настройки в условиях изменений законодательных актов;
• умение взаимодействовать с налоговыми и другими контролирующими органами как в техническом, так и организационном аспектах;
• получение всех необходимых лицензий и иных разрешений для работы с сертификатами ЭЦП и остальными средствами защиты данных.

Госструктуры в Российской Федерации не выступают в качестве операторов. Это связано со значительными финансовыми затратами на обеспечение технических возможностей документооборота с использованием СЭД. Придется тратить на это средства из бюджета. К тому же понадобится существенно расширить штат и отправить сотрудников на обучение.

Конкуренция на этом рынке достаточно высока, поэтому организации стремятся постоянно совершенствовать качество предоставляемых услуг. В спорных ситуациях при взаимодействии с государством именно частные компании выступают третьей стороной в процессе. Таким образом, спор будет разрешен непредвзято и объективно.

Как внедрить ЭДО в компании

Процесс включает в себя несколько последовательных этапов:

1. Определение потребностей организации. Нужно отследить, какая документация используется чаще всего, как происходит подписание, что подлежит обязательной автоматизации. Важно установить перечень актов, которые можно хранить только в бумажном виде.
2. Обсуждение возможности перехода на систему вместе с контрагентами. Нужно подготовить локальное положение, в котором стоит прописать общие пункты, раскрыть термины и определения, предоставить ссылки на законодательство, определить порядок доступа, принципы работы с документацией и другие моменты.
3. Получение ЭЦП. Лучше, если она будет квалифицированной.
4. Выбор компании и заключение с ним соглашения. При этом учитывается функционал, наличие роуминга, качество и оперативность техподдержки, цена и другие факторы.
5. Установка программного обеспечения на компьютеры и иные устройства, создание учетных записей, формирование уровней доступа.
6. Обучение работников.
7. Запуск процесса обмена данными.

Рейтинг-сравнение перечня ЭДО операторов в России

Список систем электронного документооборота, представленных на российском рынке, довольно обширен. Однако самыми рейтинговыми СЭД считаются следующие:

• «Контур.Диадок». Здесь есть весь необходимый инструментарий для создания документов и обмена информацией внутри компании, а также между внешними партнерами. Можно определить удобные пути движения актов при подписании, сформировать первичные документы, подтверждающие сделки налогоплательщиков для проверок налоговой службы, отыскать контрагентов, которые уже пользуются ЭДО. Здесь есть мобильная версия, также она адаптирована под ОС Линукс. Отчеты сдать через эту СЭД не удастся, для этого есть отдельный сервис «Контур.Экстерн».
• «ДЕЛО». С помощью этой системы не только происходит быстрый и безопасный обмен документов, но и автоматизируются все необходимые бизнес-процессы. Таким образом можно наладить делопроизводство, работать с соглашениями, ставить задачи, осуществлять контроль за их выполнением, принимать участие в закупках. ПО интегрируется с определенным перечнем посредников. Можно заходить в веб-версию системы либо в мобильное приложение. Крупнейшими пользователями являются Сбербанк, Ростелеком и др.
• «1С:Документооборот 8». С ее помощью организуется не только обмен документацией, но и работа фирмы в целом. Сюда можно заходить сотрудникам одновременно, вести учет времени труда и отдыха, направлять и получать корреспонденцию по электронной почте. Осуществляется полный контроль за этапами обработки актов. Система интегрируется с 1С: Предприятие с 8 версией. Приложения для смартфонов и планшетов нет, однако адаптированный мобильный клиент позволяет работать с этих устройств без каких-либо трудностей.
• «Практика». Буквально 10 лет назад этот вариант считался предпочтительным, его рекомендовало Министерство цифрового развития. Общее число клиентов — около 4 тыс. В настоящее время ее до сих пор используют многие московские государственные учреждения. Можно выбрать одну из двух версий: облачную или серверную. Главным плюсом остается приемлемая сумма абонентской платы.

Преимущества использования услуг операторов

Сотрудничество с посредниками выгодно для организаций. Экономится много времени и финансов, есть и другие положительные стороны, на которых стоит остановиться подробнее.

1. Беспрепятственная отправка и получение ЭД

Можно обмениваться электронными документами в любое удобное время. При этом у взаимодействующих юридических лиц и предпринимателей должны быть совместимые устройства для полноценной работы с данными.

2. Решение широкого перечня вопросов, в том числе организационных

Рассматривая, какие есть программы ЭДО, можно заметить, что это не просто сервис для пересылки писем. Контрагенты могут взаимодействовать друг с другом через посредника без заключения дополнительных соглашений для подтверждения законности.

3. Предложение готовых вариантов, адаптированных под каждого клиента

Сотрудники, долгое время привыкшие пользоваться определенной системой, будет испытывать затруднения, если придется переключиться на другие. Операторы предлагают продукцию, способную интегрироваться с разным ПО.

4. Хранение информации с обеспечением ее юридической ценности

Где и как хранить документацию, интересует каждого пользователя, участвующего в электронном документообороте. Большинство предлагает архивные услуги.

5. Техподдержка абонентов

Она особенно требуется в адаптационном периоде, когда работники только привыкают к новому функционалу. Ни один вопрос не должен остаться без ответа.

6. Безопасное сотрудничество с государственными органами

Подключение не влечет за собой передачу данных в налоговую и иные инстанции. Для этого существуют отдельные специалисты, предоставляющие отчетность.

7. Гибкое ценообразование

Принимая решение о том, какого оператора ЭДО выбрать, большинство потенциальных пользователей в первую очередь обращают внимание на цену. Тарифные пакеты подстроены под объем исходящего и входящего трафика, а также под другие критерии. Некоторые фирмы предлагают бесплатный пробный период, когда за пересылку не берется вознаграждение.

8. Развитие технологий и поддержание высокого качества связи между контрагентами

Компании, которые шагают в ногу со временем и совершенствуют техническую оснащенность, не имеют конкурентов и всегда пользуются популярностью у предпринимателей.

9. Оперативное подстраивание под требования меняющихся нормативных правовых актов

Не все компании могут быстро отслеживать изменения законодательства. Для этого и существуют провайдеры, которые вносят актуальные данные в систему, что является их прямой обязанностью по соглашению.

Заключение

Список операторов электронного документооборота (провайдеров ЭДО) довольно обширен. При выборе посредника следует обратить внимание на множество критериев. «Клеверенс» предлагает готовые решения для всех направлений деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей («Инвентаризация имущества», «Склад 15» и др.). Наши преимущества:

• упрощенная регистрация за считаные минуты;
• возможность интеграции с 1С: Предприятие;
• качественное шифрование данных;
• простой интерфейс;
• взаимодействие с большинством провайдеров ЭДО;
• круглосуточная удаленная техподдержка для пользователей по всей России.

Электронный оборот документов значительно упрощает множество рабочих вопросов, позволяет сэкономить время и деньги, предупредить утрату важных бумаг. Постепенно все заблуждения, касающиеся практики использования СЭД, исчезнут, и пользователи поймут, что таким образом можно качественно и быстро разрешить массу задач по корпоративному взаимодействию. Со списком названий операторов электронного документооборота (ЭДО) в России, рейтингом ПО можно ознакомиться на тематических порталах в интернете.