В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Функционал СЭД: что это такое

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

• Совместимость со всеми популярными форматами документов — чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
• Эффективное распределение потоков — для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
• Создание архива — для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

• Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
• Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
• Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

• ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
• ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
• ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий требования к оформлению и унификации;
• Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.

Внедряя проекты, следует руководствоваться ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

• автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
• ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
• отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
• поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
• планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
• удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
• максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
• практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

• начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
• время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
• обязательное обучение задействованных сотрудников;
• наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
• обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
• необходимость регулярного резервного копирования;
• поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

• единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
• легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
• стандартизацию форм и реквизитов;
• регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
• индивидуальное и коллективное внесение изменений;
• наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
• создание аналитической, статистической и другой отчетности;
• архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным

Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:

• те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
• значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.

Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.

При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.

Внедрение СЭД в документооборот

Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.

Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.

Проблемы внедрения

• Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
• Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
• Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
• Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.

Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.

Какие существуют СЭД: примеры систем

Самые распространенные из них мы свели в таблицу:

Название	Особенности	Цена, руб
Логика	Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости.	4900-5900 за каждое рабочее место
Дело	Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.	11000-13500 за каждое рабочее место
1С:Архив	Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео.	12000-57000 за программу полностью
Евфрат	Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями.	От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика
OPTIMA-WorkFlow	Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций.	55000-75000 за лицензию
Directum	Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.	7000-2000000 за лицензию

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса

Необходимо, чтобы система:

• Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
• Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
• Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
• Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.

Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.

Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.