Сроки хранения документов в электронном виде — актуальная тема для предприятий. Сегодняшняя реальность не оставляет выбора: компании постепенно отказываются от бумажного делопроизводства, отдавая предпочтение цифровому. Виртуальная документация в несколько раз ускоряет рабочие процессы — их легче создавать, оформлять и отправлять. Однако данный переход предполагает создание хранилища, требующее тщательного оформления и защиты, иначе есть риск потерять всю важную информацию. Тем более цифровой формат также предусматривает определенный свод правил, обязательный к исполнению.

Организация архивного хранения электронных документов

Внедрение ЭДО доказало на практике свою целесообразность. Его формирование экономит время сотрудников, позволяет сохранить документацию в надлежащем состоянии и быстро получить их из хранилища. Бумажные архивы, состоящие из бесчисленных папок уходят в прошлый век. ЭДО постепенно растет, а нормативная база при этом устаревает. Владельцам компаний приходится руководствоваться Правилами, установленными Приказом Минкультуры РФ в 2015 году.

Основные принципы сохранности информации

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде в организации — один из процессов делопроизводства. Он строится на тех же основополагающих принципах, что и бумажный оборот дел. Задача компании заключается в обеспечении сохранности данных, за которую отвечает IT-специалист. В случае проверки контролирующими органами, предприятие должно подтвердить подлинность и юридическую значимость представленной информации.

Способы сохранить документацию

На сегодняшний день существует много возможностей сохранить документальные сведения в цифровом виде. Руководитель часто стоит перед выбором, какой вариант внедрить. Рассмотрим четыре из них:

• Локальный архив. На персональном компьютере создается папка, к которой имеют доступ определенные сотрудники организации. У них есть полномочия вложить новые файлы, однако не могут удалить имеющиеся. Право удаления принадлежит модератору, который осуществляет контроль за соблюдением определенных правил. Каждого работника следует обучить, как правильно осуществляется цифровой документооборот, хранение документов в электронной форме. Иначе не будет должного порядка. Обучение правилам требует времени и усилий. Безопасность архивной папки находится под сомнением. Компьютер может выйти из строя, а нерадивые работники скопировать, изменить либо уничтожить важный файл.
• Сохранение данных на внешних устройствах. Для этого используют флешки либо диски. Однако есть явный риск потерять или повредить носитель, с которым исчезнет вся сохраненная документация. К тому же взломать флешку сегодня не составляет особого труда умельцам. При этом нельзя записывать всю информацию на одну флешку. Условно, один том бумажного дела — одно устройство. Законодательством установлено, что 1 раз в 5 лет следует проверять их состояние, воспроизводимость.
• Облако. Третий вариант в обязательном порядке предусматривает стабильное интернет-соединение. Зато не потребуется вкладывать деньги в покупку специального программного обеспечения. Документ, хранящийся в электронном виде в архиве, должен быть в закрытом доступе — этот способ хранения подразумевает контроль оператора ЭДО. Чтобы войти в хранилище, нужно знать пароль. Облако обеспечит необходимый уровень защиты и позволит настроить статус для каждого сотрудника с определенными опциями при работе с архивной информацией.
• Отдельное ПО или система ЭДО — оптимальный вариант. Она позволяет структурировать файлы, быстро их найти, должным образом обеспечит их защищенность. Они находятся на внутренних серверах и доступ к ним может быть как ограничен, так и нет. При неограниченном использовании работнику разрешена только функция «чтение». Запись осуществляется непосредственно программой.

Очевидно, автоматизация необходима любой компании. Компания «Клеверенс» предлагает продукты, которые помогают автоматизировать рабочие процессы во всех направлениях. Внедрение современных инструментов позволит забыть предприятиям о ручных операциях и ускорит работу по всем фронтам, что приводит к увеличению прибыли.

Время сохранности документации в цифровом формате

Вопрос архивирования весьма важен для организации, ведь сроки хранения электронных документов в информационных системах не предусмотрены на законодательном уровне и составляют:

• 10 лет — годовая финансовая отчетность, 5 лет — квартальная;
• 4 года — счета-фактуры, 5 лет — значения учетной политики;
• 75 лет — реестры доходов физ лиц; постоянно — передаточные акты, пояснительные записки.

Требования к архивированию

Чтобы нормализовать процесс архивации, стоит иметь представление, как хранить информацию.

Особенности сохранности в цифровом варианте

Основные правила, которые обязательны к применению:

1. Независимо от срока содержание должно быть читабельным и информативным. Чтобы сэкономить память устройства, на котором будет размещен архив, файлы подвергаются конвертации и сжиманию. Это может привести к снижению читабельности, чего нельзя допустить;
2. Основной договор должен быть в связке со своими приложениями. Например, есть соглашение и к нему идут дополнительные контракты. Поэтому при поиске один файл должен отсылать к другому либо прикрепляться к нему;
3. Технологии не стоят на месте, а вместе с ними меняются форматы хранения электронных документов, а вместе с ними и требования. Поэтому все сохраненные данные должны соответствовать нынешнему образцу, чтобы иметь к ним доступ. Для этого необходимо перезаписывать реестр либо переформатировать.
4. Документация накапливаются с годами, что затрудняет поиск нужных сведений в последующем. При архивации необходимо предусмотреть идентификацию по определенной маркировке либо обозначениям, которые позволят оперативно найти нужный файл. Также они должны быть распределены по группам для оперативного поиска.
5. При помещении информации в реестр, их необходимо перевести в неизменяемое состояние. Посторонний не должен иметь возможность изменить ее содержание и форму.
6. В хранилище отправляются файлы в двух экземплярах, которые хранятся на разных носителях.
7. При получении цифровой копии из реестра его подлинность заверяется подписью должностного лица.

Другими словами, исходя из перечисленного, правила хранения электронных документов не сильно отличаются от порядка, предусмотренного для архивации бумажных дел.

Опись архива

Такого рода сохранность подразумевает составление внутренних списков, в которых содержатся вся документация. Это своего рода акт приема-передачи или учет архивных сведений. По истечении периода архивации в ходе ежегодной экспертизы документ уничтожается. Опись обновляется, в ней содержатся только актуальная информация. Заполняется список по аналогии со структурированием бумажных дел. Единственное отличие — указывается не количество страниц, а объем памяти.

Сроки хранения данных в организации

Предприятие берет на себя обязательство хранить документальные сведения должным образом в течение установленного периода. Также должен быть отработан алгоритм выдачи материалов из хранилища, их уничтожение.

Выдача документации из цифрового архива

Документооборот в реестре в обязательном порядке фиксируется. Если работник запросил файл по локальной сети, то информация заносится в журнал. Если сведения выдаются путем копирования, запрос отражается в бумажном журнале. Достоверность файла подтверждается программой. В журналах указывается сводка о сотруднике, запросившего материалы, его структурное подразделение в компании, учетный номер акта и дата выдачи.

Уничтожение архивных данных

Регламент хранения электронных документов включает и их уничтожение. Как оговаривалось ранее, документацию с истекшими сроками уничтожают. Осуществляется соответствующая проверка, в ходе которой и принимается решение. Расчет временного периода начинается с 1 января того года, когда закончилось делопроизводство. Просто так уничтожить материалы непозволительно, тем более система будет содержать информацию о всех действиях, совершаемых с ними.

Долгосрочная сохранность в Диадоке

Так называется многофункциональный сервер, который предусматривает все потребности компании. Программное обеспечение поможет организовать комфортную работу, нормализует документооборот высокого качества. Ресурс предоставляет следующие возможности хранения документов в электронной форме:

• позволяет распределить обязанности и дает право подписания определенным отделам и их сотрудникам;
• переданные через Диадок сведения имеют юридическую силу, не вызывая сомнений у контролирующих органов и партнеров сомнений;
• есть функция простого и расширенного поиск с использованием фильтров;
• сохраняет в трех экземплярах на разных серверах;
• предоставляет возможность отправлять файлы непосредственно контрагентам для согласования;
• обеспечивает бессрочную сохранность документов.

Сервер также позволяет создать структурированное хранение данных в электронном виде на локальном ПК. Пользователь индивидуально под себя сделает понятную структуру файлов с определенными наименованиями и расположением, чтобы комфортно работать с архивными материалами. Когда оплачиваемый период завершается, у покупателя остается доступ к хранилищу с высоким уровнем защищенности, подтвержденным соответствующим сертификатом.

Архивирование в цифре: плюсы и минусы

На практике такая система структурирования уже много раз была введена в действие. Руководители и сотрудники компании на практике проверили все ее преимущества. Перечислим положительные стороны нововведения:

1. Обеспечивает быстрый доступ к нужному файлу и его приложениям.
2. Позволяет повысить контроль за делами.
3. Упрощает обмен информацией с контролирующими органами.
4. С внедрением экономит рабочее время и уменьшает затраты.

Может показаться, что цифровое хранение документов на предприятии потребует за использование электронных носителей и программного обеспечения дополнительных вложений. Этот аргумент считается главным минусом при выборе способа архивирования. Также необходимо позаботиться о надежной защите, чтобы уберечь информацию от утечек и системных сбоев. Но и традиционный способ сохранности требует финансирования: оплата помещения и заработной платы архивариусов, закупка оборудования и канцелярских принадлежностей.

Выбор облачного архива

Такого рода хранилища считаются самым приемлемым вариантом, который обеспечит необходимый порядок архивного хранения электронных документов. Тем более на рынке представлены сервисы, которые учитывают в работе все требования законодательства. И владельцу не придется волноваться об организации и защите процесса. При выборе «облака» следует учитывать следующие параметры:

1. Функциональность. В перечень опций должны входить базовые обязательные потребности пользователя: быстрый поиск, защищенность, уничтожение в соответствии с установленными сроками и т. д.
2. Приемлемая цена. Услуги должного качества с соблюдением всех норм закона будут стоить соответственно. Важно, чтобы система хранения электронных документов работала бесперебойно и обеспечивала надежную защиту. При выборе поставщика услуг изучить его репутацию, опыт работы.
3. Соответствие нормам закона. При покупке следует внимательно ознакомиться с техническими особенностями сервиса. Так как согласно требованиям ГОСТа документация должна храниться в РФ в двух или более образцах.
4. Как работает программа. На сегодняшний день существует два способа: веб-сервис и интеграция. Второй вариант стоит дороже, так как требует дополнительных настроек, зато позволяет отправлять материалы напрямую из учетной системы.

Вопрос-ответ

Каков срок хранения электронных документов, как определяется?

- Период рассчитывается исходя из содержания и важности документации. Например, информация о личном состоянии хранится дольше остальных данных, целых 75 лет. К ней относится сведения о доходах, стаже, счетах и всех выплатах сотруднику. В этом случае длительность обусловлена начислением пенсии в последующем, когда соответствующие органы будут запрашивать необходимые материалы.

Как обеспечить юридическую значимость ЭДО?

- Бланки подписывается ЭЦП, сертификат к которой выдается ежегодно. Чтобы подтвердить законность сведений, придется обращаться в удостоверяющий центр, который подтвердит действие сертификата на тот момент.

Где хранятся электронные документы?

- Руководитель организации сам определяет место, которое зависит от выбранного способа. Есть 4 варианта: на внешнем носителе, в папке на компьютере, в облачном и архиве оператора ЭДО.

Когда произойдет полный переход к ЭДО и от чего он зависит?

- По заверению властных органов этот момент настанет в 2024 году. Правда для этого предстоит заполнить пробелы в законодательстве и устранить проблемы с подтверждением значимости данных. Например, власти установят единый формат для цифровой документации, чтобы исключить проблем при ее передачи. Также предусмотрят обязательные условия, исключающие изменения архивных сведений.

Как хранить документы в электронном виде в организации?

- В соответствии с правилами ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR. Они выше перечислены более подробно.

В случае повреждения, утраты сведений, кто будет виноват?

- Всю ответственность за порчу информации берет на себя владелец предприятия. Поэтому при выборе способа сохранности, лучше изначально вложить нужную сумму, чем потом жалеть об утерянных материалах.

Переход на цифровую архивацию данных в ближайшем будущем станет непременным требованием для всех юридических лиц. И это не прихоть государственных органов, которым придется проделать огромную работу для подготовки данного преобразования. Современные реалии диктуют свои правила и игнорировать их глупо. Чтобы процесс хранение архива в электронном виде не вызывал затруднений в последующем, лучше обратится к специалистам в этой области сегодня. И когда конкуренты будут испытывать стресс из-за введенных новшеств, компания с ЭДО будет на шаг впереди.