ТМЦ проходят длительный жизненный цикл от момента фактического производства товара из сырья до приобретения конечным покупателем. При этом на продукцию/изделие влияет множество факторов. И если изменения были слишком серьезные, была затронута качественная составляющая, то продукт списывается за счет себестоимости. Поэтому учет, расчет, анализ товарных потерь в торговле — это один из важнейших моментов. Он помогает грамотно выявить финансовые потери предприятия, оценить ущерб, понять, на каких точках происходят наибольшие расходы. И предотвратить это в будущем, а также служит базовой для бухгалтерской отчетности. Ведь всю списанную продукцию необходимо надлежащим образом оформить в структуре первичной документации. Некорректно построенные проводки не только станут основной для возможных ошибок стратегического и финансового планирования, но и базой для претензий со стороны налоговых органов.

Суть и понятие

Итак, начнем с основ. Что же это в принципе такое? Это утрата объекта. Причем она выражается в двух формах — качественной и количественной. Данное событие может в принципе наступить на любом этапе. От момента производства, упаковывания, доставки до стадии содержания на складе или расположении на полках уже в точках продаж.

Учет товарно-материальных ценностей часто усложняется тем, что поиск товара на складе не дает результата. Потеряли товар на складе? Отслеживайте перемещения и местонахождение товара на складе с помощью программного обеспечения от Клеверенс. Узнать подробнее >>

Казалось бы, разницы нет, когда именно он был утрачен. Но на самом деле есть. Ведь само следствие случившегося выражается в денежном эквиваленте, т. е. сумма расходов и списаний с общего оборотного капитала. Строится она на фундаменте себестоимости ТМЦ. Но он варьируется в зависимости от этапа жизненного цикла.

Поэтому нормы списания потерь непродовольственных товаров при транспортировке — это одна статья, а при издержках ввиду продажи — другая. Ведь объекты уже были оприходованы, заняли место на складе, пользовались благами хранения. На них были потрачены силы супервайзеров и иных сотрудников, мерчандайзеры их выкладывали на полки. Ценность серьезно возросла за это время. Логично предположить, что наименьший ущерб будет нанесен при исчезновении на самом начальном этапе.

Соответственно, обязанность руководителя — построить стратегию таким образом, чтобы к моменту прохождения жизненного цикла шанс утраты максимально снижался. Но это весьма сложно, ведь чем дальше ТМЦ двигается по жизненному циклу, чем сильнее растет текущий срок использования, снижается общий диапазон годности. И это не оказывает сильного влияния на работу с непродовольственными покупками, а вот если речь о пищевой продукции, аспект становится крайне важным.

Какие бывают виды товарных потерь в магазине

В первую очередь принято использовать количественную и качественную характеристику. Многие ТМЦ за свой жизненный цикл могут разделяться на несколько объектов. И если при каком-то нюансе разделение произошло на меньшее количество исправных и годных частей, то это очевидно количественные утраты.

Вторая группа определяется по другому признаку — понижением того самого качества. Но оно также способно снижаться на некритичный или критический уровень. Это вызывает частичное или полное нивелирование ценности. Например, если томаты, направленные на реализацию, уже потеряли упругость и выглядят неприглядно — это частичное падение стоимости. Да, цена не изменилась, но очевидно, что не все захотят их покупать. Поэтому спрос упадет, часть партии будет не распродана. И за нее организация выручит меньше денег. А полная — это если томаты сгнили. И теперь по нормам их просто незаконно продавать. В этом случае за весь объем не получится выручить и рубля. Соответственно, снижение стоимости — полное.

Перейдем ко второму виду деления. Нормируемые и ненормируемые товарные потери — это две группы, которые не менее важны, чем те, что мы уже описали выше. Первая — это израсходование, которое укладывается в норматив предприятия. То есть, не превышает в ценовом эквиваленте заранее подготовленный денежный буфер в себестоимости и вполне подходит под типичные издержки. Обычно является натуральной или естественной убылью. А вот те, что сверх предписанного объема, уже способны нанести существенный ущерб финансовой устойчивости организации. Подобные проблемы возникают по разным причинам, например, крупная авария на автотрассе, в результате которой грузовик, доставляющий груз, перевернулся. И вся партия, соответственно, была уничтожена. Подобное сокращение бюджета чувствительно. Но ущерб зависит от того, какой процент от оборотного капитала составлял груз в ценовом эквиваленте себестоимости.

Количественные

Разбирая определение и порядок списания товарных потерь в магазине, начнем глубокий анализ именно с количественной категории. Она более простая и обычно менее опасна для капитала, при этом чаще всего относится к пищевым продуктам. Потеря в количестве — это вполне естественный процесс.

Для того, чтобы точно отслеживать все операции с товаром и корректно отражать сведения о них в бухгалтерской отчетности, рекомендуем задуматься об автоматизации товарооборота с помощью ПО от Клеверенс. Узнать подробнее >>

Если пришла крупная партия фруктов, то в результате, к примеру, усушки она потеряет 10% своего общего веса. Вместо заявленных 10 тонн у вас останется уже 9, и этот процесс никак нельзя предотвратить. Повлиять на темпы можно, но при этом с весьма средней эффективностью. Если сотрудники уронили коробку с соком, и он разлился — это тоже количественная убыль. И что приятно, даже если несколько упаковок уничтожено, все остальные своего качества не изменили. Чего не скажешь про нашу следующую группу.

Качественные

Здесь в основном играют роль химические, биологические и микробиологические факторы. Разберем виды и разновидности товарных потерь при хранении и реализации, причины возникновения в этом случае зачастую связаны с вредителями, неправильными условиями содержания или нарушением срока годности. То есть объект могли поесть мыши и грызуны, а также другие вредители, также различные бактерии, наличие которых не смогли предусмотреть. Обычно нарушение нормативов сказывается на качественной убыли. Например, неправильно выставленная температура в холодильниках. Или оборудование в принципе работало неисправно. Зачастую продукт утрачивает свои свойства из-за нарушения сроков. Правда, этот аспект легко предсказуем. Но неправильная логистика, ошибки в складировании всегда могут иметь место.

Поэтому важно выбирать грамотное оборудование для инвентаризации, которое не только легко исполняет задачу, но и не задействует множество человеческих ресурсов. Тогда процесс можно проводить чаще. Отличным вариантом станет предложение от «Клеверенс».

ПО от «Клеверенс» это:

• Легкая интеграция в уже существующее программное обеспечение на предприятии.

• Предложения как коробочного типа, так и индивидуальные.

• Возможность проведения всего процесса инвентаризации силами всего одного сотрудника со смартфоном.

• ПО с учетом новейших правок в российском законодательстве.

Итак, классификация товарных потерь нам стала немного яснее, двигаемся дальше.

Убыль при подготовке к реализации

В этом случае градация идет между ликвидными и неликвидными потерями. Если нарушение целостности упаковки во многих случаях является убытками первого вида, то бой — точно второй. Ведь в этом случае ТМЦ не реализуются по прямому назначению. Зачастую это относится к стеклянной таре, также это могут быть различные соки, газированные напитки и, разумеется, алкогольная продукция.

Расход перед реализацией с возможностью использования

Подразумевается изменение категории ТМЦ, реже — их вида. Зачастую это товарные потери в торговле продовольственных товаров, пищевых продуктов. Приведем пример: если крупная рыба в герметичной упаковке была повреждена, ее на самом деле допустимо разобрать на составные части. Это будут другие категории, наборы для ухи, закуски к пиву и так далее. И их стоимость обычно ниже, но при этом будет не полная утрата ликвидности. Важно понимать, что в таком исходе стоит заранее иметь подобные позиции в прейскуранте. Розничный магазин не может продать что-то, в принципе не забитое в кассовый журнал.

Кроме того, части при оптовых поступлениях подобные ТМЦ снимаются с категории и продаются по другим прайсом розничным покупателям. Но опять же, если подобная схема существовала изначально, и она отработана. А также существует возможность надлежащего бухгалтерского оформления.

Утраты со списанием

Когда речь идет про товарные потери, естественная убыль — один из главных факторов, порождающих неликвидные утраты. Так, если была повреждена часть клипсы колбас, то пострадавшие участки необходимо полностью обрезать. И реализовать их после этого невозможно даже с уценкой. Если же вся клипсы доходит до границ эксплуатационного периода, то ее все еще действительно допустимо продать. Просто обычно по сниженной цене. А вот если срок был нарушен, то по закону выставлять на прилавок такой объект преступно. Поэтому окупить его стоимость уже нельзя.

Также и с перебором овощей. Часто на прилавке ввиду открытого контакта с воздухом, а также из-за действий покупателей, овощи или же фрукты становятся неликвидными. Но лишь часть из них. С помощью перебора допустимо отделить испорченные экземпляры о тех, что еще вполне подлежат продаже.

Общие принципы списания

При ненормированной убыли возмещение реальной стоимости по правилам адресуется лицам, несущим ответственность за порчу. И здесь следует четко различать наличие умысла или его отсутствие. При порче, браке счет логично можно выставлять ответственным лицам. В случае некачественной поставки — самому производителю. Если порча произошла уже в организации, то конкретно сотрудникам, которые, по причине халатности, нанесли урон партии.

А вот при наличии умысла речь идет уже о хищении. И если следовать всем правилам, то в первую очередь обращаться придется к Уголовному Кодексу РФ. И после выявления виновных выставлять претензии в суде.

Также потери товара при транспортировке обычно либо списываются за счет погрешности, либо претензия направляется к транспортной компании. Или к собственным сотрудникам, если посредника в этой точки цепочки процессов не предусматривается. Предъявлять претензии к самим водителям и экспедиторам не нужно. Этим вопросом должна заниматься уже транспортная компания, к которой вы и направляете требования по возмещению.

Порядок списания

Необходимо придерживаться следующего алгоритма:

• Первый этап — это проведение инвентаризации. Не зря мы делали такой акцент на этой процедуре. И при выявлении недостачи формируется соответствующий акт. В нем стоит максимально детально прописать причины убыли, оценить естественность и в пределах нормативов находится убыток или нет. Поэтому если целью инвентаризации является конкретно выявление убыли, то необходимо, чтобы в состав комиссии входил сотрудник, уполномоченный проводить учет. Логичнее всего — бухгалтер.

• Все расходы группируются, например, потери товаров на складе, при реализации, во время доставки.

• Выявляется и обсуждается размер убытка. Если он оказался выше предписаний, что отмечено актом, определяется список ответственных лиц.

• Если виновные не были выявлены, назначается специальная комиссия, целью которых является поиск ответственных лиц.

• Далее виновным направляются претензии для удовлетворения финансовых интересов фирмы, в том числе в порядке судопроизводства, если это будет необходимо.

Учет списания

Нам понадобится следующие проводки:

• Если составленный акт указывает на убыль — 94 по Дебету и 41 по Кредиту.

• При направлении претензии ответственному, и погашении недостачи за его счет — Дт70, Кт53.

• Если убыль вполне в пределах установленных нормативов, то по Дебету — это 20, 23 и 44. А по Кредиту — 94.

• Если потери сверх обозначенной нормы, но ответственный не был установлен, формируется Дт91/2 и Кт 94.

Причины товарных потерь

Теперь конкретно остановимся на возможных источниках убыли.

Источник	Следствие	Изменения	Вариант защиты от последствий
Температура	Замерзание или плавления, высыхание и испарение	Бой и пересыхание, повреждение серьезного характера, потеря ключевых свойств	Поддержание рекомендованной температуры
Солнце	Разложение	Изменение вкусовых свойств, появление недопустимых запахов, изменение внешнего вида продукции	Защищенная от солнца пленка
Биологический эффект	Урон от насекомых, грызунов	Отравление, разложение и порча	Обработка локаций от вредителей, надежная коробка или тара
Влага	Порча упаковки или содержимого	Нетоварный вид, нарушение эксплуатационных свойств	Герметичная защита
Воздух	Окисление или высыхание	Утраты вкусовых свойств и полный запрет на реализацию	Хорошая упаковка

Нормы

Для каждого вида продуктов существуют собственные предписания, которые корректируются исходя из внешних факторов. Под ними понимаются условия и сроки хранения, климатическая зона, сезон (время года), относительная влажность.

Поэтому каждая конкретная формула не является эталоном, который работает в любых условиях. Но для наглядности мы продемонстрируем формы естественной убыли злаковых культур в России.

X = AB/90

При том что:

• X — показатель ЕУ;

• A — допустимый объем из расчета 90 дней;

• B — срок хранения.

Общий учет

Ведется в обязательном порядке для всех предприятиях на территории Российской Федерации. Закрепляется в первичной документации и отправляется для проверки в ИФНС. Стоить понимать, что подобный расход относится к основным издержкам. Поэтому под налоговую ставку в принципе не попадает.

Минимизация расхода

Главный аспект — это корректное хранение. Причем на него компания вполне способна повлиять. В отличие от доставки, которую часто выполняет посредник или производитель.

Поэтому важно в складских помещениях грамотно расположить полки, оптимизировать движение техники внутри склада. А также разместить несколько температурных зон, чтобы исключить термический фактор. Если коробка плохая, необходимо организовать закрытую территорию содержания, защищенную от действий воздуха, влаги и солнца.

Инвентаризация

Чем чаще проводится данная процедура, чем более точно можно выявлять убытки. И соответственно, вовремя включать их в бухгалтерскую отчетность. Что не только позволит избежать проблем с налоговой, но и поможет правильно формировать финансовую стратегию на предприятии.

Заключение

Как видно, потеря товарной ценности для многих продуктов — это вполне естественный процесс. Опасаться его не нужно, но важно правильно контролировать и минимизировать ущерб. А также вовремя и корректно собирать всю информацию и формировать отчетность. На основе анализа полученных данных можно скорректировать курс развития предприятия так, чтобы бюджет был направлен в прямой капитал. Например, на оборудование для хранения. Что позволит избежать таких издержек в будущем.

Автоматизируйте метрики производства и в точности определяйте те процессы и операции, которые возможно оптимизировать. Смотрите здесь, какие показатели измерять, чтобы вести учет движения сырья, продукции в процессе изготовления и готовой продукции на производстве.