В этой статье мы будем разбираться, что это такое — универсальный или унифицированный передаточный документ (УПД) на товар в 1С. Рассмотрим, зачем может потребоваться подобная документация, когда их следует применять, как исправлять ошибки и в какие сроки нужно его оформлять. Его создание сильно упростило взаимодействие с поставщиками и контрагентами, ее можно задействовать при подсчете бухгалтерского и налогового учета. На его основании допускается вести бухучет, списывать затраты. Его удобнее заполнять в самых разных операциях, чем СФ или другую первичку. Главное — закрепить в специальных учетных бумагах, что он будет применяться, тогда он официально станет частью фирмы.

Что это за документ — УПД, что с ним делать и его расшифровка

Так называется бумага, которая объединяет функционал счет-фактуры и первички. Налоговой службой закреплена рекомендованная форма, как должен выглядеть и что содержать такой бланк. Но стоит помнить, что это — рекомендуемый вид.

Каждая компания может видоизменить некоторые поля при условии, что все они будут содержаться на листе. Организация может модернизировать блоки, дополнив своей информацией, которую они считают необходимой.

Важно закрепить формат в учетной политике и каждый раз использовать одинаковый тип с такими строчками:

• наименование;
• дата составления;
• содержание;
• измеритель;
• лица, которые отвечают за правильную подготовку.

Форма, которая рекомендуется ФНС — одна из возможных при передаче продукции и имущественных прав. Определено, что некоторые реквизиты обязательны, но он не содержит исчерпывающего списка из значений, которые необходимо включить. Поэтому стороны могут фиксировать свои дополнительные имущественные права, вписывать операции. Кроме того, они могут использовать другие первичные бумаги, единый передаточный документ — только одна из доступных им форм.

Для чего может оказаться нужна бумажная версия бланка

Он часто используется вместо первичной документации.

С его помощью легко поставлять самую разную продукцию или передавать имущественные или иные права на объекты.

Закон не заставляет пользоваться именно этим способом оформления документооборота.

Подписывают его в первом статусе с продающей стороны МОЛ, отвечающие за СФ и подобное. Во втором у продающего подписываются лица, которые должны следить за состоянием первичных бумаг. А от покупающей расписываются всегда лица, которые занимаются первичкой.

Для автоматизации работы с УПД обычно используют 1С и Клеверенс. Чтобы обновить или внедрить учетную систему, воспользуйтесь облаком: вам не придется нести высокие расходы на начальном этапе. Комлект 1С Scloud и Клеверенс в облаке — это готовое решение, которое легко настраивается под ваши процессы на складе и в магазине.

Бухгалтерские, созданные в электронном формате документы, сокращенно УПД

Этот формат имеет отличия от стандартного вида, он бывает:

• односторонним, в котором только один xml-файл, где есть подпись и информация о продавце;
• двусторонним, в этом случае внутри одного файла содержатся данные о продающей и покупающей стороне, их подписи.

Подписывают его лица, уполномоченные на это. Если разные люди отвечают за СФ и первичку, то строк будет несколько — по числу МОЛ.

Обязательно прописывать, какой статус имеет человек:

• сотрудник;
• работник организации, которая составляет файл продавца;
• член другой фирмы, при активации этого варианта следует вписать данные в поле «Основание полномочий»;
• уполномоченное физлицо.

Основные отличия между бумажной и электронной формами заключается в том, что второй тип имеет больше преимуществ и использовать его в современных реалиях намного удобнее.

Как минимум его проще отправлять клиенту — не придется тратить средства на курьеров или другие методы доставки. Скорость обмена значительно вырастает, не нужны расходники — бумага, краска для принтера, место для хранения. Ничего не теряется и процент ошибок близится к нулю.

Стоит интегрировать систему ЭДО, если организация планирует развиваться и наращивать продажи. Обратитесь в «Клеверенс», чтобы подобрать софт для выполнения и оптимизации ваших задач.

Зачем нужен: применение универсального передаточного документа, сокращенно называемого УПД

Его нельзя называть обязательным файлом для всех предприятий. Каждый налогоплательщик вправе сам определиться, нужно ли ему им пользоваться. Есть несколько популярных ситуаций, когда он актуален:

• отгружаются товары;
• передаются итоги по работам, которые были выполнены;
• компания выполняет услуги посредника;
• передаются имущественные права как в исключительном случае, так и по договору лицензии.

Главное — помнить, что для начала его использования требуется закрепить его в политике фирмы. А, кроме того, необходимо, чтобы руководитель организации составил распоряжение, в котором утверждает определенный бланк.

Когда и для чего можно начать применять универсальный для всех организаций передаточный документ (УПД)

Основная цель этой документации — упростить оформление хозяйственных операций, ведь вместо нескольких бумаг будет применяться одна универсальная, в которой не дублируются реквизиты. Формат объединяет СФ, ТОРГ-12, ОС-1, ТТН и некоторые другие типы.

Чаще всего налогоплательщики используют этот вид для:

• ведения бухучета;
• подтверждения затрат, чтобы учесть налог на прибыль;
• заявления вычета.

Начало формирования

Пользоваться упрощенным передаточным документом реально с любого момента. Предприятию разрешается задействовать как ту форму, которая рекомендована ФНС, так и ту, что они создадут сами. Им разрешено спроектировать собственный вид при условии, что в нем будут все необходимые реквизиты.

В первую очередь следует привести ее в соответствие с форматом, по которому заполняется СФ. Затем нужно закрепить разработанный шаблон в учетной политике. А если имеющаяся рекомендованная налоговой не устраивает, то допускается полностью переработать ее. Главное условие — соблюсти наличие и корректность реквизитов и их расположение. Например, в промежутке граф 1-11 не желательно изменять названия, удалять строки.

УПД — это первичный документ, очередность и образец заполнения которого должен знать ответственный сотрудник. Какие положения необходимо помнить:

• кто составляет бумагу и в каком количестве экземпляров;
• как заполняются строки, кто и что должен указывать;
• в какие сроки следует проставлять значения для определенных полей;
• что нужно прописывать представителям покупателя и не трогать продавцам.

Предупреждать поставщиков, клиентов и других контрагентов необязательно, обычно они не против новой системы, никаких рисков для них это не несет, если все оформлено верно. Но им может оказаться сложно сразу заполнить первые бланки. Поэтому мы советуем уладить все вопросы заранее. Сначала убедиться, что они справятся с этим, а потом начать отгрузку товаров по обновленной документации. Можно даже прописать применение этого формата в договоре.

Есть один нюанс — печать каждая фирма проставляет по своему усмотрению, можно этого не делать. Важно только определиться и формировать все одинаково.

Можно также создавать все типовые отгрузочные документы и УПД через специальные торговые программы. С их помощью не только печатаются файлы на подпись принимающей стороне, но и организуется весь документооборот.

Как заполнять

Главная особенность заключается в мультифункциональности документации. Стоит помнить, что обычно оформление этого бланка не вызывает никаких затруднений или сложностей. В нем содержатся знакомые всем бухгалтерам и другим МОЛ строчки.

В одной части файла находится жирная рамка, она дублирует данные из СФ, они необходимы. Туда вписывают информацию о содержании операции, ее участниках и реквизиты организаций. В эту зону лучше ничего лишнего не прописывать.

Под этим блоком отражаются подробности о договоре, который был заключен сторонами. С помощью показателя идентифицируется содержание сделки, поэтому его можно отнести к обязательным реквизитам, хотя он стоит уже за пределами части.

Ниже пишется все о транспортных накладных и других сопроводительных файлах, если они есть. Она уже не относится к непременным показателям, допускается без нее обойтись.

Как исправить ошибки в УПД

Конечно, в процессе деятельности любой фирмы регулярно происходят спорные ситуации и случайности, из-за которых специалист пишет неправильно. Документ можно скорректировать, если это делать правильно. В таблице ниже мы приводим особенности исправлений.

Статус	Формат	Пояснение	Что можно сделать	Особенности
1	СФ и первичная документация	Мешает идентификации	создать новый бланк со статусом «1»	Сохраняется прежние дата и номер, также ставится число, когда вносились исправления, подписывают МОЛ
		Не препятствует	при необходимости организовать новый со статусом «2»	Все так же, только повторных подписей не требуется
	Только ПД	—	можно воспользоваться предыдущим вариантом или внести прямые правки	Исправления в бланке заверяют надписью «Исправлено», подписываются МОЛ, ставится дата
2		—	только править

Стоит помнить, что возможные помарки, описки, ошибки следует исследовать со стороны налоговой проверки. То есть недопустимо оставлять зачеркивания в полях, относящихся к информации о сторонах, сути сделки, содержании, ставке налога или его сумме.

Что такое статус документа в УПД и что он означает

С помощью этой характеристики дается объяснение значения бумаги:

• если стоит «1», то она должна быть задействована, как первичка и СФ;
• если проставлено «2», то такой документ допускается проводить исключительно в качестве первичной документации, лишь для целей, на которые их задействуют в бухучете.

Есть нюанс — если по ошибке проставили «2», но все необходимые для «1» графы были заполнены, то допускается подавать такие файлы на вычет. Только «2» обычно используют те, кто не платит НДС и занимается «комиссионкой», чтобы отгрузить товары.

Что обычно включает в себя настоящий УПД: заполняем правильно

Составляют ее из двух частей, как уже говорилось выше. В печатном виде это будет обведено жирной рамочкой.

Чтобы бумага соответствовала требованиям и содержала следующие данные:

• наименование;
• название юрлица-составителя;
• дата, когда был составлен, и его номер;
• как отражается факт хозоперации;
• стоимость и объем объектов;
• подписи всех ответственных людей с их должностями, чтобы можно было быстро их идентифицировать;
• основание каждой сделки.

Обязательные строчки для документа, если он будет выступать в первом статусе:

• платежка, к которой его нужно составить;
• сумма акциза;
• ставка налога;
• код страны, в которой был произведен продукт;
• название государства кратко;
• номер декларации.

От цифры статуса будет зависеть дата и нумерация файла. Важно помнить, что ФНС предъявляет требования и проверяет порядок нумерации.

Чем удобнее пользоваться

Каждая фирма будет решать этот вопрос для себя самостоятельно. Главное — знать, что если пользоваться универсальным передаточным, то все поля, необходимые для счет-фактуры следует обязательно заполнить.

Если учесть достоинства, универсальность и многофункциональность, то УПД уходит далеко вперед. Его легко оформлять электронно, он снижает объем постоянных транзакций, затраты серьезно сокращаются, а бланки при этом не теряются. Пакет всегда находится под рукой, не нужно ничего искать или заново печатать.

Как быстро и каким числом оформляется

Как и любой иной первичный документ, его следует составлять прямо во время операции, либо сразу после завершения. Но это случай, который не всегда реально повторить.

Поэтому в рекомендуемом виде допустимы 3 варианта даты:

• когда составили бумагу;
• произошла сделка;
• товар был получен/принят на остаток.

Преимущества

Этот вид документации значительно сокращает затраты времени, расходных материалов и даже места для хранения архива. С его помощью можно ускорить и упростить документооборот, а кроме того, у документа есть и другие достоинства:

• стиль оформления становится единым для всех видов продаж;
• исключается вероятность ошибки, так как большинство полей заранее заполнено программой;
• допускается использовать для целей налогового и бухгалтерского учета;
• не создает проблем поставщикам и другим контрагентам.

Как вести нумерацию

Если ввели использование СФ, то он формируется со статусом «1». А число и номер указывается в зависимости от хронологии нумерации СФ и ставится в соответствии с ней. Это будет соответствовать требованиям ФНС.

Если СФ не задействуется, то УПД имеет статус «2» и его дата и номер берутся из накладной, цифра будет меняться по хронологии нумерации первички по всем установленным правилам бухучета.

Какая дата проставляется и почему

Желательно проставлять число, когда реально происходит сделка. В реальных бумагах этих цифр будет 3:

• когда составили бланк;
• совершился факт хозяйственной жизни — отгрузились товары, оказались услуги, передались результаты работ;
• продукция была получена и принята на склад, имущественные права приобретены.

Кто расписывается

Всегда заполняются строчки, в которых должны ставить свои подписи руководитель компании, представитель бухгалтерии. Это обязательно в соответствии с требованиями ФНС.

Также указывается должность и Ф.И.О. с подписью лиц, которые занимались отгрузкой, водители, уполномоченные передавать права.

В графе чуть ниже проставляются МОЛ, отвечающие за корректное оформление произошедшей операции с продающей стороны. Если это дублирует уже стоящие данные, то допускается не подписывать, просто указать, кто это.

Чуть дальше ставит подпись уже покупающая сторона. Такие же ответственные лица, которые занимались приемкой, проверяли качество и количество партии. Рядом — МОЛ, которые оформляли хозяйственную жизнь.

Допускается ли составление УПД в иностранной валюте

Этот вопрос часто вызывает много споров у руководителей компаний. Иногда это даже приводит к отказу от использования формата. Законодательство определяет, что вся первичная документация на территории РФ обязана заполняться только в российских рублях. Но законами ФНС допускается, что СФ будет оформляться с использованием долларов, евро или иных денег.

Если учитывать оба этих факта, то становится понятно, что теоретически это возможно. Но желательно дополнить бланк строчками, где сумма будет выражаться в официальной национальной валюте. Это снимет все вопросы, а добавить придется только одну колонку.

Итоги

Мы рассмотрели, что это значит — универсальный передаточный акт и договор (УПД), как он работает, кто в нем расписывается, как присваивается номер и начинается взаимодействие с организацией. Изучили, в чем различие между его бумажной и электронной версиями, когда можно его задействовать, а когда лучше использовать счет-фактуру или первичную документацию. Ответили на основные вопросы, которые возникают у тех, кто только планирует перейти на новые условия документооборота. Если у вас остались вопросы, то наши специалисты на них ответят.