Если в вашей организации есть транспортные средства в собственности юридического лица, или даже принадлежащие частным собственникам, но используемые в рабочей деятельности, то вам необходимо знать, как делать путевые листы в 1С. Этот функционал в значительной мере расширяет возможности учета и расчета, а также позволяет в принципе автоматизировать процедуру. Сокращается влияние человека на процесс, он практически в нем не участвует, что экономит время сотрудников, а также избавляет от досадных ошибок.

Тем более что декларировать расходы на ГСМ и оплату водителей придется в любом случае. Поэтому внедрение функционала стоит считать строго обязательным. В этом обзоре мы разберем все аспекты, связанные с созданием и обработкой документов учета.

Как выписывать путевые листы в 1С, активировать функционал

Чтобы возможность в принципе была доступна, на новой конфигурации ее необходимо предварительно включить. Для этого нам нужно перейти в раздел «настроек» на «главной» и выбрать подраздел — «функциональность». В нем есть несколько различных модулей, которые могут быть интегрированы в конфигурацию. В том числе и нужный нам.

Дальше есть два варианта, мы можем просто поставить активацию всех имеющихся возможностей одной кнопкой. И тогда искомая функция тоже станет доступной. Либо вручную поставить соответствующую галочку у нужного поля. Обработка документов путевых листов в 1С будет возможна только при наличии этой галочки, в базовых настройках они отключены по умолчанию.

Основные функции

Новая возможность учитывает множество факторов. Но распространяется, как нетрудно догадаться, только на легковые автомобили. Грузовой транспорт рассчитывается совершенно по другим критериям. И первичная документация понадобится несколько иной формы.

Итак, к основным возможностям относится:

• Автоматизация при занесении информации по спидометру или топливу. Также автоматически можно внести сведения по пробегу. Причем как на основании сохраненной информации на сервисе, так и посредством онлайн-хранилища.
• Полный учет ГСМ. Причем фиксируются траты по нескольким параметрам: по количеству заправок, времени, пройденному пути. Администратор сам выбирает, в какой форме вести расчет.
• Контроль всего расхода денег для транспортного средства. Сюда входит обязательное страхование или, по желанию, Каско. А также замена комплектующих и расходных материалов (как масло). Также сюда относятся расходы на проведение обязательного технического осмотра.
• Установка графика по замене. Точнее, выставляется норма для различных периодов, сезонов, климатических и технических условий.
• Как в 1С оформить путевые листы, стоит знать и для оплаты труда водителя транспортного средства.
• Также есть и различные формы печати, сквозные и двусторонние, выставление корректной нумерации.

Дополнительный функционал

Помимо описанных выше возможностей, которые используются практически в обязательном порядке, есть и некоторые дополнительные. Их применение не является строго необходимым, и зависит оно, скорее, от специфики самой фирмы. Перейдем к ним.

• Возможность внедрения собственной формулы по расчету ГСМ, использование встроенных стандартных от Министерства транспорта.
• Параллельный учет топливного расхода разного типа. С выдачей в виде общего массива или отдельных статей затрат.
• Экспорт составленных ранее проводок в другие версии конфигурации.
• Наличие варианта внесения правок на уже учтенные элементы и дальнейший перерасчет в автоматическом режиме.
• Мануал, где в 1С найти путевые листы, как провести процедуру.
• Настройки массовой печати сразу огромной партии документации.

Бланки и образцы

Для всех стандартных легковых автомобилей применяется исключительно единичная стандартизированная форма под номером 3. А вот грузовой транспорт, как мы уже сказали, рассчитывается по-другому. Здесь используется сразу 3 варианта:

• 4-П. Такой вариант в основном используется для оплаты труда сотруднику, если используется повременной тариф.
• 4-С. А этот выбор применяется к ситуациям, когда водитель осуществляет свою деятельность на основе сдельной оплаты. То есть, каждая отдельная поездка оплачивается в индивидуальном порядке.
• 4-М. Этот бланк становится актуальным, если груз отправляется за границу, тогда используется особая форма.

Как оформлять путевые листы в 1С — образец для легкового автомобиля

Итак, разберем детально, какая именно информация требуется для заполнения. Документ делится на две части. В основной указывается поэтапно:

• Дата.
• Полное название предприятия.
• Госномер и марка машины.
• Ф. И. О. сотрудника за рулем и серийный номер его водительского удостоверения.
• Тип топлива, его количество, расход.
• Показания счетчика, отчет механика.

Вторая часть заполняется так:

• Полный адресат точки отправки и цели назначения.
• Пройденный путь.
• Время в дороге.

Как в 1С выписать путевой лист: из чего состоит продукт

Теперь разберем полный состав продукта. На его основании получится спрогнозировать все возможности системы для вашей компании.

Отчеты

Применяется несколько типовых журналов. Для учета самих путевых листов, осмотра сотрудников на медицинские противопоказания, самого транспортного средства на неисправности, остатков топлива и показателей счетчика. Расчеты пройденного пути.

Документы

Различные листы по указанным выше формам, для грузового, легкового, пассажирского транспорта — свои. А также рапорты, справки и маршрутные листы. Не стоит забывать и про ведомость, учитывающую потраченные средства на каждой точке заправки.

Справочники

К основным относятся — грузы, маршруты и ТС. Также есть и несколько мелких, дополнительных: должности сотрудников, используемые прицепы, поправочные коэффициенты и другие.

Перерасчет пробега и топлива

Учет, оформление, печать путевых листов в 1С не всегда проходит без неполадок или ошибок. И если информация была внесена неверно, то потребуются исправления. Они вносятся даже задним числом, что очень удобно. Но при этом все ключевые показатели должны быть рассчитаны заново.

Перенумерация

Принцип остается тот же. Если была сбита сквозная нумерация, проходящая через весь пакет первичной документации, то ее можно восстановить в правильном порядке. Программа автоматически вносит исправления при запуске функции.

Экспорт проводок

Автоматизированный формат для переноса выбранных проводок из различных версий. Для работы доступны 1.0, 2.0, 3.0. Примечательно то, что при переносе информации, основной счет или встроенная аналитика перераспределяются на новую версию.

Импорт контрагентов

Если вы используете конфигурацию «1С: Бухгалтерия», путевые листы в 1C без труда импортируются из версий 2.0 и 3.0. А также между базами склада, управления торговлей и иными.

Импорт сотрудников

Используется такой же принцип. Прямой импорт информации с автоматическим перерасчетом для версий 2.0 и 3.0.

Перевозки

Данная функция позволяет полностью спланировать поездку. Причем создать комфортное визуальное отображение в графической форме. На ней отмечаются различные точки, где будут проходить остановки. А также места для заправок, где в ТС будет восстанавливаться топливо на маршруте.

Библиотеки

Практически во всех ситуациях используется стандартная информационная база восьмой версии. Она требуется для выполнения основных функций.

Как заполнять путевой лист в 1С: конфигурация 8.3

В первую очередь проводим процедуру по активации функционала. О ней мы уже писали выше. Когда галочка поставлена в нужном месте, требуется настроить некоторые справочники.

Открываем «транспортные средства» и вносим все сведения, которые касаются автомобиля. Можно сохранить сразу несколько различных машин, присвоив им уникальные идентификаторы.

Следующий справочник — это «физические лица». В этом разделе нам нужно будет найти личную информацию сотрудников. А в ней просмотреть категорию водительских прав. Открыв ее, требуется внести номер и ключевые сведения по удостоверению каждого водителя, который будет управлять транспортными средствами.

Новшества в счетах

Изучая вопросы заполнения, ведения путевых листов в «1С: Предприятие 8 3», как создать документ, следует подходить к задаче объемно. Учитывая все обновления в конфигурации, мы можем сделать вывод об открывшихся возможностях. Начнем разбор с того, что изменилось в счетах.

Главный аспект — это появление счета «топливо на складе». Он понадобится, если предприятию нужно ведения полного учета по расходу горючего, но без заполнения самих листов. Более простая и объединенная в общий массив форма.

Также важен счет — «топливо в баке». То есть возможность контролировать остатки горючего по конкретным ТС, а также мониторить момента заправки.

Транспортные средства

Этот справочник понадобится при добавлении автомобиля, когда приобретается новая машина или переводится из частной собственности в имущество предприятия. Или сотрудник решает выполнять рабочие задачи на своем личном автомобиле. В соответствующем справочнике нужно указать для машины:

• Госзнак.
• Номер и марка.
• Кто является владельцем данного ТС. Частное лицо или предприятие.
• Какого типа ресурс применяется, а также установленный норматив по его расходу.

Добавляем ВУ

По старому маршруту отправляемся в раздел «физических лиц». И там нам необходимо внести изменения в настройки персональных сведений о сотруднике. Здесь мы выбираем ВУ и вносим всю информацию, которую от нас требует программа: номер удостоверения, Ф. И. О. сотрудника, а также конкретика по самому документу, то есть, кем и где выдан, дата выдачи и срок действия.

Все записанное в этом разделе будет вписываться каждый раз, когда напечатан путевой лист. Разумеется, если на маршруте за рулем автомобиля именно этот сотрудник.

Учет

Помните, что путевой лист по сути является первичным бухгалтерским документом, то есть предоставляется вместе с декларацией при отчетности перед ФНС. Поэтому важность этого элемента сложно переоценить.

И поскольку на данном этапе еще не все перешли на новейшие конфигурации системы, многие компании тратят огромное количество ресурсов на этот вид отчетности. Особенно проблема актуальна для тех компаний, которые имеют в собственности множество транспортных средств, а также используют машины разных типов (легковые, грузовые, пассажирские).

При этом, если у организации установлена хорошая программа для автоматизации, то не возникнет вопросов, как сделать путевые листы в 1С. Главная сложность заключается в подборе хорошего программного обеспечения и его грамотной интеграции в систему предприятия. Для этой цели необходимо пользоваться услугами профессиональных компаний, одной из которых является «Клеверенс». Что отличает нашу компанию:

• Различные программные решения, которые подойдут каждому предприятию. Для типовых бизнесов есть коробочные предложения, установка которых не займет много времени. Для уникальных проектов мы занимаемся подбором индивидуального программного обеспечения, которое идеально подходит под текущие экономические задачи хозяйствующего субъекта.
• Адаптация систем и их быстрая интеграция.
• Управление всеми системами с помощью ТСД. Колоссальная экономия рабочего времени сотрудников, которое можно направить в более продуктивное русло.
• Все программы идеально адаптированы под текущее законодательство в Российской Федерации. А значит, что даже самые современные правки в Налоговом, Гражданском Кодексе и других правовых актов уже учтены в приложениях.

Остатки ГСМ

Ранее, когда обсуждаемой опции в системе еще не существовало, все остатки топлива учитывались в модуле «склада». Соответственно, когда предприятие устанавливает новый функционал, все скопившиеся остатки должны быть экспортированы в другое хранилище.

Для этой задачи нам нужно создать проводку заново, и перевести весь ресурс в текущий справочник «в баках».

Покупка и расход ГСМ

Теперь разберем способы пополнения сырья для нашего предприятия. Соответственно, это топливо. Напомним, что существует три вариации, как можно осуществить задачу. Посмотрим на каждую из них.

Наличные и карта

Для начала создадим новый объект-лист, а в нем уже формируем документ на покупку. И здесь нам придется заполнить все основные аспекты. То есть требуется расписать данные сотрудника, который будет производить закупку, конкретику по транспорту, указать будущий маршрут, а также определить, по какой формуле рассчитывается норматив расхода ГСМ.

Далее указываем общий счет — размер затраченных финансов на покупку. А также стоимость каждого отдельного пункта — литра в нашем случае. Не забудьте про внесения правильной даты.

На маршруте нам нужно будет записать две точки, откуда автомобиль выехал и куда он должен прибыть. Если заранее был внесен показатель одометра, то нет нужды рассчитывать расстояние и сколько уйдет топлива. Все аспекты будут набраны автоматом.

Сохраняем документ и создаем проводку. Корректировка стоимости будет осуществлена тоже сама. И рассчитывается общий размер стоимости в ежемесячной перспективе.

Топливная карта

Здесь необходимо два документа. Стандартный путевой лист, а также обычная накладная. Только в форме поступления нужно указать конкретно «топливо».

Все следующие строки мы заполняем по указанному выше алгоритму. После формирования проводок отличие будет только в небольшом аспекте, не демонстрируется общий размер потраченного ГСМ. Ведь эта информация указывается в основном документе.

Стоит понимать, что выписка путевых листов в 1С — это важный момент для предприятия. Программа решает задачу оперативно и удобно, формирует требуемую отчетность без затрат ресурсов бухгалтерии. А поскольку создание документов все равно необходимо, без него не обойтись, то лучше сделать этот процесс быстрым и легким — это прямая выгода для компании. Поэтому если организация до сих пор не внесла в конфигурацию обсуждаемый функционал, то стоит сделать это как можно скорее. Выполнить процедуру можно самостоятельно, ничего сложного в ней нет.