Системы учета, используемые на предприятиях, как правило, обеспечивают возможность одновременной или последовательной работы сразу нескольких сотрудников. Ввиду того что каждый из них выполняет собственные функциональные задачи и вносит определенные изменения в существующую базу, одним из обязательных требований становится персональная идентификация. С этой целью для всех лиц, имеющих допуск к программному обеспечению, создается личный профиль, защищенный от стороннего использования логином и паролем. Пользователи 1С наделяются перечнем прав, соответствующих статусу их учетной записи, а также получают доступ к отдельной форме интерфейса, ограниченной только необходимыми им функциями. При этом первый аккаунт, зарегистрированный в системе, по умолчанию обладает полномочиями на администрирование.

В ситуациях, когда штат организации пополняется новым сотрудником, возникает необходимость внесения его в список субъектов, которые могут пользоваться программой. Как именно это сделать, чтобы не допустить ошибок и применить корректные настройки? Давайте разбираться.

Как добавлять пользователей в 1С

Рассматриваемая учетная платформа предлагает два способа решения поставленной задачи — в пользовательском режиме, а также через функции Конфигуратора. В первом случае используются базовый перечень предопределенных ролей, изначально определяющих возможности и интерфейс для каждого статуса, что заметно упрощает процесс. Второй вариант отличается более гибкими инструментами для настройки полномочий. При этом выбор между указанными методиками, как правило, зависит от двух факторов: навыков администратора и распоряжений руководящего состава.

Как завести нового пользователя в «1С: Предприятие»

Алгоритм, реализованный в рамках базового функционала системы, позволяет вносить необходимые корректировки в онлайн-режиме, без выхода из программы. Порядок действий выглядит следующим образом:

• Откройте раздел «Администрирование» и выберите вкладку «Настройки прав».
• Перейдите к пользовательскому подразделу и воспользуйтесь одноименной ссылкой.
• На экране появится справочник — через него вы можете добавить сотрудника либо на основе уже имеющегося, либо оформив карточку (нажмите «Копировать» или «Создать»).
• Заполните нужные поля формы, указав полное имя, а также сведения для будущей авторизации. При желании можно обратиться к справочникам «Физические лица» и «Подразделение». Если же вам требуется перевести в инактив ранее действительного пользователя в 1С — смена статуса осуществляется простой отметкой пункта «Недействителен».
• В разделе настроек предусмотрены три варианта аутентификации — через программу, OpenID или операционную систему. В первом случае при попытке входа будет запрошено регистрационное пользовательское имя. Второй протокол предназначен для работы через онлайн-клиент, с дополнительной программной авторизацией. Выбор третьего варианта означает, что доступ к базе будет предоставляться вместе с загрузкой ОС Windows на конкретном компьютере или рабочем месте.

Завершающий этап — определение профиля, от которого зависит перечень функциональных возможностей, доступных новому сотруднику. Отметьте соответствующий должностной роли пункт и сохраните карточку.

Добавление с помощью Конфигуратора

Учетные записи пользователей 1С также можно создавать и редактировать через вспомогательный режим, предусмотренный для специалистов технической группы или IT-отдела. В данном случае речь идет о более точных и тонких настройках, расширяющих или сужающих спектр полномочий и степень доступа к системе. Алгоритм выполнения задачи предусматривает следующую цепочку действий, позволяющих оперативно внести необходимые корректировки:

• Откройте раздел «Администрирование» в соответствующем управленческом режиме.
• Выберите пользовательскую вкладку, после чего на экране появится окно со списком всех когда-либо внесенных в программу сотрудников организации.
• Используйте опцию «Скопировать», либо установленное по умолчанию сочетание функциональных клавиш Ins и F9.

Перед тем как изменить или добавить нового пользователя в 1C 8 («1С: Предприятие», «Управление торговлей» и т.д.), нужно установить в Конфигураторе его личные данные — как и в предыдущем случае, указываются входное и полное имя, метод аутентификации, а также пароль для авторизации.

Отдельного внимания заслуживает профильная настройка. Перейдите к разделу «Прочие», где отражается перечень базовых ролей, которые можно присвоить. В ситуациях, когда точечная активация или отключение отдельных опций не требуются, достаточно ограничиться установкой Полных, а также в случае необходимости, Администраторских прав.

В целом, весь функционал при работе с базой определяется на усмотрение руководства, определяющего перечень требований и критериев. Важно учесть, что, при недостаточности тех или иных полномочий, субъект будет вынужден сталкиваться с периодическими уведомлениями об ошибках. В связи с этим рекомендуется уделить внимание изучению статуса нового сотрудника и положенных ему по умолчанию (и по распоряжению ответственного руководителя) прав, чтобы не замедлять цикл реализации рабочих бизнес-процессов.

Как оформляются дополнительные пользователи в 1С Бухгалтерия 8.3

Настройка пользовательских возможностей исключает вероятность несанкционированной корректировки учетной информации, а также позволяет сосредоточить внимание абонента на конкретных задачах, реализуемых через доступные ему функции интерфейса. Однако перед тем, как раздать полномочия, нужно включить в базу всех активных участников.

Процесс добавления в программу

В теории функционал системы допускает работу без назначения определенного клиента. Однако есть ряд регламентированных операций, реализация которых возможна только при наличии у исполнителя полных правомочий.

Перед началом процедуры следует понять, кто из субъектов, присутствующих в БД, и каким именно статусом должен быть наделен, поскольку перечень варьируется от администрирования до точечных ограничений. Как правило, настройка прав доступа пользователей в 1С начинается с сотрудников, которым планируется предоставление самого широкого спектра функций.

Хранение и изменение информации

Пользовательские данные о каждом действующем абоненте находятся в соответствующем разделе. Встроенные фильтры позволяют также включить в реестр весь бывший персонал, имеющий на момент просмотра «Недействительный» статус. Для корректировки информационной карточки достаточно дважды кликнуть по имени. Чтобы ограничить возможность использования программы на неопределенный срок, следует убрать маркер с пункта, подтверждающего разрешение.

Изменение полномочий не требует обязательного раскрытия полных данных работника. Выделите нужную позицию и используйте кнопку «Права доступа».

Создание учетной записи и добавление к базе 1C нового пользователя в Конфигураторе «1С: Предприятие» предусматривает опцию дублирования на основе уже существующего субъекта. При копировании можно обойтись изменением ключевых значений формы, то есть имени, логина и пароля, тогда как остальные позиции не требуют обязательного обновления.

Зачем нужна профильная настройка

Конечно, в теории намного проще использовать единый аккаунт, обладающий полным функциональным спектром и свободным доступом к интерфейсу. Однако практика показывает, что подобный подход, как правило, оборачивается проблемами, разобраться с которыми организации бывает не так просто.

Так, к примеру, неосторожное обращение с базой может стать причиной повреждения системных данных, восстановление которых требует времени и денег. Однако определить ответственного в ситуации, когда фактическая возможность была у всех, крайне проблематично. Концепция разделения полномочий не только позволяет отслеживать, кто и когда конкретно вносил те или иные изменения, но и предотвращает нежелательное взаимодействие между персоналом, не имеющим достаточную подготовку, и областями учета, требующими особого внимания и аккуратности.

Роли и права доступа

Как уже было сказано, перед тем, как создать учетную запись пользователя и добавить в 1с 8 3 («1C:Бухгалтерия», «УТ», «Розница» и т.д.), нужно определиться с тем, каким статусом наделяется новый сотрудник. В рассматриваемой системе имеется несколько шаблонных вариантов, заметно облегчающих настройку работы в организациях с расширенным штатом:

• Администратор — отличается наличием полного и всестороннего доступа. Этот формат предназначен для специалистов, ответственных за ведение и обслуживание программы.
• Главбух — также обладает максимальным набором прав, однако отделяется от администратора для более корректного контроля за изменениями.
• Бухгалтер (помощник) — первый уровень ограничений, определяющих невозможность корректировки учетной политики, счетов и номенклатур.
• Проверяющий — роль, не предусматривающая возможности редактирования, но в то же время позволяющая просматривать всю информацию базы.

Отчет по имеющимся локальным ограничениям доступа формируется в разделе настройки, и отражает сведения по выбранному абоненту.

Группа пользователей

Еще одна опция, предусматриваемая функционалом платформы — групповое распределение прав и применение ограничений. В данном случае следует проанализировать перечень критериев, на основе которых сотрудники могут быть объединены в отдельные категории (бухгалтера, маркетологи, категорийные менеджеры и т.д.).

После этого достаточно перейти в меню «Администрирование» и отметить маркером пункт о запрете доступа на уровне записей. С помощью надстройки вы можете гибко изменять возможности получения данных из справочников, а также взаимодействия с иными программными элементами.

Профили групп настраиваются с помощью соответствующей гиперссылки. При этом один абонент может принадлежать сразу к нескольким категориям, и, как следствие, получать максимум полномочий от каждой из них. Перечень прав указывается на вкладке с описанием, и может включать в себя как чтение и просмотр, так и редактирование отдельных видов документов в учетной системе.

После создания нужного кластера выберите опцию «Записать и закрыть», чтобы подтвердить операцию.

Ограничения на уровне записей

Эта надстройка, уже упомянутая в предыдущем пункте, позволяет оперативно управлять групповыми и персональными полномочиями. Разберем ее более подробно.

К примеру, у вас возник производственный вопрос — как в 1С поменять статус пользователя, относящегося к кластеру «Менеджеры по закупкам», выставив ему определенные запреты на взаимодействие с программой. В данном случае алгоритм будет следующим:

1. Откройте профиль соответствующей категории сотрудников.
2. Выберите вкладку, позволяющую ограничить доступ, и укажите в качестве вида — «Организации», а в поле значений — «Запрещено, назначение исключений в группах».
3. Сохраните сделанные изменения и перейдите к пользовательским настройкам.
4. Раскройте перечень прав нужного субъекта — в правой части экрана должны появиться две формы (текущие параметры и организационные разрешения).
5. При помощи кнопки «Добавить» укажите организацию, доступную для сотрудника в соответствии с его рабочим статусом, и повторно запишите корректировки.

Как ввести нового пользователя

Регистрация пребывающих в системе учета, открывающая доступ к определенному должностными полномочиями функционалу и интерфейсу, предусматривает использование стандартного справочника. Данные выгружаются в Конфигуратор автоматически, сразу после создания, так что проблем с переносом информации не возникнет.

Процедура не занимает много времени, и предусматривает выполнение стандартного набора действий. Авторизуйтесь через учетную запись с полными правами, откройте раздел «Администрирование» — «Настройка прав» — «Пользователи» и выберите опцию «Добавить». Укажите в форме имя работника, присвойте ему разрешение, и определите подходящий метод аутентификации. Для работы с БД установите одну из актуальных шаблонных ролей, либо определите пределы доступа с помощью точечной корректировки.

Создание для баз 1С 8.2

Чтобы сформировать пользовательский перечень, запустите режим Конфигуратор и откройте главное меню. Для управления списком обязательным условием является использование аккаунта с полным комплектом системных прав. После выбора в разделе «Администрирование» — «Пользователи» функции добавления новой карточки на экране появится форма, которую нужно заполнить:

• Имя — наименование, отражающееся в реестре выбора.
• Полное имя — операционный логин, используемый при регистрации действий в системе.
• Аутентификация 1С — пароль учетной записи для входа.
• Показывать в списке выбора — отображение абонента в окне запуска.
• Авторизация через ОС — связь между профилем оборудования и аккаунтом программы.
• Прочие — вкладка для указания функциональной роли, определяющей спектр операций, которые сотрудник вправе выполнять — в зависимости от его должностного положения и служебных обязанностей.

Важно: для обеспечения условий запуска через облачный сервис, необходимо пометить маркером пункты о включении «толстого» и «тонкого» клиентов.

Сохраните и подтвердите внесенные изменения, чтобы работник мог приступить к выполнению собственных задач.

Отключение доступа

В случае возникновения ситуаций, требующих ограничения возможности просмотра или редактирования документов учетной программы, достаточно в карточке абонента снять флажок с пункта, разрешающего указанные действия, либо изменить пароль от его профиля. Если вы используете Конфигуратор и базу 8.2 — можно также удалить сотрудника из реестра.

Заключение

Итак, теперь вы знаете, как добавить новую запись, и как сменить статус пользователя в 1С. Процедура реализуется сразу после установки учетной системы, и по мере надобности к действующему реестру добавляются дополнительные абоненты — с настроенными определенным образом правами. Как видите, это не так уж и сложно — современные технологии автоматизируют большинство выполняемых операций, позволяя ограничиться всего одним-двумя действиями. Точно также можно упростить и ведение товарного учета на предприятии, использовав мобильные решения, предлагаемые компанией «Клеверенс».