Существуют реквизиты, которые просто необходимо прописывать в онлайн-кассе. С февраля 2021 года к ним следует относить и наименование товара в чеке для ИП. Потому подробно его рассмотрим: что оно из себя представляет, из каких частей складывается, зачем может понадобиться, как его сформировать и так далее. Постараемся дать максимум подробностей, чтобы вы понимали, как с ним работать.

Что такое номенклатура, из чего она состоит

В общем случае это совокупность всех отражаемых показателей. Их достаточно много, но они представлены наглядно — по следующей схеме:

Ну и, конечно, ее неотъемлемой частью является и рассматриваемый нами идентификатор, с привязкой к ТРУ (продукции, работе, услуге). Причем на практике он раскрывает не один показатель, а сразу три, а именно:

• имя ТРУ;
• стоимость за единицу ТРУ;
• количество отпущенных ТРУ.

Нужно ли указывать в чеке наименование товара в текущем году

Да, согласно ФЗ № 290, оно должно присутствовать в обязательном порядке. Данное правило действует с 01.02.2021 и актуально как для ИП, так и для ООО на общей системе налогообложения.

Необходимость в этом возникла, чтобы контролирующие органы могли удобно отслеживать объемы продаж индивидуальных предпринимателей.

Требования к имени продукт

Важно, чтобы оно легко читалось и оставалось достаточно информативным. Чем больше конкретики, тем лучше: так, вместо просто спичек следует писать, например, «Балабановские». Но длина реквизита должна оставаться менее 128 символов (включая пробелы). Поэтому — никаких цветистых речевых оборотов, только емкие слова-определения, но без сокращений.

В соответствии с актуальными правилами закона нужно, чтобы присутствовали такие реквизиты:

• ИНН, имя продавца (организации);
• порядковый номер;
• Ф. И. О. кассира;
• используемый способ налогообложения;
• код ФН;
• вариант, сумма, форма расчета;
• фискальный признак;
• маркировка (если она предусмотрена);
• № регистрации;
• QR-код.

Номенклатура в чеке для ИП

В теории ее можно вводить и вручную, но это очень неудобно для любого работника торговли, так как занимает достаточно много времени и требует серьезного внимания. В спешке легко допустить ошибку, и даже если попытаться исправить ситуацию и ввести данные заново, покупателю вряд ли понравится, что ему приходится столько ждать.

Поэтому на практике пользуются приложениями, которые сами подставляют нужные реквизиты. Версий подобного ПО довольно много, поэтому важно выбрать софт, обладающий следующими качествами:

• простота подключения и использования;
• поддержка сканера и терминала — для расчетов по карте;
• легкость управления ценами и создания позиций по штрих-кодам.

Именно такие программы вы найдете в каталоге «Клеверенс».

Обратите внимание, ПО хорошо еще и тем, что оно дает возможность внедрить на предприятии учетную систему, в базу которой достаточно единожды ввести данные о продукции, чтобы потом эта информации автоматически выгружалась в «МойСклад». Причем каждый важный реквизит даже не понадобится вбивать вручную — достаточно отсканировать предмет, чтобы приложение взяло его характеристики из справочника штрихкодов.

Что делать, когда неизвестно количество позиций при сделке

Если на момент формирования реквизитов продавец еще не понимает, сколько и чего следует вписать, ему нужно создать 2 документа:

• с признаком «Аванс» — в нем отражается сумма к оплате;
• с характеристикой «Полный расчет» — в нем указывается название и число предоставленных ТРУ.

Штраф за отсутствие в чеке наименования товара

Если номенклатуры не будет или она окажется неполной, это обернется выплатами (согласно 3 пункту 14.5 статьи КоАП) в следующем размере:

• до 10 000 рублей — для ИП;
• до 3 000 — для должностных лиц.

Такое правило действует с 01 02 2021 и распространяется на индивидуальных предпринимателей, находящихся на любой системе налогообложения, включая УСН, ПСН, ЕСХН. Исключение есть только для тех, кто работает по специальному режиму самозанятости и использует приложение «Мой налог».

Если в распечатанном документе нет хотя бы одного обязательного реквизита, он уже не может считаться действительным.

Каким должно быть название ТРУ

Пока нет единого справочника, который бы строго регламентировал нормы, зато существуют общие требования — рассмотрим каждое из них.

По наименованию в чеке онлайн-кассы товары обязаны отличаться между собой

Данное правило также подразумевает, что все позиции написаны понятным для покупателя языком и являются легко читаемыми. Поэтому — никаких штрих-кодов или условных обозначений.

Здесь есть нюансы. Например, магазин продает жидкий стеклоочиститель: по неизменной цене, объемом исключительно 750 мл, только от одного производителя. В такой ситуации допустимо, чтобы в номенклатуре было указано просто «стеклоочиститель» — клиент не перепутает.

Другое дело, если в ассортименте есть аналогичные средства бытовой химии, но от нескольких брендов или разлитые по 500 мл и 1 л, или стоящие другую сумму. Отразить необходимо все их характеристики, скажем: «стеклоочиститель Help 750 мл».

Длина реквизита ограничена

В названии должно быть менее 128 символов, включая пробелы, — больше просто не поместится в строку, и тогда лишние буквы обрезаются при передаче, что способно вызывать проблемы с налоговой.

Если не удается уложиться в данный объем, допустимы сокращения, но только в том случае, если они не затрудняют потребителю понимание того, какую именно продукцию он приобрел. Например, разрешено вбивать: «молоко обезжир-е», но нельзя: «м-ко обезжиренное».

Как сформировать наименование в новый чек ККТ

Делать это нужно, отталкиваясь от того, кто произвёл товар:

• Обычный реализатор может просто скопировать полное название продукции на этикетке, с которой она была ему поставлена.
• Непосредственный изготовитель (или провайдер, если речь идет о каком-то сервисе) должен самостоятельно решить вопрос нейминга, на основании ОКПЭД (общероссийского классификатора) и техрегламента ТС. В данных справочниках содержатся определения всех групп ТРУ, и по ним можно понять, что включать в реквизит.

При этом допустимо и даже рекомендовано пользоваться уже накопленным опытом и знаниями.

Как назвать услугу

Учитывая следующие нюансы и специфические моменты:

• Каждый отдельно взятый вид сервиса обязан обладать своим уникальным именем — чтобы потребитель не перепутал их между собой.
• На длину распространяется уже знакомое ограничение в 128 символов.
• Если к моменту расчетов известны все подробности (объем работ и число операций), их необходимо отразить и в документе, включая их общее количество и стоимость предоставления одной из них.

Когда невозможно заранее установить, что, когда и в какой последовательности будет оказано, лучше ограничиться общими формулировками. Например, в случае оплаты музыкальной школы на год вперед, вбить просто «за обучение». Такой подход позволит исключить недопонимание и ситуации «обязанный провайдер — требующий клиент».

При предоплате или авансе следует создавать сразу два документа: первый — в момент получения денег, прописывая в нем всю сумму, второй — при полном расчете, и важно, чтобы он содержал все данные о ТРУ (объем работ, кол-во операций и цену каждой из них).

Наименование товара в чеке онлайн-кассы при возврате и коррекции

Нужно ли указывать номенклатуру в таких ситуациях? Зависит от специфики случая: если клиент приносит вещь обратно, это необходимо зафиксировать, пробив все важные характеристики (то есть предмет, его стоимость и количество). Иначе права покупателя будут нарушены, что неизбежно скажется на отношениях с ним и подорвет кредит лояльности целевой аудитории.

Тогда же, когда следует актуализировать какие-то данные, нет необходимости переписывать весь документ. Достаточно отредактировать цены и подождать, пока изменения зафиксирует ОФД. Игнорирование этого момента грозит обернуться взысканием в 10 000 рублей и повышенным вниманием со стороны налоговой.

Кому не требуется указывать название

Выше мы выяснили, что с 01.02. 2021 наименование товара в чеке обязательно должны прописывать те, кто использует контрольную технику, но те ИП, которые на законных основаниях не применяют ККТ в процессе заключения сделок, вправе не соблюдать данное правило. К таким предпринимателям относятся следующие лица:

• самозанятые, проводящие документацию через «Мой налог», где достаточно вбить только сумму;
• ведущие бизнес-деятельность в отдаленных зонах, где нет интернет-покрытия;
• продающие продукцию на открытых рынках.

У последних двух категорий своя специфика ведения бухгалтерии, поэтому переходить в одну из них только ради того, чтобы не пробивать название реализованных вещей, не имеет практического смысла.

Какие кассы могут работать с номенклатурным перечнем товаров

Все они делятся на 3 группы — рассмотрим особенности каждой.

Моноблоки

Одно устройство объединяет в себе и ПО, и технику для распечатки. У данного решения также существует личный кабинет — в нем достаточно удобно создавать базу.

Программа и принтер с фискальным накопителем

В таком варианте софт и хард (непосредственно оборудование) поставляются и устанавливаются отдельно. Лучше всего, если вводить информацию о продукции можно будет и с машины, и с бэк-офиса, хуже — если нельзя будет ни откуда. Хорошо, если предусмотрена замена или актуализация программного обеспечения — это позволит добиться максимальной совместимости, производительности и юзабельности.

Калькуляторы

Такое название получили устройства, ориентированные на комфортное внесение суммы, но не на ведение каталога. Добавить в них список продуктов вручную, как правило, нельзя. У них в принципе много ограничений: проблематично искать какие-то конкретные позиции или задавать их количество.

Кто и как должен вносить наименование товара

Заполнять новые кассовые чеки — то есть вносить тип, цену, число отпущенной продукции — обязан тот, кто непосредственно работает с ККТ. Задачу оператору обычно облегчает то, что база уже создана, и ему приходится вбивать лишь несколько меняющихся реквизитов, а не все. Сделать это он может одним из 4 способов:

• отсканировать штрих-код (если сделан соответствующий их каталог);
• через панель «избранное» на экране, куда вынесены наиболее популярные покупки, допустим, хлеб, конфеты, стиральные порошки (в зависимости от сферы занятости);
• с помощью «умного» поиска, введя несколько первых букв и выбрав подходящий вариант из предложенных системой;
• через голосовую команду, что особенно удобно на мобильных устройствах (правда, такую функцию предоставляют не все контрольные машины).

Как создать в кассе базу товаров

Есть много методов заполнения номенклатуры — мы выделили 6 основных, наиболее удобных и часто применяемых, и сейчас познакомим вас с ними.

Загрузить через личный кабинет из CSV или Excel файла

Необходимо сделать таблицу с позициями в соответствующей программе Microsoft и сохранить ее в одном из двух предложенных расширений (или *xlsm, или *csv). После чего открыть данный документ через ЛК ККТ, руководствуясь инструкцией, представленной на сайте поддержки разработчика используемой машины.

Ввести каждый продукт вручную и поштучно

Следует открыть будущий каталог, создать достаточное количество карточек и по порядку их заполнить. Сравнительно трудоемкий вариант, если речь идет о широком перечне вещей на продажу. Хотя ситуацию несколько упрощают встроенные справочники некоторых приложений. Например, продукты от МТС поддерживают функцию сканирования штрих-кодов и, сравнив их, сами подставляют актуальные значения. Это здорово экономит время и позволяет избежать ошибок — в результате кассовый чек без наименования товара точно не останется.

Загрузить из учетной системы

Способ схож с первым, но разница в том, что здесь данные вбиваются сразу в ТУ, а уже из нее автоматически поступают в базу ККТ. Нюанс в том, что требуется заранее выбрать и подключить такой сервис, а уже после покупать и устанавливать контрольную технику, которая должна быть с ним совместима.

Добавить позиции из электронных накладных

Этот вариант подходит тем, кто продает алкоголь или что-то маркированное. Оборудование данных предпринимателей интегрировано с ЕГАИС и ЭДО, поэтому в момент приема-сдачи отчетности оно не только распознает те позиции, которых раньше не было, но и ставит их на баланс, то есть создает для них карточки и заполняет все реквизиты.

Завести номенклатуру через «умный» сервис

Он полностью учитывает новые требования к кассовым чекам и позволяет указывать наименования автоматически. Для этого достаточно подключить сканер к планшету или ПК с установленным приложением и считать штрих-код с упаковки продукции.

Внести с помощью Контур.Маркета

В это ПО можно импортировать файл, уже скомпилированный поставщиком или бухгалтерией. По сути, софт представляет из себя базу данных — с названиями, единицами, группами и другими идентификаторами — и проводит поиск и сличение информации по все тем же штрих-кодам. Просто отсканируйте их, сохраните (в виде электронной таблицы или в блокноте), загрузите в программу и быстро получите уже заполненные карточки.

Советы по выбору ККТ для создания номенклатуры

Разновидностей терминалов сегодня действительно много, так какой же из них устанавливать? Определяясь, помните о следующих моментах, играющих важное практическое значение:

• Старайтесь отдать предпочтение варианту, позволяющему вводить реквизиты и через личный кабинет, и непосредственно через машину, а не только каким-то одним способом. Тогда заходить в ЛК и обновлять базу можно будет даже в моменты активных продаж и распечатки документации.
• Возможность редактирования карточек через саму ККТ, а не только через профиль — важное преимущество. С нею оператор сможет быстро провести корректировку, что снижает вероятность получить штраф за отсутствие наименования товара в кассовом чеке, допущенное по невнимательности.
• Наличие дополнительного справочника продукции — тоже большой плюс. Если он есть, поиск можно осуществлять не только по штрих-кодам, он упрощает автозаполнение базы данных.
• Панель «Избранное» делает работу более удобной — благодаря ей оператор заполняет реквизиты популярной позиции буквально в один клик, что серьезно убыстряет его труд.
• Платный сервис учета лучше, чем его отсутствие. Пока он не нужен, его можно отключить, а как только понадобится (например, при росте бизнеса), запустить его уже не составит труда, и с ним вы получите сразу несколько вариантов загрузки каталогов.

Мы так подробно рассмотрели необходимость правильного ведения кассы, потому что это та часть работы, о которой следует знать все предпринимателю на ОСН или ИП на УСН: наименование товара в чеке с февраля 2021 года должно присутствовать в обязательном порядке, помните об этом. А мы готовы предложить самые разные программные продукты для вашей ККТ — выбирайте их в каталоге «Клеверенс»