За последнее десятилетие бизнес заметно расширил свое виртуальное представительство в сети. Количество сервисов продаж уже превышает число обычных уличных торговых точек, и с каждым днем этот разрыв становится все больше, поскольку появляются и начинают работать новые площадки. Сегодня найти, заказать и купить товар по выгодным розничным ценам — задача, не требующая особых усилий. Достаточно сделать запрос в любом поисковике, оформить заявку и оплатить покупку, чтобы уже через несколько часов курьер доставил нужную продукцию прямо к двери дома. При этом онлайн-касса для интернет-магазина — обязательное условие не только из-за необходимости обеспечения качественного клиентского сервиса, но и в связи с законодательными требованиями, закрепленными в рамках №54-ФЗ.

Что говорит закон

Итак, мнение регулятора отличается простотой и прозрачностью: каждый предприниматель, независимо от юридического статуса и выбранного режима налогообложения, обязан подключать специальное программное обеспечение, позволяющее предоставить покупателю фискальный чек нового образца, а также оперативно передать информацию о совершенных продажах в Федеральную налоговую службу. Подобный софт может быть приобретен в собственность или взят в аренду, и регистрируется в установленном порядке.

Стоит сразу сказать, что речь не идет о стандартных устройствах с кнопками, чековой лентой и денежным ящиком. Виртуальная онлайн-касса для сайта интернет-магазина находится на облачном сервере — ИП или сотрудники не смогут потрогать ее руками во время работы, хотя в большинстве ситуаций это и к лучшему. Порядок, закрепленный в рамках 54-ФЗ, определяет обязанность предпринимателей соблюдать действующие правила и регламенты — переходный период истек еще в июле 2019 года, так что сегодня оформление кассового программного обеспечения — неизбежность, возникающая при запуске каждого нового проекта.

Впрочем, есть и исключения, в число которых попали:

• Индивидуальные предприниматели, реализующие продукцию собственного производства, относящуюся к категории товаров ручной работы. При этом важно учитывать, что покупка небольшой линии по изготовлению ароматических свечей уже не может быть квалифицирована подобным образом, и в подобных случаях кассовый аппарат интернет-магазина должен присутствовать.
• Субъекты, специализирующиеся на оказании услуг, востребованных населением. В данном случае наличие фискальных подтверждений не является обязательным требованием.

Важно: указанные исключения, как гласит содержание ФЗ №129 от июня 2019 года, касаются только ИП, не имеющих наемных сотрудников. Во всех остальных ситуациях стандартный алгоритм предусматривает:

• Приобретение соответствующего требованиям закона оборудования.
• Регистрацию онлайн-кассы магазина для торговли и оплаты через интернет в налоговой.
• Оформление договора с оператором обработки данных.
• Передачу сведений в ФНС на регулярной основе.
• Выдачу покупателям чеков актуального формата.

На первый взгляд, система может показаться сложной, однако на практике все не так страшно, особенно если использовать готовые программные решения, предлагаемые компанией «Клеверенс». Мобильная автоматизация с использованием комплектов, подключаемых на опционально определяемый срок, позволяет выбрать подходящий вариант, и самостоятельно оценить преимущества современного бизнеса. А сейчас — самое время разобрать основные моменты, которые нужно знать начинающим предпринимателям.

Как работает онлайн-касса интернет-магазина

Основное различие между виртуальной и традиционной контрольно-кассовой техникой — механика передачи фискальных данных в Федеральную налоговую службу. На протяжении долгого времени вся информация накапливалась на ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная, именно в таком порядке), то есть во внутренней памяти аппарата, тогда как сегодня сведения выгружаются через Сеть — и это гораздо удобнее. При этом ретрансляция не осуществляется от каждой торговой точки в налоговую напрямую. В качестве посредника выступает оператор, предоставляющий сервера для хранения всей имеющейся и вновь формируемой отчетности, начиная с данных об открытии и закрытии смен, и заканчивая детализацией по каждой торговой операции.

Стоит отметить, что фискальный накопитель также есть и в ККТ интернет-магазина — касса, в соответствии с 54-ФЗ, хранит сведения о текущих действиях, и автоматически заверяет документы с помощью электронной подписи. Благодаря этому, чеки могут быть отправлены не только ФНС, но и непосредственным покупателям — в течение пяти минут с момента получения денег, через реквизиты, использованные для подтверждения покупки в цифровом виде.

Что с онлайн-продажами

Любопытно, что законодательные положения не предусматривают разделения форм ведения коммерческой деятельности для наземных и виртуальных торговых площадок. Основные регламенты остаются неизменными, так что регистрация ККТ и кассовое обслуживание интернет-магазинов являются обязательным условием. Единственный нюанс — наличие в нормативных положениях термина «дистанционная торговля», однако связанные с ним статьи не предоставляют особых привилегий или преференций, лишь немного затрагивая вопросы получения оплаты и выдачи чеков.

Таким образом, все сервисы, принимающие деньги от физических лиц как в наличной, так и в безналичной форме, обязаны фиксировать совершаемые сделки купли-продажи, используя для этого специальное, зарегистрированное в надлежащем порядке оборудование. Интернет-торговля через магазин без кассового аппарата (ККМ) является нарушением, влекущим за собой минимальный штраф от 30 000 рублей, а также — при повторном выявлении — приостановку деятельности на срок до двух лет. В категорию исключений попадают только предприниматели, не принимающие деньги от клиентов самостоятельно — в качестве платежного агента могут выступать курьерские и почтовые службы, которые фактически получают денежные средства, и, как следствие, обязаны выдавать чеки.

Кстати, говоря о кассовых документах, стоит упомянуть, что при оформлении платежа на сайте с помощью банковской карты, то есть без прямого взаимодействия между покупателем и продавцом, достаточной считается отправка электронного подтверждения операции. Действующий регламент предписывает использование для этой цели номера мобильного телефона или электронной почты, и отводит не более пяти минут.

Какая онлайн-касса нужна для интернет-магазина

Существует несколько проверенных и отработанных решений, актуальность каждого из которых зависит от специфики построения и ведения бизнеса. Перед тем как выбрать подходящий вариант, рекомендуется оценить преимущества и недостатки, а также проконсультироваться со специалистами, способными подсказать оптимальный формат для работы.

Облачные сервисы

Одна из наиболее практичных опций, не требующая приобретения какого-либо специального ПО. Программное обеспечение подключается как SaaS-услуга, а в качестве кассового аппарата и фискального накопителя выступает приложение, установленное на сервере, обслуживаемом поставщиком. Программа интегрируется с расчетным счетом, страницей магазина и платежной системой, после чего можно начинать торговлю, не беспокоясь об отправке документов в налоговую и покупателям — выгрузка осуществляется в автоматическом режиме.

В то же время стоит учесть, что при использовании данной схемы для интернет-магазинов доступны лишь электронные (онлайн) чеки, поэтому взаиморасчеты в наземных точках получения товаров исключаются из числа возможных операций. Впрочем, для решения данной задачи подойдет более универсальная опция.

Совмещенный вариант для сайта и пункта выдачи

Комбинированный формат, объединяющий как облачный модуль, так и кассовый аппарат, взаимодействующий с цифровой площадкой. Последний устанавливается в месте офлайн-продаж, что позволяет предоставлять клиентам фискальные документы, и одновременно с этим принимать оплату через платежную систему. Современное программное обеспечение от «Клеверенс» предусматривает удобную интеграцию с популярными CMS и API, включая Битрикс, а также предлагает установку мобильного клиента для автоматизации курьерской доставки.

Схема работы онлайн-кассы в интернет-магазине и выдача чеков при оплате

Вариант с обычной интеграцией подходит не во всех случаях, что обуславливается спецификой применяемого алгоритма. Принцип действия выглядит следующим образом: предприниматель покупает оборудование с опцией подключения к сайту, после чего специалист объединяет торговую площадку, расчетный счет и платежные инструменты в единую систему. Таким образом создается цепочка, позволяющая проводить взаиморасчеты и выгружать чеки автоматически, однако здесь есть определенные нюансы:

• Сложность интегрирования. Количество платформ, используемых для разработки онлайн-магазинов, достаточно велико, и не всегда совместимость ККМ и архитектуры гарантируется на 100%. Различные конфигурации могут стать причиной технических сбоев, что негативно сказывается на репутации бизнеса.
• Одноканальный режим. Подобные аппараты проблематично связать сразу с несколькими площадками, так что для каждого сайта придется подбирать отдельное устройство.

Приведенные аспекты обуславливают рекомендацию выбора в пользу данного способа коммерческим организациям, специализирующимся преимущественно на офлайн-продажах, но при этом предлагающим опцию заказа продукции через виртуальный каталог.

Варианты приобретения

Для предпринимателей, сомневающихся, какую онлайн-кассу выбрать для интернет-магазина и торговой точки, лучшим решением станет оценка всех преимуществ и недостатков. Один из актуальных факторов — доступные опции покупки и установки, предлагаемые поставщиками оборудования.

Оформление в собственность

Для долгосрочных проектов оптимальным решением считается закупка необходимого технического обеспечения. Достаточно сделать заказ специализированной компании, установить ККМ в наземной точке или интегрировать ее с сайтом, заключить договор с ОФД и оформить все сопутствующие документы в соответствии с действующими правилами регистрации онлайн-кассы для магазина — и можно приступать к полноценной работе.

Из преимуществ — отсутствие ограничений, характерных для арендных договоров. В случае прекращения деятельности оборудование всегда можно реализовать на вторичном рынке, или передать другой организации на безвозмездной основе. Устройство позволяет печатать бумажные чеки, что актуально для пунктов получения товаров. В то же время нужно учитывать, что стартовые расходы окажутся выше, а ответственность за своевременное сервисное обслуживание ложится на собственника.

Оформление аренды

Формат, больше подходящий для реализации стартапов или локальных проектов, который, впрочем, нередко практикуется и в долгосрочной деятельности. Заключение арендного соглашения обеспечивает целый ряд преимуществ, важных при ограниченном бюджете запуска — стоимость месячного пользования обычно составляет 1,5-2 тысячи рублей, тогда как покупка обходится в 17-20 000. Учитывая, что интернет магазины должны (и обязаны!) выдавать кассовый чек, арендованная ККМ/ККТ — это чуть ли не лучший вариант с точки зрения финансовой экономии. При любых отклонениях от заданного плана оборудование просто возвращается поставщику, а в случае возникновения технических неполадок обязанность по их устранению возлагается на арендодателя.

Впрочем, без недостатков также не обходится. Простые расчеты показывают, что продолжительное использование (более 12-15 месяцев) оборачивается убытками для бизнеса, поскольку за этот период вложения в приобретение уже успевают окупиться. Кроме того, важно внимательно проверить содержание арендного договора — встречаются ситуации, когда условия составлены таким образом, что предприниматель вынужден выплачивать остаток аренды даже после закрытия дела.

Как купить и зарегистрировать онлайн-кассу для интернет-магазина

Вне зависимости от выбранного варианта, алгоритм действий, который потребуется реализовать перед началом работы, остается неизменным.

Оформление ЭЦП

Электронная цифровая подпись требуется как для регистрации, так и для подтверждения каждого фискального чека. Услуга предоставляется лицензированными центрами, обходится в 1,5-2 тысячи рублей, и занимает до трех с половиной месяцев, так что рекомендуется заранее решить вопрос получения. Для коммерческих организаций требуется усиленная и квалифицированная версия — это одно из обязательных условий.

Покупка или аренда кассового аппарата

Просто и быстро — достаточно найти предложение, устраивающее с точки зрения финансовых условий, внести платеж, и получить необходимое оборудование. Стоит учесть, что онлайн-касса для интернет-магазина на УСН (или любой другой форме налогообложения) должна быть внесена в официальный реестр.

Постановка на учет

Отметиться в местном отделении налоговой можно как нанеся самостоятельный визит, так и через личный кабинет, доступный на сайте ведомства. Практика показывает, что второй вариант оказывается более удобным и практичным, а в случае с регистрацией облачной версии — и вовсе единственным доступным.

Заключение договора с ОФД

Операторы фискальных данных оказывают услуги на возмездной основе — средняя стоимость обслуживания составляет около 3-4 тысяч рублей ежегодно. Рекомендуется заранее проверить, внесен ли поставщик в перечень ФНС, чтобы исключить возможные проблемы со своевременным предоставлением отчетности.

Подведем итоги

Итак, теперь вы знаете, нужен ли ККМ для интернет-магазина, и как применение онлайн-касс позволяет бизнесу соответствовать законодательным требованиям. Соблюдение простых рекомендаций, а также выбор, сделанный в пользу современных мобильных решений, — возможность развивать бизнес быстрее и эффективнее. Например, программное обеспечение от «Клеверенс» помогает автоматизировать доставку и оплату интернет-заказов.