Современный бизнес просто не может существовать без автоматизации многих внутренних процессов. Огромное количество клиентов, поставщиков, позиций ТМЦ заставляет искать все более совершенные методы анализа и сортировки. И сейчас таким выходом становится программа для ведения учета товара в магазине. На данный момент существует огромное количество различных приложений, которые могут решать нужды как небольших предприятий, так и гигантских холдингов. Необходимо лишь правильно выбрать конкретную утилиту, а также грамотно произвести настройку. Об особенностях разных предложений на современном рынке, возможностях различных приложений мы и поговорим в обзоре. А также разберемся, зачем в принципе они понадобятся. Ведь сейчас множество начинающих предпринимателей, которые пока не обросли опытом в сфере, стоят перед выбором, приобретать подобного электронного помощника или первое время обойтись без него.

Учетная программа для магазина: на что она способна

Всю массу продуктов можно разделить на несколько уровней. И чем более продвинутый вариант вы выбираете, тем больше возможностей появляется.

1. Базовые. В большинстве случаев подобные утилиты способны лишь вести запись закупок, распределять ТМЦ по категориям, отслеживать их реализацию. Также в список опций обычно входит мониторинг поступления средств. Банальный расчет, который можно произвести и вручную. Но это займет гораздо больше времени. Плюс, минимизируется влияние человеческого фактора, сотрудник зачастую допускает ошибки, система же в пределах заложенного алгоритма с точностью исполняет все процедуры.
2. Стандартные. К вышеописанному добавляется возможность анализа. Расход определенных ценностей, средний чек покупателя, где допустимо увеличить наценку, а где, напротив, следует ее понизить. Разбор остатков на складе, какое количество продуктов просто утилизируется ввиду нарушения срока годности, соответственно, закупки данной категории следует сокращать. Подобные программы товароучета наиболее распространены в среде небольших ИП, направленных на розничную реализацию в одной или двух точках сбыта.
3. Продвинутые. В этом варианте добавляется еще и возможность создания собственных бонусных и дисконтных систем, накопительных баллов. Виртуальные карточки позиций в значительной мере расширяются, появляется способ внести информацию о скидках, которые активируются в режиме реального времени (или отменяются, если остаток на складе достигает минимального размера). Расширяется клиентский сервис, вносится список премиум покупателей, которые также делятся на собственные уровни. Ввиду этого появляются и персональные скидки, так распространенные в современных торговых центрах.
4. Универсальные. Программа для учета продаж товара, розничной торговли ИП бесплатно подарит массу дополнительных возможностей. Но только платные варианты действительно подойдут для крупных фирм, которые обладают несколькими точками продаж и запутанной дисконтной системой, не говоря уже о массе складов, сотрудников. Поэтому универсальные утилиты, помимо уже названных опций, плотно работают с бухгалтерией: помогают в оприходовании, формируют налоговую отчетность, проводят анализ финансовых расходов на закупки и многие смежные процедуры.

Создание каталога

Хорошая утилита позволяет не только создавать карточки товара, но и разбивать их на определенные иерархические категории. Таким образом сильно упрощается процесс сортировки и отслеживания. И именно это и есть главная база, с которой стоит начинать знакомство с системами — создавать свой первый каталог, куда заносятся все ТМЦ. Мы также не будем отступать от правил и начнем с этого пункта.

Базовая настройка

Обширный каталог необходим для синхронизации учета как складского, так и на точках продаж. Полная сверка номенклатуры позволяет полностью снять эту работу с сотрудников, освобождая их время для более результативных занятий. Да и ошибки исключаются, если настройка проведена корректно. В первую очередь нужно создать и загрузить прайс. Допустимо также в автоматическом режиме использовать таблицы цен от поставщиков, что даже удобнее. На конкретные позиции, также получится прописать ценник вручную, если произошли какие-то изменения. Нет нужды создавать с нуля прайс и загружать его.

Добавление ТМЦ

При поступлении новых ценностей всегда можно наладить обновление каталога из накладных. В этом случае, как только электронный документ будет загружен на сервер, умная система сама внесет появившиеся позиции в базу, а также корректным образом их отсортирует. Вам же необходимо лишь подключить накладную к серверу. При этом остается вариант ручного добавления, если речь идет о какой-то единичной позиции или она по каким-то причинам не отражается в документации. Достаточно внести ее в пару кликов мышкой. Но стоит уточнить, что сама накладная не дает полной характеристики ТМЦ. Некоторые учетные программы для торговли способны запоминать критерии, по которым продукции присваиваются определенные характеристики. Но если товар новый, то в любом случае полную карточку нужно будет либо дописать самостоятельно, либо скопировать аспекты из уже созданной (если их параметры идентичные).

Умная касса

В текущих реалиях кассовый аппарат должен быть полностью связан с базой. После каждой сверки штрихкода новая информация сразу же отправляется на сервер, фиксируется отпуск товара. Поэтому приложение должно быть в обязательном порядке интегрировано в кассу.

Фиксация остатков

В режиме реального времени сервер постоянно посылает информацию на кассу о том, сколько позиций пришло, какая часть хранится на складе точки и так далее. Стоит понимать, что обмен данными возможен только при постоянном онлайн-соединении. Но даже если оно «падает», то утилита способна работать автономно. Она опирается на последние зафиксированные сведения, а также отнимает от них те товары, которые были списаны фискальным аппаратом на месте продаж. Как только возобновляется соединение с сетью, сведения оперативно обновляются.

Изменение стоимости

Хорошая программа для товарного учета также способна в удаленном режиме изменить ценник на абсолютно любую позицию. И происходит это мгновенно. Как только вы решите пересмотреть ценовую политику, просто внесите данные в систему, а она сразу же отправит их на каждую кассу.

Дистанционное управление и надзор

Сидя за монитором, получится охватить все процессы, которые происходят на точках сбыта. Информацию о каждой проданной единице, возврате, начале смены или ее закрытии. То есть нет никакой необходимости осуществлять проверки на месте — все важные данные поступают на единый управляющий сервер, откуда вы получите актуальные сведения.

Упрощенная инвентаризация

Уже прошли те времена, когда для проверки фактического наличия продукции необходимо было задействовать массу сотрудников, вручную проверять весь склад и вносить множество записей в документацию. Современная программа для ведения учета продаж способна также и взять на себя все обязанности по инвентаризации. Удобно то, что при сверке сведения обновляются в режиме реального времени. Каждая касса получает уведомление об остатках. И для этого достаточно одного человека, вооруженного смартфоном.

Первичная документация

Приходные ордера, фискальные чеки, счет-фактуры — подобные бумаги постоянно порождают дополнительную и никому ненужную волокиту. Человеческие ресурсы используются нерационально. Благо современные утилиты способны взять на себя и эту заботу, а также сформировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, основываясь на документах от поставщиков. Но стоит понимать, что такие возможности существуют только у продвинутых и универсальных систем. Базовые продукты не смогут похвастаться подобным.

Торговая аналитика

Простая товароучетная программа для магазина способна лишь рассчитать количество продукции и разбить ее по категориям. А вот ее более совершенные собраться вполне могут занять место личного аналитика и консультанта руководителя. Рассчитать новые скрипты, назначить актуальные скидки, усовершенствовать дисконтную систему — это лишь малая часть возможностей. Анализируя количество закупленных ТМЦ и их цену, объем и скорость сбыта, компьютер подскажет, как лучше развивать бизнес и на каких аспектах сфокусировать свое внимание.

Матрица ассортимента

Разбирая актуальность каждой товарной группы, система постепенно выявляет наиболее доходные и убыточные позиции и, соответственно, подсказывает, закупку каких необходимо минимизировать, а каких — увеличить для достижения прибыли.

Подсказки для закупок

Весьма сложно ручными методами рассчитать, сколько того или иного товара уходит в день, неделю, как прыгает продаваемость в праздники и выходные. А вот программы торгового учета вполне в силах проанализировать все цифры. И выявить точное число продукции разного типа, которую нужно заказать у поставщика.

Все описанные до этого момента возможности предоставляет операционная среда от проекта «Клеверенс». Более того, благодаря тесному сотрудничеству конкретно с российскими компаниями, все продукты ориентированы на актуальные тонкости законодательства и налогообложения РФ.

На рынке также существуют и различные аналоги. Давайте взглянем на них повнимательнее.

В какой программе вести учет товара: ТОП сервисов для предпринимателя

Мы не будем формировать классическую иерархию. Нельзя сказать, что одна из утилит занимает первое, а другая — последнее место. Разумеется, функционал у них разный, но и стоимость различается. Поэтому важно подобрать идеальный вариант для конкретно вашей задачи.

Товар-Деньги-Товар

Довольно простая программа, которая помимо базовых функций позволяет работать напрямую с банками, то есть фиксировать денежные поступления и подсчитывать расходы, проводить закупки и оплату договоров. Есть даже опции оформления выписок из ЕГРЮЛ. Сервис способен самостоятельно вести номенклатуру, в основном все заполнения работают посредством лицензионной версии Excel. Функционал доступен только платно, но есть подключение пробного периода. Его срок ограничивается тремя месяцами.

SLS-Склад Лайт Free

Обширные возможности каталога. Создание различных карточек товаров, дополнение характеристиками, управление потоками денежных масс. Но на этом все опции и заканчиваются. Специальных примочек, как работа с бухгалтерией не предусматривается. Но зато в противовес имеет огромный плюс, система полностью бесплатная. Это простая программа для ведения учета товара в магазине, если он небольшой или временный. Отличный выбор для палаток или павильонов, передвижных вагончиков общепита и схожего бизнеса. Неплохо подойдет для сезонных предприятий.

Складской учет

Сервис включает в себя массу прикладных свойств. Это внедрение маркировки, управление закупками, онлайн-сверка остатков и фиксация оприходования. Прекрасное решение не только для розничной, но и для оптовой торговли. Часто это приложение выбирают строительные фирмы, причем весьма крупные. В принципе, вариант для любой сферы бизнеса. Возможно проводить аналитику по личным критериям, просчитывать кредитные задолженности, выявлять уровни надежности партнеров.

Кладовка

Фактически это приложение для работы со ссылками. Оно позволяет не только их грамотно сортировать, но также и подбирать систему для их открытия. Через облако можно отсортировать массу ссылок одновременно, подключить к ним со всех точек и редактировать совместно. Анализа не предусмотрено, но создать отличный каталог, а также внедрить отчетность от бухгалтерии и склада получится без труда. Да и важным преимуществом остается то, что эта программа для учета товара бесплатно предоставляет весь описанный ассортимент опций.

Эльф (мини-склад)

Это небольшое приложение позволит работать с товарами с ограниченным функционалом. Доступен мониторинг и создание каталог, формирование первичной документации. Подключается сразу множество точек хранения, быстрое создание собственных прайсов, а также создание списка контрагентов. Главное преимущество заключается в том, что интерфейс и управление интуитивное и очень простое. Легко подойдет даже сотрудникам, которые раньше не работали с подобными сервисами. Продукт платный, но имеет месячный демо-период.

Sklad+Magazin

Недорогая программа учета товара интернет-магазина. Помимо мониторинга и анализа поставок и реализации, а также тонкой настройки карточек, в данной версии доступны еще и уровни доступа. Это значит, что руководитель сам может выбрать сотрудников, которые способны изменять те или иные пункты. Установить права для менеджеров или обычных работников, распределять привилегии.

Склад и торговля

Еще более дешевая утилита с узкими возможностями. На современном рынке цена колеблется в районе 3500 рублей. Но помимо создания каталога, оформления позиций и отслеживания передвижения и реализации, новых функций почти нет.

Access

Узкопрофильное приложение для учета товара. Используются исключительно в связке с производством. То есть, вносятся данные не только от поставщика и торговой точки, но также и от производителя. Удобно, если вы сотрудничаете с каким-то заводом напрямую. В остальных же случаях, не самое лучшее решение. Зато ценник у продукта очень низкий, от 1 до 1.5 тысяч рублей.

StorageMulti

Довольно сильное приложение, реализуемое бесплатно. Учитывает производство, хранение, поставку и реализацию. Также производит анализ цен, формирует первичные документы бухгалтерии. Но не работает с налоговой базой.

Складской учет и торговля

Предложение для оптовиков или небольших фирм. Не слишком удобно, если точек продаж несколько. Зато для единичного магазина отличный вариант. Комфортное управление и мониторинг, сортировка по массе параметров, быстрый поиск позиции. Есть возможность составлять документацию сопроводительного характера, что для оптовой продажи исключительно важно.

Склад и реализация

В принципе, основная функция — это работа с несколькими складскими помещениями одновременно. И передача актуальной информации на точки продаж. При этом умное приложение само формирует документацию, необходимую для оприходования и фиксации ТМЦ. Но на данный момент разработчики закрыли проект и отказались от сопровождения. Поэтому устанавливать ее стоит только в целях знакомства с утилитами такого рода в целом. Зато она остается бесплатной.

Как видите, любая система учета товара в магазине имеет достоинства и недостатки. Поэтому выбирать нужно не исходя из плюсов продукта, а оглядываясь на собственные требования и особенности бизнеса. Также вы можете рассмотреть ПО для работы в магазине и на складе от «Клеверенс». Более 15 лет мы разрабатываем мобильные системы учета, которые подходят для решения различных бизнес-задач, в том числе автоматизация и оптимизация рутинных операций.