Почти у каждого только открывающегося бизнеса обязательно возникает вопрос: что это такое — онлайн касса. Согласно закону, это все КТТ, которые имеют доступ в интернет и отправляют в налоговую все необходимые данные. На рынке сейчас можно найти самые разные модели. Среди них есть и автономные, которые пока еще выполняют требования законодательства, но скоро превратятся в неподходящие для работы. Как подобрать разновидность, которая будет выполнять нужный функционал и которую не придется заменять через несколько месяцев, расскажем в этой статье.

Что это такое онлайн-ККТ

Так называют аппарат, который высылает электронные копии всех чеков в ФНС через интернет. Он отвечает всем современным требованиям и теперь может:

• напечатать QR-код;

• посылать чеки покупателям и проверяющим органам;

• в корпус обычно встраивается фискальный регистратор;

• может взаимодействовать с ОФД.

Эта техника обеспечивается обязательным шифрованием и защитой, чтобы не допустить несанкционированного доступа к информации.

Основной элемент — специальный накопитель. Его задача заключается в сохранении данных перед передачей их в контролирующие органы. Этот модуль может работать независимо от других функциональных частей, а без него ни один вид онлайн-касс не сможет законно пробивать товар.

Выбирать среди разновидностей ККТ самый подходящий следует исходя из направленности бизнеса:

• Если чеков в течение дня много, нужно выбирать ту технику, которая будет быстро действовать и отражать товарные остатки.

• При небольшом количестве посетителей можно обойтись без экрана и моментального пересчета оставшейся продукции.

• Наличие алкоголя в продаже обязывает иметь специальный сканер, который способен вносить изменения в соответствии с требованиями ЕГАИС.

• Малый поток клиентов с большими итоговыми суммами, как в салонах красоты, позволяет обойтись небольшой онлайн-кассой, характеристики и функции которой ограничиваются наличием сим-карты для интернета и отправки информации в ФНС.

Законодательство

Некоторым видам бизнеса разрешили отложить внедрение нововведений в свою работу, но только до начала июля 2019 года. После этого срока им все равно предстоит обновить собственные знания и навыки, купить последнее оборудование и провести связь в помещение. Стоит заранее озаботиться закупкой и постановкой на учет, чтобы не пришлось в последние дни в сумасшедшем темпе все делать. Мы предлагаем технику Cleverence — надежную, новую и отвечающую всем требованиям нормативов.

Для чего ввели онлайн-кассы и зачем она нужна

Огромной части предпринимателей обязательно требуется ККТ, чтобы вести легальную деятельность. С помощью этого аппарата все процессы в компании станут прозрачными, будет меньше сложностей с отображением деятельности фирмы и уплаты налогов.

Это выгодно для всех участников цепочки:

• налоговой;

• бизнесу;

• покупателю.

ФНС теперь сможет удаленно просматривать торговлю любого предприятия. Магазины способны контролировать и анализировать продажи, отслеживать товарные остатки, следить за подозрительными сотрудниками и автоматизировать процессы. А в качестве бонуса ФЗ-84 позволил им не готовить некоторые виды первичной отчетности.

Таблица положительных и отрицательных сторон нововведения

Особенности для бизнеса		Особенности для клиентов
Достоинства	Недостатки	Преимущества	Недостатки
Легкость получения оплаты в наличном или безналичном формате.	Ежегодное обслуживание и расходы на оборудование каждого рабочего места	Контрафактной продукции больше не будет	Явных нет.
Техобслуживание проводит изготовитель.	Затраты времени на монтаж.	Все необходимое о приобретенном товаре можно получить по смс или на электронную почту.
Все операции по постановке на учет можно провести без посещения налоговой.	Придется обучаться и учить персонал.

Как работает онлайн-касса

Совершенно новый функционал этого устройства позволяет печатать не только бумажные подтверждения о продаже, но и электронные документы. Каждая новая операция теперь отражается в накопителе и передается в налоговые органы. Со стороны покупателя почти ничего не меняется, а разница для предприятия очень заметна. Теперь все платежные операции будут подтверждены контролирующей структурой.

Главный вопрос, возникающий у бизнесменов, которые начинают переход — чем отличается онлайн-касса от обычной. Кажется, что различия незначительны, но это не так.

С технической стороны:

• В обновленной версии устанавливается фискальный накопитель, а не ЭКЛЗ.

• Каждый пробитый чек сразу отправляется напрямую в ОФД, а затем и в ФНС, а не копится, пока его не снимут специалисты.

Менее значимые отличия:

• Возможность отправлять электронную версию на почту клиента.

• На самом документе появится более подробная информация.

• Программное обеспечение быстрое и надежное.

• Умные функции — остатки продукции, анализ, выручка и так далее.

Алгоритм работы кассы

Все происходит очень просто:

1. покупатель передает продавцу карту или деньги;

2. оплачивает и забирает товар;

3. кассир вводит данные в ККТ;

4. формируется платежный документ;

5. покупка отражается в ФН;

6. обрабатывается информация и передается в ОФД;

7. оператор принимает чек и в ответ высылает сигнал о получении;

8. он же пересылает обновление в ФНС раз в сутки;

9. печатаются бумаги, подтверждающие факт приобретения;

10. при необходимости клиент может получить небумажные документы любым удобным способом.

Для каких целей требуется фискальный накопитель

Основная задача, которую должен выполнять этот элемент — подписать подлинность операции и отследить отправление в контролирующий надзорный орган. Если интернет работает нестабильно, то ФН может хранить все проведенные операции в течение месяца. В этот период он будет ожидать достаточно качественного канала связи, по которому можно отправлять скопившиеся отчеты.

Помимо основной задачи, он шифрует все, что передает. Это позволяет защитить информацию от несанкционированного доступа.

В зависимости от модели накопитель может проработать от 13 месяцев до 3 лет. После того как закончится этот срок, предстоит менять модуль и заново регистрировать его.

Что находится в чеке

Нет крупных различий между квитанцией прошлого поколения и нового. В обновленной версии неизбежным стал QR-код, где зашифровано представлены все сведения об операции:

• вид и номер ФД;

• информация о смене;

• способ налогообложения фирмы;

• адрес магазина;

• приход, возврат или расход;

• разновидность услуг, их количество;

• цена за единицу товара и общая сумма;

• НДС;

• формат оплаты — безнал или наличный расчет;

• номер (выдается при регистрации);

• ИНН фирмы;

• дата и время продажи;

• заводской номер накопителя;

• смена;

• фамилия и имя кассира.

Кому и зачем нужна онлайн-касса

Сейчас переход в основном затрагивает отдельные виды бизнеса:

1. предприниматели, которые уже обладают ККТ;

2. если торговля связана с товарами, имеющими акцизные знаки;

3. интернет-магазины;

4. в организации установлены вендинговые или торговые автоматы, а также платежные терминалы;

5. фирмы, которые оказывают услуги людям без аппаратов.

Последняя группа — ИП, которые применяют в работе особые методы налогообложения — ЕНВД, УСН или ПСН. Теперь все они должны передавать копии квитанций в ФНС и по необходимости отправлять их покупателям.

Что значит онлайн-касса и где ее взять

Это техника, которую нужно купить в специализированном магазине. Мы рекомендуем Cleverence, потому что это — проверенное оборудование, которое проработает много лет. Оно обновлено и отвечает всем требованиям нового законодательства.

Разновидности, их плюсы и минусы

Есть несколько типов, которые одновременно подходят для разных видов бизнеса. Давайте посмотрим, какие бывают онлайн-кассы и что входит туда.

Автономные «командно-управляемые»

Тот самый тип, который может работать без стабильного интернета. Под ним обычно понимают полнофункциональную машину, у которой все основные компоненты размещены в корпусе.

Плюсы:

• включается от аккумулятора — можно брать с собой;

• есть встроенный модем для передачи данных;

• не требуется подключать к компьютеру.

Сейчас многие из них адаптированы под технологические требования нового закона. На нем можно проводить только самые базовые операции, поэтому он подходит далеко не всем.

Минусы:

• маленький экран;

• неудобная загрузка;

• небольшая память;

• ограниченный функционал;

• подключение сложное;

• невозможно проводить акции;

• не взаимодействует с ЕГАИС;

• не списывает и не идентифицирует продукцию в момент продажи.

Последнее особенно критично — начиная с 2021 года потребуется вводить названия каждого товара в чек, а эти аппараты для этого не предназначены.

Из чего состоит автономная онлайн-касса типа «гаджет» (или «моноблок»)

Инновационный усовершенствованный вариант предыдущей модели. Часто работают на базе Андроид и имеют расширенный перечень возможностей.

• можно ставить самые разные приложения, связанные с аналитикой работы;

• быстрее прогружаются и печатают;

• способны анализировать течение дня, продажи и остатки.

Модульные с фискальным регистратором

Это аппарат, который оснащен обособленным устройством для накопления и печати чеков. Включены также модули для проводной или беспроводной передачи данных — для перенесения на вычислительную часть. Именно оттуда все пойдет в контролирующие органы, сам ФР ничего не обрабатывает и не передает.

• более производительный, чем автономные аналоги;

• отлично подходит, если в компании уже есть все необходимое оборудование, к которому его можно подключить;

• совместимость с большим количеством операционных систем;

• работает с дополнительной техникой — ПК или мобильным устройством.

Среди недостатков — большой размер и необходимость наличия розетки.

Интегрированные (когда касса принимает безнал)

Присутствие эквайринга сильно упрощает получение оплаты от покупателя. Терминал для приема безналичного расчета:

• считывает карту, получает с нее информацию и запрашивает подтверждение у владельца;

• обменивается данными с банком, выпустившем карточку, через интернет.

Объединение терминала для приема безнала и других модулей онлайн-кассы работает очень эффективно. Так каждый чек попадает в ОФД.

Для интернет-магазинов

Здесь есть 2 возможных способа получать оплату от клиента. Можно настроить предоплату через сайт банковской картой или другими платежными системами. Тогда нужно будет выдавать покупателю электронный чек — бумажный уже необязателен.

Еще один способ — принятие наличных или карточки в офлайн режиме. Для этого потребуется ручная касса с работающим интернетом и возможностью выдать платежное поручение на бумажном носителе.

Наложенный платеж — распространенный метод расчетов. В этом случае с курьером рассчитываются в пункте выдачи. Здесь может функционировать моноблок или полноценная онлайн-касса с компьютером.

Для вендинговых аппаратов

Стоит помнить о том, что работа с подобным оборудованием часто попадает под исключения, поэтому использование обновления становится необязательным. Не нужны нововведения при продаже:

• питьевой воды на розлив;

• мелких сувениров и жвачек за металлические монеты;

• похожих ситуациях, когда кассир не требуется.

Чтобы модернизировать, можно поставить внутрь корпуса:

• Телеметрон. Система, которая будет отправлять полученные чеки одновременно в личный кабинет для владельца и в ОФД для последующей отправки в ФНС.

• Уникум. Отлично интегрируется с большинством вендинговых машин.

• Телеметрия, аналогичная предыдущему варианту.

Основные различия между предложенными программами в скорости печати, наличии одного или нескольких доступных интерфейсов.

Как выбрать подходящий тип для своего формата бизнеса

Чтобы сделать правильный выбор, не придется знать все про онлайн-кассы. Достаточно проследить взаимосвязь между собственным типом предприятия и ККТ, который будет лучше подходить под требования организации.

Таблица сравнение аппаратов по особенностям

Особенности	АТОЛ 30Ф	Viki mini	Viki micro	Эвотор 5
Сколько весит, кг	0,36	1	0,416	0,4
Параметры размера техники	87*160*79	170*286*65	120*175*50	208,4*86*50
Как выглядит экран	Графический. ЖК	8 дюймов, сенсор до 1027*720	7 дюймов, сенсор, до 1280*800	5,5 дюймов, сенсор, до 1280*720
Связь, у всех WI-Fi	от модема 2G/3G или Ethernet	Ethernet	Ethernet	Беспроводные каналы, Bluetooth 4.0
Разъемы, у всех USB		USB 2.0 и порт для денежного ящика	HDMI и LAN RJ45
Можно ли подключить внешние устройства	Да	Да	Да	Да
С ЕГАИС работают	Да	Да	Да	Нет
Работают с 1C	Нет	Нет	Нет	Работает с МойСклад
Ширина ленты, мм	2 вида: 57 и 44	57	57	57
Скорость, с которой производится печать, мм/с	50	80	100	50

Видео — виды онлайн-кассовых аппаратов

При выборе стоит помнить о специфике деятельности. Для услуг подходит одно оборудование, для товаров — другое. Учитывать нужно, есть ли в матрице продукции те разновидности, которые попадают под ЕГАИС. Наличие сотрудников и курьеров тоже влияет на выбор.

Немаловажен объем чеков, которые предстоит выдавать ежедневно. Терминал с медленной скоростью печати будет создавать очереди. Если объем продаваемых продуктов большой, имеет смысл ставить ПК и подключать программы для анализа и мониторинга остатков. Это поможет минимизировать затраты и прочие расходы. Мы рекомендуем изучить ассортимент Cleverence.

Подключение

Стоит начинать заранее. Необходимо учитывать, что до июля осталось не так много времени. Потребуется не только купить онлайн-кассу — она должна работать 1.07. Что займет время:

• Регистрация. Можно попробовать сделать это самостоятельно, но если не получается, вызвать мастера. Это первый момент — чем ближе будут последние дни, тем сильнее заняты эти специалисты. Может не хватить времени.

• Подчиненные. Всех кассиров и администраторов, которые будут иметь допуск к технике, предстоит обучить взаимодействию с модернизированным аппаратом. Учеба тоже занимает целые недели, особенно если штат большой.

• Доставка. Если дожидаться последних суток, то на складах не окажется необходимого оборудования.

Нужен ли компьютер для онлайн-кассы

Такая аппаратура значительно выигрывает у большинства автономных систем по производительности и количеству доступных функций. Если установить все необходимое ПО, то работать с такой техникой будет сплошным удовольствием. Станет доступным и удобным:

• просмотр товарных остатков;

• возможность взаимодействовать с архивом продаж;

• планировать следующие поставки;

• анализировать процесс;

• корректировать время работы, чтобы попадать под час пик.

ПК может оказаться ненужным только в небольших заведениях и точках оплаты, где минимальный набор продукции, мало места или основная деятельность — курьерские доставки. С ним становится возможным подключение сканера, сравнение данных в ЕГАИС, получение алкоголя. Без компьютера продавать спиртные напитки будет нельзя.

Регистрация

Процесс несложный и отнимет не слишком много времени. Недостаточно просто купить онлайн-кассу и поставить на учет в налоговом органе. Следует выбрать оператора.

Нужно зарегистрировать ее в ФНС. Есть 2 способа:

• загрузить все документы через интернет напрямую;

• сходить в территориальное отделение с оригиналами и копиями всех бумах.

Это обязательная и одновременно бесплатная процедура. Брать оплату могут только посредники, если хотят сделать все самостоятельно.

Если в планах все сделать самому, то следует зайти на сайт «налог. Ру» и ввести все данные в специальную веб-форму. Это делается довольно быстро.

Что будет, если перейти на онлайн-кассу

Штрафы и санкции. Есть сразу несколько нарушений, которые каждый раз караются наказанием:

• Продажи вне отчетной техники. Предполагается, что физлица пострадают на сумму от 10 тысяч рублей до приостановки всей деятельности, а юр. лица — от 30 тысяч рублей до остановки на срок до 2 лет.

• Если касса не будет соответствовать закону. Сначала поступит предупреждение, потом — 10 000 рублей.

• Не выдавался чек в бумажном виде, отказывают отправлять электронный. Начинается с предупреждения, потом — штраф в 10 000 рублей.

Чтобы избежать финансовых потерь, можно пройти по простому алгоритму:

• сказать налоговой о нарушении раньше, чем она сама это заметит;

• отправить документы;

• составить документацию о коррекции.

Вычет за онлайн-кассу

Чтобы частично или полностью компенсировать затраты на покупку и установку оборудования, необходимо подать заявление в ФНС. Причем вернуть можно по всем зарегистрированным устройствам.

Реально возвратить до 18 000 рублей за каждый установленный экземпляр. Если стоить будет 25 000, то вернуть можно 18 000 рублей, если 12 000 — полную сумму приобретения. Во втором случае допускается дополнить финансы до 18000 рублей, если требуется.

Возмещение зависит от вида деятельности фирмы:

• Если ИП на ЕНВД или ПНС, то получить компенсацию можно было только в 2018 году.

• Остальные ИП получают выплаты до 1.07.2019, если нет наемных работников.

Если вовремя подать заявление, то сумма налога уменьшается на стоимость оборудования.

Выгодные предложения от компании

Сейчас Cleverence готов предложить ПО для работы любого магазина. Это поможет руководителю забыть о проблемах с учетом остатков и пересорта, поставить на регистрацию алкоголь по ЕГАИС и провести переучет. Большинство программ синхронизируются с учетными системами товаров и собирают штрихкоды с продукции.