Рассмотрим, как осуществить правильный переход на новое ПО. Разберемся, как сделать ввод начальных остатков в программе «1С: Бухгалтерия» 8 3 0. Составим пошаговую инструкцию для выполнения этой операции — максимально наглядное руководство с примерами на каждом этапе, чтобы вы могли провести процедуру самостоятельно, причем быстро и без ошибок.

Когда и зачем это нужно? На старте работы, если до этого вы использовали какую-то другую систему учета. Это необходимо для интеграции данных, чтобы впоследствии не возникало разногласий и нестыковок, которые выльются в ошибки при заполнении отчетности, а уже они обернутся штрафами. Не стоит подставляться под санкции — гораздо лучше и правильнее сразу организовать рациональное управление предприятием.

Что следует знать о подготовке к внесению остатков в 1С

Чтобы в дальнейшем не появилось никаких проблем и багов, необходимо провести предварительную настройку установленного ПО, а именно:

• определить учетную политику компании;
• задать базовые параметры — план счетов и периоды их оплаты, характер начисления зарплаты, отпускную цену, себестоимость и так далее;
• отладить функционал — решить, какими опциями вы будете пользоваться в дальнейшем, и какие не пригодятся, и убрать ненужные — чтобы не перегружать себя и систему.

Сделав это, вы серьезнейшим образом упростите себе работу, ведь после не придется отвлекаться на лишние моменты. Но подготовка на этом не закончена. Прежде чем думать, как ввести первоначальные остатки в 1С, нужно заполнить ее справочники. Добавьте в них следующую информацию:

• данные о действующих контрагентах, которые, как правило, сохранены в XML и Excel-файлах;
• сформировать базу необоротных активов и связанных с ними физических лиц организации;
• сделать номенклатуру товаров с актуальными ценами — опять же, ее можно импортировать из уже существующих Excel и XML файлов.

Подготовка завершена — по ее результатам вы получили ту основу, с которой уже гораздо удобнее трудиться. Теперь нужно зарегистрировать в системе те данные, с которыми вы работали ранее. К сожалению, просто выгрузить их с помощью каких-то программных средств не получится, но и это решаемая проблема.

Как ввести начальные остатки по счетам в «1С: Бухгалтерия» вручную: пошаговая инструкция

Все операции выполняют в специальном окне или, если угодно, модуле, снабженном всеми реквизитами, что только могут понадобиться в дальнейшем. У каждого из них есть свои особенности, заслуживающие обязательного внимания. Допустим, то же сальдо подразумевает, что вы также укажете срок полезного использования товара и сумму его износа. Итак, конкретные действия.

Шаг первый: Откройте «Помощник ввода остатков» в 1С 8 3

Чтобы запустить его, кликните раздел «Главное» и уже в нем выберите одноименный пункт-ссылку.

В появившемся меню напишите наименование своей компании и день создания сальдо. Если в новой версии ПО учет стартует с первого января, нужным числом будет 31 декабря предыдущего года.

Именно в этом модуле потребуется заполнять все формы, которые впоследствии будут часто применяться. Немного тренировок, и вы убедитесь, что это достаточно удобно и не вызывает никаких сложностей. Навигация тоже логически понятная, и особых вопросов возникать не должно — даже дополнительные параметры, скрытые под кнопкой «Еще», не понадобятся.

Шаг второй: Узнайте, как ввести остатки в 1 С по основным средствам

Для этого в том же «Помощнике» нужно кликнуть на одноименный счет — по порядку он по умолчанию идет под номером 01 01 и нажать на клавишу внесения (отмечена на скриншоте). После этого появится окно для сальдо.

В выпавшей форме выберите подразделение для установки и подтвердите свое решение, нажав на «Добавить». Откроется еще один бланк — «ОС: новая строка».

Для его правильного заполнения:

• возьмите из справочника подходящее ОС;
• отметьте первоначальные стоимости согласно бухгалтерскому (БУ) и налоговую (НУ) учету;
• укажите цену ОС в соответствии с текущими стоимостями по БУ и НУ;
• впишите амортизацию по БУ и НУ, которая была начислена на день сальдо, для определения износа;
• определитесь со способом отражения.

Продолжаем разбираться, как в 1С 8 3 ввести (загрузить) остатки по счету. После всех предпринятых действий откройте вкладку «Бухучет».

Там поработайте над следующими полями:

• «Способ поступления» — укажите подходящий, допустим, «за плату» или какой-то другой;
• «Порядок учета» — это справочные данные, в нашем случае (выше) берутся возвратные выплаты.
• «Материально ответственное лицо» — здесь назначьте сотрудника, который будет отвечать за сохранность ОС.
• «Способ начисления…» — посмотрите, какой подходит лучше, например, пусть стандартным вариантом является «Линейный».
• «Срок полезного использования» — определите, в течение какого времени будут действовать ОС.

Вы уже знаете, где в «1С: Бухгалтерия» 8 3 найти ввод начальных остатков, но нужно заполнить еще несколько полей, связанных с основными средствами. Следующей по очереди откройте вкладку «Налоговый учет».

В появившейся форме укажите:

• подходящее справочное значение в поле «Порядок включения»;

• период эксплуатации ОС в НУ, причем обязательно в месяцах — в строке «Срок полезного использования».

После этого потребуется поработать с блоком «События»:

В нем сделайте вот что:

• установите день принятия ОС на баланс в ячейке «Дата»;
• выберите подходящее значение в строке «Событие», допустим, постановку на баланс;
• впишите наименование соответствующего документа ввода остатков в 1С8 3, по которому они начислялись, в «Название…»; например, это может быть акт о принятии;
• укажите порядковый номер, согласно которому ОС бралось на учет, в одноименное поле.

Вы сформировали сальдо, теперь, для его сохранения в базе данных, кликните «Записать и закрыть».

Вы автоматически вернулись к предыдущему экрану, жмите на «Провести и закрыть». После этого в системе появится добавленная вами информация, а выполненная операция будет видна в специальном окне.

Обратите внимание, эту форму можно дополнять другими ОС или уместными правками. Чтобы откорректировать ее, просто сделайте по ней двойной левый клик. Ввод начальных остатков — это проводки по бухгалтерии, и просмотреть их не составляет труда — для этого достаточно нажать на «ДтКт» — появится форма «Движение документа…»

Открывшееся окно показывает списки заполненных бланков по категориям 01 01, то есть ОС, и 02 01, то есть их амортизация, причем сделанных именно в «Помощнике». Они также соотносятся с «000» — с техническим счетом.

Теперь нужно добавить в новую программу данные о том, что закупалось у поставщиков с целью обеспечения нужд и процесса производства. Это обязательный этап, ведь, если его не осуществить, в дальнейшем могут возникнуть серьезные проблемы при очередной инвентаризации.

Шаг третий: Определите, как в 1С сделать ввод начальных остатков по материалам

Находясь на базовом экране, выполните левый клик по строке 10 01, «Сырье и…», после чего нажмите на верхнюю кнопку «Внести…». В появившейся форме вам потребуется заполнить все данные для сальдо.

Понадобится задать подразделение хранения МПЗ и подтвердить его, кликнув на «Добавить», и уже с новой строки указать:

• счет, по которому учитываются МПЗ;
• названия каждого вида запаса;
• склад, где они размещаются;
• количество данных объектов;
• их общая стоимость, отраженная в БУ и НУ.

Если дело касается МПЗ, отправленных на переработку, вам помогут вкладки «Материалы, направленные…» и «Спецодежда…».

Подтвердите изменения, кликнув на «Провести и закрыть», и вы успешно завершите операцию.

Шаг четвертый: Установите, как вводить начальные остатки в 1С по товарам, находящимся на складах

В снова должны быть на главном экране «Помощника». Там выберите счет 41 01 и остановитесь на кнопке «Внести…». Появится форма сальдо.

Во всплывшем окне кликните на «Добавить» — в открывшийся бланк впишите:

• счет, по которому продукция учитывается;
• наименование каждого ее вида;
• складское место размещения;
• число товаров в партии;
• их общую стоимость для БУ и НУ.

Осталось лишь согласиться с результатами заполнения — сохраните их, нажав на «Провести и закрыть». После этого можно переходить к следующей стадии, которая, по сути, является последней.

Шаг пятый: Осуществите ввод первоначальных остатков денежных средств по контрагентам в 1С

Находясь на главном экране «Помощника», выберите 60 01, которая называется «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а затем кликните на уже привычную кнопку «Внести…», как это показано на скриншоте. Появится уже знакомое окно сальдо.

В этой форме нажмите на «Добавить» и впишите в строки:

• счет, согласно которому учитываются сделки с другими юрлицами;
• наименование всех компаний;
• заключенные с ними договоры;
• расчетные бумаги, объясняющие возникшую разницу прихода/расхода;
• размеры существующих задолженностей.

Чтобы подтвердить операцию, остается лишь нажать «Провести и закрыть», и в базе данных появится информация о взаимодействии с поставщиками.

Теперь вы знаете, как вносить (вводить) остатки на начало в 1С по работе с — подчеркиваем — любыми контрагентами. И аналогичным же образом следует выполнить все операции по добавлению данных о взаиморасчетах с покупателями — по соответствующему счету 62.

После выполнения всех 5 шагов нужна проверка: просмотрите сводную оборотно-сальдовую ведомость на предмет балансового равенства между дебетом и кредитом. Если вы все осуществили правильно, то входящая разница на вспомогательном счету 000 должна быть нулевой — это убедительное свидетельство верного отражения средств. Если же цифры будут отличны от 0, придется копать на предмет ошибок более глубоко.

Как занести (забить) остатки в 1С: выбор режима их ввода

Добавлять их можно из данных налогового или бухгалтерского учета, а также из специальных регистров.

Вам нужно нажать на кнопку «Режим…» и поставить флажки напротив подходящих вариантов. Это удобно, так как позволяет не только выбирать, но и в один клик менять вид обложения в программе.

Например, вы отмечаете птичкой второй и третий пункт, а первый оставляете незадействованным. В таком случае баланс по умолчанию подбивается по НУ, а при необходимости перехода на раздельный учет осуществляется автоматическое переключение на спецрегистр.

Важный момент, непосредственно касающийся того, как в 1С внести остатки на начало работы: если вы заполняете чистую базу данных, обязательно ставьте флажки напротив каждого из 3 блоков.

Документы для ввода

Обратите внимание, режим нужно устанавливать не для каждого из них. У целого их ряда просто нет такой опции, как заполнение данных по специальным регистрам, составление других предполагает, что информация по налоговому учету будет занесена в отдельные графы БУ.

При этом каждый из них приписывается к своему разделу и формируется в отдельном порядке. Их количество в рамках одной категории не ограничено. Допускается отражать сальдо по всем операциям в одном из них, общем, или указывать их отдельно, в нескольких файлах. Главное, чтобы методика отражения оставалась наглядной и была понятна всем ответственным работникам компании.

Если в «1 С: Бухгалтерия» ввод начальных остатков по счетам осуществляется в новый документ, раздел учета будет задан автоматически. В сопутствующей справке (кнопка ее вызова размещена в правом верхнем углу экрана) можно посмотреть общую информацию и узнать принципы заполнения. Удобно, что подсказки индивидуальны для каждой категории и описывают разные реквизиты, поэтому совет в любом случае будет уместным и полезным.

Уже созданную и заполненную форму в любой подходящий момент можно:

• изменить;
• снабдить свежими данными;
• отредактировать.

Для этого достаточно отыскать ее в общем списке и выполнить по ней двойной левый клик. После таких нехитрых действий она откроется для корректировок.

Дата ввода

Решая, как внести остатки по счетам в 1 С, крайне важно правильно указать день их добавления. По хронологии он должен предшествовать старту работы в программе. Так, например, если свежую версию ПО вы запустили в марте, в соответствующее поле необходимо вписать 01 01 текущего года. Если же начинаете именно с января, то 31 декабря, но уже предыдущего года. Посмотрите первый этап по инструкции, там подробно разобран этот момент.

Ее установка является обязательной — только после этого шага можно приступать к созданию, заполнению, редактированию файлов, которые будут автоматически распределяться по разделам. И она же будет по умолчанию добавляться во все документы.

Возникает вопрос о том, как изменить дату ввода начальных остатков в 1С, ведь сделать это вручную для каждого бланка не получится. Задача решается только путем изменения настроек «Помощника»: придется вызвать его через главное меню и проставить в нем актуальный день. Правда, он снова будет общим для всей базы данных, просто уже другим.

Остальные параметры не составит труда отредактировать и для каждой отдельно взятой формы. Особенно удобно это делать, сняв метку «Раздел учета», после чего все добавленные файлы будут показаны общим списком. Убедиться, что в ходе изменений не допущено ошибок, можно по все тому же вспомогательному счету 000, точнее, по его нулевому сальдо, ведь величина временных разниц рассчитывается автоматически, а значит он станут вполне очевидным показателем правильности действий.

Завершение операции в Бухгалтерии 1С 8 по вводу начальных остатков

После сохранения результатов всех шагов система присваивает номера всем добавленным бланкам — прямо по порядку. В дальнейшем программа будет формировать отчетность, корректность которой напрямую зависит от актуальности внесенных данных. Поэтому так важна уже дважды упомянутая проверка, выполняемая по оборотно-сальдовой ведомости.

В заключение хочется написать о том, когда же лучше всего решать подобную задачу. Оптимальный период — окончание года, ведь к этому моменту практически все счета уже закрыты, и на январь переносится минимальное их количество. Хотя установка последней версии ПО безусловно и всегда вносит свои коррективы.

Кстати, об обновлениях: теперь, когда вы знаете, как заводить и где в 1С находится ввод начальных остатков, самое время подумать о покупке софта, который облегчит работу. В «Клеверенс» вы найдете большое разнообразие программ, например, «Склад 15» для автоматизации процессов хранения товаров, «Кировка» для маркировки различных видов товаров и, конечно, продукты для упрощения бухучета.