Согласно законодательному акту 54-ФЗ, существует ряд правил, касающиеся любой коммерческой интернет-деятельности, согласно которым все продавцы, исполнители, включая самозанятых, обязаны предоставлять покупателям фискальные чеки по итогу каждой завершенной сделки, сопровождающейся поступлением денежных средств на счет. Каждый, кто решил заняться предпринимательской деятельностью, должен внимательно отнестись к этим предписаниям, осознать их пользу и позаботиться об обязательном наличии онлайн-касс.

Общее представление

Первые моторные торговые агрегаты (прообраз современных ККТ) с бумажной формой расчета появились еще в 1906 году. Они были настроены на выдачу кассовых талонов, которые являлись подтверждением законности сделки. Гораздо позже, когда коммерция «захватила» интернет, возникла необходимость реализовать новую транзакционную политику: покупатель ÷ продавец.

Так, в 2017 г появилась онлайн-касса, а чуть позже — чек с фискальным признаком. Он представляет собой электронный документ, одна копия которого автоматически отсылается покупателю, вторая — в ФНС, а третья остается для отчетности. Это позволяет решать несколько финансовых задач одновременно:

• Налоговики могут видеть, сколько проценты от прибыли.
• Надзорные органы отслеживать прозрачность любых сделок.
• Пользователи заручатся гарантиями на возвраты своих потраченных средств.
• Аудиторам делать отчеты стало гораздо проще и быстрее.

Прогресс не стоит на месте, и теперь появились еще более продвинутые мобильные системы, современное программное обеспечение. Оно решает намного больше актуальных проблем, чем обычная online-касса. На сайте Клеверенс вы можете выбрать подходящее решение под нужды вашего бизнеса:

• «Магазин 15. Прайсчекер» — для розничных точек, маркетов, молов. Представит покупателям всю информацию о ценах, качестве товара, количестве штук и т. д. в одно касание к шрихкодеру. Продавцам поможет навести порядок с маркировкой, контролировать продажи и проводить учетные записи в любое время.
• «Склад 15 с учетом RFID» для организаций, занимающихся логистикой, торговлей, оптовыми поставками и хранением. Уникальная разработка позволит отследить полный трансфер каждой товарной единицы, начиная с производственного выпуска и заканчивая продажами. Контроль осуществляется посредством односекундного сканирования сразу нескольких маркировочных кодов (от 10 до 20). Информация оперативно передается по цепочке, сохраняется в базах и используется для эффективной инвентаризации.

Компания Клеверенс — эксперт в вопросе совершенных технологий, предлагает различные решения под ключ, а также ПО, разнообразный программный софт, автономные устройства (сканеры, прайсчекеры, терминалы), мобильные продукты для любых девайсов. Программное обеспечение предназначено для работы с определенной группой товаров (только алкоголь, шины, еда) или в качестве универсальных средств, охватывающих совершенно разные задачи.

Фискальный признак чека: что это значит и где найти в документе

Требования к содержанию включают следующие пункты:

1. ФД — название и порядковый номер бланка, № смены.
2. Фактический адрес, данные, ИНН, ФИО продавца с наименованием его организации.
3. Сведения о налоговой системе.
4. Тип сделки (расчета) со ставкой НДС, указанием вида денежного эквивалента и суммой по каждой конкретной позиции.
5. Инициалы кассира, проводящего данную операцию.
6. Идентификаторы ККТ, включая регистрационные и фискализации внутреннего накопителя (ФН).
7. Обязательные реквизиты получателей (емейл, телефон покупателя и адрес/домен налоговиков).
8. № смены и QR-код.

Внизу можно увидеть одну из таких отметок (зависит от модели ККТ) «ФП», «FP», «ФПД» или «Fiskal», а рядом 10-тизначный набор цифр, который и является признаком. Фискальный документ — это номер чека, а также регистрационный код ККТ и вся информация, которая будет сформирована после каждой операции.

РН кассы и отчет

Каждое новое устройство перед использованием предстоит легализовать в ИФНС. Для этого нужно подать прошение, в котором будут содержаться сведения о заявителе, его деятельности и/или реквизиты его ИП, ООО. После этого начнется проверка, по успешному окончанию которой выдается уникальный номер и составляется рапорт, в который нужно обязательно вписать:

• Полученный регистрационный № ККТ.
• Подробные сведения о себе, своей организации.
• Данные о ФД/ФП (номер документа и фискальный признак) и ФН (кассовый накопитель).

Затем этот отчет со статусом fiscal подается в налоговую, чтобы специалисты могли там завести индивидуальную электронную карточку. В ней будет фиксироваться информация о платежных операциях, налоговых вычетах и прочая детализация.

Соответствие бланку строгой отчетности (БСО)

Все знают, как выглядит талон из обычного магазина, а также зачем он нужен. Небольшой клочок бумаги может стать весомым аргументом при нечестной сделке или при обнаружении брака. Благодаря этому документу, потребители смогут законно вернуть свои деньги или сделать обмен, не теряя сбережений.

При продажах через интернет создается электронная версия фискального чека, что и на кассовом аппарате, с такими же данными, только при этом в режиме онлайн. Он формируется соответственно системе бланков строгой отчетности, то есть БСО. До 2021 года электронный аналог выдавали по желанию и далеко не все коммерсанты. Теперь эта форма обрела законодательную силу, поэтому обязательно распечатывается/высылается, иначе предпринимателю грозит штраф:

Нарушение	Последствия
ФЧ не выдан	Организация заплатит 10 тыс. руб. ИП (самозанятый) 2 тыс. руб.
Незарегистрированная ККТ	Предупреждение или от 1,5 до 10 тысяч рублей (зависит от статуса фигуранта)

Кассовая чековая коррекция — что это

Сбои в системе, ошибки, искаженные цифры — прямая дорога к наказанию. Далее мы назовем ситуации, когда можно избежать санкций путем своевременных перерасчетов:

• Выставлена неправильная стоимость, ставка НДС.
• Сведения на чеке нечеткие, смазанные.
• Указана неверная позиция, метод оплаты.
• Произошло случайное дублирование (сумма пробита 2 раза вместо одного).
• Невозможно задействовать ККТ (нет света бумажной ленты, поломка).
• Данные по сделке не дошли до посредника ОФД по причине плохого соединения, сетевых разрывов.

В таких случаях оформляются возвраты по приходам/расходам. Они делаются на любом источнике формата (ФФД) старого образца 1,05/1,1 или нового 1,2. Важно принять меры не позднее 3-х рабочих суток и подать коррекционные сведения в инспекцию. Иначе грозит приостановка работы (до 90 дней), дисквалификация или взыскания до 30 тыс. руб.

Отчеты об открытии смены

Создаются в начале трудового дня в должном порядке и содержат:

• текущую дату;
• наименование магазина/компании;
• ФИО оператора;
• № смены и ФФД.

Если пренебречь этим правилом, касса просто не будет выдавать фискальный чек, что для бухгалтерии означает серьезное нарушение отчетности. Кассиру тоже не поздоровится, но в гораздо меньшем объеме, чем взыскание руководителю.

Отчеты о закрытии смены

Подведение формальных итогов в конце будней — обязательное требование к деятельности любой торговой точки. Налоговая должна получать актуальную статистику, в которой учтено:

• количество завершенных операций;
• общая сумма;
• число сформированных документов;
• занятая память накопителей.

Не закончив рабочий день таким z-отчетом, утреннюю смену без эксцессов начать не получится.

Рапорты о текущем состоянии расчетов

Если в системе были сбои, которые остались незамеченными, фискальный чек обязательно обнародует их инспекторам. Скрыть нестыковки не получится, так как электронный бланк направляется в налоговую после каждой операции. Не стоит забывать составлять расчетные отчеты, хотя бы 2 раза в месяц. В них должны быть все непереданные ранее сведения, а также даты, суммы, номера смен и прочее. Нужно обязательно фиксировать факты использования ККТ в таком режиме, при котором автоотправка данных посредникам ОФД не предусмотрена. Во избежание потери кассового аппарата не стоит этим пренебрегать.

Что такое фискальные данные в чеке для накопителя

Каждое действие, произведенное с помощью кассы, остается в носителе. Устройство, работающее по типу флешки, диска, рассчитано на сбор/хранение данных +/- 250 тыс. операций. Объем составляет всего 256 Мб, но этого лимита хватает на год интенсивной торговли.

Если память будет переполнена, то аппарат может зависнуть и даже сломаться. Такое случается в самые напряженные моменты, поэтому не стоит забывать о контроле и проводить профилактические работы своевременно. Статистика показывает, что чаще всего, накопители выходят из строя именно по причине ФД, которых оказалось в памяти свыше нормы.

Вышедший из строя носитель приведет к хлопотам, тратам в связи с покупкой другого устройства (за свой счет). Если он утерян по причине кражи, то тогда будет возмещение утраты, главное — представить доказательства. Все действия, факты нужно обязательно отразить в рапорте, и затем подать его в свое ОФД отделение.

Уведомлять придется о любых изменениях, особенно если касса:

• Снимается с учета по разным причинам.
• Вдруг перестала работать.
• Больше не нужна или передается в другие руки.

Если принято решение перейти на новый формат, нужно также согласовывать.

Подтверждение оператором

Каждый сданный фискальный/кассовый чек — это серьезный акт, сопровождающийся констатацией, освидетельствованием оплаты товара или услуги. После того как посредник получит документацию, он будет обязан подтвердить, что все прошло успешно. Далее документ отправится в налоговую, но уже без участия владельца магазина, его администрации и бухгалтеров.

Важно запомнить, что любой факт осуществления сделки должен фиксироваться, заверяться и отражаться не только в отчетах для ФНС, но и в личной файловой ведомости.

Маркировочная фискализация по-новому

С 2020 года действует ФФД №1,2, но до сих пор предпринимателей, которые все еще работают со старой формой (1,05/1,1) и не решаются перейти к более современному формату, волнует следующий вопрос: нужно ли менять ККТ, какой станет фискальный/кассовый чек, как будет выглядеть в таком случае документ, что значит эта фиксация сделки, с точки зрения системы маркировки «Честный Знак». Отечественная разработка введена для отслеживания всех действий, которые были осуществлены с товаром начиная с момента его производства и до продажи. Перечень продукции, подлежащей маркировке:

• молочная;
• транспортная;
• обувная;
• табачная;
• текстильная;
• парфюмерная;
• лекарственная;
• меховая и т. д.

Если коммерческая деятельность не связана с ввозом/вывозом, то можно остаться с ФФД 1,05/1,1, пока те морально не устарели. В противном случае допустимо применять только 1,2. При этом кассовые аппараты менять нет никакой необходимости, чековая электронная подпись останется неизменной.

Что касается «Честного Знака», то это особенная «прозрачная» маркировка, которую невозможно подделать. Благодаря ей, можно легко и быстро отследить полную «историю» товара. Компания Клеверенс предлагает для взаимодействия с ЧЗ лучшее программное обеспечение:

• «Кировка» — оперативные действия и исключение ошибок. Разработка подходит для ПК, терминалов, мобильных систем и сканеров. Предусмотрено несколько готовых шаблонов, сценариев, стилей этикеток, а самое главное — прямое API подключение к ЛК «Честного Знака» и СУЗ.
• «Магазин 15» — поможет автоматизировать процессы, осуществлять любые учетные операции маркированных товаров из разных групп. Все это станет возможным после внедрения в торговые залы систем ТСД, которые станут «умными» консультантами.

Как провести проверку

Абсолютно любой человек, на руках у которого будет электронная копия документа, может зайти на сайт оператора и проследить за его статусом:

• Путь до налоговой.
• Нахождение на данный момент.
• Корректность.
• Подлинность.

Такая же возможность предоставляется на портале ФНС, специально созданном для проверки и в мобильной версии.

Какие номера обязательны для запуска анализа

Чтобы активировать приложение для проверки, понадобится ввести фискальный признак чека (что это такое, мы писали выше) и другие идентификационные данные:

• вид операции;
• дата расчета и время;
• уникальный номер накопителя (ФН 16 знаков);
• код (ФД обычно находится в «шапке»);
• итог.

Почти все цифры с листа, кроме № смены и инициалов. Операция не сложная, но ручной ввод может показаться утомительным занятием.

Заключение

Тот факт, что теперь каждую продажу в сети нужно оформлять через кассу, говорит о серьезном настрое надзорных органов, взявших под контроль коммерческую онлайн-деятельность. О том, что означает фискальный чек для торговой деятельности, для чего нужен и когда выдается такой документ, должен знать любой бизнесмен, имеющий отношение к торговле. Проверки и отчеты — это обязанности, которые касаются всех предпринимателей, включая самозанятых. Реалии окажутся не такими суровыми, если обратиться к разработкам компании Клеверенс. Воспользуйтесь готовым или индивидуальным решением для развития своего бизнеса.

Вопрос-ответ

Где можно найти ФПД

Сведения можно увидеть в самом низу документа под/над кодом для сканирования. Он всегда состоит из 10-и цифр, которые формирует (генерирует) кассовый накопитель ФН. Определить, что это искомые знаки помогут идентификаторы «ФП», «FP» или «ФПД» в начале цифрового ряда.

Что такое нефискальный чек

Это обычный бумажный квиток, не имеющий налоговых реквизитов, регистрационных данных и юридического статуса. Выдается или распечатывается при помощи физических носителей, чаще принтеров. Выглядит как билет в кино, на проезд без каких-либо намеков на признаки фиксализации.

В каком году чеки стали обязательными

Онлайн-кассы появились в 2017 г., а следом за ними первые электронные подписи, форматы подтверждений покупок. Основательно задуматься о том, что такое фискальный режим заставил новый закон о контроле интернет-торговли в 2021 году. Тогда же было введено чековое правило, которое стало обязательным для всех продавцов без исключения.