Налоговый кодекс РФ обязывает субъектов, ведущих хозяйственную деятельность, предоставлять различные формы отчетности. Один из разделов, актуальный для организаций и индивидуальных предпринимателей с официально трудоустроенными сотрудниками — подача сведений об отчислениях по страхованию, переведенных в социальные, пенсионные и медицинские фонды. Ранее правила устанавливали периодичность раз в квартал, однако с 2023 года действует требование об отправке дополнительных бланков каждый месяц, даже если деятельность не велась, а персонал фактически не получал заработную плату. Как правильно заполнять новую форму отчета РСВ, что это такое, и какие сроки сдачи расчета по страховым взносам нужно соблюдать? Давайте разбираться.

Общее представление

Отчетность рассматриваемого типа предоставляют компании и частные предприниматели, являющиеся плательщиками на основании ГПХ или трудового договора, обязывающего их делать отчисления в различные фонды страхования граждан. Начиная с 2023 года работает новая система, в соответствии с которой для учета применяется единый тариф без дифференцирования по трем категориям.

Заполнять и подавать документы требуется в любом случае в соответствии с установленным графиком. Если штатный персонал отсутствует, в декларацию по страховым взносам включают назначенного директора либо учредителя, самостоятельно осуществляющего руководство юридическим лицом без ТД и заработной платы. Исключение — индивидуальные предприниматели в статусе управляющих, оформленные по ГПХ.

Работающие в одиночку, изначально не входят в число субъектов, предоставляющих сведения подобного характера. Переквалификация в статус плательщика, обусловливающая необходимость соблюдения регламента, возможна только при условии заключения с физическим лицом трудового договора. В этой ситуации отчетность подается начиная с квартала, в котором фактически было заключено соглашение.

Когда и куда сдавать расчет по страховым взносам (РСВ)

Частные предприниматели отчитываются в инспекции по факту прописки. Правило действует и в тех случаях, когда постановка на учет изначально была произведена в другом ИФНС. Компании, в свою очередь, должны подавать документы в подразделение, определяемое согласно месту нахождения.

Фактором, определяющим способ предоставления, является количество занятых официально физлиц. Если штат насчитывает до десяти человек включительно, можно заполнить обычную бумажную форму либо воспользоваться электронной системой. При большей численности допускается передача сведений по стандартным каналам телекоммуникации, а также через личный кабинет налогоплательщика, доступный на сайте Федеральной налоговой службы. Стоит отметить, что цифровая версия должна быть верифицирована усиленной квалифицированной подписью.

Новые сроки подачи справки РСВ

Со вступлением в силу обновленного приказа изменились даты ежеквартального представления. Теперь подать данные нужно до 25 числа периода, следующего за отчетным, либо в первый рабочий день после его истечения при условии, что дата приходится на официальный выходной. Кроме того, была добавлена обязательная форма с персонифицированными сведениями, которая заменила ранее действовавший бланк СЗВ-М. Шаблон заполняется ежемесячно с аналогичным условием по периодичности.

Что изменилось

К числу основных изменений, утвержденных обновленным регламентам, относятся:

• Включение в структуру титульного листа дополнительного поля для указания ОГРНИП — идентификатора, присваиваемого налоговой при регистрации индивидуальных предпринимателей.
• Объединение отчетных пунктов, позволяющее указывать общую сумму обязательных платежей, сделанных в страховые фонды.
• Добавление новых строк для отражения выплат по субъектам, доходы которых оказались выше и ниже предельной базы.
• Появление четвертого раздела, где следует прописывать отчисления государственным служащим. К числу последних могут быть отнесены работники судебных органов, прокуратуры и следственного комитета.

Порядок заполнения расчета по страховым взносам (РСВ)

В соответствии с новым приказом форма предусматривает наличие следующих обязательных реквизитов:

• Титульный лист.
• Раздел 1 — отражение суммы за отчетный период.
• Подраздел 1.1 — для дифференцирования начислений.
• Часть 3 — отчетность по каждому застрахованному субъекту.

Все остальные блоки подлежат заполнению только при наличии соответствующих предпосылок:

Пункт	Основание
1.2	Начисление пенсионных взносов в соответствии с дополнительными тарифами
1.3	Выплаты сотрудникам авиации и угольной промышленности
Приложения 1-4 к разд. 1	Использование пониженных тарифных ставок для IT, НКО на УСН, компаний, создающих и реализующих анимационный контент, работодателей для студентов на очном обучении соответственно
2, 2.1	Руководители фермерских объединений в годовой отчетности
4, 4.1, приложение 1 к разд. 4	Отчисления госслужащим, работающим в судебных органах, СК и прокуратуре

Общие правила

Пример заполнения РСВ по образцу для тех, кто сдает бумажную версию отчета, предусматривает определенные требования:

• Нумерация страниц с данными осуществляется с титульного листа. В поле «Стр.» вписывают порядковое значение — 001, 002 и т. д. Пустые разделы бланка печатать не нужно.
• Суммы указываются в национальной валюте (руб., коп.), без отрицательных значений.
• При отсутствии сведений по одному или нескольким разделам ставится «0».
• Текстовые записи оформляются заглавными печатными буквами. Паста — черного, синего или фиолетового цвета.
• Заполнение — слева направо начиная с первой по порядку. Ошибки и помарки, как и использование корректора, недопустимы. Пустые секции следует закрыть прочерками.
• Если речь идет о подготовке электронной формы, применяется стандартный шрифт Courier New, размер — 16-18. В данном случае можно обойтись без зачеркивания свободных ячеек. Каждая страница распечатывается на отдельном листе.

Разобравшись с тем, что такое РСВ, как расшифровывается, и что это за отчет в бухгалтерии в налоговой отчетности ИП и организаций, перейдем к более подробному рассмотрению правил заполнения обязательных разделов.

Титульный лист

Предприятия вносят в форму оба типовых реквизита — как ИНН, так и КПП. Для предпринимателей достаточно только первого идентификатора, представляющего собой 12-значный номер.

Первичка отмечается корректировочным значением «0 — -«, тогда как все последующие исправления маркируются в формате «1 — -«, «2 — -» и так далее. Код по периоду нужно взять из стандартной таблицы: так, в ситуации с отчетностью за первый квартал используется сочетание «21», для полугодия — «31» и т. п. В разделе календарный год указывается текущее значение.

Уточнить кодовое обозначение, присвоенное конкретному ведомству, можно с помощью сервиса ФНС для определения реквизитов. В ячейку «По месту нахождения» вводится табличный показатель — например, для учета ООО это может быть «214», а в случае с адресом ИП — «120». Что касается среднесписочной численности — начиная с 2023 г. значение рассчитывается в соответствии с обновленными требованиями Росстата.

Название юридического лица вносится так же, как указано в учредительных документах. ФИО индивидуального предпринимателя — аналогично записи в паспорте. Для уточнения ОГРНИП можно воспользоваться соответствующим сервисом на сайте налоговой («Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП»). Контактный телефонный номер следует писать с сохранением отступов перед кодом и после него — «0 000 0000000». По окончании заполнения также нужно указать количество страниц и приложений к отчету.

Раздел 1

В данном пункте плательщик отражает общую сумму страховых взносов, сделанных за период. Детальная отчетность по позициям представляется в первом подразделе. Если организация или частный предприниматель за последний квартал производил расчеты со штатными сотрудниками либо оплачивал услуги исполнителей по договорам ГПХ, в строке 001 ставится «1». При отсутствии подобных платежей — «2». По остальным блокам значения определяются следующим образом:

• 020 — КБК для уплаты тарифных взносов. Учитывая регулярные обновления кодов, рекомендуется периодически проверять актуальный перечень бюджетной классификации.
• 030 — расчетная сумма, подлежащая перечислению за отрезок.
• 031-033 — дифференцированные помесячно платежи за последний квартал.
• 040-053 — выплаты по доп. тарифу при вредном производстве.
• 060-073 — отчисления на социальное обеспечение (при наличии показателей).

Подраздел 1 раздела 1

Заполняется в тех случаях, когда в строке 001 стоит единица. Оформляется нарастающим итогом, учет ведется по календарному году. Так, если за I квартал код первого блока — «1», а за второй — «2», вносить данные все равно придется, но только в ячейки «С начала расчетного периода». В строках указывают:

• 001 — код тарифа, уточнить который можно в приложении №5 к регламенту, определяющему порядок заполнения. Условно, плательщикам, использующим базу 30%, нужно ввести идентификатор «01». При использовании сразу нескольких тарифных схем придется оформлять соответствующее количество подразделов.
• 010 — общее количество застрахованных лиц.
• 020 — число работников, по которым переводились взносы. Раздельно учитываются те, чей облагаемый доход превысил максимальный норматив в 1,9 млн рублей, и все остальные физлица (строки 021/022 соответственно).
• 030 — суммарные выплаты, включая заработную плату и гонорары, премии и отпускные, компенсации по отпускам и больничным листам и т. д. Не подлежат учету платежи, которые не относятся к объекту обложения, например, выгода, полученная сотрудником от экономии на процентах по займу, предоставленному работодателем.
• 040 — сведения о денежных переводах в пользу работников, не облагаемых взносами. Примеры — разовая материальная помощь, оплата по арендному договору за пользование транспортным средством и т. д.
• 045 — вычеты, позволяющие сократить расчетную базу.
• 050 — разница между показателем из строки 030 и необлагаемыми выплатами. В блоках 051-052 базовое значение делится на две части (до 1,9 млн и выше)
• 060 — итоговая сумма, также подлежащая дифференцированию на поля 061-062 для отчислений с обычной и превышающей максимум базы.

Раздел 3

Блок, содержащий персонифицированные данные о субъектах, подлежащих обязательному страхованию, заполняется отдельно для каждого физического лица. Требование является стандартным по умолчанию и действует даже в тех ситуациях, когда за отчетный период фактически не было начислений. Все имеющиеся суммы отражаются за последний квартал.

Код «1» ставят в строке 010 при условии необходимости аннулирования сведений, которые уже были приняты ИФНС ранее. В остальных случаях поле оставляют незаполненным.

Последовательность отражения персональной информации в рамках подраздела 3.1 выглядит следующим образом:

• 020 — ИНН (при условии наличия).
• 030 — СНИЛС — обязательное условие для принятия отчета.
• 040-070 — фамилия, имя, отчество и дата рождения, в соответствии с паспортным написанием.
• 080 — кодовый идентификатор страны гражданства (РФ — 643 по ОКСМ).
• 090 — гендерная принадлежность («1» — мужской, «2» — женский пол).
• 110 — обозначение удостоверения личности по приложению №6 (для российского паспорта — «21»).
• 120 — реквизиты вышеуказанного документа, без использования значка «№» и с использованием пробела для разделения серии и номера.
• 130 — код категории по прил. №7. Так, для субъектов, в отношении которых применяется основная тарификация, используется «НР».
• 140 — начисления в пользу оформленных официально физлиц.
• 150 — нормативная база по максимальному доходу.
• 160 — показатели по договорам ГПХ.
• 170 — взносы в рамках установленного лимита по доходу.

При отсутствии сведений за расчетный период начиная со 130 строки проставляют прочерки.

Подача РСВ при отсутствии выплат

Даже если субъект не осуществлял фактической деятельности и не начислял заработную плату за прошедший временной промежуток, расчет все равно придется сдавать. В подобных ситуациях состав документа ограничивается титульным листом, а также первым и третьим разделами без каких-либо подразделов и дополнительных приложений.

В строке 001 разд. 1 нужно поставить код «2», а вместо суммовых и количественных показателей — нули. Что касается блока с персонифицированными данными, то здесь предоставляется только информация по руководителю, в том числе работающему без ТД и зарплаты.

Что будет, если нарушить правила подачи отчетности по РСВ

Пропуск установленных сроков сдачи, равно как и непредставление отчета в принципе, является основанием для применения в отношении нарушителя штрафных санкций, предусмотренных положениями статьи 119 Налогового кодекса.

Штраф рассчитывается как 5% от общего числа взносов, которые подлежали уплате, за каждый месяц задержки, включая неполные. Действует ограничение по минимальным и максимальным суммам взыскания: не более 30% от полученного расчетного значения, но не менее 1000 руб., плюс дополнительно до пятисот рублей для виновных ответственных должностных лиц на основании ст. 15.5 КоАП.

Следует также отметить, что задержка документов более чем на 20 дней с момента истечения стандартного срока может стать поводом для блокировки банковских счетов субъекта до тех пор, пока не будет устранено допущенное нарушение.

Заключение

Разобраться в том, что это такое — РСВ, какая расшифровка у данного понятия и для чего нужен подобный документ, в целом не так уж и сложно. Современное программное обеспечение помогает облегчить не только ведение учета начислений по персоналу. Так, комплексные решения от компании Клеверенс упрощают рутинные процессы и сводят к минимуму ошибки в работе с товарными остатками.

Вопрос-ответ

Кому необходим расчет?

Сведения в ФНС подают все организации и предприниматели, у которых есть официально оформленные сотрудники или исполнители.

Какие выплаты не облагаются?

Пенсии, социальное довольствие, возмещение вреда и т. д. Полный перечень представлен в статье 422 Налогового кодекса.

Что будет, если вовремя не сдать РСВ?

Просрочка отчета по страховым взносам грозит блокировкой банковского счета и наложением штрафа до 30% от суммы неуплаты.