Инвентаризация с помощью ТСД на примере магазина одежды

Инвентаризация магазина или склада — как упростить и ускорить этот процесс?

Сделать это возможно с помощью штрихкодов и терминалов сбора данных.

Казалось бы, в процессе инвентаризации все просто: достаточно пересчитать текущее количество товарно-материальных ценностей (ТМЦ), внести данные в учетную систему и сравнить с ожидаемыми остатками, выявив тем самым недостачу или излишки. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко.

На самом деле инвентаризация в магазине — это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у работников магазина или склада, материально-ответственных лиц, руководителей организации. В этой статье я расскажу о своем опыте участия в инвентаризации с использованием терминалов сбора данных со встроенным сканером штрихкода.

Основными целями инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей;
• сопоставление фактического наличия ТМЦ с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются:

• сохранность товарно-материальных ценностей;
• правильность их хранения, отпуска;
• состояние весового и измерительного инструмента; порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года; при смене материально ответственных лиц (на день приемки — передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.

Что использовать для инвентаризации: сканер штрих-кодов или терминал сбора данных

Клиент — сеть магазинов спортивной одежды. На кассе используются сканеры штриходов, но для инвентаризации такие устройства не подходили. Дело в том, что сканер штрихкода является устройством ввода информации, поэтому не может быть использован отдельно от компьютера. В том время как ТСД - это мобильный компьютер, на котором сотрудники видят задания на инвентаризацию, вводят данные по остаткам и проводят все необходимые для инвентаризации процедуры.

Компания приобрела несколько устройств Motorola MC2000 вместе с нашим драйвером 1С, и меня попросили проследить за тем, чтобы первая инвентаризация прошла быстро и без проблем. Магазины расположены в крупных торговых центрах, и одежды нужно пересчитать много. Основная цель покупки оборудования состояла в том, чтобы резко сократить время инвентаризации и начать пересчитывать товар раз в неделю, а не раз в месяц, как было до этого. Для такого бизнеса очень важно знать, какие майки еще действительно есть в продаже, а какие только числятся.

IncludeComponent( "rbroker:block.link", "", Array( "BTN_BLOCK" => "Купить", "IMAGE_BLOCK" => "/upload/iblock/03e/03e51108ab95855f478a5842ac7b537a.png", "TITLE_BLOCK" => "Инвентаризация с помощью ТСД и штрихкодов: программа Магазин 15", "URL_BLOCK" => "https://www.cleverence.ru/solutions/retail/" ) );?>

Как быстро повести инвентаризацю в магазине?

Итак, перед нами стоит задача провести инвентаризацию на складе или в магазине, желательно, в кратчайшие сроки и с минимумом ошибок. Можно использовать проверенный временем подход: провести инвентаризацию вручную, пересчитывая ТМЦ. При этом, обычно, на листке бумаге фиксируются артикулы товаров, а потом данные заносятся в информационную систему, выполняется сличение ожидаемых и фактических остатков. При таком подходе магазин или склад закрываются на целый день или два, на дверях вывешивается объявление: «Учет» и все сотрудники занимаются инвентаризацией, нередко с утра до глубокой ночи. Помимо длительности, такая процедура подвержена ошибкам, как и любая монотонная работа: записали не тот артикул, одно и то же посчитали дважды, ошиблись при ручном вводе данных в учетную систему — и вот уже результаты инвентаризации вызывают большие сомнения.

Как же провести инвентаризацию быстро и без ошибок? Фишки для инвентаризации торговли не являются секретом для большинства владельцев магазинов. Наверняка, многие слышали, что для проведения инвентаризации можно использовать терминалы сбора данных (ТСД), при этом сам процесс пересчета ТМЦ сводится к сканированию штрихкодов товаров, а после завершения пересчета данные можно загрузить в учетную систему и инвентаризация готова.

Все просто, но нередко можно услышать: терминалы стоят огромные деньги (80 — 90 тыс. руб.), а нам для проведения инвентаризации их нужно 10 штук, программное обеспечение терминалов сложно и ненадежно (мы сканировали целый день, а потом все пропало). А как быть, если половина товаров у нас без штрихкодов? А сможет ли терминал работать с нашим огромным справочником товаров в 200 — 500 тыс. позиций?

Попробуем разобраться, действительно ли для проведения инвентаризации нужен терминал за 90 тыс. рублей, который к тому же не будет надежно работать. В настоящее время производители предлагают огромное количество терминалов, начиная от простых моделей с монохромным буквенно-цифровым экраном и операционной системой DOS (ценой от 10 тыс. рублей), и заканчивая самыми совершенными моделями с полным набором коммуникационных интерфейсов (Wi-Fi, GPRS, EDGE), большим цветным экраном и последней версией Windows Mobile (цена от 25 тыс. руб.).

Что же выбрать? Может быть, достаточно простейшего DOS-терминала? Ведь вся инвентаризация сводится просто к сканированию, а с этим справится любой самый дешевый терминал и сотрудникам будет проще с ним работать. Конечно, DOS-терминал замечательно справится со сканированием штрихкодов. Но не стоит забывать, что перед началом работы нам потребуется выгрузить в терминал справочник номенклатуры, который может содержать несколько десятков и даже сот тысяч позиций. DOS-терминал, обладая невысоким быстродействием и устаревшим программным обеспечением, будет просто не в состоянии справиться с обработкой такого справочника, даже при использовании внешней карты памяти.

Возвращаемся к ТСД. Не стоит забывать, что, выбирая терминал для инвентаризации, мы выбираем еще и программное обеспечение, и за весь процесс работы и получения достоверных результатов отвечает именно программное обеспечение. Безусловно, DOS-терминал дешев и прост в использовании и, конечно, может использоваться при проведении несложной инвентаризации, но, приобретая его, мы получаем устаревшее программное обеспечение, которое производителем чаще всего уже не поддерживается. Отсюда потери данных, невозможность настройки ПО под конкретные нужды — опыт такой инвентаризации часто оказывается отрицательным, и вот уже терминалы лежат без дела, а пересчет ТМЦ выполняется с помощью листа бумаги как раньше.

Что же делать? Неужели, чтобы все прошло гладко, нужен самый современный навороченный Windows-терминал и сложное ПО к нему? Попробуем в этом разобраться. Какие критерии можно использовать для выбора терминала для инвентаризации? Несмотря на то, что каждая организация может использовать свои критерии, есть основное, на что лучше обратить внимание при выборе:

1. Достаточное быстродействие при работе с большими справочниками номенклатуры (до нескольких сот тысяч позиций);
2. Надежное хранение результатов (ПО должно сохранять результаты на карту памяти в процессе работы);
3. Возможность настройки (ПО должно поддерживать возможности настройки, ввод дополнительных полей, изменение схемы работы — даже если предполагается, что терминал будет использоваться только для сбора штрихкодов, никто не знает, какие задачи встанут завтра, лучше быть готовым заранее);
4. Обмен данными с учетной системой должен легко настраиваться и проходить без особых проблем;
5. Высокий уровень технической поддержки от поставщиков ПО и терминала;
6. И, конечно, цена. Точнее соотношение цена/производительность, никто не хочет переплачивать за функции, которые не будут использоваться, но вместе с тем терминал не должен сломаться через два дня работы.

Есть ли на рынке предложения хотя бы приближенно отвечающие этим требованиям? Оказывается, есть. Рассмотрим одно из удачных решений для инвентаризации: терминал Motorola (Symbol) MC1000 и программное обеспечение «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. ТСД Motorola (Symbol) MC1000 работает под управлением операционной системы Windows CE 4.2 Core, обладает монохромным экраном, экран не сенсорный, все управление выполняется с клавиатуры, в терминале отсутствует модуль беспроводной связи Wi-Fi, а также другие беспроводные интерфейсы, обмен данными выполняется только через коммуникационную подставку (кредл), через нее же выполняется зарядка терминала. Терминал имеет небольшие габариты и вес (16.3x6.45x3.8 см, 205 г). Стоимость терминала невысока по сравнению с другими Windows-терминалами: всего около 24 000 руб. При покупке терминала через дилерскую сеть компании RRC (а это десятки компаний в России и странах СНГ), программное обеспечение для проведения инвентаризации и выполнения других операций (драйвер 1С либо программа для файловой выгрузки) поставляется бесплатно.

Благодаря использованию быстродействующего процессора Intel® Xscale™ PXA 312 Mhz терминал справится с обработкой больших справочников и документов, а использование карт памяти SD даст уверенность, что собранные данные не пропадут. Все это поддерживает ПО «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS от Клеверенс Софт. Кроме того ПО позволяет изменять логику выполнения операций на терминале, вводить дополнительные поля и многое другое. Настройка выполняется с помощью так называемой «Панели управления», при этом программировать ничего не нужно. «Драйвер терминала сбора данных для «1С:Предприятия» на основе Mobile SMARTS имеет сертификат «1С:Совместимо!», а это означает, что с организацией обмена данными между 1С и терминалом проблем возникнуть не должно.

Рассматриваемое решение используется рядом крупных предприятий, магазинов, для проведения инвентаризации и в других целях. Сотрудники компании Клеверенс Софт всегда готовы оказать техническую поддержку и решить возможные проблемы, ПО регулярно обновляется, выходят новые версии, учитывающие опыт использования системы. Если Ваша организация не использует 1С:Предприятие в качестве учетной системы, Вы также сможете использовать ТСД Motorola (Symbol) MC1000 для проведения инвентаризации, но при этом Вам понадобится другое ПО от Клеверенс Софт (Mobile SMARTS 2008, Прикладное программное обеспечение к терминалам сбора данных).

Видео инвентаризации на терминале сбора данных

Личный опыт: как прошел процесс инвентаризации

Начало инвентаризации было назначено на 9:30 утра, а завершить пересчет в торговом зале и открыть магазин для посетителей предполагалось в 14:00. Все сотрудники магазина (5 человек) были задействованы в инвентаризации. Для руководства процессом в магазин приехал системный администратор компании и я, как представитель компании — разработчика ПО для терминалов сбора данных. Перед началом инвентаризации системный администратор выгрузил из 1С на терминалы номенклатуру (а это около 70 000 позиций). Весь процесс выгрузки на 5 ТСД занял не более 10 мин.

Далее был проведен небольшой инструктаж сотрудников магазина, в ходе которого они научились создавать на ТСД новые документы и сканировать штрихкоды товаров. Для проведения инвентаризации большего и не требуется.

Терминалы раздали сотрудникам, каждому был назначен ответственный участок, и работа началась.

После создания нового документа вся работа выполняется в окне сканирования штрихкода товара и единственное, что нужно делать, это сканировать штрихкод очередного товара. С этим все справились. При успешном считывании штрихкода сканер издает звук «пип», загорается зеленая лампочка, на экране отображается название выбранного товара и количество единиц товара (на экран обычно никто не смотрит, и так понятно, что товар успешно распознан).

Иногда встречались товары без штрихкодов. Возник вопрос: что же делать в такой ситуации? Если на товаре есть артикул, можно ввести его на ТСД с клавиатуры вместо штрихкода и товар будет найден (при условии, что артикул выгружен). Если же артикул неизвестен или товар по нему не находится, такой товар откладывали в отдельную кучу на кассе, и после завершения инвентаризации его вводили в документ 1С вручную.

Для небольшой части товаров штрихкоды не были заведены в 1С и, соответственно, терминал найти товар по ним не мог. Если после сканирования штрихкода товар не найден, терминал издает громкий звук «бррр», так что пропустить такую ситуацию невозможно. В этом случае программа предлагает добавить штрихкод к имеющимся товарам:

В данном случае добавление штрихкодов к товарам не выполнялось, т.к. для того, чтобы это сделать, нужно найти товар в списке, а список товаров очень большой. Как и в предыдущем случае, товар откладывался на кассу до завершения инвентаризации.

Несколько раз за время проведения инвентаризации сканеры прекращали считывать штрихкод из-за программных сбоев. Для устранения этого приходилось перезапускать программу на ТСД. Такое было 2-3 раза за все время проведения инвентаризации и больших проблем это не вызвало.

Примерно к 13.20 весь торговый зал был проинвентаризирован, сотрудники отправились на обед. Как и было рассчитано в 14:00 магазин открылся для покупателей, часть сотрудников занялась продажами, а часть приступила к инвентаризации на складе при магазине. Склад представляет собой небольшую каморку, в которой в коробках хранятся запасы товара. Коробки распаковывали и сканировали штрихкоды товаров, как до этого делали в торговом зале.

Полностью инвентаризация была завершена примерно к 16.40. После завершения инвентаризации в 1С был создан документ Инвентаризация ТМЦ, в котором количества товаров по учету заполняются на основании остатков из информационной базы, а фактические количества были заполнены из терминалов сбора данных. Загрузку данных выполнил системный администратор компании. Заполненный документ инвентаризации позволил определить недостачу по отдельным позициям номенклатуры, а также общую сумму потерь. В данном магазине потери оказались не слишком большими.

IncludeComponent( "rbroker:block.link", "", Array( "BTN_BLOCK" => "Купить", "IMAGE_BLOCK" => "/upload/iblock/03e/03e51108ab95855f478a5842ac7b537a.png", "TITLE_BLOCK" => "Инвентаризация с помощью ТСД и штрихкодов: программа Магазин 15", "URL_BLOCK" => "https://www.cleverence.ru/solutions/retail/" ) );?>

Заключение

Опыт показывает, что инвентаризация магазина с 6000—7000 тыс. единиц товара занимает около 6 часов если работает 5 сотрудников и терминалы используются ими впервые. При этом торговый зал может быть инвентаризован за 3 часа, после чего магазин может быть открыт, остальное время занимает пересчет запасов на складе.