Как подключить социальный документооборот (СЭДО) ФСС к 1С: настройка сертификата и обмена данными
Содержание
- Общее представление
- Какие организации обязаны подключиться к СЭДО
- Как работает СЭДО в «1C»
- Что нужно для подключения
- Подключение и настройка СЭДО ФСС в «1С:ЗУП»
- Цифровой обмен документами с СФР по больничным и пособиям
- Цифровой обмен документами с СФР для назначения пособия при рождении ребенка
- Социальный ЭДО по пособию по уходу за детьми до 1,5 лет
- ЭДО с СФР по нетрудоспособности вследствие НС на работе или ПЗ
- Типичные ошибки при подключении и настройке сдачи отчетности в ФСС в «1С:ЗУП» и их решение
- Согласие сотрудника на получение сообщений от ФСС
- Получение сообщений о статусе ЭЛ
- Как убедиться в корректной работе СЭДО
- Как отключить СЭДО, если он больше не нужен
- Подведем итоги
- Вопросы – ответы
Сертификат ФСС в программе «1С:ЗУП» необходим для работы с СЭДО, и в данной статье мы разберем, для чего он нужен, как его подключить и настроить, а также другие ключевые нюансы.
Общее представление
Фонд социального страхования России (с 2023 года – СФР) разработал систему электронного документооборота (СЭДО) для взаимодействия с медицинскими учреждениями, ИП, ФНС и другими структурами. Платформа позволяет обмениваться информацией и документами, включая сведения о статусе больничных листов сотрудников. Для подключения к ней организация должна заключить соглашение с фондом. Если в сервисе «1С-Отчетность» уже активирован электронный документооборот, дополнительная установка сертификата не требуется. В противном случае его необходимо подключить вручную.
С 2022 года справки нетрудоспособности оформляются только в цифровом формате и хранятся в базе соцстраха. Система автоматически уведомляет работодателей об открытии и закрытии больничного. После получения уведомления компания обязана в течение трех дней рассчитать и направить пособие работнику за счет средств фонда.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Какие организации обязаны подключиться к СЭДО
К системе в обязательном порядке нужно присоединиться ряду фирм и ИП, которые попадают под критерии, установленные ФНС:
- все юридические лица, независимо от формы собственности, ведущие хозяйственную деятельность и стоящие на учете в налоговой службе;
- индивидуальные предприниматели со штатом наемных рабочих;
- участники системы «Честный ЗНАК»;
- организации и ИП, уплачивающие налоги за третьих лиц;
- все компании, взаимодействующие с налоговыми органами, использующие цифровые документы.
Как работает СЭДО в «1C»
Электронная отчетность легко подключается в «1С:ЗУП», обеспечивая автоматизацию кадрового учета и расчетов заработной платы. В СФР действует единая информационная система (ЕИСС), где фиксируются все больничные. Как только медицинское учреждение открывает электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН), данные сразу вносятся в базу. После закрытия его статус автоматически обновляется.
При использовании сервиса «1С-Отчетность» схема взаимодействия выглядит так:
- При открытии ЭЛН он автоматически регистрируется в программе компании.
- Информация о начисленных выплатах передается в СФР.
- После завершения больничного данные автоматически обновляются в системе.
Первые три дня пособие по болезни оплачивает работодатель, а оставшуюся сумму компенсирует Социальный фонд. Также через электронный документооборот фонд может запрашивать у компании сведения о сотруднике, включая реквизиты для перевода средств и учетные данные за требуемый период.
Что нужно для подключения
Чтобы подключиться к сервису, необходимо выполнить несколько действий.
- Получить в аккредитованном удостоверяющем центре квалифицированную электронную подпись (КЭП).
- Выбрать оператора ЭДО и заключить с ним договор на обслуживание.
- При работе с «1C» необходимо задействовать модуль «1С-ЭДО».
- Если не используется система, можно использовать любую платформу, которая интегрируется с ФНС.
- Провести конфигурацию обмена данными с налоговой службой для получения уведомлений, требований и передачи документов.
- Необходимо назначить ответственных лиц и обучить их работе с сервисом.
Подключение и настройка СЭДО ФСС в «1С:ЗУП»
Если система уже подключена в приложении, никаких дополнительных корректировок не требуется. В остальных случаях необходимо скачать и установить сертификаты с сайта фонда, а затем выполнить их интеграцию в программу «1С:Зарплата и управление персоналом». Подключение можно осуществлять из справочника организации в закладке ЭДО, используя следующие шаги:
- Напротив строки «Электронный документооборот с СФР» активировать гиперссылку «Не используется».
- Открыть форму, в которой настраиваются обменные данные.
- Отметить меткой «Использовать электронный документооборот с органами социального фонда» и указать сертификационную документацию страхователя. Закрепить действие кнопкой «Записать и закрыть».
- После этого статус строки изменится на включенный.
Проделав эти действия в программе «1С:ЗУП 8» (3 ред) настройки сертификата ФСС подключение СЭДО считается завершенным.
Цифровой обмен документами с СФР по больничным и пособиям
Сервис работает следующим образом:
- При открытии ЭЛН соцфонд идентифицирует работника и подтверждает факт его трудоустройства. Организация автоматически извещается о том, что сотруднику оформляется больничный лист. Самому работнику также приходит оповещение в личном кабинете СФР или на платформе «Госуслуги». В компанию или ИП также будут поступать сведения обо всех статусах ЭЛН (продление, закрытие и др.).
- При оформлении отпуска по беременности и родам листок нетрудоспособности выдается сразу на 140 дней и автоматически закрывается. После завершения этого периода медицинское учреждение передает информацию в Социальный фонд, который в первые 3 дня направляет работодателю запрос на уточнение данных, необходимых для начисления пособия. Поскольку этот случай относится к категории страховых, выплаты осуществляются СФР, а в строках документа «Больничный лист» суммы начислений не указываются.
- После получения информации от него организация обязана в течение трех дней после закрытия ЭЛН проверить правильность сведений и отправить их обратно для назначения выплат, закрепляя электронной подписью. Первые 3 дня больничного оплачивает компания из своих средств. Поэтому если работник болел менее 4-х дней, то соцстрах пришлет только сообщение об открытии и закрытии ЭЛН без запроса дополнительной информации.
Цифровой обмен документами с СФР для назначения пособия при рождении ребенка
Рассмотрим, как работает сервис:
- Социальный фонд назначает материальную поддержку детям на основании данных, полученных из ЗАГСа.
- Если требуется дополнительная информация, работодателю может поступить запрос на уточнение сведений, который необходимо обработать в течение двух дней.
- Организации, в которых работают родители, фонд определяет самостоятельно.
- Если оба родителя трудоустроены, запрос направляется по месту занятости матери.
- Если работает только один родитель, пособие назначается ему, и данные запрашиваются у его работодателя.
- В случае безработицы обоих родителей выплату осуществляют органы социальной защиты.
Ответ на запрос Социального фонда для расчета пособия автоматически формируется на основе его обращения с использованием функции «Создать на основании». После заполнения всех необходимых полей данные отправляются в соцстрах. Выплаты перечисляются в течение 10 дней с момента регистрации ребенка в ЗАГСе.
Социальный ЭДО по пособию по уходу за детьми до 1,5 лет
Для его получения родитель должен самостоятельно обратиться к месту работы и заполнить два заявления:
- о назначении материальной помощи;
- о предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет.
Работодатель должен в срок 3-х дней предоставить в фонд соцстраха сведения о работнике и подтвердить их УКЭП. В них должна быть указана информация:
- о сроке отпуска (начало и конец);
- о замене календарных лет в расчетном периоде на базе заявления обладателя полиса;
- если сотрудник трудится неполный день, необходимо указать количество рабочих часов.
Далее рассмотрим, как работает СЭДО и как отправить сведения в ФСС через «1С»:
- Зарегистрировать в программе предоставление отпускного периода в разделе «Зарплата» – «Отпуск по уходу за ребенком».
- После заполнения всех граф и проверки правильности внесения информации документ необходимо направить в соцстрах.
- Получив сведения, фонд запросит расширенные данные. Дальнейшие действия такие же, как в предыдущих разделах.
Если сотрудник теряет право на начисления, компания должна уведомить СФР в течение трех дней. В «1С:ЗУП 8» электронная отчетность настраивается для автоматического оповещения фонда о прекращении выплат. Для этого необходимо указать причину приостановки и отправить данные в Госфонд соцзащиты.
ЭДО с СФР по нетрудоспособности вследствие НС на работе или ПЗ
Размер выплачиваемого пособия при травмах и профзаболеваниях не зависит от трудового стажа и составляют 100%. Но действует ограничение: не более 4-х кратной максимальной ежемесячной страховой выплаты. Каждый год устанавливаются новые пороги. Так, например, в 2024 году он составлял 400 тыс. руб.
Для того чтобы случай был признан несчастным, а заболевание — профессиональным, работодатель должен предоставить в фонд пакет документации.
Порядок действий и настройки обмена с ФСС в «1С:ЗУП 3.1» по больничным, связанным с несчастными случаями, зависит от сроков завершения расследования:
- Если случай признан до закрытия ЭЛН (что бывает крайне редко) и подтверждающие этот факт документы поданы в фонд, то от него поступит запрос с указанием вида пособия. После этого работодателем формируется ответ, который направляется в СФР. Выплаты, назначенные сотруднику за все дни, произведет соцфонд.
- Когда НС или ПЗ признаны после закрытия ЭЛН, то до установления этих критериев пособие выплачивается такое, как в случае с обычным больничным. Первые 3 дня работодатель оплачивает сам. После документального признания создается исправляющий документ для перерасчета. С целью инициирования исправлений в фонд направляется сообщение о страховом случае.
- Затем дождаться запроса от соцфонда. Ответить на него нужно в срок не более трех дней.
Типичные ошибки при подключении и настройке сдачи отчетности в ФСС в «1С:ЗУП» и их решение
При подсоединении к СЭДО могут возникать трудности. Рассмотрим самые распространенные из них и как их устранить:
- Если у компании или ИП отсутствует квалифицированная электронная подпись или она работает некорректно, это может затруднить подписание документов. Решить проблему можно, оформив КЭП в аккредитованном удостоверяющем центре ФНС, проверив срок ее действия или обновив необходимое ПО. Использование программных решений от Клеверенс обеспечивает бесперебойную работу с электронными документами, повышает эффективность бизнес-процессов и гарантирует их надежную автоматизацию.
- Подбор оператора ЭДО, который не поддерживает обмен с налоговой службой. Перед тем как заключить договор, необходимо проверить интеграцию с ФНС.
- В «1С» не настроен электронный модуль или он несовместим с бухгалтерской программой, поэтому документы не проходят. Нужно проверить правильность параметров подключения, реквизиты компании и учетные данные, а также интеграцию с выбранным оператором.
- Сведения об организации или ответственного лица не соответствуют тем, что указаны в ФНС. Подать заявление на внесение изменений.
- При подключении к СЭДО не направлено согласие на получение оповещений от ФНС. Открыть личный кабинет налогоплательщика и подтвердить присоединение.
- Налоговая служба или ЭДО не распознает формат документации. Проверить рекомендованные конфигурации и корректно заполнить поля.
- Из-за сбоев оператора электронного ДО отчетность не доходит до ФНС. Необходимо с ним связаться и уточнить статус отправки. При необходимости повторить ее.
- Если ответственный сотрудник допускает ошибки при обработке документов или не проверяет вовремя уведомления от налоговой службы, следует провести для него обучение по работе с сервисом, чтобы избежать возможных нарушений и задержек.
Своевременное выявление и предотвращение ошибок позволяет правильно настроить цифровой документооборот в «1С:ЗУП».
Согласие сотрудника на получение сообщений от ФСС
Так как СФР будет обрабатывать персональные данные работников, то в соответствии с законодательством, работодатель должен получить от него письменное подтверждение. Кроме того, сведения о состоянии здоровья относятся к специальной категории данных и могут обрабатываться только с согласия сотрудника. Это можно сделать в бухгалтерской программе, зайдя в раздел «Кадры» → «Пособия» → «Согласия на уведомление об ЭЛН». Оттуда можно распечатать персонифицированный бланк заявления и передать на подпись работнику.
В свою очередь, ФСС гарантирует защиту информации и конфиденциальность. Работодатель не получает информации о диагнозе сотрудника — передается только код заболевания.
Получение сообщений о статусе ЭЛН
Для получения уведомлений в карточке организации перейти в «Настройки социального электронного документооборота» на вкладке ЭДО и отметить флажком опцию приема оповещений об изменении состояний листа нетрудоспособности.
Сообщения будут загружаться по тем сотрудникам, которые согласились на обработку личных данных. В программе необходимо обрабатывать новые извещения, о закрытых больничных листах и аннулированных.
Готовые решения для всех направлений
Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Как убедиться в корректной работе СЭДО
После подключения к системе необходимо проверить корректность документообмена с ФНС:
- На портале налоговой службы необходимо проверить, что компания отображается как присоединенная к сервису.
- Необходимо создать тестовый отчет в системе электронного документооборота и отправить его в ФНС. Статус можно посмотреть в журнале исходящей документации. Затем следует дождаться от налоговой подтверждения о принятии файла.
- Подписать тестовый документ КЭП и убедиться, что она в системе распознается без ошибок.
- Проверить корректность отображения входящей и исходящей корреспонденции в журнале сообщений.
- Убедиться в отправке уведомлений и требований через ФСС от ФНС.
Как отключить СЭДО, если он больше не нужен
При отказе от работы с системой важно правильно выполнить отключение, чтобы избежать возможных проблем с ФНС:
- Важно удостовериться в том, что компания или ИП не обязана использовать сервис. Это возможно в случаях прекращения деятельности или при отсутствии работников.
- Подать заявление на расторжение договора с оператором ЭДО и отключение платформы, а также дождаться от него подтверждения о завершении обслуживания.
- В ЛК налогоплательщика на сайте ФНС проверить отключение от СЭДО.
- Убедиться в том, что все документы и ответы на требования переданы в налоговую.
- Отключить в «1C» модуль социального ЭДО.
- В ЭДО деактивировать интеграцию с оператором, сертификаты и настройки обмена.
После выполнения этих действий требования и уведомления от налоговой перестанут поступать через сервис. При необходимости восстановить подключение можно, проделав все шаги активации.
Подведем итоги
В этой статье разобрали, что такое СЭДО в «1С» и отчетность в ФСС, а также рассмотрели, как настроить его работу. Дополнительно был проведен обзор наиболее распространенных случаев его использования в «1С:ЗУП». Система обеспечивает электронный документооборот между медицинскими учреждениями, компаниями, ИП и СФР, исключая бумажную волокиту. Благодаря сервису работодатели защищены от поддельных больничных, а сотрудники получают пособия быстрее.
Вопросы-ответы
Как проверить корректность подключения и работоспособность обмена с соцфондом через «1С»?
Необходимо убедиться в действительности сертификатов СФР, а также проверить, активирована ли автоматическая настройка обмена с ФНС. Важно убедиться, что документооборот с фондом настроен через операторов и все переданные данные по застрахованным лицам корректны. Если после выполнения этих шагов проблема остается, рекомендуется обратиться к системному администратору.
Какую документацию можно передавать через СЭДО ФСС в «1C»?
Система предоставляет работодателям возможность получать уведомления об открытии новых ЭЛН, запрашивать дополнительные документы для начисления пособий, а также отслеживать требования и обновленные статусы больничных листов от СФР. Весь процесс обработки информации автоматизирован и выполняется через «1С:Зарплата и управление персоналом» и «1С:Бухгалтерия».
Как настроить получение уведомлений и сообщений от фонда в «1C»?
Для настройки необходимо в меню «Кадры» выбрать раздел «Извещения СФР», затем в поле «Организация» указать компанию, если инфобаза используется для нескольких предприятий. В графе «Извещения в работе» следует отметить опцию скрытия уже обработанных сообщений, после чего нажать кнопку «Получить из ФСС».
Количество показов: 220