Облачная онлайн-касса: что это такое, как она работает и как ее подключить

Первоначальная модификация облачной онлайн-кассы для сайтов интернет-магазинов заработала в 2018 году, но и через 6 лет многие предприниматели не знают, что она собой представляет, соответствует ли требованиям закона № 54-ФЗ. Также нет понимания, как функционирует этот фискальный аппарат, как формируются чеки, как их передавать клиентам (покупателям). Значит, пришло время дать ответы на многочисленные вопросы. Отдельное внимание — регистрации, возможностям в части использования. Предоставлена информация о том, когда можно и нельзя использовать подобные механизмы приема оплаты.

Облачная онлайн-касса: что это такое, как она выглядит

Сразу нужно отметить, что речь не идет о стандартном кассовом аппарате. У виртуальной ККТ нет физической реализации. Пользователь (предприниматель или организация) в работе используют только специальное программное обеспечение, деятельность ведется через дата-центр. Подключение — в удаленном формате, через любой удобный для клиента веб-браузер.

Цифровая и офлайн-вариации ККТ предоставляют доступ к одинаковым функциям. Основное различие в том, что в первом случае чеки можно формировать только в электронном формате, но такой вариант также предусмотрен в Федеральном законе № 54-ФЗ. Юридическая сила у таких и бумажных документов одинаковая.

Касса для онлайн-платежей может иметь формат:

• смарт-терминала;
• фискального регистратора;
• автономной и облачной ККТ.

Все перечисленные виды имеют свой функционал, отличаются возможностями в части использования. Но есть и общий момент — оплата доступна картами или, например, со смартфона с функцией NFC или платежным стикером. Чек можно сформировать и вручную. Если ККМ находится в распоряжении курьера, развозящего товары из интернет-магазина, он может принять и наличные от покупателя.

Особенности работы

Здесь необходимо выделить сразу несколько важных моментов:

1. У продавца нет оборудования в физическом плане. Для хранения данных о расчетах на облаке требуется договор с дата-центром.
2. Принимать оплату и пробивать чеки могут сразу несколько сотрудников. В большинстве случаев фискализация проходит в автоматическом режиме сразу после поступления денег от физического лица. 
3. Регистрация облачной кассы целесообразна, если установить обычный аппарат нет никакой возможности, или это не имеет рационального зерна. Такие ситуации случаются, например, при выездной торговле, в интернет-магазине и т. д. При этом за счет одной ККМ можно обслуживать десятки торговых точек самого разного масштаба.
4. Отправлять чеки покупателям (клиентам) можно на номер телефона или e-mail. Оба варианта разрешены законодательно. Можно не опасаться постановлений о штрафах со стороны ФНС по результатам камеральной или выездной проверки.

За то, чтобы облачная онлайн-касса без терминала через ОФД работала должным образом, отвечает дата-центр. Оборудование размещается в помещениях со строго заданными значениями температуры и влажности. В обязательном порядке создаются резервные копии всех данных. Пользователь может не опасаться, что даже один чек будет утрачен из-за перебоев с подачей электричества или по иным причинам. Дата-центры берут на себя решение всех задач, связанных с обслуживанием техники, своевременной актуализацией ПО, заменой фискальных накопителей. ККТ в таких условиях всегда доступна для работы.

Как организовать складское хозяйство и автоматизировать процессы

Оборудование для магазина: продажи и учет

• Что такое прайсчекер и для чего он нужен
• ОФД: как оформить, настроить и подключить кассу
• Оборудование и программное обеспечение для магазина самообслуживания
• Терминал для оплаты банковскими картами: виды, принцип работы, как установить, настроить и работать с ним
• Всё про онлайн-кассы: что это, для чего нужно, какие бывают, их характеристики, виды и функции
• Как подключить эквайринг к 1С: настройка и подключение эквайрингового терминала, как правильно провести операции по оплате
• Контроль срока годности: как вести учет в магазине

Автоматизация склада: выбор программ и оборудования

• Программа для ведения складского учета товаров: обзор популярных платформ для учета склада и торговли
• Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе - примеры, таблицы
• Мой склад: как правильно работать с программой
• Подбор и отгрузка товара со склада
• Топология склада - что это такое простыми словами, программа разработки

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Когда подключение целесообразно

Цифровые варианты ККМ используют компании, торгующие в дистанционном формате, например:

• Продавец и покупатель лично не встречаются в момент оплаты. Деньги за товары или услуги списываются с карты.
• Нужную сумму получает посредник – курьер, водитель, доставляющие покупки.
• Физическое лицо оказывает услуги частным образом, например, ремонтирует стиральные машины и т. д. Оплата производится по факту выполнения работ.  

Можно сделать вывод, что подобный способ расчетов удобен при ведении следующих видов бизнеса:

• Интернет-магазины, маркетплейсы. Оплата может проходить и через сайт (мобильное приложение), и через курьера. Как вариант, покупатель может распечатать квитанцию и перечислить нужную сумму в отделении банка.
• Аппараты вендинговой торговли, принятия оплаты на парковках, мойках. В этом случае на экране терминала обязательно должен отображаться QR-код с реквизитами кассового чека. Если это требование не выполняется, можно говорить о нарушении закона № 54-ФЗ.
• Торговля на разнос. Продавать цветы, сувениры, парфюмерию, иные товары можно с рук и с небольшой тележки.
• Услуги такси и грузоперевозок. В этом случае пригодится специальный транспортный POS-терминал. Таксисты могут проводить платеж через рабочее приложение. Деньги поступают как наличными, так и с карты.
• Оплата услуг ЖКХ в удаленном формате. Например, в ТСЖ или СНТ могут организовать прием денег на сайте или через мобильные приложения. Возможно и заключение договора с каким-либо банком. В этом случае клиенты смогут пользоваться банкоматом для внесения нужных сумм.
• Доставка грузов любого типа и назначения. Курьер прибывает на место, передает покупателю товары и получает оплату – наличными или картой. Бумажный чек при этом выдать не получится.

Когда не удастся подключить облачную онлайн-кассу

Работать с виртуальной ККТ не получится в следующих ситуациях:

• Покупки совершаются в обычном магазине, ТРЦ. Обязательное требование — покупатель и продавец (поставщик услуг) встречаются лично.
• Товар передается собственнику в пунктах самовывоза или выдачи заказов. Тогда же проходит оплата.
• Билеты (на поезд, электричку, междугородний автобус) приобретаются в кассе вокзала. Деньги принимает уполномоченный сотрудник транспортного предприятия.
• ЖКУ оплачиваются непосредственно в офисе ТСЖ, поставщика электроэнергии, газа, иных ресурсов.
• Продавец работает только с юридическими лицами. В этом случае деньги в основном перечисляются на основании платежных поручений на расчетный счет поставщика. При расчете наличными необходимо учитывать действующие ограничения в части суммы — не более 100 тыс. рублей по одному договору.

Важный момент! Компания может принимать оплату за товары или услуги как онлайн, так и офлайн. В этом случае придется приобрести две разновидности ККТ.

Например,покупатель может оплатить заказанную одежду картой на сайте интернет-магазина и наличными в пункте выдачи заказов. В первой ситуации необходимо воспользоваться облачной кассой. Во втором можно работать только со стационарной. Заменить одну другой не получится. Это будет нарушением Федерального закона № 54-ФЗ. При первой же проверке налоговый инспектор вынесет постановление о назначении очень существенного штрафа.

Поэтому лучше сразу продумать схемы работы торговой компании. Возможно, придется потратиться на покупку двух ККТ. В дальнейшем это позволит избежать претензий со стороны контролирующих инстанций и даже приостановки деятельности или ареста расчетных счетов, если нарушения будут значительными.

Как работает облачная онлайн-касса: как происходит обработка платежей

Алгоритм функционирования виртуальных ККМ приведен ниже:

1. Покупатель вносит нужную сумму (с карты через интернет-магазин, наличными курьеру, через банкомат и т. д.).
2. Если платеж проходит в безналичном варианте, банк списывает средства с кредитки и одновременно уведомляет об операции онлайн кассу. Когда деньги поступают наличными, транзакцию активирует кассир (курьер, экспедитор).
3. Сведения об оплате поступают к Оператору фискальных данных.
4. ОФД информирует ФНС. Копия чека пересылается покупателю на номер телефона или электронную почту.

Важно отметить, что все перечисленные действия проходят за доли секунды. Клиент не заметит никакой задержки.

Как подключить облачную онлайн-кассу для ООО: пошаговая инструкция

Чтобы работать в соответствии с требованиями Закона № 54-ФЗ, необходимо выполнить следующие действия.

Выбор поставщика

Свои услуги в данной сфере предлагают десятки компаний. Остается сравнить условия и оставить заявку на подключение. Например, в Клеверенс есть специализированные предложения для курьеров, магазинов, онлайн-торговли.

В целом желательно учитывать, сколько компания-разработчик работает на рынке, какие услуги предоставляет, есть ли техническая поддержка, условия заключения и расторжения договора.

Установка приложения

Если в компании несколько сотрудников будут принимать платежи, каждый из них скачивает специальное ПО для доступа к цифровой онлайн-кассе без терминала в облачном сервисе на свой смартфон или планшетный ПК.

Заключение арендного договора

В выбранным поставщиком необходимо подписать соглашение об аренде ККТ. Стандартно договор действует в течение 12 месяцев. Услуги оплачивают помесячно или сразу за год вперед. Также продавец обязан приобрести фискальный накопитель. Срок действия ФН — 15 или 36 месяцев.

Регистрация в личном кабинете

Клиентам обслуживающего центра предоставляется к ЛК сервиса. Здесь можно:

• Проверять, кто оплатил заказанные товары или услуги, нет ли изменений в заявках.
• Вносить коррективы в чеки, например, при наличии ошибок.
• Просматривать аналитику по временным интервалам, клиентам, отдельным товарным позициям.
• Получать уведомления от дата-центров о необходимости заменить ФН.
• Проверять отношение сотрудников к своим обязанностям.
• Работать с товарами, требующими маркировки.

Конкретный вариант регистрации в личном кабинете определяется поставщиком услуг онлайн ККТ.

Оформление электронной цифровой подписи

Без ЭЦП виртуальную ККМ не получится поставить на учет в ФНС. Здесь же можно запросить и собственно электронную подпись. Услуга доступна как ООО, так и ИП.

Для оформления ЭЦП также можно обратиться в специализированный удостоверяющий центр. Здесь обслуживание предоставляется на платной основе.

Регистрация в налоговой инспекции, заключение договора с ОФД

Некоторым арендодателям можно делегировать полномочия в части оформления необходимых документов в ФНС. Если же нет, тем, кто хочет знать, как сделать кассу облачной, действовать предстоит следующим образом:

1. Создание ЛК налогоплательщика на сайте налоговой, если это не сделано ранее.
2. Отправка заявки на оформление ККТ. Как вариант, можно лично посетить подразделение ФНС. Регистрационный номер ККТ выдается сразу.
3. Проведение действий по фискализации техники.
4. Получение карточки регистрации в налоговой инспекции.
5. Заполнение всех необходимых данных в личном кабинете ОФД.

Интеграция с нужными сервисными приложениями

Знать, как зарегистрировать облачную кассу — не самоцель всех действий, обозначенных выше. Далее ее предстоит интегрировать со следующими веб-сервисами (при наличии такой необходимости):

• CMS интернет-магазина.
• Платежная форма. Она позволит сразу формировать чек, если покупатель оплачивает товар при заказе на сайте.
• Бухгалтерская программа, система учета ТМЦ.
• Приложения для POS-терминалов.
• Интернет-эквайринг и т. д.

Сколько стоит сервис

Сразу нужно отметить, что единой цены в данном вопросе нет. В большинстве случаев заказчик услуги оплачивает:

• Аренду оборудования: за месяц или сразу за год.
• Покупку фискального накопителя. Можно выбрать модификацию на 15 или сразу 36 месяцев. ФН необходимо передать арендодателю ККТ.
• Лицензию на программное обеспечение для кассового оборудования.
• Подключение к ОФД. Иногда эта услуга предоставляется на безвозмездной основе.

Перечисленные выше затраты относятся к разовым, но есть еще и ежемесячные или ежеквартальные. В большинстве случае оплачивать приходится собственно оплату ККТ. Также дата-центр может брать плату не просто за формирование и хранение чеков, но и за интеграцию с ЭДО и ОФД.

Как показывает практика, средние расходы в месяц составляют 2000 рублей. Затраты на ФН в эту сумму не входят. Если компания будет покупать стандартную кассу, потратить придется значительно больше.

Подведем итоги

Облачная онлайн-касса — это полный аналог стационарной ККТ, но работающий в удаленном формате. Функционал техники может несколько отличаться, но в целом пользователь получает доступ к следующим возможностям:

• формирование чеков при поступлении оплаты;
• открытие и закрытие смен, получение данных об объемах продаж;
• работа с абсолютно любыми товарами.

Пользователь может проводить необходимые операции со смартфона, стационарного ПК, планшета. Тип операционной системы в большинстве случаев не имеет значения: Android, iOS, MacOS, Windows или Linux.

Облачная фискализация — это механизм, который пригодится только при работе с физическими лицами. Принимать таким образом оплату от организаций не получится.

Вопрос-ответ

Как обеспечить безопасность данных при использовании онлайн-кассы?

Эти вопросы в большинстве случаев решает компания, предоставляющая виртуальную ККМ в аренду. Вопросы обеспечения безопасности стандартно оговариваются в договоре о сотрудничестве. Арендатору же необходимо соблюдать обычные меры, например, не передавать данные для доступа к ККТ посторонним лицам.

Какие требования предъявляются к оборудованию и программному обеспечению для использования цифровой кассы?

Никакие общие претензии в данном случае не предусмотрены. Конкретные же условия зависят от типа используемых устройств и ПО. Их лучше уточнять у поставщика услуги до заключения договора. Иначе, например, может оказаться, что основная часть техники компании функционирует на Linux, а программное обеспечение рассчитано только на Windows.

Какие шаги необходимо выполнить для подключения и настройки облачной онлайн-кассы, как это работает?

Процедура предполагает выполнение следующих действий:

1. Выбор поставщика для аренды виртуальной ККМ.
2. Получение квалифицированной электронной подписи. Без нее невозможно вести документооборот в электронном формате.
3. Оформление ККТ в ФНС. В настоящее время для этого даже не требуется личное посещение подразделения по месту учета ООО или ИП.
4. Заключение договора с ОФД. Именно эти структуры обязаны информировать налоговую инспекцию о продажах. Напрямую сведения с каждого аппарата не пересылаются.

На современном этапе можно найти поставщика услуг облачной кассы, который возьмет на себя регистрацию и подключение ККМ. Например, это доступно в компании Клеверенс.