ОФД: как оформить, настроить и подключить кассу

ИП и компаниям, которые начинают свой бизнес и хотят продавать товары или услуги физическим лицам, необходимо приобрести кассовое оборудование (ККТ). Оно должно быть оснащено фискальным накопителем (устройством для шифрования и защиты данных) и зарегистрировано в налоговой. Для того чтобы ввести его в действие и начать передавать сведения обо всех совершенных операциях, согласно ФЗ №54, кассу необходимо оформить и подключить ОФД. В статье разберем, что это такое, как провести пошаговое подключение, какие существуют процедуры, проблемы и другие нюансы.

Общее представление

Оператор фискальных данных – именно так расшифровывается аббревиатура – это организация с юридическим статусом, которая выступает между ККТ бизнеса и ФНС связующим звеном. Она обладает лицензией на сбор, обработку, сохранение полученных сведений и их отправку по защищенному каналу в налоговую службу. Самостоятельно напрямую передавать их невозможно, поэтому каждый налогоплательщик должен выбрать оператора, который будет осуществлять все эти операции. Список организаций, получивших разрешение на деятельность у ФНС, находится на официальном сайте налоговой службы. Они все являются сертифицированными. Поэтому подключение к ОФД можно выбирать самостоятельно. 

Благодаря оператору сокращается количество проверок со стороны налоговой службы, а предприниматель видит всю аналитику в своих торговых точках: сколько чеков пробито за день, какая выручка у каждого продавца, когда была открыта касса и закрыта смена.

Как это работает

Как уже было сказано выше, ККТ является кассовым аппаратом со встроенной памятью. Аппарат печатает чеки, оформляет возвраты, формирует отчеты о начале смены и ее закрытии. Каждую операцию фискальный накопитель (ФН) кодирует. Если в это время к контрольно-кассовой технике подключен интернет, то они сразу передаются оператору. Он, в свою очередь, проверяет подлинность чека и направляет уведомление ККТ о его получении. Затем он обрабатывает информацию, создает отчет и направляет его в налоговую.

При отсутствии сети в накопителе хранятся данные до момента подключения к ней. Если не настроить связь с ОФД на кассе в течение 30 календарных дней, она блокируется и, как следствие, вести торговлю будет нельзя. ФНС видит все проведенные операции (какой товар или услуга были куплены, по какой цене, во сколько проводилась продажа, имя кассира, выдающего чек) и контролирует доходы ИП или ООО.

Как организовать складское хозяйство и автоматизировать процессы

Оборудование для магазина: продажи и учет

• Что такое прайсчекер и для чего он нужен
• Оборудование и программное обеспечение для магазина самообслуживания
• Облачная онлайн-касса: что это такое, как она работает и как ее подключить
• Терминал для оплаты банковскими картами: виды, принцип работы, как установить, настроить и работать с ним
• Всё про онлайн-кассы: что это, для чего нужно, какие бывают, их характеристики, виды и функции
• Как подключить эквайринг к 1С: настройка и подключение эквайрингового терминала, как правильно провести операции по оплате
• Контроль срока годности: как вести учет в магазине

Автоматизация склада: выбор программ и оборудования

• Программа для ведения складского учета товаров: обзор популярных платформ для учета склада и торговли
• Складской учет в Excel: приход, расход и остаток товаров на складе - примеры, таблицы
• Мой склад: как правильно работать с программой
• Подбор и отгрузка товара со склада
• Топология склада - что это такое простыми словами, программа разработки

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Кому разрешается работать без подключения

В местности с проблемным интернетом либо вообще его отсутствием, а также в так называемых труднодоступных регионах, закон допускает работу автономного кассового оборудования. Но в ней все равно должен быть встроен ФН без сети. Данные в налоговую инспекцию будут отправлены при замене фискального накопителя.

Регистрация ОФД не потребуется также предпринимателям или ООО в торговых точках, которые расположены в населенных пунктах с численностью жителей менее 10 тыс.

Не подключаться к оператору могут предприниматели, ведущие свою торговую деятельность на территориях органов внешней разведки, военных и ФСБ объектов. Настройка автономного режима работы проводится во время проведения регистрации ККТ. ФНС запрашивает данные при смене ФН или когда касса снимается с учета.

В коммерческих точках, расположенных в отдаленных регионах, кассовые аппараты могут вовсе не использоваться. Но в этом случае покупателю следует выдавать документ о продаже с указанием всех реквизитов. Даже в таких областях не разрешается без участия оператора торговать товарами, облагаемыми акцизами, к которым относится табак, алкогольные напитки, бензин и др.

Требования и условия

Список действующих на сегодняшний день посредников состоит из 16 компаний. Он размещен на сайте ФНС. На роль посредника могут претендовать организации, прошедшие экспертную проверку и получившие нужные лицензии. 

Предъявляемые к ним требования излагаются в №54-ФЗ, который регулирует применение онлайн-касс.

Главными обязанностями ОФД является обработка и отправка полученных от контрагентов сведений в налоговую службу. Они также должны:

• хранить всю информацию клиентов в течение пяти лет с того момента, как на сервер поступил чек;
• защищать от проникновения в базу посторонних лиц;
• способствовать распознаванию произошедших со стороны контрагента грубых нарушений и передавать о них сведения в ФНС;
• предоставлять налоговой службе по запросу доступ к базе ФД.

ИП и ООО не обязаны вникать в требования, предъявляемые к оператору. Важно удостовериться, что он внесен в реестр. Нельзя заключать договор с компанией, которой нет в списке.

Что необходимо для того, чтобы стать ОФД

Критерии требований заключаются в следующем:

• Для того чтобы стать оператором, необходимо, чтобы компания была зарегистрирована и расположена на территории РФ и подчинялась законодательству страны.
• Посредник должен быть оснащен техническими средствами по обработке данных. Их следует размещать в нежилых помещениях, принадлежащих компании или арендованных ею.
• Организация должна получить экспертное заключение, в котором будет подтверждено, что оборудование соответствует всем требованиям и подходит для осуществления деятельности.
• Компания должна иметь лицензию на оказание телематических услуг связи и на техзащиту конфиденциальной информации. Претендент должен пройти технический и экспертный контроль в ФСТЭК и ФСБ на предмет соответствия оборудования техническим требованиям. После получения лицензии налоговая служба включит компанию в реестр ОФД.

Иногда даже при соответствии всем требованиям организации могут получить отказ на регистрацию в качестве оператора. Это, возможно, связано с тем, что на предыдущих работах руководитель или бухгалтер были уволены из-за разглашения коммерческой тайны или они были ранее судимы за экономические преступления. При нарушении законодательства в тот период, когда компания является посредником, ФНС исключает ее из реестра. Продавец об этом уведомляется в отчете во время начала или закрытии смены. После этого он должен в течение 20 дней перерегистрировать кассу и выбрать нового оператора.

Как правильно выбрать и подключиться к ОФД

Самым главным критерием, на который следует ориентироваться – это его присутствие в реестре ФНС. Если представитель компании говорит о том, что сервис открыт недавно и пока не успел попасть в список, следует насторожиться. Для правильного выбора необходимо ориентироваться также на следующие индикаторы:

• Сервис должен работать с теми моделями кассового оборудования, которые есть в реестре налоговой и ФН.
• У компании должно быть соответствующее требованиям законодательства помещение для установки техники и серверов.
• Положительные отзывы клиентов.
• Какие возможности у личного кабинета оператора. В нем клиент может контролировать работу, а бухгалтер — проводить сверки и создавать отчеты.
• Существует ли круглосуточная поддержка для решения возникающих проблем.
• ОФД электронные чеки будет покупателю создавать по умолчанию или эта услуга оплачивается отдельно.
• Накопитель нужно приобретать самостоятельно или он включен в тариф обслуживания.
• Какие дополнительные услуги оказывает оператор. Крупные компании оказывают помощь в подборе онлайн-кассы, получении КЭП, регистрации в ФНС и др. Большинство из них могут давать скидки при покупке у них ФН или ККТ. 
• Есть ли у оператора мобильное приложение, чтобы с его помощью удобно было отслеживать продажи со смартфона. Можно ли оперативно в чате решать возникающие проблемы.
• Запускается ли процесс сразу после оплаты за работу или необходимо зачисление средств ожидать.
• Важно, чтобы ОФД действовал самостоятельно, без посредников, а предоставление услуг в этой сфере было основным видом деятельности. Это исключит несвоевременное предоставление данных в ФНС и вероятность начисления штрафа. Чтобы избежать этого, можно обратиться в проверенную компанию, например, Клеверенс. Она разрабатывает и внедряет готовые бизнес-решения, а также осуществляет деятельность по реализации учетного оборудования. Специалисты помогут разобраться с моделями и окажут консультацию по выбору оснащения. Это поможет избежать сомнений и ошибочных оплат компаниям, которые некомпетентно и неумело выполняют функцию посредника. Так, например, решение «Курьер 15» при осуществлениях продаж и сопутствующих операций позволяет формировать правильные налоговые документы для их отправки посреднику. Возможность сделать проверку связи с фискальным оператором заложена в ПО курьерского служащего.

Сколько стоит подключение ОФД к кассе

Стоимость услуг почти у всех посреднических организаций практически одинаковая. Существуют различные тарифы:

• Почековый тариф подойдет тем, кто обращается к онлайн-кассе редко. Плата 1 руб. берется за каждый чек.
• Подневная тарификация подходит для владельцев сезонных продаж. Оплата — 12 руб./день берется за сутки.
• Годовая сумма за одну онлайн-кассу составляет 3 тысячи. Количество отправляемых чеков не лимитируются.
• Трехлетний тариф за один фискальный накопитель – 6800 руб. Это удобный вариант, так как не нужно ежегодно продлевать договор с оператором и ежедневно оформлять платежки.

К существующему аккаунту можно подключать разные тарифы. К примеру, в компании используются основная онлайн-касса с годовым обслуживанием, а для ежедневной тарификации используется дополнительная ККТ. После окончания квартала можно бесплатно менять тарифный план. В случае перехода с годового или трехлетнего на почековый или подневный оставшиеся средства не подлежат возврату.

Процедура регистрации кассы в ОФД и подключения

Она довольно непростая и включает следующие шаги:

• Приобрести ККТ, модель которой внесена в реестр ФНС.
• Оформить требуемый для подписания договора аналог личной подписи (КЭП). Она нужна также для постановки в налоговой на учет ККТ.
• В личном кабинете оформить заявку. С помощью КЭП заверить договор и оплатить счет.
• Поставить ККТ на учет в ФНС. Регистрация проводится в личном кабинете. Заявление заверить КЭП. После этого контрольно-кассовой технике будет присвоен регистрационный номер.
• Его следует ввести в свою ККТ в течение суток, как только было отправлено заявление. В противном случае придется вновь подавать заявку на сайт ФНС РФ. При правильно произведенных действиях оборудование выдаст чек, необходимый для отчетности.
• В личном кабинете (ЛК) ФНС ввести время, когда был получен чек, его десятизначный номер. После проверки необходимо поставить подпись и отправить.
• По окончании успешной фискализации выдается карточка регистрации, подписанная ФНС.
• Подключить к ОФД кассовый аппарат, добавив в ЛК параметры настройки своего оператора, и как только это будет сделано, нажать на «Регистрация». Завершив синхронизацию контрольно-кассовой техники, можно приступать к работе.

Когда онлайн-касса не отсылает чеки посреднику

Нет такой техники, с которой никогда не возникает сложностей. Одной из проблем, которая может возникнуть в процессе работы, является потеря связи с оператором. Она обнаруживается чаще всего в конце рабочей смены. В отчете сообщается о задержке ответа от посредника. Это происходит из-за того, что от него не приходит подтверждение.

Возникновение проблемы может быть обусловлено несколькими причинами:

• ККТ не подключается из-за неуплаты за интернет, аварии сетевого кабеля, поломки роутера, некорректных настроек связи. При возникновении такой проблемы следует перезагрузить онлайн-кассу. Если после этого ситуация не изменилась, следует обратиться к айтишнику компании или оператору связи. Они помогут с настройкой. Без сетевого подключения пока можно работать, так как все данные сохраняются на фискальном накопителе. После восстановления связи они будут направлены ОФД.
• Другой причиной может быть поломка самой кассы или ее неправильная настройка. Из строя, возможно, вышел ФН или модуль связи. Для решения этой проблемы необходимо обратиться к специалисту, обеспечивающему техническое управление, или в сервисную поддержку по обслуживанию контрольно-кассовой техники. Иногда приходится покупать новую ККТ или накопитель.

Готовые решения для всех направлений

Склады

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Магазины

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Маркировка

Обязательная маркировка товаров - это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Онлайн-торговля

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Учреждения

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Производство

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

RFID

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

ЕГАИС

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Стать партнером

Получение статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов.

Узнать больше

Сертификация для партнеров

Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..

Узнать больше

Задачи.Решения

Узнать больше

Инвентаризация

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Продукт для решений

Узнать больше

уровни лицензий продукта для решений

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Когда сервер фискального оператора недоступен

При такой неполадке появляется надпись в чеке о том, что посредник не отвечает. Это свидетельствует о проблемах с его сервером. Для ее устранения в меню кассы следует выбрать функцию диагностики ОФД. В кассовом отчете на бумажном носителе будут указаны параметры подключения ККТ к интернет-провайдеру. С этими данными, копией неотправленного чека и регистрацией контрольно-кассовой техники следует обратиться к оператору. В этом случае неполадка должна устраняться им.

Если клиент не получает СМС

Чаще всего такие ситуации возникают при нарушениях работы посреднической организации. В этом случае покупателю следует выдать бумажный чек, а неполадки решать с посредником. Причиной может также оказаться некорректно указанный телефон в чеке клиента. Его можно увидеть в ЛК оператора.

Если был нарушен закон 54-ФЗ

В случае обнаружения отсутствие подключения онлайн-кассы к ОФД сотрудники налоговой наложат штраф как на должностных лиц, так и на юридические лица или ИП. Их размер зависит от формы организации.

Подведем итоги

В этом обзоре мы рассказали, что такое ОФД, как выбрать оператора фискальных данных для подключения, какие критерии предъявляются к нему, а также освещены проблемы, которые могут возникнуть в процессе работы. Без нововведений не получится развивать бизнес, оптимизировать множество процессов. Выбор, сделанный в пользу современных мобильных решений, дает возможность развивать предпринимательство эффективнее. Автоматизировать рабочие бизнес-процессы можно с помощью ПО от Клеверенс, которое предлагает различные решения, помогающие упростить рутинные задачи.

Вопросы-ответы

Что за требования предъявляются к кассовому оборудованию для подключения к оператору фискальных данных?

До того как зарегистрироваться в ОФД, нужно приобрести аппараты, соответствующие критериям налоговой инспекции. Выбирая онлайн-кассу, необходимо, чтобы модель была в реестре ФНС и чтобы она работала с фискальным накопителем. Без соблюдения этих условий ее нельзя будет оформить в налоговой, а значит, на ней нельзя работать. Для ФНС это равносильно тому, что касса отсутствует. А за это полагается штраф.

Какие распространенные проблемы могут возникнуть при оформлении ККТ и как их решить?

• Не отправляются чеки. Возможно, нарушена связь с интернетом. Оборудование следует перезагрузить. Если неполадка не устраняется, то нужно обратиться к интернет-провайдеру или системному администратору. Другой причиной может быть поломка самого аппарата или неправильная его настройка. Для этого необходимо обратиться в сервис или к техническому специалисту.
• Сервер оператора недоступен. Об этом приходит уведомление на чек. Так как надо заново подключить кассу к ОФД, то следует в меню выбрать функцию сервиса и диагностики. В бумажном отчете будет предоставлена информация с параметрами связи с провайдером. Этот документ и копию первого неотправленного чека следует отослать оператору фискальных данных. Он устранит неполадку, если проблема с его стороны.
• Не приходят сообщения. Это происходит чаще всего из-за сбоя в работе. В этом случае клиенту обязательно нужно выдать напечатанный чек на бумажном носителе, а о проблеме сообщить оператору.

Как зарегистрировать кассу в ОФД?

Для этого следуйте по пунктам пошаговой инструкции:

• Оформить КЭП.
• Подписать соглашение с посреднической организацией.
• Зарегистрировать ККТ в ФНС и ввести в нее присвоенный номер.
• Сформировать отчетность о регистрации онлайн-кассы.
• Получить регистрационную карточку ККТ в ФНС.
• Подключить технику к оператору фискальных данных.