Показатели эффективности склада: какие метрики выбрать для оценки автоматизации

Чек-лист для заполнения Получить лицензию для тестирования

В первую очередь следует обозначить, какова основная цель автоматизации склада. После этого нужно будет разбить эту цель на измеримые показатели, определиться с методами их фиксации и произвести начальные измерения, от которых и будем считать результат.

Наведение порядка на складе

Необходима реорганизация складских процессов
Повышение точности учета ТМЦ на производстве

Факт должен совпадать с данными учетной системы, а все сырье и продукция прослеживаться
Снижение ошибок и увеличение скорости комплектации и агрегации

Сокращение убытков у интернет-магазинов и селлеров
Нехватка линейного персонала для выполнения объема работ

Эффективно организовать работу персонала
Сдельная работа линейного персонала

Мотивировать персонал выполнять работу быстрее и лучше
Биллинг складских операций

Предлагать конкурентные логистические услуги

Наведение порядка на складе

Чаще всего основная цель звучит именно так, а при детальном рассмотрении обнаруживаются следующие проблемы:

Потери рабочего времени из-за поиска товаров, которые не лежат на своих местах;
Материальные потери;
Невыполнение обязательств перед контрагентами;
Препятствия для выполнения базовых операций: инвентаризация, подбор заказов, размещение и т.д.

В такой ситуации речь идет о небольшом складе, обороты которого начали расти и проблемы стали обостряться. Поэтому запрос в данном случае не на улучшение и так выстроенных процессов, а на построение новых процессов.

Детализация целей проекта

Перед началом автоматизации следует максимально точно зафиксировать те проблемы, которые озвучивали различные сотрудники: от переработок кладовщиков до материальных потерь и невыполнении требований контрагентов, в том числе потенциальных. Также необходимо поставить цели, которые можно будет измерить после окончания проекта по автоматизации.

Увеличение оборота склада при сохранении того же штата сотрудников;
Снижение материальных потерь;
Скорость проведения полной инвентаризации;
Рост числа контрагентов и т.п.

На данном этапе ставим общие цели, не детализируя до отдельных сотрудников и операций

Для целей уровня “Наведение порядка на складе” нет задачи проводить измерения для отдельных сотрудников или операций. Следует начинать с более общих метрик, динамику которых отслеживать по неделям. В качестве средства измерения может выступить учетная система: из нее можно получить данные об отгружаемых еженедельно заказах, количестве списываемх товаров по результатам инвентаризации или по другим причинам, количестве возвратов и т.д.

Проект по автоматизации с целью наведения порядка на складе предполагает в первую очередь переход на использование ТСД вместо бумажных документов. Благодаря терминалам удается значительно ускорить работу сотрудников и повысить точность товароучета. Также может быть внедрено справочное или полноценное динамическое адресное хранение.

Чек-лист для пилотного проекта

Встает вопрос, с чего начать: какие минимальные действия по выстраиванию автоматизированной системы уже дадут измеримый результат? Варианты первых шагов по наведению порядка на складе:

Провести полную или частичную инвентаризацию с помощью ТСД. Это позволит зафиксировать изначальное состояние товароучета.
Ускорить приемку благодаря сканированию штрихкодов вместо визуальной сверки со списком товаров.
Проводить комплектацию заказов по штрихкодам: терминал не даст отгрузить не тот товар и ускорит выполнение операции.

Для прохождения этих шагов понадобится подключить ТСД к 1С или другой учетной системе. В 1С создается соответствующее задание и отправляется на ТСД. При завершении задания документ отправляется в 1С.

Уже следующим шагом может стать внедрение адресного хранения, которое проходит довольно долго и вначале ограничивается созданием 1-2 условных ячеек на складе с постепенным наведением порядка.

Чек-лист для заполнения Получить лицензию для тестирования

Повышение точности учета ТМЦ на производстве

Перед компанией стоит задача обеспечить совпадение фактического товарного остатка и данных о нем в учетной системе. Также сюда относится необходимость прослеживания перемещения сырья, продукции в процессе производства и готовой продукции. Проявляется это в возникновении следующих проблем:

Несоответствие фактических и учтенных запасов;
Неравномерный расход сырья;
Сложность идентификации сырья или продукции в процессе производства;
Материальные потери.

Детализация целей проекта

Описав и по возможности измерив текущие проблемы, поставим цели для проведения автоматизации. Например:

Совпадение фактических и учтенных запасов;
Отсутствие простоев из-за внезапно закончившегося сырья;
Прослеживание изделия в процессе производства из учетной системы;
Сокращение порчи и утраты изделий из-за неверной их идентификации;
Выполнение заказов клиентов в полном объеме и вовремя (OTIF).

Большинство этих метрик измеряются с помощью учетной системы и CRM. Если они ранее не измерялись, то их необходимо постепенно вводить, производя настройки процессов. Например, фиксировать перемещение ТМЦ между складами и подразделениями, дату планируемой отгрузки и фактической отгрузки, количество рекламаций, реализовать возможность просмотра статуса заказа и т.д. Внедрение штрихкодирования и терминалов сбора данных позволяет вносить информацию в учетную систему в процессе работы с товаром в онлайн режиме. В отличие от ручных процессов заполнения журналов, такой способ не требует дополнительных трудозатрат, обеспечивает точность и полноту данных.

Чек-лист для пилотного проекта

Примеры пилотных проектов на производстве:

Начать отслеживать перемещение изделий в процессе производства с финальных этапов, а затем углубить прослеживаемость. Это даст возможность сократить ошибки на самом дорогом этапе, когда изделие почти готово.
Проводить частичные инвентаризации сырья и товарных запасов на тех складах, где чаще всего возникает несоответствие. Это позволит сократить простои производства.
Приоритизация заказов по планируемым срокам отгрузки и идентификация их с помощью ТСД.

Для реализации такого проекта потребуется подключить ТСД к 1С с помощью Клеверенс. Печать штрихкодов может производиться в процессе работы с ТМЦ с помощью мобильного принтера и ТСД. Затем продукцию можно перемещать и менять статус по факту без предварительного задания, а данные отправлять в учетную систему.

Снижение ошибок и увеличение скорости комплектации и агрегации

Интернет-магазины и селлеры на маркетплейсах при увеличении объемов заказов и при сезонных всплесках сталкиваются с проблемами подбора заказов и дальнейшей их маршрутизации:

Штрафы от маркетплейсов;
Возвраты из-за ошибок в подборе заказа;
Медленная обработка заказов.

Все эти проблемы выражаются в суммах штрафов и потерь и отслеживаются в личном кабинете селлера маркетплейса, в росте расходов и снижению доходов интернет-магазина. Таким образом, при автоматизации склада улучшения будут заметны сразу же, их даже не придется отдельно измерять.

Детализация целей проекта

Самой сложной частью автоматизации является интеграция товароучетной системы с кабинетами маркетплейсов и с системой управления сайтом интернет-магазина. Учетнася система, например 1С Управление Торговлей, становится центром интеграции, в котором должны содержаться все актуальные данные. Она должна содержать номенклатуру, остатки, принимать и обрабатывать заказы, отправлять обновления в связанные кабинеты и системы. Если это реализовано и работает без сбоев, то подключение терминала сбора данных органично дополнит инфраструктуру магазина.

Цели можно поставить следующие:

Реализовать адресное хранение товаров;
Повысить скорость и точность комплектации;
Повысить скорость приемки и размещения товаров на складе;
Быстро и точно маршрутизировать собранные заказы.

Чек-лист для пилотного проекта

Процессы, с которых можно начать внедрение ТСД на складе интернет-магазина и получить заметный результат:

Агрегация заказов в транспортные упаковки для передачи на маркетплейсы. Начинаем с последнего этапа, на котором часто случаются ошибки.
Подбор заказов и печать этикетки на мобильном принтере. Благодаря автоматизации обеих операций должно будет сократиться количество возвратов и штрафов от маркетплейсов.

Чек-лист для заполнения Получить лицензию для тестирования

Нехватка линейного персонала для выполнения объема работ

Многие склады, ритейл и производства столкнулись с недостатком линейного персонала. Хотя проблема звучит как нехватка персонала или повышение объема работ, на самом деле она заключается в другом. Квалифицированный персонал ищет возможность больше зарабатывать при более комфортных условиях труда. А если на складе не упорядочены процессы и расходы на ФОТ еле окупаются, то и сотрудники там долго не задерживаются.
Поэтому лучшим выходом является автоматизация и более эффективная организация труда. Она позволит решить следующие проблемы:

Переработки;
Низкая зарплата работников при большом штате и высоких общих затратах на ФОТ;
Низкая производительность труда.

Собираем начальные данные для трекинга изменений в работе персонала

В долгосрочной перспективе такие проблемы измеряются ростом доли ФОТ в выручке компании. В краткосрочном периоде детализация метрик и слежение за их динамикой не всегда возможна. Как раз автоматизация и реорганизация процессов ставит цель эти метрики выявить и отслеживать. Начать можно с того, чтобы фиксировать скорость и количество по основным операциям:

Сколько времени понадобилось для приемки и размещения привезенного товара;
Детализировать информацию сведениями о количестве товаров и задействованных сотрудников;
Сколько заданий на подбор заказа в день выполнил каждый сотрудник.

Детализация целей проекта

Для дальнейшей реорганизации процесса важно выявить, на каких этапах процесс замедлялся. Например, при подборе товара сотрудники долго ищут отдельные позиции и наматывают круги по складу, вместо того, чтобы по порядку обойти стеллажи. Или какие-либо процессы не разбиты на отдельные операции и работа замедляется из-за сложной последовательности действий. После наблюдений за существующими процессами можно поставить такие цели:

Выявить все складские операции, чтобы минимизировать деятельность, не поддающуюся учету;
Выдавать задания отдельным сотрудникам, а не группе в целом;
Получить детализацию метрик до отдельных сотрудников в часах;
Внедрить адресное хранение для сокращения трудозатрат.

Чек-лист для пилотного проекта

Начать пилотный проект следует с выявления процесса, который задействует наибольшее число сотрудников и занимает много времени. Из него взять отдельные операции и начать их автоматизировать, например:

Подбор заказов с помощью ТСД;
Маркировка поступившего товара в соответствии с требованиями;
Размещение товара на стеллажах.

Такой подход позволит без реорганизации процессов в короткое время убедиться, что конкретные операции выполняются быстрее с помощью средств автоматизации. Затем возможно внедрение адресного хранения и реорганизация процессов.

Сдельная работа линейного персонала

Многие склады, ритейл и производства столкнулись с недостатком линейного персонала. Хотя проблема звучит как нехватка персонала или повышение объема работ, на самом деле она заключается в другом. Квалифицированный персонал ищет возможность больше зарабатывать при более комфортных условиях труда. А если на складе не упорядочены процессы и расходы на ФОТ еле окупаются, то и сотрудники там долго не задерживаются.
Поэтому лучшим выходом является автоматизация и более эффективная организация труда. Она позволит решить следующие проблемы:

Переработки;
Низкая зарплата работников при большом штате и высоких общих затратах на ФОТ;
Низкая производительность труда.

Биллинг складских операций

У компаний, которые оказывают складские услуги, напримеру у фулфилментов, стоит задача правильной настройки тарифов для клиентов. Для этого нужно знать не только себестоимость операций, выполняемых персоналом, но и включить все другие виды затрат предприятия. Общая цель такова: при фиксированных постоянных затратах увеличивать количество выполняемых операций, подлежащих тарификации. Таким образом клиенту должно быть выгодно оплачивать большее количество услуг, которые при увеличении объемов становятся дешевле. В этом смысле хранение товара без его оборота обычно не выгодно ни клиенту, ни логистическому сервису.

Сбалансировать тарифную сетку таким образом, чтобы оставаться конкурентоспособным и рентабельным, позволяет автоматизация складских процессов, доработка учетной системы и постоянный мониторинг рынка. Это комплексная и сложная задача, которую не получится решить двигаясь постепенно, вводя отдельные измеряемые показатели. Успехи в достижении отдельных метрик могут приводить к тому, что расходы перекладываются в другие области, которые сложнее измерить. Поэтому первым шагов в направлении биллинга может стать общая оценка текущей ситуации и составление карты дальнейших действий.

Три простых шага к эффективному пилотному проекту

1

Определите свою основную цель автоматизации
2

Выделите простую измеримую метрику, которую можно оценить до и после пилотного проекта
3

Подключите ТСД к 1С и начните выполнять 1-2 складские операции, влияющие на эту метрику